會(huì)議紀(jì)要要夠“精”

高峰 范濤

會(huì)議紀(jì)要是記載傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容的一種重要公文形式，是領(lǐng)導(dǎo)班子民主決策、集體智慧的書(shū)面體現(xiàn)，也是指導(dǎo)和推動(dòng)工作的依據(jù)指南，寫作者必須時(shí)刻保持高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，突出“精心、精準(zhǔn)、精細(xì)、精密”，高質(zhì)量完成寫作任務(wù)，全面、完整、準(zhǔn)確反映會(huì)議情況。

精心準(zhǔn)備。每次開(kāi)會(huì)撰寫紀(jì)要都像考試，或大考或小考，或急難重或緩易輕，需要有一個(gè)認(rèn)真?zhèn)淇嫉男膽B(tài)，提前把問(wèn)題想全面，認(rèn)真作好準(zhǔn)備。

掌握會(huì)議議程。有些單位撰寫紀(jì)要和籌辦會(huì)議的職能沒(méi)有設(shè)在同一部門，這就需要紀(jì)要寫作人員會(huì)前主動(dòng)聯(lián)系辦會(huì)部門，第一時(shí)間拿到會(huì)議議程，掌握會(huì)議主題、參會(huì)部門、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等信息，做到心中有數(shù)。

熟悉背景資料。有的會(huì)議是之前會(huì)議的延續(xù)和再部署，關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)場(chǎng)可能直奔主題，這時(shí)就很有必要把之前的會(huì)議紀(jì)要、背景材料等找出來(lái)，熟悉情況，對(duì)于理解本次會(huì)議內(nèi)容有很大幫助。

精準(zhǔn)記錄。做好現(xiàn)場(chǎng)記錄是一項(xiàng)基本功，也是寫好會(huì)議紀(jì)要的有力保障。

要抓住重點(diǎn)。一些會(huì)議持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，紀(jì)要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無(wú)法高度集中等狀況，這時(shí)需要重點(diǎn)緊盯一把手講話，以及主要副職、主匯報(bào)人發(fā)言，確保關(guān)鍵信息無(wú)一遺漏。

要拾零為整。會(huì)議中，如果某位與會(huì)人員的發(fā)言得到主要領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間肯定，說(shuō)明主要領(lǐng)導(dǎo)非常認(rèn)可，這類內(nèi)容需要迅速記在本上，后期整理寫作紀(jì)要時(shí)注意補(bǔ)充。

要核對(duì)人員。一般情況下，會(huì)議議程上的參會(huì)人員均會(huì)到場(chǎng)，但偶爾也會(huì)有臨時(shí)未到、他人代替等情況，需要紀(jì)要寫作人員及時(shí)“掃描”現(xiàn)場(chǎng)，確認(rèn)到會(huì)人員，嚴(yán)格忠實(shí)于會(huì)場(chǎng)，在紀(jì)要中加以體現(xiàn)。

精細(xì)整理。會(huì)議紀(jì)要考驗(yàn)寫作者的文字功底，需要注重細(xì)節(jié)，做到精細(xì)整理。

語(yǔ)言要實(shí)用。會(huì)議紀(jì)要的精髓在于指導(dǎo)執(zhí)行，語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)潔、扼要，少用修飾詞，不講含混不清、模棱兩可的話，不給具體落實(shí)帶來(lái)歧義困惑。

善于引用批示語(yǔ)。一些會(huì)議議題的原始文件上往往有領(lǐng)導(dǎo)批示語(yǔ)，如果其中提出明確要求，在后期紀(jì)要整理過(guò)程中應(yīng)注意合理使用。

參考發(fā)言稿。有的匯報(bào)人會(huì)攜帶發(fā)言稿，如果認(rèn)為發(fā)言比較重要、參考價(jià)值較高，可在會(huì)后以適當(dāng)途徑要到，既省時(shí)省力，又能最大程度確保文字精準(zhǔn)。

認(rèn)真校對(duì)。在報(bào)送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審簽前，一定要全面校對(duì)，對(duì)認(rèn)為可再修改升華的地方，認(rèn)定了就要果斷改，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)名字、文件名稱、財(cái)務(wù)數(shù)字等關(guān)鍵信息須重點(diǎn)留意。在條件允許的情況下，最好采用雙人以上校對(duì)。

精密回顧。會(huì)議紀(jì)要簽批分發(fā)完畢后，正好可以靜下來(lái)干三件事。

仔細(xì)比對(duì)。會(huì)議紀(jì)要報(bào)審過(guò)程中，會(huì)逐級(jí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽修改。紀(jì)要起草人員應(yīng)珍惜各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的修改批示，勤于、善于比對(duì)初稿與修改稿的差別，體會(huì)琢磨領(lǐng)導(dǎo)的用意，特別是著重修改的地方，尤其要注意體會(huì)把握。

完善筆記。用記錄本來(lái)記錄會(huì)議召開(kāi)的情況，會(huì)議過(guò)程往往氣氛嚴(yán)肅、時(shí)間緊張，即使記錄人員下筆速度很快，也難免有內(nèi)容來(lái)不及記錄，紀(jì)要發(fā)放完成后便是補(bǔ)充記錄本的最佳時(shí)機(jī)。

整理保存。記錄本、會(huì)議錄音、會(huì)議文件等，是會(huì)議的客觀見(jiàn)證者，要特別注意存檔保管，以便隨時(shí)查證。