信息化視角下的工程機(jī)械設(shè)備采購管理

李英鋒 王染思

摘要：機(jī)械設(shè)備的采購成本與工程建設(shè)的成本密切相關(guān)，高效的采購管理可以節(jié)約工程建設(shè)成本，提高工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及新時代的到來，工程機(jī)械設(shè)備采購管理逐漸進(jìn)入信息化時代。在信息化管理模式下，傳統(tǒng)管理模式中數(shù)據(jù)處理、更新不及時，設(shè)備之間數(shù)據(jù)交流受限，工程建設(shè)效率低下等問題，都可以得到有效解決。在時代發(fā)展的驅(qū)使之下，信息化手段在工程機(jī)械設(shè)備采購方面的應(yīng)用是必然要求。論文針對信息化視角下工程機(jī)械設(shè)備采購管理的優(yōu)勢進(jìn)行探討，僅供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)械設(shè)備;信息化平臺;采購管理

引言：機(jī)械設(shè)備自身質(zhì)量的好壞直接影響著整個工程施工質(zhì)量。以往企業(yè)會選擇對機(jī)械設(shè)備進(jìn)行租賃來滿足自己的生產(chǎn)需求，但是設(shè)備租賃常常會由于其服務(wù)落后、管理復(fù)雜和資金不可控等原因，給企業(yè)帶來諸多的麻煩與問題，因而如今大多數(shù)企業(yè)在自身資源無法滿足實際需求時，會選擇自行采購機(jī)械設(shè)備[1]。但是機(jī)械設(shè)備的采購費(fèi)用并不是個小數(shù)目，采購過程中如何甄別選擇供應(yīng)商，如何在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，壓低采購成本，又成了如今每個企業(yè)都要思考的新問題。

1工程機(jī)械設(shè)備采購管理要求

項目部門需要根據(jù)工程部門提供的采購申請表制定工程設(shè)備總需求表，列出工程師設(shè)備的需求種類、型號、規(guī)格、廠家以及數(shù)量等內(nèi)容，反復(fù)確認(rèn)無誤后由項目經(jīng)理進(jìn)行簽字認(rèn)可。制定的工程設(shè)備采購申請單一式三份，由采購部門、項目部門以及工程部門各式一份，避免發(fā)生不必要的采購管理問題。采購部門一般情況下是不會接受項目部門的口頭供貨要求，只有在公司管理者批準(zhǔn)同意的情況下，由管理者直接通知采購部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)由負(fù)責(zé)人安排部門人員開展采購準(zhǔn)備工作[2]。在工程設(shè)備應(yīng)用量增加時，采購部門需要以甲方書面通知為主，項目部門需要將甲方書面通知上報至預(yù)算部門進(jìn)行備案，項目部門按照采購流程進(jìn)行設(shè)備采購，而預(yù)算部門接收到設(shè)備用量審定表后需先進(jìn)行核算，將相關(guān)內(nèi)容上報至公司采購部門以及公司管理層進(jìn)行審批。

2工程機(jī)械設(shè)備采購管理存在的問題

2.1采購觀念狹隘

一些企業(yè)并不能站在企業(yè)戰(zhàn)略高度理解機(jī)械設(shè)備采購管理的價值與重要性，只單單將機(jī)械設(shè)備采購看做設(shè)備的購買，覺得采購機(jī)械設(shè)備只是對機(jī)械設(shè)備進(jìn)行的更換與庫存的補(bǔ)充。甚至有些企業(yè)始終秉承著低價采購的原則，在采購的時候不重視機(jī)械設(shè)備的質(zhì)量。這些企業(yè)觀念的落后狹隘會給企業(yè)日常工作運(yùn)行埋下隱患。其問題主要分為兩方面：一方面，機(jī)械設(shè)備采購管理工作地位未，上升到能推動企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略位置，效用發(fā)揮受限;另一方面，企業(yè)執(zhí)著的追求低價，不能全面地看待采購成本問題，以至于和供應(yīng)商之間的關(guān)系不緊密，無法建立穩(wěn)定的供應(yīng)鏈。

2.2采購模式落后

一部分企業(yè)并未實現(xiàn)機(jī)械設(shè)備采購管理的信息化，因此存在采購模式落后、信息化程度不足等問題。這些企業(yè)在采購詢價和報價階段，其調(diào)研、考察，多方搜尋信息資料的方式基本都是親自去市場考察采購，收集相關(guān)采購信息，對電子信息化采購的利用率不高，無法使用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)來拓展采購渠道搜集.各方價格信息，這一定程度上成為了采購成本控制的阻礙[3]。除此之外，還可以看出，設(shè)備采購從采購決策到采購實施，其各個環(huán)節(jié)都需要逐級進(jìn)行審批，無法科學(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來提高審批效率，以至于采購工作過程手續(xù)繁瑣，采購效率低。

2.3采購作業(yè)信息化覆蓋不全面

伴隨著采購管理要求的提升，采購作業(yè)的規(guī)范性要求也隨之提高。以往的采購流程中的申請計劃填表以及詢價、報價、比價、議價的環(huán)節(jié)仍舊是依靠紙質(zhì)表格或單一電子表格來實現(xiàn)與處理的。在這過程中就可能出現(xiàn)管控不規(guī)范、采購填報信息不準(zhǔn)確、審批過程漫長以及有效信息保存與重復(fù)利用困難等問題，從根本上來說，這就是采購作業(yè)信息化覆蓋不全面的問題。

3工程機(jī)械設(shè)備采購管理信息化的優(yōu)勢

隨著新時代的到來，信息化等科學(xué)技術(shù)的發(fā)展成為推動各項建設(shè)工程發(fā)展的基礎(chǔ)力量，因而在工程機(jī)械設(shè)備采購管理過程中引入信息化手段，進(jìn)行采購管理的升級改進(jìn)十分必要。實施工程機(jī)械設(shè)備的信息化采購管理模式的優(yōu)勢主要包括以下方面。

3.1實現(xiàn)集中采購，縮短采購周期

借助信息化采購管理平臺，可以實現(xiàn)工程公司機(jī)械設(shè)備集中采購的順利推進(jìn)。在信息化平臺中，工程采購業(yè)務(wù)流程能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，同時企業(yè)可以根據(jù)自身采購管理制度規(guī)范，嵌入信息化系統(tǒng)中，增強(qiáng)采購管理規(guī)范的強(qiáng)制化、固定化，確保制度執(zhí)行的有效落實[4]。同時，在信息化平臺中，企業(yè)采購計劃、招標(biāo)、合同、供應(yīng)商等各環(huán)節(jié)管理都能夠在平臺進(jìn)行集中管理，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)管理工作的緊密聯(lián)系，采購工作人員可以通過平臺完成采購信息的查詢、對比等各項工作，有效減少數(shù)據(jù)信息上報、確認(rèn)的時間，縮短采購周期。

3.2提高采購管理能力，節(jié)約采購成本

利用信息化的采購平臺，可以實現(xiàn)設(shè)備數(shù)據(jù)的集中化管理、采購管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，可以極大地提高采購的效率，降低人為因素對于采購質(zhì)量造成的影響，保證機(jī)械設(shè)備的采購質(zhì)量。此外，大數(shù)據(jù)也為了解設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)提供了便捷的途徑，節(jié)約了為實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)設(shè)備采購而消耗的巨大的人力物力資源，節(jié)約采購成本。

3.3實現(xiàn)采購管理內(nèi)部全供應(yīng)鏈的信息化鏈接

企業(yè)可以通過建立信息化采購管理平臺實現(xiàn)對采購管理全供應(yīng)鏈的有效連接。借助信息化系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部采購工作各個環(huán)節(jié)提供支持。包括采購計劃管理、采購供應(yīng)商、尋源管理，采購合同、物流管理等各項管理內(nèi)容，同時，采購管理還可以實現(xiàn)與財務(wù)的耦合集成，實現(xiàn)采購內(nèi)部全供應(yīng)鏈的信息化鏈接，將采購全過程涉及的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)連接在一起，借助信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購管理規(guī)范化。

3.4提高采購的安全性與公平性

在采購過程中，由于涉及工程的建設(shè)成本，再加上采購過程監(jiān)管力度不夠，因而存在許多漏洞。但是信息化技術(shù)在采購管理中的應(yīng)用，可以極大提高采購過程的透明度，保證采購過程的公平性。此外，近年來，由于信息安全問題受到了廣泛的關(guān)注，因而對于信息安全的管控在采購管理過程中也得到高度重視，同時，相關(guān)管理政策的頒布也為信息化技術(shù)在采購管理中的應(yīng)用提供了良好的基礎(chǔ)。此外，認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供的數(shù)字證書也為確保交易雙方信息的真實性、完整性以及保密性提供了可能。

結(jié)束語：在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程機(jī)械設(shè)備采購工作，是工程建設(shè)以及生產(chǎn)運(yùn)營全生命周期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響工程項目建設(shè)的成本、質(zhì)量、進(jìn)度等各控制關(guān)鍵點。信息化背景下，信息化采購管理平臺為工程機(jī)械設(shè)備采購管理手段的創(chuàng)新提供了重要技術(shù)支撐，構(gòu)建完善的信息化采購管理平臺，是控制工程機(jī)械設(shè)備采購成本，提高采購效率，順應(yīng)時代發(fā)展的重要途徑。

參考文獻(xiàn)：

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