網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新的思考

摘 要：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，電子信息技術(shù)滲透的寬度與廣度超出人們認(rèn)知，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用遍布各行各業(yè)。教學(xué)檔案管理作為高校高質(zhì)量發(fā)展過程中一項(xiàng)重要工作環(huán)節(jié)，應(yīng)積極迎接信息化浪潮，優(yōu)化工作管理模式，讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更好地服務(wù)于教學(xué)檔案管理工作，提升教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢，從而不斷提高管理質(zhì)量和管理效率，保持教學(xué)檔案管理的生命力。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò);教學(xué)檔案;管理;創(chuàng)新;思考

當(dāng)下我國高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)大力發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠極大程度上簡化傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式、突破管理瓶頸，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。采用網(wǎng)絡(luò)信息化教學(xué)檔案管理、積極構(gòu)建信息化檔案管理工作、建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享資源、讓用戶獲得更快捷的檔案查閱體驗(yàn)，是時(shí)代賦予高校檔案管理發(fā)展的新任務(wù)。高校管理者應(yīng)抓住機(jī)遇，充分重視，積極探索，不斷提高信息化管理手段與管理水平，加快建成高效的教學(xué)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。

1.教學(xué)檔案管理工作必須充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，以文字、圖表、音像等表現(xiàn)形式記錄高校有價(jià)值的教學(xué)活動(dòng)，在總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、探索教學(xué)規(guī)律、深化教學(xué)研究、促進(jìn)教學(xué)改革、提升教學(xué)質(zhì)量方面發(fā)揮著舉足輕重的作用[1]。

隨著高校的歷史時(shí)間的向前發(fā)展，檔案管理工作任務(wù)日益繁重。對于教學(xué)檔案來源上的分散性、內(nèi)容上的廣泛性、時(shí)間上的分散性、類型上的多樣性以及工作內(nèi)容設(shè)計(jì)資料收集、分類、裝訂、鑒定、排列、上架、借存等流程的復(fù)雜性而言，傳統(tǒng)的以紙張為主要載體的教學(xué)檔案管理模式在大量消耗人力、物力和財(cái)力的同時(shí)工作效率不高，信息透明度較差，技術(shù)管理上存在明顯的缺陷。

信息化時(shí)代下檔案管理工作進(jìn)入新環(huán)境，檔案信息主要以數(shù)據(jù)庫、信息庫的形式存在[2]，以互聯(lián)網(wǎng)為傳播途徑，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破紙質(zhì)檔案在創(chuàng)建、更新、保存、查閱方面的局限性，使教學(xué)檔案管理工作不受時(shí)間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)收集和整理，易于提取和保存，極大程度上提升了教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

在教學(xué)檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案資料建立方便、獲取快捷，給高校教學(xué)檔案管理工作開辟了新的生存空間和發(fā)展空間，符合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，是高校自覺提高管理水平的具體體現(xiàn)。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新的思考

信息技術(shù)為教學(xué)檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來前所未有的挑戰(zhàn)。教學(xué)檔案管理者要把現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段運(yùn)用到日常管理中，進(jìn)一步鞏固階段性工作成果，穩(wěn)步推進(jìn)信息化教學(xué)檔案管理工作的深入、全面開展。

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視與財(cái)政投入

目前教學(xué)檔案管理作為高校管理的最基本的職能工作之一，未取得與承載高校重大發(fā)展責(zé)任相匹配的重視程度，管理者管理意識相對薄弱，管理模式相對傳統(tǒng)，缺乏先進(jìn)的教學(xué)檔案管理思維和管理觀念，在工作布局和開展方面難以取得預(yù)期效果。

為進(jìn)一步推進(jìn)信息化教學(xué)檔案管理工作，首先高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在思想上對教學(xué)檔案管理工作充分重視，對信息化管理手段的優(yōu)勢充分了解，通過開展座談會、探討會、觀摩會等多種形式的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，在高校大力宣傳教學(xué)檔案管理工作的重要性，強(qiáng)調(diào)采用信息化技術(shù)手段開展教學(xué)檔案管理工作的必要性。順應(yīng)社會發(fā)展浪潮，根據(jù)實(shí)際出發(fā)，將教學(xué)檔案管理工作納入高校教學(xué)質(zhì)量發(fā)展的課題中，全面組織安排部署工作，制定教學(xué)檔案信息化管理工作的近期和遠(yuǎn)期發(fā)展目標(biāo)，制定相應(yīng)工作流程、細(xì)化工作內(nèi)容，科學(xué)、系統(tǒng)地指導(dǎo)相關(guān)工作人員開展工作，有計(jì)劃、有階段、有任務(wù)的推進(jìn)信息化教學(xué)檔案管理工作。

其次高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅(jiān)決摒棄“等、靠、要”的思想，樹立創(chuàng)造資源、主動(dòng)爭取、主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)的管理意識，以高度的責(zé)任感和思想覺悟投入到信息化教學(xué)檔案管理工作的指導(dǎo)中。一方面主動(dòng)謀劃學(xué)習(xí)，善于進(jìn)步。在組織、安排、部署工作之前，提前進(jìn)入工作指導(dǎo)狀態(tài)，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思路，改變管理方式，逐步推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的體制創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，搶占發(fā)展的先機(jī);另一方面主動(dòng)作為，科學(xué)開展工作。針對教學(xué)檔案管理工作中遇到的新情況、新問題應(yīng)及時(shí)組織工作人員進(jìn)行探究和總結(jié)，開展頭腦風(fēng)暴，形成“解決舊問題，形成新認(rèn)識”的良性工作局面。

高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案信息化發(fā)展的重視還應(yīng)體現(xiàn)在資金投入方面。當(dāng)前“老牛拉新車”的現(xiàn)狀普遍存在，高校電腦無論是從軟件系統(tǒng)上、還是硬件配置上都存在與信息化教學(xué)檔案管理發(fā)展不相適宜的水平，導(dǎo)致工作過程中電腦卡機(jī)、死機(jī)，或是軟件報(bào)錯(cuò)，工作效率不高，教學(xué)檔案管理的信息化發(fā)展對院校電腦的軟、硬件提出了更高的要求。因此高校領(lǐng)導(dǎo)需要精準(zhǔn)發(fā)力，科學(xué)配置財(cái)政資源。采購新電腦設(shè)備、開發(fā)優(yōu)化軟件系統(tǒng)，保障資金精準(zhǔn)投入到信息化教學(xué)檔案管理工作中，為教學(xué)檔案管理信息化發(fā)展提高物力、財(cái)力保障。

2.2提升管理工作者綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型在提高工作便捷性的同時(shí)對相關(guān)工作人員提出了更高的要求。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有效指導(dǎo)教學(xué)檔案管理工作人員提升綜合素質(zhì)，推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理的高質(zhì)量發(fā)展。

2.2.1建立培訓(xùn)機(jī)制

教學(xué)檔案信息化管理需要相關(guān)工作人員了解計(jì)算機(jī)技術(shù)、精通信息化檔案管理業(yè)務(wù)，具備相關(guān)系統(tǒng)軟件的操作和維護(hù)技能。但目前受傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作的影響，在教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)中未形成有效的信息化教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)制，工作人員業(yè)務(wù)生疏、上手緩慢，進(jìn)一步產(chǎn)生畏難心理，缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)能力，導(dǎo)致思想動(dòng)態(tài)不穩(wěn)定、工作積極性不高。

因此高校應(yīng)重視工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重灌輸新的信息技術(shù)知識內(nèi)容和管理模式，注重管理提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，使工作人員順應(yīng)社會發(fā)展潮流，積極利用信息化管理的優(yōu)勢，投身到構(gòu)建信息化教學(xué)檔案管理的工作中。

高度重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作首先要不斷深化培訓(xùn)理念，按照月度、季度、年度進(jìn)行培訓(xùn)任務(wù)的細(xì)分、細(xì)化，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，做到“思路清晰，目標(biāo)明確”。培訓(xùn)者要善于根據(jù)部門工作人員的不同崗位的實(shí)際需求科學(xué)制定培訓(xùn)內(nèi)容，做到“基礎(chǔ)知識不偏不落，專業(yè)知識應(yīng)知應(yīng)會”，促使工作人員對信息化教學(xué)檔案管理工作內(nèi)容清楚，對工作方法明了，對工作職責(zé)明確。同時(shí)培訓(xùn)者應(yīng)為每位參訓(xùn)人員建立培訓(xùn)檔案，不斷提高精細(xì)化的培訓(xùn)理念，提升工作人員的工作執(zhí)行力和承擔(dān)力，以適應(yīng)信息化管理的需要。

其次培訓(xùn)工作要著眼發(fā)展，注重實(shí)效，構(gòu)建長效機(jī)制[3]，不斷開展培訓(xùn)成果與崗位實(shí)踐的跟蹤研究。培訓(xùn)管理者應(yīng)落實(shí)“沒有最好，只有更好”的培訓(xùn)管理理念，不斷完善培訓(xùn)機(jī)制，廣泛開展培訓(xùn)調(diào)研和反饋，形成高質(zhì)量學(xué)習(xí)成果。并將培訓(xùn)機(jī)制與日常考核機(jī)制相結(jié)合，將信息化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)列為日?？己吮貦z內(nèi)容，采用提問、實(shí)操演練等方式檢驗(yàn)培訓(xùn)結(jié)果，促進(jìn)工作人員不斷扎實(shí)業(yè)務(wù)基本功，真正做到學(xué)有所成、學(xué)以致用。

2.2.2建立工作責(zé)任制

目前處于教學(xué)檔案管理模式的改革期，相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)任務(wù)繁多、工作壓力相對較大。然而信息化發(fā)展背景下，社會對網(wǎng)絡(luò)工作的容錯(cuò)空間降低，高校教學(xué)檔案管理中不恰當(dāng)?shù)墓ぷ魇д`會導(dǎo)致錯(cuò)誤信息迅速傳播、影響廣泛，造成高校檔案信息缺乏可信度，為教學(xué)檔案管理工作帶來不必要的麻煩，同時(shí)對課題研究教師和學(xué)校的聲譽(yù)產(chǎn)生不良影響。因此相關(guān)工作人員需要在提高業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，具備高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德操守。

一方面，教學(xué)檔案信息管理工作涉及編寫、收集、整理、分類、校對等多個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)程序都有相應(yīng)的責(zé)任人，這就造成在工作失誤時(shí)互相推諉扯皮，對工作有序開展造成一定阻礙，也不利于良性工作氛圍的形成。因此應(yīng)大力優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理機(jī)制，建立健全的工作責(zé)任負(fù)責(zé)制，明確各個(gè)崗位分支工作人員的工作界限、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作考核內(nèi)容，保證工作的嚴(yán)肅性，引導(dǎo)相關(guān)工作人員進(jìn)一步加強(qiáng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，加大檔案信息的甄別和校對力度，降低工作中出錯(cuò)的概率，保證信息傳播的準(zhǔn)確性。

另一方面，在教學(xué)檔案管理工作中一部分工作人員自身職業(yè)道德素養(yǎng)有限，工作態(tài)度懈怠，平時(shí)對待工作得過且過，在離職或調(diào)任時(shí)更是不注重善后工作。但檔案管理的信息化技術(shù)會在資料上傳系統(tǒng)之前產(chǎn)生大量的前期準(zhǔn)備，工作之間環(huán)環(huán)相扣，每份資料開展情況不盡相同，缺乏詳盡的交接溝通既導(dǎo)致大量的重復(fù)性工作，降低工作效率，又會由交接權(quán)責(zé)界定不清晰阻礙工作推進(jìn)，導(dǎo)致工作矛盾。因此管理者也應(yīng)該充分重視教學(xué)檔案管理的工作交接，建立明確的工作交接制度，對檔案管理離任者實(shí)施相適宜的檔案管理連帶責(zé)任制度。對于工作交接中推諉扯皮導(dǎo)致工作進(jìn)度停滯的情況嚴(yán)肅處理，保障交接工作的順利進(jìn)展。

在各項(xiàng)管理責(zé)任制度落實(shí)中要嚴(yán)格執(zhí)行，不能讓制度形同虛設(shè)，大力發(fā)揮責(zé)任制度的對從業(yè)者工作質(zhì)量的正面導(dǎo)向作用。

2.3健全信息服務(wù)體系

教學(xué)檔案信息化建設(shè)是為了提升教學(xué)資源共享的便捷性，促進(jìn)教師相互交流與教學(xué)研究。然而當(dāng)前教學(xué)檔案管理中缺乏“用戶為先”的管理機(jī)制與管理理念，服務(wù)水平處于較低發(fā)展階段，導(dǎo)致教研工作者對高校教學(xué)檔案資源使用率不高，沒有發(fā)揮出教學(xué)檔案信息資源真正的效益。因此教學(xué)檔案工作者應(yīng)不斷優(yōu)化管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案資源的有效利用[4]。

2.3.1構(gòu)建一站式檢索平臺

全方位構(gòu)建一站式檢索平臺中檔案資料歸檔是重要步驟，是開展信息化教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容，是優(yōu)質(zhì)教學(xué)檔案管理手段的基礎(chǔ)保障。不準(zhǔn)確的教學(xué)檔案信息歸檔會造成用戶查閱不便，產(chǎn)生消極體驗(yàn)，影響用戶使用效率。

在教學(xué)檔案信息歸檔管理中一方面需要教學(xué)檔案管理工作者熟悉待歸檔文檔內(nèi)容，對檔案的共享信息情況進(jìn)行分析，從文件上傳時(shí)間、文件類型、所屬教研領(lǐng)域等方面著手，建立多維度分類標(biāo)準(zhǔn)，將各類信息垂直進(jìn)行劃分，不斷細(xì)化分類，存儲在數(shù)據(jù)庫的適宜的位置，逐步縮小用戶查找范圍，便于用戶查閱。另一方面教學(xué)檔案管理工作者需要研究不同用戶檔案搜索信息的類型和特征，清楚不同用戶的文檔查閱需求，將相似的信息整合在一起，方便瀏覽者查閱，提高用戶對檔案資源的使用效率。

教學(xué)檔案信息化管理的歸檔工作相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)的存檔方式，在歸檔操作上便捷、多元化的歸檔主體，為優(yōu)化歸檔工作、提高搜索引擎匹配度提供了更多發(fā)展的空間。但在教學(xué)檔案管理中要注重區(qū)分內(nèi)部交流文件和通用流通文件的區(qū)別，建立專門的分類文件夾，不同的保密程度對應(yīng)不同的使用權(quán)限，讓特定人群使用，讓機(jī)密檔案在高校內(nèi)部安全流通。

構(gòu)建一站式教學(xué)檔案信息檢索平臺，要注重歸檔的準(zhǔn)確性，更要兼顧用戶使用的便捷性與信息推送的精準(zhǔn)性，創(chuàng)造更多用戶閱讀體驗(yàn)情境，讓用戶減少索引頻次，提高查閱效率。

教學(xué)檔案管理者應(yīng)主動(dòng)對教學(xué)檔案資源進(jìn)行推送宣傳。根據(jù)用戶的搜索記錄進(jìn)行同類型新上傳文檔資料的個(gè)人網(wǎng)頁郵箱推送服務(wù)，促使用戶點(diǎn)擊查閱，滿足用戶學(xué)習(xí)需求，為檔案管理工作創(chuàng)造有利外部條件，最大限度實(shí)現(xiàn)信息共享和分享，為信息化檔案的建設(shè)和發(fā)展提供重要助力。

2.3.2建立信息反饋機(jī)制

為了更好的了解用戶需求、正確評估高校信息化教學(xué)檔案管理工作的開展情況，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，工作管理者應(yīng)把用戶反饋?zhàn)鳛楣芾矸?wù)的延伸，建立全面的信息反饋機(jī)制，促進(jìn)用戶良好體驗(yàn)，提高檔案資源利用率。

一方面應(yīng)建立用戶反饋專欄收集用戶對網(wǎng)站設(shè)計(jì)、信息服務(wù)的意見與意見。通過反饋，檔案部門可以直觀、清晰的了解工作中存在的問題，為改進(jìn)明確方向提供依據(jù)。同時(shí)也是監(jiān)督作用，促進(jìn)服務(wù)意識、責(zé)任感和職業(yè)道德的提升。

一方面建立報(bào)錯(cuò)專欄。在用戶使用軟件過程中的自動(dòng)退出、電子檔案無法正常點(diǎn)擊查閱等情況進(jìn)行自動(dòng)反饋至管理信息上，為軟件的進(jìn)一步性能優(yōu)化提供依據(jù)[5]。

管理者在收到反饋的第一時(shí)間，應(yīng)及時(shí)查閱處理，對客觀存在問題虛心接受，積極處理，并將處理階段和處理結(jié)果及時(shí)告知用戶，提升服務(wù)質(zhì)量。

新時(shí)代下高校檔案管理工作應(yīng)由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)化，關(guān)注用戶使用感受，積極做好線上各項(xiàng)服務(wù)工作，不斷提高教學(xué)檔案管理服務(wù)水平，更好滿足用戶需求。

結(jié)束語

教學(xué)檔案是學(xué)校寶貴的財(cái)富和珍貴的史料，信息化教學(xué)檔案管理標(biāo)志著高校檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)新時(shí)期，關(guān)系到智慧校園建設(shè)以及高校教育現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要、實(shí)現(xiàn)高效的教學(xué)檔案管理目標(biāo)，必須積極推進(jìn)高校檔案管理工作從傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化、信息化方向轉(zhuǎn)變，從而進(jìn)一步促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

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[5]尹黎莉.淺析高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑[J].改革與開放，2017（14）：159-160.

作者簡介：

邢磊，男，漢族，1982年6月出生，山東菏澤人，初級職稱，從事教學(xué)管理、檔案管理研究。