高校辦公室加強(qiáng)會(huì)議管理工作的策略

于 琳

沈陽(yáng)音樂學(xué)院 遼寧 沈陽(yáng) 110818

前言

在當(dāng)前社會(huì)高速發(fā)展的推動(dòng)下,我國(guó)教育事業(yè)得到了進(jìn)步發(fā)展,而隨之而來的內(nèi)部行政事務(wù)也在原有的程上有所增加,導(dǎo)致高校辦公室各類會(huì)議頻繁展開,在實(shí)際的會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中,會(huì)議是連接領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間溝通交流的有效橋梁,是決定高校各項(xiàng)管理工作能否得到有效落實(shí)的關(guān)鍵所在,通過對(duì)高校辦公室會(huì)議管理工作在以高度重視,根據(jù)目前高校辦公室會(huì)議管理工作的實(shí)際情況,制定相關(guān)的管理措施,從精細(xì)化,規(guī)范化,人性化,常態(tài)化以及過程化五個(gè)方面入手,全程把控辦公室會(huì)議管理質(zhì)量,使會(huì)議能夠?qū)崿F(xiàn)高效展開,并全面發(fā)揮會(huì)議的積極作用,為推動(dòng)高校發(fā)展奠定建設(shè)基礎(chǔ),本文主要針對(duì)高校辦公室加強(qiáng)會(huì)議管理工作策略展開相關(guān)的研究與討論。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃精細(xì)化管理

1.制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃

做好統(tǒng)籌規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)高校辦公室加強(qiáng)會(huì)議管理工作質(zhì)量的重要措施,在目前社會(huì)高速發(fā)展的推動(dòng)下,高校發(fā)展規(guī)模得到有效擴(kuò)大,內(nèi)部行政事務(wù)也在隨之增多,導(dǎo)致各類會(huì)議頻繁展開,增加了會(huì)議數(shù)量,而通過實(shí)現(xiàn)校辦公室會(huì)議管理統(tǒng)籌規(guī)劃,全面落實(shí)精細(xì)化管理,有利于加強(qiáng)會(huì)議管理工作質(zhì)量。首先,需要高校辦公室能夠結(jié)合自身實(shí)際的工作情況制定詳細(xì)的年度會(huì)議計(jì)劃、月度會(huì)議計(jì)劃、周度會(huì)議計(jì)劃,為會(huì)議的有效展開奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)還需要會(huì)議管理人員能夠根據(jù)會(huì)議計(jì)劃,制定明確的會(huì)議目標(biāo)以及會(huì)議流程,全程把控會(huì)議方向,使會(huì)議能夠做到有內(nèi)容,有重點(diǎn),有建議,有決策。

2.制定精細(xì)化預(yù)算方案

在會(huì)議展開的過程當(dāng)中,會(huì)產(chǎn)生一系列決策,而這些決策是落實(shí)內(nèi)部行政部門工作規(guī)劃,推動(dòng)高校穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵所在,或多或少會(huì)涉及到預(yù)算等相關(guān)問題,通過在制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃的基礎(chǔ)上,制定精細(xì)化預(yù)算管理方案,控制預(yù)算支出。并針對(duì)預(yù)算不合理或預(yù)算超出等情況制定相應(yīng)的解決措施,并考慮到臨時(shí)會(huì)議召開對(duì)預(yù)算的影響。而且還可以通過加強(qiáng)高校各部門之間的協(xié)同合作,使高校辦公室財(cái)務(wù)管理更加公開透明。只有加強(qiáng)預(yù)算管理的基礎(chǔ)上才能更好地保障會(huì)議展開過程當(dāng)中決策的執(zhí)行質(zhì)量及其效率。同時(shí),如果預(yù)算超標(biāo)到一定范圍時(shí),還需要由高校辦公室財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行上報(bào),申請(qǐng)預(yù)算額度,通過會(huì)議決策后方可執(zhí)行。

3.明確會(huì)議展開原則

明確會(huì)議展開原則是保證會(huì)議能夠得到有效展開落實(shí)的重要核心,高校辦公室內(nèi)部行政事務(wù)增多的情況下,使得高校辦公室會(huì)議數(shù)量有所增加,各類大大小小的會(huì)議數(shù)不勝數(shù),而為了更好地保障各項(xiàng)會(huì)議的展開能夠?qū)崿F(xiàn)高效高質(zhì),還需要通過在會(huì)議管理當(dāng)中明確會(huì)議展開原則,按原則來召開會(huì)議,使會(huì)議之間能夠?qū)崿F(xiàn)有序進(jìn)行,避免會(huì)議之間形成沖撞。在會(huì)議召開的原則下,明確小會(huì)服從大會(huì),下級(jí)部門服從上級(jí)部門會(huì)議,緊急會(huì)議優(yōu)先的基礎(chǔ)原則。臨時(shí)會(huì)議的召開還需要也需要管理人員能夠根據(jù)實(shí)際情況,協(xié)調(diào)好參與人員數(shù)量,參會(huì)人員時(shí)間安排等多項(xiàng)內(nèi)容,使會(huì)議的展開能夠有依據(jù),有順序。

4.加強(qiáng)會(huì)議監(jiān)督管理

加強(qiáng)會(huì)議監(jiān)督與管理是會(huì)議管理工作當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)重要措施,無論是會(huì)議展開流程還是會(huì)議中各項(xiàng)決策的可行性都少不了會(huì)議監(jiān)督與管理,通過在高校辦公室會(huì)議管理當(dāng)中加強(qiáng)會(huì)議監(jiān)督與管理有助于提高會(huì)議管理質(zhì)量。首先,在會(huì)議當(dāng)中,制定完善的會(huì)議監(jiān)管流程,以及會(huì)議監(jiān)管團(tuán)隊(duì),針對(duì)會(huì)議展開全方面監(jiān)督與管理,包括會(huì)議建議決策當(dāng)中對(duì)預(yù)算的使用,人員的支配,會(huì)議中心內(nèi)容等等,以此來提高高校辦公室財(cái)務(wù)審計(jì)質(zhì)量,實(shí)習(xí)能夠更好地支撐高校辦公室會(huì)議的有效展開[1]。

二、會(huì)前準(zhǔn)備規(guī)范化管理

1.策劃標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程

規(guī)范化管理是近現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下必然的發(fā)展趨勢(shì),可以使整個(gè)會(huì)議結(jié)構(gòu)分明,內(nèi)容明確,可以有效的突出會(huì)議重點(diǎn),提高會(huì)議質(zhì)量。而這首先就需要在會(huì)議管理當(dāng)中,策劃標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程,以流程為核心構(gòu)建會(huì)議框架,按照框架召開會(huì)議,以此來保障會(huì)議的有序展開。會(huì)議的策劃工作相對(duì)來說較為繁瑣,包括會(huì)議名稱,會(huì)議標(biāo)志,參與會(huì)議人員范圍,會(huì)議召開地點(diǎn),會(huì)議召開時(shí)間,會(huì)議工作安排,會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等等。并在流程的基礎(chǔ)上根據(jù)會(huì)議計(jì)劃以及會(huì)議重點(diǎn)編制會(huì)議日程,利用簡(jiǎn)短的文字或表格進(jìn)行表述,使會(huì)議安排清晰明確,并著重標(biāo)明會(huì)議的重點(diǎn)信息,如會(huì)議時(shí)間,地點(diǎn)等各項(xiàng)注意事項(xiàng)。同時(shí),還需要根據(jù)會(huì)議重點(diǎn)來明確標(biāo)識(shí)會(huì)議負(fù)責(zé)人,以此來保障會(huì)議能夠?qū)崿F(xiàn)有序進(jìn)行[2]。

2.明確會(huì)議管理分工

通過明確會(huì)議管理分工,可以有效地實(shí)現(xiàn)會(huì)議的有序展開,使會(huì)議能夠條理清晰,明確會(huì)議重點(diǎn),保證會(huì)議質(zhì)量。根據(jù)高校辦公室會(huì)議的實(shí)際情況可以大致根據(jù)職務(wù)劃分為會(huì)議秘書組,會(huì)務(wù)組,綜合組。會(huì)務(wù)組的服務(wù)于會(huì)議內(nèi)容,需要在會(huì)議召開前三天左右的時(shí)間內(nèi)通知會(huì)議參與人員,并在會(huì)議展開前六個(gè)小內(nèi)及時(shí)通知到會(huì)議參與人員,使會(huì)議參與人員能夠及時(shí)參加會(huì)議。同時(shí),會(huì)議秘書組還需要將會(huì)議資料及時(shí)下發(fā)給會(huì)議參與人員,使會(huì)議參與人員能夠了解會(huì)議重點(diǎn)以及會(huì)議內(nèi)容。除此之外,會(huì)務(wù)組還需要負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置,并保證各項(xiàng)會(huì)議使用設(shè)備的正常運(yùn)行,以及會(huì)議的簽到引坐等工作。會(huì)議秘書組需要緊跟會(huì)議流程加以記錄,做好文字準(zhǔn)備材料,如主持詞,歡迎詞,領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿等等。綜合組主要負(fù)責(zé)參與會(huì)議的相關(guān)綜合事項(xiàng),如車輛安排,餐宿,物品等保障工作。

3.加強(qiáng)會(huì)議前檢查核對(duì)

會(huì)議的有序展開還需要在會(huì)議管理當(dāng)中加強(qiáng)會(huì)議前的檢查與核對(duì)工作。在上述當(dāng)中也曾說明在高校內(nèi)部行政事務(wù)增多的情況下,會(huì)議數(shù)量有所增加,這也就使得會(huì)議收到其他因素影響導(dǎo)致會(huì)議無法有效展開的幾率有所增多,而通過加強(qiáng)會(huì)議前的檢查與核對(duì),可以將會(huì)議中的威脅隱患降至最低,切實(shí)保障會(huì)議的有效展開。通過在會(huì)議展開前期做好全方位的檢查與核對(duì)工作,嚴(yán)格保障各項(xiàng)會(huì)議流程的合理性與流暢性,使會(huì)議能夠在展開過程當(dāng)中能夠?qū)崿F(xiàn)有序進(jìn)行[3]。

三、會(huì)員服務(wù)人性化管理

1.加強(qiáng)會(huì)議記錄

會(huì)中服務(wù)人性化管理同樣也是當(dāng)前高校辦公室加強(qiáng)會(huì)議管理的有效措施,人性化是新時(shí)期下全新提出的發(fā)展理念,重視以人為本,通過全面落實(shí)會(huì)中服務(wù)人性化管理,給予每位參與會(huì)議人員最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平,使參與會(huì)議人員能夠賓至如歸,最大限度地保障會(huì)議質(zhì)量,使以人為本的觀念能夠貫穿在會(huì)議當(dāng)中。會(huì)議記錄作為高校辦公室會(huì)議展開過程當(dāng)中重要的一項(xiàng)工作環(huán)節(jié),有利于會(huì)后重啟和會(huì)議歸檔記錄,也就是說通過在后期當(dāng)中對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行查閱,可以快速地了解會(huì)議內(nèi)容,以及當(dāng)時(shí)會(huì)議所傳達(dá)下的建議與決策,對(duì)高校發(fā)展工作有著至關(guān)重要的作用。所以,需要對(duì)會(huì)議記錄的管理工作在以高度重視。利用現(xiàn)代化的科技手段,對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行電子化記錄,并在會(huì)議記錄當(dāng)中著重突出會(huì)議重點(diǎn),會(huì)議建議,會(huì)議決策等各項(xiàng)內(nèi)容。使會(huì)議記錄能夠達(dá)到通過查閱會(huì)議記錄就可以了解會(huì)議全程的記錄效果。

2.完善相關(guān)服務(wù)化流程

完善相關(guān)服務(wù)化流程可以給予參與會(huì)議人員最高水平的會(huì)議服務(wù)。在重要會(huì)議展開的過程當(dāng)中,需要配備專業(yè)人員進(jìn)行跟進(jìn)會(huì)議,負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)音響設(shè)備以及相關(guān)配套設(shè)施的使用,使會(huì)議人員能夠流暢地使用相關(guān)的會(huì)議設(shè)施,避免由于設(shè)施問題影響會(huì)議進(jìn)度。同時(shí)還需要根據(jù)整場(chǎng)的會(huì)議長(zhǎng)度做好會(huì)間茶歇工作,不定時(shí)添加水。還有適當(dāng)提醒會(huì)議講解人員控制會(huì)議時(shí)間。做好頒獎(jiǎng)等相關(guān)流程工作。如在會(huì)議過程當(dāng)中,存在突發(fā)事項(xiàng)和臨時(shí)調(diào)整等事件還需要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),并做好相應(yīng)的應(yīng)急工作。除此之外,會(huì)場(chǎng)的清潔工作也是必不可少的,在會(huì)議展開的過程當(dāng)中協(xié)調(diào)好各個(gè)部門做好會(huì)議的安保與保潔等工作,從多方面,多角度保障會(huì)議能夠?qū)崿F(xiàn)有序展開。

四、會(huì)后執(zhí)行常態(tài)化管理

1.會(huì)議材料的管理歸檔

會(huì)議材料的歸檔管理是會(huì)后執(zhí)行常態(tài)化管理的重要一項(xiàng)工作內(nèi)容,如果說會(huì)議展開是為了更好的制定高校相關(guān)工作的發(fā)展建議與決策,而會(huì)議材料檔案管理就可以為實(shí)現(xiàn)推動(dòng)高校的文件發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以需要對(duì)會(huì)議材料的管理加以高度重視。充分利用現(xiàn)代化的管理工具實(shí)現(xiàn)會(huì)議材料電子化歸檔管理,并根據(jù)會(huì)議日期,會(huì)議內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行合理分類,提高會(huì)議材料的使用效率,促進(jìn)會(huì)議材料的資源共享。使高校內(nèi)部各個(gè)部門都能夠根據(jù)自身職責(zé)對(duì)高校會(huì)議材料進(jìn)行合理翻閱,使用[4]。

2.會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)

會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)是決定會(huì)議作用是否能夠得到有效發(fā)揮的關(guān)鍵所在,會(huì)議的展開目的是為了發(fā)揮集體力量更好地推動(dòng)高校穩(wěn)健發(fā)展,更好的維持高校內(nèi)部運(yùn)營(yíng),通過會(huì)后督查督辦,對(duì)會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議精神總結(jié)報(bào)告的撰寫,具體工作的落實(shí)情況以及反饋情況,與資料的宣發(fā)和新聞宣傳的報(bào)告工作進(jìn)行全方面監(jiān)管,確保會(huì)議精神能夠?qū)崿F(xiàn)有效地傳達(dá)與落實(shí),并在高校發(fā)展工作體現(xiàn)會(huì)議精神,可以進(jìn)一步體現(xiàn)出會(huì)議的有效性。

五、會(huì)議管理全程化落實(shí)

1.時(shí)刻注意會(huì)議方向

會(huì)議管理全程化也是高校辦公室會(huì)議管理當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)關(guān)鍵措施,需要會(huì)議管理人員能夠時(shí)刻注意會(huì)議方向,保障會(huì)議主題,明確會(huì)議重點(diǎn),使會(huì)議高質(zhì),高效且有序展開。最大化保障會(huì)議質(zhì)量。在會(huì)議展開過程當(dāng)中需要配備專業(yè)人員對(duì)會(huì)議整體流程進(jìn)行全面跟進(jìn),把控會(huì)議進(jìn)度。例如,在會(huì)議參與人員講解項(xiàng)目和課題的過程當(dāng)中,會(huì)議跟進(jìn)人員需要根據(jù)時(shí)間以及會(huì)議流程安排禮貌提醒會(huì)議參與人員控制講解時(shí)間,把控會(huì)議流程。使整個(gè)會(huì)議始終圍繞其重點(diǎn)和核心進(jìn)行展開。

2.明確會(huì)議具體目標(biāo)

有目標(biāo),有計(jì)劃,有方向地展開高校辦公室會(huì)議才能更好地保障會(huì)議質(zhì)量,避免無效會(huì)議耽誤工作,耽誤時(shí)間。而這首先就需要高校再展開辦公室會(huì)議之前明確會(huì)議的具體目標(biāo),并始終圍繞會(huì)議目標(biāo)展開研討會(huì)議活動(dòng)。以會(huì)議目標(biāo)為方向以解決問題為核心共同商議方案,為推動(dòng)高校穩(wěn)健發(fā)展所助力[5]。

3.嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)

會(huì)議參與人員范圍同樣也是會(huì)議管理當(dāng)中的主要工作內(nèi)容,分工的意義在于各部門之間能夠切實(shí)發(fā)揮自身工作職責(zé),眾人各司其職,共同從事工作,可以有效地提高會(huì)議效率。就如同煮飯做菜一樣,不能所有人都去切菜,也不能所有人一擁而上都去煮飯,有時(shí)人多反而做不成事。通過控制會(huì)議參與范圍與參與人數(shù),可以有效地杜絕形式主義。與會(huì)議議題無關(guān)人員或者關(guān)系不大人員不要參加會(huì)議,各部門關(guān)鍵核心人員通過參與會(huì)議,并將會(huì)議精神下發(fā)到各個(gè)部門之中同樣也可以達(dá)到有效傳遞會(huì)議精神的效果。

4.會(huì)議過程要有議有決

會(huì)議的過程要有建議有決策才能更好地保證會(huì)議的有效性,避免一言堂等現(xiàn)象的發(fā)生。組織會(huì)議的意義就在于在會(huì)議討論的過程當(dāng)中,能夠通過發(fā)表建議,決定建議,考慮建議來共同商議決策。議而不決是會(huì)議的大忌,不僅浪費(fèi)時(shí)間,還浪費(fèi)精力。在會(huì)議當(dāng)中,要盡可能地避免形式上的無異議,即使在會(huì)議當(dāng)中沒有決定出整個(gè)會(huì)議結(jié)果,也需要根據(jù)會(huì)議流程制定階段性的會(huì)議結(jié)論。并考慮到會(huì)議結(jié)論的可操作性和可行性,只要考慮這一點(diǎn),才能更好地保障會(huì)議結(jié)論能夠得到有效落實(shí)[6]。

5.落實(shí)過程化建議評(píng)價(jià)

過程化建議評(píng)價(jià)也是必不可少的,對(duì)于會(huì)議來說本身就是廣開言路,各個(gè)參與人員皆可發(fā)表建議。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來說,下級(jí)會(huì)議參與人員發(fā)表的會(huì)議建議也許質(zhì)量并不高,也許并不可行,但仍然代表會(huì)議參與人員自身的想法,如果對(duì)質(zhì)量不高的建議給予批評(píng),就會(huì)堵塞言路,導(dǎo)致會(huì)議最終呈現(xiàn)一言堂的現(xiàn)象。所以,學(xué)校辦公室會(huì)議展開的過程當(dāng)中,積極落實(shí)過程化的建議評(píng)價(jià),鼓勵(lì)會(huì)議參與人員廣開言路。

總結(jié)

總而言之,在現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展下,我國(guó)高校教育規(guī)模有所擴(kuò)大,內(nèi)部行政事務(wù)也在原有的基礎(chǔ)上有所增多,導(dǎo)致各項(xiàng)會(huì)議頻繁展開,而在這當(dāng)中,會(huì)議管理最有得至關(guān)重要的作用,可以直接決定會(huì)議質(zhì)量,通過對(duì)會(huì)議管理加以高度重視,強(qiáng)化會(huì)議管理質(zhì)量,嚴(yán)格控制會(huì)議當(dāng)中的每一項(xiàng)環(huán)節(jié),尤其是會(huì)議前的準(zhǔn)備工作以及會(huì)議后的落實(shí)工作,使會(huì)議作用能夠得到最大限度地發(fā)揮,推動(dòng)高校穩(wěn)健發(fā)展。