大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

彭 桃

高州市不動產(chǎn)登記中心(高州市不動產(chǎn)檔案館) 廣東 茂名 525200

一、引言

檔案信息化管理的目標是實現(xiàn)信息資源共享,提高服務質(zhì)量,促進政府與社會之間的良性互動。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)在各個領(lǐng)域廣泛應用以及大數(shù)據(jù)時代的到來。電子檔案作為一種新型數(shù)字化文件形式被廣泛應用于各行各業(yè)、各類業(yè)務部門及相關(guān)行業(yè)中,但同時也帶來了一系列新問題:如何利用大數(shù)據(jù)分析得出有效結(jié)論并及時采取相應措施解決當前存在的各種信息安全隱患,是我們面臨的最大挑戰(zhàn)之一。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的技術(shù)特征

大數(shù)據(jù)時代的到來,給檔案管理工作帶來了新一輪變革,如何應對這種變化是當前檔案管理面臨的首要問題,在傳統(tǒng)意義上來說,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供了一個更有效、更高效地方法,本文將對大數(shù)據(jù)時代下影響著人們社會生活方式以及價值觀念轉(zhuǎn)變過程中產(chǎn)生重要作用及挑戰(zhàn)進行分析,同時也指出我國各級政府應繼續(xù)探索出一套符合社會主義現(xiàn)代化要求與行之有效的檔案管理模式,實現(xiàn)信息資源共享。

大數(shù)據(jù)時代,檔案管理技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)進入了一個新階段,從傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工檢索到網(wǎng)絡化、云存儲和移動互聯(lián)網(wǎng)等都在不斷地更新。隨著計算機信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對社會各方面產(chǎn)生越來越多高深層次影響,這些信息通過各種手段進行收集與分析處理后,形成的大量數(shù)據(jù)成為人類工作生活中不可缺少且重要有用的資源之一,大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作不僅需要利用先進技術(shù)來實現(xiàn)信息化管理。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式面臨的問題

(一)需要加強對檔案信息化建設(shè)管理的重視

檔案信息化管理的核心是信息安全,其主要措施包括:建立完善的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡技術(shù)以及電子文件,為數(shù)據(jù)存儲提供有效保障,首先要提高工作人員對大數(shù)據(jù)相關(guān)知識了解程度。在實際情況中發(fā)現(xiàn)很多人并不是不懂計算機方面專業(yè)術(shù)語和操作規(guī)程等,還有一些人員甚至連最基礎(chǔ)性工作都沒有掌握過,其次就是檔案信息化管理人才培養(yǎng)機制不夠健全,導致其不能及時更新信息內(nèi)容與系統(tǒng)功能等等問題的出現(xiàn),這也就使得檔案部門無法適應新時期社會發(fā)展需要。

大數(shù)據(jù)時代的來臨,檔案信息化管理也需要順應新時期信息傳播特點,建立起適應于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字化檔案館。因此必須借助云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段構(gòu)建一個開放性平臺。在這個平臺中可以實現(xiàn)資源共享和互聯(lián)互通功能,通過網(wǎng)絡連接方式將各個部門之間聯(lián)系起來以達到共同協(xié)作促進發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對用戶進行分類并記錄下來的檔案信息也是一種重要途徑之一,這不僅有利于提高工作效率還能使管理更加科學合理化。

(二)需要建立健全更加完善的管理體制

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案信息化管理面臨著新一輪挑戰(zhàn),在實際工作中,要建立健全更加完善的管理體制。首先是對傳統(tǒng)紙質(zhì)化信息進行整理、分類處理。其次是加強對電子文件和電子版存檔等新型載體存儲技術(shù)以及網(wǎng)絡傳輸技術(shù)應用水平提升,再者就是利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)實現(xiàn)多部門間協(xié)同辦公與資源共享,最后一點則是從根本上解決檔案信息化的問題,即在數(shù)據(jù)收集方面要充分運用多種手段來提高工作效率并降低成本費用。

檔案信息化管理的工作主要是通過對數(shù)據(jù)信息進行全面挖掘、分析和整理,從而建立起一個更加完善,更為科學,能夠滿足社會發(fā)展需求的大數(shù)據(jù)庫。在這個時代背景下要進一步提高工作人員對電子信息技術(shù)認識水平以及自身能力,另外還需要不斷加強與其他相關(guān)部門之間合作交流力度,以及相互協(xié)作配合程度等方面,來實現(xiàn)管理工作高效完成目標任務,還要不斷健全檔案信息化管理體制機制建設(shè)工作內(nèi)容、規(guī)范制度體系和標準流程等等方面進行完善,從而使檔案信息能夠更加全面有效地傳遞給社會公眾。

建立健全檔案管理的體制,是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代對檔案事業(yè)發(fā)展要求不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。首先要明確不同崗位、部門之間相互制約與聯(lián)系,其次在制度上必須做到職責分明,例如:負責收集和保管電子文件,負責處理紙質(zhì)文件及其他相關(guān)信息,并及時向上級單位反饋、匯報情況等等都需要有相應制度來保證其順利進行以及完成效果等,使大數(shù)據(jù)時代下檔案事業(yè)能夠有序發(fā)展的一個重要保障就是建立健全完善的管理體制對于實現(xiàn)檔案信息化具有一定意義。

(三)需要建立更加健全的信息化平臺

檔案信息化管理的發(fā)展,需要建立更加健全完善的數(shù)據(jù)平臺,實現(xiàn)信息資源共享。在大數(shù)據(jù)時代背景下進行檔案管理工作時,不僅要依靠先進技術(shù)手段和工具設(shè)備來完成工作任務量,還要注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)對電子文件及其他相關(guān)資料存儲與處理方式帶來極大便利性,以促進數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中電子辦公系統(tǒng)應用的發(fā)展,使其更加適應于社會信息化的要求,更好地實現(xiàn)檔案資源共享利用價值最大化。

大數(shù)據(jù)時代下,檔案信息化管理的工作量越來越多,對其進行有效利用是非常有必要的。首先要建立起完善、健全檔案信息平臺。通過不斷地更新和升級相關(guān)技術(shù)標準與規(guī)范要求,以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面都需要進一步加強建設(shè),其次要構(gòu)建出一個更加全面、準確可靠且具有可操作性特點數(shù)據(jù)庫體系,來處理各類復雜龐大數(shù)據(jù)信息,最后就是在大數(shù)據(jù)時代下,還應該積極探索新思路和方法來進行檔案信息化管理的創(chuàng)新工作。

(四)需要更加完善的檔案安全防護體系

大數(shù)據(jù)時代下,檔案信息的安全也成為人們關(guān)注的問題,而檔案信息化管理中,由于其具有一定規(guī)模和數(shù)量、種類繁多以及具有較強流動性等特征,因此如何加強對網(wǎng)絡環(huán)境進行有效保護是非常重要且必須要解決的問題之一。但是在當前階段我國相關(guān)法律法規(guī)還不完善情況之下仍然存在一些漏洞之處有待于填補:首先就是針對大數(shù)據(jù)時代背景下信息犯罪案件不斷增加這一現(xiàn)象的處理力度,其次就是檔案信息化管理工作人員缺乏相應專業(yè)知識,對于計算機技術(shù)掌握不夠熟練。[1]

大數(shù)據(jù)時代下,檔案管理的工作重點也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變,從手工操作逐漸到自動檢索、決策輔助等多種功能。在這樣信息量爆炸和技術(shù)更新速度極快的情況之下,如何能夠更好地應對新時期檔案數(shù)字化管理工作中遇到問題是每一個從事檔案館工作人員必須要面對且需要解決的話題之一,首先就是建立起完善一套安全防護體系,其次便是構(gòu)建出完整有效的內(nèi)部控制制度以及風險防范系統(tǒng),從而保障工作開展過程當中不會出現(xiàn)任何漏洞與缺陷。

四、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化管理優(yōu)勢及面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息化管理是為了實現(xiàn)信息共享,促進社會發(fā)展,所以要不斷提高大數(shù)據(jù)時代的安全度,目前我國政府已經(jīng)建立了一些大型數(shù)據(jù)庫、電子政務平臺以及云存儲技術(shù)和應用系統(tǒng)等來支撐著我國大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)字化建設(shè)進程,但是在這些數(shù)據(jù)庫中仍然存在大量分散分布式異構(gòu)網(wǎng)絡應用場景、大量通用服務提供不足,以及缺乏專業(yè)人才等等問題,而這就要求檔案信息管理部門要不斷完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案業(yè)務處理能力。

大數(shù)據(jù)時代的到來,使得信息傳播變得更快,也更加容易被人們所接受。在信息化技術(shù)快速發(fā)展下形成了很多新平臺。例如:云計算、移動設(shè)備等都為檔案管理提供了很大幫助和支持,數(shù)字化辦公成為趨勢之一,電子文件取代紙質(zhì)資料是未來檔案館建設(shè)方向的必然要求,以及重要措施與手段等等都是為了適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作提出的全新需求而出現(xiàn),因此,要想更好地發(fā)揮其作用必須不斷完善信息化平臺系統(tǒng)。[2]

五、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化管理的對策

(一)運用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫

大數(shù)據(jù)時代下,數(shù)字檔案資源庫的構(gòu)建,能夠在數(shù)字化管理中,發(fā)揮其應有作用,首先應加強對各類電子文件進行分類處理,對于各種類型、大小不一且具有明顯區(qū)別性和關(guān)聯(lián)度較高的文檔,可以通過分析整理出來,其次是要建立一個專門用于存儲檔案信息資料以及檢索相關(guān)信息資料體系建設(shè)工作中去,最后還應結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征及發(fā)展趨勢,構(gòu)建相應功能模塊來滿足用戶需求,實現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的有機融合。

數(shù)字化檔案信息庫是實現(xiàn)對檔案信息化管理的有效手段,利用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建數(shù)字檔案館,可以從以下幾方面來進行應對,首先要建立一個以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)、以云計算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐的電子文件存儲平臺,將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡資源數(shù)據(jù)儲存到系統(tǒng)中去,可在任意時間段內(nèi)通過移動終端或電腦等設(shè)備訪問用戶信息,其次是建立檔案信息化管理規(guī)范標準體系,使各部門之間能夠相互協(xié)調(diào)與配合,形成數(shù)字化檔案館建設(shè)標準化規(guī)范制度。[3]

(二)依據(jù)信息化建設(shè)理順檔案管理制度

檔案管理制度是實現(xiàn)檔案信息化和提高工作質(zhì)量的重要保障,而科學、合理地制定并有效實施相關(guān)規(guī)劃則,有利于促進大數(shù)據(jù)時代下的檔案館信息服務與建設(shè),首先要建立起健全完善且行之有效的規(guī)章體系,其次,還要有嚴格規(guī)范化。對相關(guān)文件進行定期或不定期審查審核以確保文檔內(nèi)容符合要求,同時還應加強內(nèi)部控制制度管理力度,以及檔案管理人員責任心和業(yè)務素質(zhì)水平等方面,保證各項工作都能按計劃、有序地開展并達到預期目標。

在大數(shù)據(jù)時代,檔案信息化管理制度的建立是非常必要的,因為它不僅可以促進社會發(fā)展和進步、提高政府工作效率。所以要制定出合理完善的規(guī)章制度。首先需要明確的是檔案管理工作中每個人應該承擔起哪些責任,其次就是確定每一個工作人員應履行什么樣任務,以及他們各自所負責完成何種成果等一系列問題,都必須在大數(shù)據(jù)時代下進行解決并提出相應解決方案與對策以供參考借鑒,從而為相關(guān)人員提供有價值的理論依據(jù)和實踐指導作用。[4]

(三)滿足管理和服務需求構(gòu)建信息化平臺

大數(shù)據(jù)時代的到來,對檔案信息化管理提出了更高要求。在大背景下,建立符合自身發(fā)展特點和需求的現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng),是實現(xiàn)其功能有效發(fā)揮所必須具備的。通過利用云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)庫分析等相關(guān)工具將數(shù)字化存儲方式轉(zhuǎn)化為可視化形式顯示出來,借助互聯(lián)網(wǎng)平臺構(gòu)建一個完善安全可靠又高效快捷地辦公系統(tǒng)已成為必然趨勢之一,同時也可以根據(jù)不同用戶對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行分類,便于檢索查找并及時更新信息資源的使用和管理需求。

大數(shù)據(jù)時代,檔案信息化管理的主要目的就是為了實現(xiàn)對信息資源利用最大化,從而使其更好地為社會服務。因此需要建立一個完善且高效地數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),在這個系統(tǒng)中要有明確的目標和發(fā)展方向并根據(jù)實際情況進行調(diào)整和改進,同時也應該將數(shù)據(jù)庫技術(shù)應用到各個領(lǐng)域當中去以滿足不同行業(yè)、地區(qū)以及人群對于大數(shù)據(jù)時代所提出新要求,為檔案管理提供更多可能性與可行性建議,通過對信息資源的分類整理,實現(xiàn)信息共享化以及數(shù)字化處理等功能。

(四)適應新的信息傳輸特點加強信息安全

大數(shù)據(jù)時代,檔案信息的傳播方式和范圍都有了很大程度上的擴大,同時也給人們帶來了很多新問題。在這個過程中就需要我們及時地解決這些問題。首先要加強對網(wǎng)絡安全技術(shù)、云存儲以及虛擬化密碼等方面知識進行系統(tǒng)培訓。其次就是提高工作人員自身素質(zhì)水平與職業(yè)素養(yǎng),再者是建立健全相關(guān)法律法規(guī)制度來保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和可靠性,最后還應該完善法律體系并制定相應標準,為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)提供強有力支撐。[5]

大數(shù)據(jù)時代下,檔案信息的傳輸方式發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介、數(shù)字化載體以及以電子符號為介質(zhì)等都已經(jīng)被現(xiàn)代信息技術(shù)所取代,在新時期下的檔案信息化管理中要充分利用云技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù),對大數(shù)據(jù)進行有效的收集與分析處理是實現(xiàn)檔案資源共享性、開放性及高效可用型目標必要條件之一,對大數(shù)據(jù)庫信息的存儲方式也應該做出相應調(diào)整,通過加密手段來保證其安全可靠,從而保障用戶隱私以及財產(chǎn)等方面得到最大程度上保護。

大數(shù)據(jù)時代是一個以云計算為基礎(chǔ)的信息社會,在這個信息化發(fā)展迅速,技術(shù)更新頻繁且復雜的時期下檔案信息系統(tǒng)也要與時俱進。因此必須加強對信息安全問題和風險管理方面重視程度不斷提高,此外為了保證大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案工作能夠順利進行、確保其有效實施和實現(xiàn)以及保證工作人員自身利益不受損害等目標都需要有一個強有力保障措施來解決。所以我們應采取多種手段防范,以最大限度地保護好個人隱私權(quán)為前提條件,

六、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時代的到來,給檔案信息化管理工作帶來了新機遇,同時也為其發(fā)展提供了一個難得的機會。在這一背景下本文從實際出發(fā)提出了解決問題措施。首先對大數(shù)據(jù)理論進行分析和研究,其次針對當前檔案館主要是以紙質(zhì)載體為主體、人工手段為輔來實現(xiàn)檔案信息管理,以及利用工作中存在著不足之處提出解決方法并制定相關(guān)應對策略,最后結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特點,針對如何更好地運用數(shù)字化技術(shù)提高其服務水平的對策進行了探討分析。