信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔策略研究

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展及廣泛的應(yīng)用，信息化存儲平臺、方法及技術(shù)終端為提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔效率帶來很大的便利。然而當(dāng)前部分單位在應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔過程中仍然存在著信息化程度不高、數(shù)據(jù)化專題庫建設(shè)開發(fā)滯后、建檔制度不完善、檔案管理者信息化知識儲備不足等現(xiàn)實(shí)問題。為此，相關(guān)單位應(yīng)采取配置信息化存儲設(shè)備，加強(qiáng)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善應(yīng)急突發(fā)事件檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔人員信息化知識儲備培訓(xùn)等舉措，以進(jìn)一步提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：信息化，應(yīng)急突發(fā)事件，檔案建檔策略

應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作對于處理和應(yīng)對突發(fā)情況具有較強(qiáng)的借鑒意義，一定程度上為避免更大的人身財產(chǎn)損失提供處理參考。近些年一些學(xué)者更多的側(cè)重于應(yīng)急突發(fā)事件的內(nèi)涵、價值及建檔和管檔問題研究，對于如何充分的利用信息化技術(shù)及平臺提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作研究相對較少。為此，開展新信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔策略研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的現(xiàn)實(shí)意義

應(yīng)急突發(fā)事件主要是指事件和地點(diǎn)發(fā)生具有一定的隨機(jī)性，對社會大眾的生產(chǎn)和生活產(chǎn)生重大影響的事件。應(yīng)急突發(fā)事件檔案是指在處理突發(fā)事件的全過程中以紙質(zhì)、電子等相關(guān)形式保存的有價值的記錄信息或檔案。因此，在信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔研究具有著重要的意義和作用。

1.為開展應(yīng)急突發(fā)事件教育活動提供有價值的素材

在信息化發(fā)展的背景下，相關(guān)單位利用應(yīng)急突發(fā)事件的信息，轉(zhuǎn)化為圖、文、聲并茂等可視化資源，以多元化的形式或載體開展常態(tài)化的宣傳教育活動。這既能強(qiáng)化責(zé)任相關(guān)人員或者公民防范化解應(yīng)急突發(fā)事件的意識，又能夠提升責(zé)任相關(guān)方處理和解決應(yīng)急突發(fā)事件的能力，為降低和減少人民群眾的財產(chǎn)損失，促進(jìn)生產(chǎn)生活的發(fā)展，構(gòu)建和諧的社會奠定基礎(chǔ)。

2.為處理和解決應(yīng)急突發(fā)事件提供決策依據(jù)

在信息化背景下，相關(guān)單位以文字、電子版數(shù)據(jù)、音響資料的形式記錄了大量的突發(fā)事件應(yīng)對的舉措、處理方法和應(yīng)對經(jīng)驗(yàn)，具有較高的參考價值。當(dāng)相關(guān)責(zé)任方面臨二次應(yīng)急突發(fā)事件時可以采用信息化的平臺以大數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，為責(zé)任人提供科學(xué)決策的依據(jù)。有利于提升相關(guān)單位應(yīng)用于突發(fā)事件決策的科學(xué)性，為應(yīng)對突發(fā)事件提供智力支撐，對促進(jìn)產(chǎn)業(yè)諸要素和諧發(fā)展具有重要作用[1]。

3.有益于提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的效率

應(yīng)急突發(fā)事件檔案的建檔和管理，往往以傳統(tǒng)的文字記錄、口傳心記、紙質(zhì)檔案的形式存儲為主體，這種方法既不利于提升存儲效率，也不利于提高二次提取的效率。然而信息化方法和手段的應(yīng)用，則能夠快速的實(shí)現(xiàn)信息的記錄、保管、提取及形象化的展示，使得各個建檔環(huán)節(jié)效率不斷提升，也為處理和解決應(yīng)急突發(fā)事件節(jié)約了寶貴的時間，無形中提升了應(yīng)對突發(fā)事件的效能。

4.有益于節(jié)約建檔歸檔的人力和物力投資成本

應(yīng)急突發(fā)事件建檔及管檔是一個系統(tǒng)化過程，為實(shí)現(xiàn)應(yīng)急突發(fā)事件的建檔工作高效運(yùn)行，既需要提供大量的人力和物力的支持和保障，又要耗費(fèi)大量的精力去協(xié)同相關(guān)人員，無形中使得人力和物力投入的資本在提高。而信息化背景下開展應(yīng)急突發(fā)事件建檔工作充分利用了大數(shù)據(jù)、電子信息終端、信息化記錄工作，大量的降低了建檔過程中各環(huán)節(jié)人力和物力資本投入，為經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展提供了保障。

二、新信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔存在的問題

1.應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的信息化程度有待提升

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，也推動了應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作的發(fā)展。然而當(dāng)前部分相關(guān)單位的建檔工作還停留在傳統(tǒng)的口心相傳、紙筆記錄的方式，在載體上尤其是在應(yīng)急突發(fā)事件建檔工作中缺少圖片、視頻、講話錄音等可視化、電子數(shù)據(jù)化的材料，檔案存儲的信息化水平不高。同時，單位內(nèi)配置的信息化檔案記錄的工具和相應(yīng)設(shè)備不齊全，例如高配置的打印、復(fù)印、拍照及錄像設(shè)備不足，這些嚴(yán)重影響了應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的信息化水平。

2.應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的數(shù)據(jù)化專題庫建設(shè)開發(fā)滯后

應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，這為檔案的二次開發(fā)和利用帶來了諸多的不便。在信息化迅猛發(fā)展的今天，目前部分相關(guān)單位的應(yīng)急突發(fā)事件建檔往往還是按照年份或者主體責(zé)任部分來分類進(jìn)行歸檔，沒有創(chuàng)新檔案建檔的模式，尤其是專題式數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。在數(shù)據(jù)化材料的轉(zhuǎn)變、整理和存檔等方面工作稍有欠缺，且多部門信息化的共享、共建平臺建設(shè)乏力，嚴(yán)重影響了檔案的持續(xù)開發(fā)和利用價值。

3.應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔及歸檔制度有待完善

應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作是一種系統(tǒng)化工作過程，包括事前、事中及事后檔案歸檔及整理，而良好的檔案建檔及歸檔制度是規(guī)范檔案建檔程序，提升檔案保存及開發(fā)利用的前提。然而，當(dāng)前部分相關(guān)責(zé)任方僅僅依靠國家規(guī)定的應(yīng)急突發(fā)事件相應(yīng)的法律法規(guī)和制度而建立單位檔案建檔制度，制度內(nèi)容不健全，制度條款缺乏靈活性，既不能適應(yīng)相關(guān)單位發(fā)展的需求，也難以應(yīng)對信息化發(fā)展對建檔工作的要求[2]。

4.檔案建檔管理者責(zé)任意識和信息化知識有待強(qiáng)化

應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作環(huán)節(jié)多元，涉及應(yīng)急突發(fā)事件的事前、事中及事后檔案的歸建，既有傳統(tǒng)的紙筆記錄卷宗，也有聲音、影像及視頻等多載體類型的電子文檔。這就要求相關(guān)責(zé)任人具備較強(qiáng)的檔案歸檔意識和信息化處理技能。然而部分相關(guān)單位對于應(yīng)急突發(fā)事件建檔重視程度不足，甚至認(rèn)為此項工作屬于輔助工作，往往是安排年長的工作者從事此項工作，這就導(dǎo)致建檔管理者的重視程度不夠，責(zé)任意識不強(qiáng)，且不具備一定的信息化知識及技能，更影響了建檔和歸檔工作的效率。

三、新信息化背景下應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔策略

1.配置信息化存儲設(shè)備，提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的信息化水平

在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，要求相關(guān)部門推動應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的信息化水平。信息化的檔案建檔設(shè)施是提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔水平的關(guān)鍵，為此相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)資金的投入，購買高配置的信息化記錄設(shè)備，例如錄音筆、拍攝一體的記錄設(shè)施及打印和復(fù)印及掃描一體機(jī)。同時，加強(qiáng)應(yīng)急突發(fā)事件檔案數(shù)字化建設(shè)，充分的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，既能提升檔案的檢索和查詢效率，又能夠提升檔案的開發(fā)和利用價值。此外，豐富檔案建檔的存儲和記錄形式，既兼顧傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，又形成圖文并茂的電子化檔案。

2.提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案開發(fā)利用水平，加強(qiáng)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔和歸檔過程中既要保證檔案的安全性，又要考慮到檔案的現(xiàn)實(shí)價值和各部門的實(shí)際需求，充分發(fā)揮檔案的二次開發(fā)和利用價值，為后續(xù)處置突發(fā)事件提供決策依據(jù)和智力支持。

因此，要根據(jù)專題式內(nèi)容建立應(yīng)急突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)庫。首先，摸清家底。結(jié)合相關(guān)單位應(yīng)急突發(fā)事件檔案庫的歸檔情況進(jìn)行檔案的梳理和匯總，根據(jù)相關(guān)臺賬建立信息資源共享平臺。其次，根據(jù)專題分類歸檔。根據(jù)應(yīng)急突發(fā)事件的行業(yè)類別、主題內(nèi)容，兼顧信息化存儲方式把不同檔案來源和格式多樣的檔案重新歸類分檔，從而應(yīng)對突發(fā)事件及后續(xù)檔案開發(fā)利用的需求。

3.完善應(yīng)急突發(fā)事件檔案管理網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化檔案管理制度

為了提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案管理的水平和效率，相關(guān)部門應(yīng)力求完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全檔案管理制度。其一，建立突發(fā)事件檔案建檔的組織領(lǐng)導(dǎo)和檢查機(jī)制。相關(guān)部分領(lǐng)導(dǎo)主抓，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任分工，崗位職責(zé)，強(qiáng)化對檔案建檔的監(jiān)督。其二，優(yōu)化檔案建檔及管理制度。結(jié)合應(yīng)急突發(fā)事件發(fā)展的始終，依據(jù)事前、事中及事后突發(fā)事件的處置及解決流程，建立齊全的檔案建檔和管理制度，保障應(yīng)急突發(fā)事件處理的痕跡，有據(jù)可查有規(guī)可依，進(jìn)一步提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的完整性和可靠性[3]。

4.加強(qiáng)應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔人員培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任意識和信息化知識儲備

高質(zhì)量的應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔離不開高水平知識儲備和較強(qiáng)責(zé)任心的工作人員。為此，相關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)對建檔工作人員的重視和培訓(xùn)。其一，強(qiáng)化建檔工作人員責(zé)任意識。相關(guān)單位選派責(zé)任心強(qiáng)具備一定信息化操作技能的人員負(fù)責(zé)應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔工作，開展專題式交流，強(qiáng)調(diào)建檔工作的重要性，提升建檔工作人員的責(zé)任心。其二，開展常態(tài)化多形式信息化技能培訓(xùn)。堅持引進(jìn)來和走出去相結(jié)合，邀請檔案建檔領(lǐng)域的專家開展經(jīng)驗(yàn)分享，提升信息化檔案建檔水平。引導(dǎo)檔案建檔管理人員走出去，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案建檔心得和技能，提升應(yīng)急突發(fā)事件檔案建檔的效能。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李茂福，邢晶晶.突發(fā)事件檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].中國檔案，2019（04）：62-63.

（作者簡介：劉敏，廣西壯族自治區(qū)應(yīng)急救援中心檔案館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯：李雪威）