高校圖書館數據庫政府采購流程優(yōu)化管理研究

李培卓 高景祥

關鍵詞：高校圖書館;數據庫采購;績效評價;優(yōu)化管理

摘 要：數據庫資源是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，文章針對高校圖書館數據庫招標采購中存在的問題，提出了通過科學制定數據庫采購原則、開展學科化數據庫績效評價、完善數據庫審計文件及服務承諾等對策，提升高校圖書館數據庫采購效能和建設質量。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2022）06-0057-04

以電子圖書、電子期刊為代表的中外文數據庫是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，其憑借內容完整、學科前沿性及匹配性強、使用方便等優(yōu)勢成為支撐高校師生開展教學科研工作的重要資源。隨著電子資源種類和采購經費的大幅增加，電子資源的建設原則、經費使用及采購流程已成為高校圖書館關注的重點。隨著大部分高校將數據庫采購納入政府招標采購范疇，與一般貨物類項目相比，建設數據庫經費申報與審批過程復雜、談判話語權缺失[1]、技術參數與預算難以精準估定、售后服務無法保障等問題逐漸顯現。因此，從數據庫采購模式與流程出發(fā)，通過研究政府采購招標過程中的采購決策、項目論證、經費申請、校內審計、預算確定、服務保障等關鍵性問題，提出相應的對策建議，可以提高數據庫建設質量、規(guī)范采購流程，以及保障經費預算的科學合理使用，提升學校學科建設與人才培養(yǎng)的資源支撐力度與效果[2]。

1 高校圖書館數據庫招標采購存在的問題

1.1 數據庫采購決策缺乏學科化績效評價依據

為保證數據庫資源與學校學科需求相匹配，高校圖書館一般以學科包、數據庫包或學科大類專集的形式購買數據庫的部分或全部內容，同時在每年的采購預算中依據經費、需求、使用效果等，對數據庫種類或學科包（大類）做出調整，續(xù)訂、刪減或增訂部分數據庫或學科種類。不管是采用哪種購買方式，高校圖書館的決策依據基本上都是根據使用量評價數據庫使用績效，沒有進行深入的學科內容分析與評價，缺少科學的評價數據與依據。

1.2 數據庫采購審批流程長

當前，高校圖書館購買數據庫的專項經費申報批復過程比較復雜。數據庫采購一般屬于服務類項目，超過一定經費額度后，需要專家論證、采購計劃確定、公示、計劃申報、審計、公開招標等流程，環(huán)節(jié)多、流程長，需要圖書館充分準備采購說明、論證報告、使用效果等大量文字材料，任何一個環(huán)節(jié)出現紕漏或材料不完整都會延長審批時間。

1.3 供應商售后服務質量難以保證

導致數據庫售后服務難以保證的原因主要有兩點：一是參加政府采購招標并簽署合同的供應商并不是擁有數據庫資源的出版社和服務商，一般是本地代理商參加招標過程，而由出版商提供服務。二是外文數據庫出版社不具備在我國境內銷售的資質，需由國內擁有銷售權的相關機構負責招標、代理付費。供應商與服務商、出版社三方脫離，致使服務質量難以保證。

2 高校圖書館數據庫政府采購流程優(yōu)化策略

2.1 科學制定數據庫采購原則

由于經費有限，高校圖書館不僅不能無限制地新購各類數據庫，而且還需要對已購數據庫進行評估和取舍。因此，高校圖書館需要通過科學客觀的決策手段，科學制定數據庫采購原則，在預算范圍內建設符合學校戰(zhàn)略發(fā)展要求以及滿足本校用戶閱讀需求的數據庫資源[3]。當前，國內外高校圖書館數據庫采購原則主要包括“需求驅動、經費保障”和“質量為主”[4]，其中“需求驅動、經費保障”以用戶需求為主，同時考慮資源訂購方的經費預算和保障情況;“質量為主”則是將資源質量及內容視為訂購決策的主要因素。例如，天津理工大學圖書館從學校高水平教學研究型大學建設定位出發(fā)，依據學校專業(yè)設置與學科建設情況，采用了“需求驅動、經費保障”采購原則，即符合學校學科分布特點，滿足重點學科和專業(yè)教學、科研需求，以全文數據庫為主，以摘要類、索引類數據庫為輔，綜合考慮使用（試用）效果、經費預算和篇（次）均成本等，在確保數據庫專業(yè)權威性和高質量的前提下，綜合考慮用戶需求與經費保障。

此外，由于數據庫資源包含不同類型文獻資源，因此在學校財務處和國資處分屬于不同項目，如：有些高校圖書館將電子圖書歸入貨物類采購，與紙質圖書同等對待并計入固定資產類，而將電子期刊列入服務類項目。項目不同經費來源就不同，因此審批流程也不同。高校圖書館應全面掌握數據庫預算的申請和批復情況，準確了解不同經費來源、不同類型數據庫的審批、采購程序和經費使用要求，做到合理規(guī)劃數據庫采購時間、精準把握價格浮動范圍，確保政府采購招標的成功率，嚴格執(zhí)行數據庫采購計劃與經費預算。

2.2 開展學科化數據庫績效評價

為獲得客觀數據，高校圖書館需對數據庫的試用、采購、使用、續(xù)訂及停訂等階段的使用績效進行科學分析和評價。評價數據庫使用績效比較科學的方法是外文電子期刊分析與評估，包括電子期刊內容結構分析、專業(yè)核心期刊保障情況、學科資源保障情況、電子期刊下載情況、外文電子期刊引用情況等指標[5-7]，以ESI設置的22個學科為基礎，統計相關學科的發(fā)文量及其引用量等情況，并對其進行評估，最終形成面向學科的數據驅動數據庫采購決策機制。以天津理工大學圖書館為例，該館訂購了某外文期刊數據庫（以下簡稱“W數據庫”），為研判是否對該數據庫進行續(xù)訂，該館基于ESI學科分布的發(fā)文量、被引次數、影響因子及分區(qū)等進行統計，以期得到數據庫續(xù)訂的綜合大數據依據，統計數據均來源于《科學引文索引》（Science Citation Index，SCI）。經統計，2017—2020年天津理工大學共在SCI上發(fā)表論文2，890篇，其中在W數據庫中的SCI期刊上發(fā)表260篇，占總發(fā)文量的9%，學科分布為化學114篇、材料科學86篇、工程學20篇、藥理學與毒理學15篇，其他學科25篇，表明W數據庫對該校的化學、材料科學、工程學等學科的支撐力度較大，具有較大的影響力，且這些論文都有較高的被引次數，完全契合天津理工大學的重點學科門類，詳見表1。

260篇論文發(fā)表在W數據庫中的76家SCI期刊上，其中發(fā)表10篇及以上論文的SCI期刊有7家。JCR分區(qū)按影響因子分為1區(qū)、2區(qū)、3區(qū)、4區(qū)，期刊質量也按此順序遞減，一般來說發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章質量較好，認可度也更高，因此高校通常將發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章數量作為衡量作者科研水平的一項參考指標。下頁表2顯示，2017—2020年天津理工大學共有174篇論文發(fā)表在影響力較高的1區(qū)、2區(qū)期刊上，占發(fā)文總量的67%，由此可見天津理工大學發(fā)表在W數據庫SCI期刊上的文章具有較高的科研水平。

表3顯示，在高發(fā)文、高影響力期刊發(fā)表的論文主要集中在化學、材料科學、工程學等學科，均是W數據庫的優(yōu)勢學科，同時也是天津理工大學的重點學科。由此可見，天津理工大學圖書館購買的W數據庫能夠很好地匹配該校的學科發(fā)展，滿足師生在科研、學習中的外文文獻需求，該館也以此作為重要依據完成了W數據庫的續(xù)訂工作。

2.3 充分準備數據庫審計論證材料

高校圖書館數據庫采購一般包括公開招標采購模式、單一來源招標采購模式及自主采購模式，無論哪種模式都需要進行前期資源論證和審計。一般服務類項目審計的重點內容是項目的真實性、合理性、有效性、效益性[8]，數據庫采購的審計重點包含采購項目、采購價格、采購執(zhí)行的真實性，即某一數據庫采購項目實施、價格和執(zhí)行流程是否真實存在，以及數據庫服務采購的組織方式、采購方式是否符合國家和學校項目采購的相關規(guī)定，數據庫采購需求、實施流程、合同簽訂和履行以及驗收和付款等環(huán)節(jié)是否能夠有效控制風險等。因此，高校圖書館在數據庫審計論證說明中應詳細說明項目預算、項目實施背景及具體服務內容等。其中，項目預算要真實合理，中文數據庫價格應不高于上一年度，外文數據庫應參照DRAA集團采購所確定的數據庫年期方案及對應的外幣價格，不高于相應的人民幣價格（包含開票日匯率和代理商費用），同時合理體現學校的級別、學術水平和使用量等特點。此外，高校圖書館還應積極爭取供應商、代理商和招標機構的支持，用足、用好價格優(yōu)惠政策，如三年期協議比一年或兩年期協議的優(yōu)惠幅度更大;關注外幣匯率、把握招標時間、節(jié)省代理費用;以大包形式一次性招標不同種類的數據庫，以降低招標服務費等。在項目實施背景方面，審計論證材料應充分說明所購數據庫與學校學科發(fā)展的相符合程度，從學科建設對文獻需求的角度強調數據庫采購的必要性。對具體服務內容的審計論證應包含數據庫使用時間、數據總量和出版日期、日常培訓、故障處理、活動支持、校外訪問權限、數據永久保存和知識產權保護，以及師生在使用過程中的個性化需求等。

2.4 增強服務承諾

根據政府采購招標要求，供應商中標后需簽訂相關的采購合同，一般情況下招標機構提供的是面向所有貨物或服務類項目的采購合同，內容包括基本的商品（貨物）清單、服務時間、

服務內容等，不包含數據庫作為知識內容服務的知識產權保護、師生投稿需求及網絡服務的校外訪問等保障。因此，高校圖書館應根據學校網絡特點和師生具體需求補充知識產權保護、校外訪問保障等條款，以增強數據庫供應商的服務承諾。

3 結語

隨著數字資源出版量和用戶需求的不斷增多，高校圖書館在經費不充裕的情況下，必須充分考慮師生的實際需求，在學科化數據庫績效評價基礎上，結合學校學科發(fā)展目標，以資源的學術質量和使用效果為依據，科學制定數據庫建設原則與標準，選用適合自身的數據庫采購方式，最大限度地優(yōu)化數據庫資源建設，更好滿足師生的文獻資源需求。

參考文獻：

[1] 魏輔軼，檀博.高校圖書館數字資源采購話語權的重建[J].圖書館論壇，2018（5）：103-111.

[2] 任淑紅，劉婷婷，閆大波.文獻資源招標采購問題與對策探析：以高等學校圖書館為例[J].沈陽農業(yè)大學學報（社會科學版），2020（1）：47-51.

[3] 漆月，石璐.基于動態(tài)規(guī)劃的電子資源采購決策支持模型研究[J].數字圖書館論壇，2020（11）：27-32.

[4] 羅祺姍，翟爽，張靜.電子資源訂購決策評價的若干思考：以中國科學院電子資源集團采購為例[J].圖書情報工作，2018（3）：39-44.

[5] 吳冠儀，申雅琪.致力于效能提升的高校期刊數據庫單一來源采購“放管服”探索[J].圖書館學研究，2021（1）：31-35.

[6] 劉玉華.面向學科建設的數據驅動電子資源采購策略[J].信息系統工程，2020（12）：10-11.

[7] 張春燕，陳宏東，薛小婕.電子資源績效評估的實踐：以蘭州大學圖書館外文電子期刊為例[J].河南圖書館學刊，2020（12）：63-65.

[8] 陳珍瑜.基層央行開展服務采購審計的策略[J].中國內部審計，2017（6）：56-57.

（編校：徐黎娟）