電子信息檔案管理的風險控制方法探究

喬 娜

（國能準能集團有限責任公司檔案館）

目前，在人們的日常生活和工作中，電子計算機技術(shù)已得到了廣泛應用，其使用效果十分突出，而且具有多樣化的功能，因此也逐漸成為人們的一種主流生活方式，顯著提高了信息化程度。在企業(yè)的發(fā)展過程中，電子檔案的應用比例不斷增大，可以顯著提升企業(yè)的工作效率，是信息化時代的一種先進檔案管理手段，能夠促進企業(yè)自身的快速發(fā)展。但電子信息檔案在實際應用過程中還無法保證安全性，仍然存在一些風險問題。因此，需要相關(guān)企業(yè)加大重視，并采取有效的風險控制對策，準確評估和規(guī)避風險，避免給企業(yè)自身造成相應的損失。

一、電子信息檔案的特點和功能

對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，電子信息檔案要更為快捷與方便，而且容易存儲與傳遞，在查詢準確度與效率等方面具有明顯優(yōu)勢。針對電子信息檔案的功能進行分析，具體包括以下幾個方面。

（一）復制

在復制普通檔案信息資源時，其過程往往相對繁瑣，而且還需要消耗較大的人力資源，并可能不同程度地損壞原始檔案信息。而通過運用電子信息檔案可以快速完成復制過程，并可通過備份得到與原始檔案完全相同的資料，因此具有更高的方便性與快捷性，且不會對原始數(shù)據(jù)造成損壞。除此之外，相關(guān)檔案管理部門能夠?qū)㈦娮訖n案信息轉(zhuǎn)換成不同格式，以此來為大眾的使用提供方便[1]。

（二）傳輸

對于傳統(tǒng)檔案信息資源而言，在傳輸時容易遇到障礙。具體來說，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案模式，相關(guān)檔案資料需要由檔案管理部門全程監(jiān)管，很難離開具體的管理部門。對于不同地域的相關(guān)用戶，想要對檔案信息資源進行同時查詢，容易有相關(guān)的沖突問題產(chǎn)生。而通過對電子信息檔案進行應用，可以使這一問題得到有效解決。具體來說，電子信息檔案在復制后，可以得到多份與原檔案相同的信息資源，并利用互聯(lián)網(wǎng)同時傳遞給各個需要的用戶。與此同時，在檔案館間還可對資源共享平臺進行建立，以此來有效實現(xiàn)信息共享目標，使信息資源的傳遞效率和利用價值得到提升。

（三）訪問

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在向大眾進行展示時具有較大難度，而通過應用電子信息檔案，相關(guān)管理部門可根據(jù)用戶需求利用網(wǎng)絡(luò)，向用戶直接發(fā)布相關(guān)電子檔案信息資源，使用戶對檔案資料的查看需求得到滿足。在此過程中，用戶可結(jié)合訪問頁面，通過信息技術(shù)查閱與檢索自身所需內(nèi)容。與此同時，通過運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行查閱，還可以使不同時間與地點的問題得到有效解決，使用戶對檔案信息資源的快速訪問需求得到充分滿足[2]。

二、電子信息檔案管理的安全問題

圖1 電子信息檔案管理框架圖

現(xiàn)如今，我國的信息技術(shù)水平不斷提升，在人們的日常生活中，電腦以及智能手機也得到了有效普及，這使人們對檔案的查找以及閱讀習慣發(fā)生了明顯變化，對查閱方式的方便與高效提出了更高要求。而電子信息檔案可以使人們對檔案的查閱需求得到滿足，但在實際管理時還存在一些安全問題。

（一）安全理論指導的重要性

長時間以來，在企業(yè)的信息檔案管理工作開展過程中，往往采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。隨著電子計算機技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息檔案管理也在企業(yè)逐漸普及開來，并對傳統(tǒng)以檔案為載體的管理模式逐漸取代。針對電子信息檔案管理進行分析，雖然我國已針對其理論開展了相關(guān)研究工作，但在電子信息檔案管理的安全方面所取得的進展仍然不夠顯著。具體來說，相關(guān)研究人員在開展理論研究工作時，未針對電子信息檔案管理的風險控制進行研究，這也導致在電子信息檔案的安全管理與風險控制方面仍缺乏相關(guān)理論，因此無法為相關(guān)管理工作的開展提供實踐和專業(yè)指導?，F(xiàn)如今，在電子信息檔案的實際應用過程當中，還存在相關(guān)的信息泄露事件，這給企業(yè)也造成了極大損失。對此，需要及時針對電子信息檔案管理，有效開展安全管理與風險控制等方面的理論研究工作，以此來進一步提高電子信息檔案的安全管理水平，使相關(guān)風險問題能夠得到有效規(guī)避[3]。

（二）對安全認識存在的偏差

針對電子檔案的安全管理進行分析，目前在安全問題的認識上還存在一些不足，具體表現(xiàn)在以下兩個方面。首先，需要在對管理成本以及效益進行綜合考慮的同時，采取有效措施對風險加以控制。其次，相關(guān)工作人員對電子信息檔案管理，需要提升自身的風險防范意識，避免由于存在認識誤區(qū)而造成相應損失。要求相關(guān)工作人員對電子信息檔案的安全管理具有正確認識，并要樹立起良好的安全風險價值觀念[4]。

三、電子信息檔案管理的風險評估方法

在進行風險評估時，需要充分保障風險評估的準確性，以此來使風險問題的發(fā)生概率得到有效降低。當有風險發(fā)生時，需要相關(guān)企業(yè)準確評估，并采取有效對策使風險造成的損失得到降低。與此同時，還需要制定出具體的處理方案，從而保障電子信息檔案管理的安全性。通過有效落實風險評估工作，可以更為科學、合理、可靠地制定風險控制計劃。而目前在實施電子信息檔案的過程當中，需要深入分析與探究風險帶來的影響，預測其可能造成的后果，以此來采取有效的應對措施。在充分探析風險所造成的成本損失后，需要相關(guān)檔案管理人員加大重視程度。而目前在實際工作中，一些檔案管理人員存在錯誤認知，認為在操作電子信息檔案時沒有任何的風險與危險，這也極大地阻礙了風險管理工作的有效開展。對此，相關(guān)企業(yè)需要針對人員的思想認識加大教育，并落實相關(guān)的培訓工作，使其自身能夠形成良好的風險評估和防范意識，并采取有效的技術(shù)手段全面控制風險問題，使電子檔案信息管理的各項環(huán)節(jié)得到全面保障，能夠嚴格監(jiān)督與控制各項工作的實際開展。除此之外，在風險評估工作開展過程中，還需要提升人員的安全意識，及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)安全隱患，采取有效的處理對策，以此來降低風險問題發(fā)生時帶來的危害[5]。

圖2 檔案管理系統(tǒng)平臺

四、電子信息檔案管理的風險控制方法

（一）規(guī)避風險的有效措施

相關(guān)企業(yè)的工作人員在采用電子信息檔案時，需要養(yǎng)成對資料進行保存的習慣，避免有突發(fā)事件發(fā)生，做好檔案備份工作，并采取相關(guān)的風險規(guī)避措施，具體可從以下幾個方面進行入手。首先，需要對先進的技術(shù)加以引進。在使用計算機開展各項工作時，需要采取多種措施，并對先進的科學技術(shù)進行引進與應用，從而有效規(guī)避風險，提高電子信息檔案使用的安全性與可靠性。其次，需要完善具體的管理制度。為了使信息資源的安全性得到保證，需要制定出完善的管理制度。相關(guān)企業(yè)應對制度的建立加大重視，結(jié)合實際需求，授權(quán)相關(guān)檔案管理人員，由其來對檔案管理制度加以建立。例如，在系統(tǒng)操控方面可提出具體規(guī)定，由指定管理人員進入系統(tǒng)，而其他人員無權(quán)對該系統(tǒng)進行操作。再次，及時解決潛在風險。為了使電子信息檔案的數(shù)據(jù)安全性得到提升，需要相關(guān)工作人員及時消除檔案管理過程中的潛在風險。在維修計算機時，企業(yè)需要對可能存在的風險問題加大注意，并采取有效的預防和應對措施。由于計算機網(wǎng)絡(luò)具有較高的復雜性，因此也增大了風險控制工作的難度。要求相關(guān)管理人員從整體角度看待問題，并及時發(fā)現(xiàn)和解決相關(guān)問題。為了能夠有效應對潛在風險，需要在計算機使用過程中采取相應的預防措施，以此來使電子信息檔案的管理安全性得到提高。最后，做好預防和保護工作。相關(guān)工作人員應將重要的電子檔案資料在穩(wěn)定電子產(chǎn)品當中存放，但要避免相關(guān)操作過于頻繁，并要采取有效的保護和預防對策，防止文件受損[6]。

（二）分散風險的有效措施

在電子信息檔案管理過程中，為了對風險有效規(guī)避，還可采取相應的轉(zhuǎn)移策略。對這種轉(zhuǎn)移策略進行分析，其主要是將風險進行分散，也就是將風險向其他地方轉(zhuǎn)移，從而有效降低電子信息檔案管理的風險發(fā)生概率。通常來說，可從多個角度來有效轉(zhuǎn)移和修正風險，例如購買保險、與供應商簽署服務合同、外包給其他機構(gòu)、修改配置模式等。在采取此類處理措施后，可以有效簡化復雜的風險問題，進一步優(yōu)化與改進電子信息檔案的管理策略，使電子信息檔案的管理系統(tǒng)更為先進。除此之外，還應與網(wǎng)絡(luò)供應商有效協(xié)調(diào)，確保供應商所提供的安全服務能夠與電子信息檔案的實際使用需求相符合。在此過程中需要強調(diào)，即使對其進行外包也會有相關(guān)的風險隱患，一旦外包人員與合同標準不符，將會造成嚴重后果。因此，為了避免人為因素給企業(yè)自身造成相應的經(jīng)濟損失，需要相關(guān)電子信息檔案的使用人員，嚴格按照相關(guān)標準進行操作，以此來降低風險的發(fā)生概率。

（三）緩解風險的有效措施

當電子信息檔案在實際使用過程中受到外界干擾，為了有效降低風險問題，需要管理人員將風險控制在一定范圍內(nèi)，從而使風險得到緩解?，F(xiàn)如今，許多企業(yè)在緩解風險時主要采取轉(zhuǎn)移策略，具體需要對應變計劃和災難恢復計劃進行制定與實施，并要重新布置電子信息檔案的相關(guān)資產(chǎn)，以此來使電子信息檔案及資產(chǎn)價值風險所造成的影響得到降低。在實際緩解風險時，相關(guān)企業(yè)可對事前和事后兩種措施進行采用。首先，事前措施需要在損失發(fā)生前，為了使損失程度得到減少所執(zhí)行的方案。其次，事后損失是在風險發(fā)生后，為了使損失得到減少而采取的方法。相關(guān)工作人員在管理電子信息檔案時，一旦出現(xiàn)風險問題，需要積極主動地加以處理，并要保證風險控制的及時性，從而降低風險造成的損失。

（四）預防風險的有效措施

想要有效規(guī)避風險，需要相關(guān)電子信息檔案管理人員在風險發(fā)生前采取有效的預防對策，以此來使風險發(fā)生的概率得到降低。在預防風險時，需要相關(guān)管理人員從以下幾個方面出發(fā)。首先，相關(guān)管理人員需要做好電子信息檔案的備份處理工作，及時針對備份進行登記和管理。其次，相關(guān)管理人員需要對逐級授權(quán)限制進行建立，確保各級人員能夠在自身權(quán)限范圍內(nèi)開展相關(guān)工作，通過權(quán)限認定和系統(tǒng)認證，從而在電子系統(tǒng)中完成注冊、登錄以及使用等過程。在此過程中，需要對權(quán)限使用以及備份處理加大注意，避免出現(xiàn)信息泄露事件。同時還需要采用相關(guān)技術(shù)對備份文件做好加密處理，避免復制和備份全部信息。在實際使用信息時，也可能會有相關(guān)的安全隱患產(chǎn)生。因此，需要全程監(jiān)控系統(tǒng)的使用，并詳細進行記錄，以此來為相關(guān)管理工作提供依據(jù)[7]。

（五）解決風險的有效措施

當電子信息檔案在受到外界干擾之后，為了使其帶來的影響得到降低，需要相關(guān)管理人員采取有效措施，使影響控制在允許范圍內(nèi)。對此，需要相關(guān)管理人員及時解決電子信息檔案風險?，F(xiàn)如今，許多企業(yè)都采用風險應對策略來使風險問題影響得到降低，具體需要制定相關(guān)的應對方案，以此來有效應對相關(guān)風險問題。而在對風險問題進行解決時，需要相關(guān)管理人員結(jié)合企業(yè)的實際情況，做好電子信息檔案的管理工作，并對先進的管理技術(shù)加以引進和應用，從而在風險問題發(fā)生后能夠及時采取應對措施，使企業(yè)自身由于電子信息檔案風險所造成的損失得到減少。

五、結(jié)束語

綜上所述，電子信息檔案的有效應用，以及計算機辦公自動化的不斷推廣，可以有效彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，為企業(yè)各項工作開展提供便利，以此來提升工作效率。但在電子信息檔案的實際應用過程中還存在一些風險問題，需要相關(guān)檔案管理人員加大重視，明確電子信息檔案的特點與功能，深入探討與分析相關(guān)風險問題的產(chǎn)生原因，并采取有效對策，使風險問題得到分散、緩解和預防，有效規(guī)避與解決相關(guān)風險問題，保障電子信息檔案使用過程的安全性，促進企業(yè)自身的健康發(fā)展。