新時(shí)期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

李玉芳

摘 要：社會(huì)的快速發(fā)展最大限度的推動(dòng)了我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的改革與創(chuàng)新進(jìn)程，但同時(shí)，也對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和人事檔案管理提出了更多要求。在此情形之下，醫(yī)院檔案管理人員必須要掌握人事檔案管理過(guò)程當(dāng)中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，了解醫(yī)院經(jīng)營(yíng)與管理的實(shí)際要求，對(duì)當(dāng)下的人事檔案管理制度、方法、內(nèi)容進(jìn)行有效的創(chuàng)新和改革。這樣不僅能夠有效解決人力資源管理過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，同時(shí)也能夠?yàn)獒t(yī)院的管理質(zhì)量和服務(wù)效率的同步提升提供良好的保障。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;做好;醫(yī)院;人事檔案管理工作

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院發(fā)展管理過(guò)程當(dāng)中的重要組成部分，同時(shí)也是提升醫(yī)院人力資源管理科學(xué)性和規(guī)范性的重要依據(jù)之一。因此，相關(guān)人員必須要樹(shù)立全新的人事檔案管理意識(shí)，對(duì)現(xiàn)階段的人事檔案工作進(jìn)行系統(tǒng)和全面的總結(jié)，充分的了解人事檔案的特性和內(nèi)容，對(duì)各環(huán)節(jié)的管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新和優(yōu)化。與此同時(shí)，還可以參考先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)和案例，以本醫(yī)的具體情況為參考，對(duì)原有的管理制度和流程進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，安排具有較高專業(yè)水平和能力的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)各個(gè)環(huán)節(jié)的人事檔案管理工作。這樣才能使醫(yī)院的人事檔案的利用率和精準(zhǔn)性得到全面提升。

1 加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案管理工作人員必須要對(duì)與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，以及工作制度進(jìn)行全面的研究分析，充分的結(jié)合人事管理要求和本院的管理現(xiàn)狀，制定具有較高針對(duì)性和可行性的人事檔案管理制度。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)人員必須要充分的明確人事檔案的管理流程，對(duì)以往各環(huán)節(jié)的管理問(wèn)題進(jìn)行全面的總結(jié)，根據(jù)信息化與自動(dòng)化檔案管理的特性，制定具有加強(qiáng)適應(yīng)性和可行性的檔案管理制度，如，檔案歸檔制度、檔案借閱制度檔案、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、文件安全保密制度、檔案建立制度、檔案銷毀制度、檔案共享制度等，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)有管理權(quán)責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。也可以在充分考慮本院的紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀和要求的情況下，制定包含了歸檔要求、檔案室管理、檔案保存、檔案修補(bǔ)、鑒定銷毀等內(nèi)容的紙質(zhì)檔案管理制度，科學(xué)提升檔案室管理的規(guī)范性、高效性、科學(xué)性。此外，還可以在醫(yī)院內(nèi)部推行健全的檔案管理崗位責(zé)任制，將不同階段的檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)工作人員頭上，使工作人員更好的掌握檔案管理的內(nèi)容、要求、范圍。引導(dǎo)檔案管理人員積極的和相關(guān)部門的工作人員進(jìn)行有效的協(xié)商和溝通，以相關(guān)的制度為參照來(lái)開(kāi)展各環(huán)節(jié)的檔案管理工作。這樣不僅能有效避免檔案管理遺漏或重復(fù)管理的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)也能夠使醫(yī)院檔案管理能有章可循、有法可依。

2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案主要是對(duì)醫(yī)院就職人員的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，包括了勞動(dòng)合同、入職報(bào)到表、在職登記表、應(yīng)聘表，以及個(gè)人相關(guān)資料，即：政治面貌、健康狀況、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、職稱、畢業(yè)院校、工作科室、職務(wù)、家庭住址、聯(lián)系電話（緊急聯(lián)系的電話）、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、進(jìn)修情況、職稱晉升情況、培訓(xùn)經(jīng)歷、論文發(fā)表情況等。若僅依靠檔案管理人員的能力，想要完成上述信息的收集、整理、分類、歸檔需要耗費(fèi)大量時(shí)間，且無(wú)法保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在此情況下，檔案管理人員須立足于高效、快捷、安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，掌握檔案服務(wù)與檔案管理特性，及其基本方法和基本構(gòu)架，引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)?？筛鶕?jù)檔案管理需求來(lái)成立人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用相關(guān)的設(shè)備將聲像文件、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電子數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的界定與審核。并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和處理，根據(jù)檔案的特性來(lái)進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存管理。還可以要求檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等來(lái)構(gòu)建全新的數(shù)字人事檔案館，參考實(shí)體檔案館的運(yùn)行管理模式，利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的系統(tǒng)管理，并為不同的人員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。醫(yī)院還可以引入數(shù)字認(rèn)證技術(shù)，引導(dǎo)管理人員或醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行注冊(cè)。在需查閱相關(guān)檔案時(shí)，需進(jìn)行密碼登錄或信息驗(yàn)證，只有成功登陸的人員才可根據(jù)自身的權(quán)限來(lái)進(jìn)行人事檔案的查詢和下載。

3 對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

檔案管理人員必須要對(duì)醫(yī)院檔案管理的運(yùn)行原理、功能、問(wèn)題，以及管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及其內(nèi)在聯(lián)系有一定的了解，對(duì)各階段人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)而全面的分析。充分參考各方面因素，對(duì)實(shí)際的人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員要充分的了解管理機(jī)制的可調(diào)性、自動(dòng)性、客觀性、系統(tǒng)性、內(nèi)在性，掌握人事檔案管理過(guò)程當(dāng)中的以件歸檔、查閱、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀態(tài)，安排檔案管理人員科學(xué)的收集不同形態(tài)的檔案資料，以醫(yī)院為整體來(lái)構(gòu)建一級(jí)檔案管理機(jī)制。由部門的檔案管理人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室和部門的人事檔案情況進(jìn)行全面的審核與管理，根據(jù)獲取的人事檔案信息來(lái)對(duì)來(lái)進(jìn)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的更新。為提升整體的人才管理效率，也可以在各個(gè)科室安排專業(yè)檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)二級(jí)人事檔案管理工作，對(duì)本科室的醫(yī)護(hù)人員和管理人員的職業(yè)注冊(cè)、職業(yè)資格、職稱、職業(yè)、特長(zhǎng)等相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)的整合。特別是一些既屬于住院科室，又屬于門診科室的醫(yī)護(hù)人員，需要對(duì)相關(guān)人員的基礎(chǔ)信息和人員調(diào)配情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并對(duì)醫(yī)護(hù)人員的績(jī)效考核、獎(jiǎng)金分配、出勤情況、排班情況、獎(jiǎng)懲記錄進(jìn)行科學(xué)核定。并將本科室的人事檔案管理信息錄入到管理系統(tǒng)，或遞交給一級(jí)人事檔案管理人員。從而形成適合本醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的分層級(jí)管理

機(jī)制。

4 加強(qiáng)現(xiàn)代化人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

醫(yī)院可以招聘一些具有較高專業(yè)能力和信息化水平，且對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行管理情況有一定了解的優(yōu)秀人才，根據(jù)醫(yī)院檔案管理需求來(lái)進(jìn)行人事檔案管理工作的分配?？稍趦?nèi)部選舉思想政治覺(jué)悟較高、責(zé)任心較強(qiáng)、思想作風(fēng)正派，具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人員來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。對(duì)于檔案管理人員的層次的能力進(jìn)行全面了解，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)為其安排具有針對(duì)性的人事檔案管理培訓(xùn)，引導(dǎo)相關(guān)人員掌握一些先進(jìn)的人事檔案管理理論和方法。可以充分的立足于現(xiàn)階段的人事檔案管理現(xiàn)狀，增設(shè)一些計(jì)算機(jī)技術(shù)的專項(xiàng)培訓(xùn)，使每一個(gè)檔案管理工作人員都能夠掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用方法和軟件操作方法。還可以在培訓(xùn)當(dāng)中增加一些與法律、黨風(fēng)廉政、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)有關(guān)的培訓(xùn)項(xiàng)目，通過(guò)多方面的教育和宣傳來(lái)全面提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)。也可以外聘一些檔案管理領(lǐng)域或計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，擔(dān)任醫(yī)院人事檔案管理的顧問(wèn)，有效的指導(dǎo)和輔助檔案管理人員開(kāi)展各階段的人事檔案管理工作。這樣不僅能夠有效的擴(kuò)大醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍的規(guī)模，同時(shí)也能夠科學(xué)的提升檔案管理隊(duì)伍工作人員的專業(yè)技能、管理能力、職業(yè)素養(yǎng)。

5 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院人事檔案的管理是醫(yī)院人事工作的重要組成，促進(jìn)了醫(yī)院人才的有序管理，為醫(yī)院人才的任用提供了依據(jù)。綜上所述，醫(yī)院檔案管理人員必須要對(duì)新時(shí)期的人事檔案管理的主流方向和發(fā)展前景進(jìn)行全面的了解，與時(shí)俱進(jìn)的樹(shù)立全新的人事檔案管理觀念和思想，制定適合新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的全新人事檔案管理方案，為后續(xù)的人事檔案管理工作指明方向。與此同時(shí)，還必須要引進(jìn)一些先進(jìn)的人事檔案管理理論和信息化技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化與創(chuàng)新，采取科學(xué)的方式和手段來(lái)全面的構(gòu)建優(yōu)秀的人事檔案管理隊(duì)伍。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理的人力資源優(yōu)化配置，同時(shí)也能夠?yàn)樾聲r(shí)期醫(yī)院的全面發(fā)展和人事檔案管理工作的深入開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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