新形勢下城建檔案開發(fā)利用工作探析

摘? 要：在城市建設(shè)發(fā)展過程中相關(guān)的信息記錄工作至關(guān)重要，伴隨我國城鎮(zhèn)化建設(shè)速度的不斷加快，在城市發(fā)展建設(shè)過程中，為保證整體規(guī)劃的合理性需要對以往數(shù)據(jù)進(jìn)行充分應(yīng)用，城建檔案的重要性不斷提升。在新形勢下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要對檔案的開發(fā)利用進(jìn)行探討，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部信息的有效發(fā)掘，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢;城建檔案;開發(fā)利用

新形勢下我國城鎮(zhèn)化建設(shè)水平的不斷提升，城市內(nèi)部的建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，其中涉及多種信息都需歸納到城建檔案之中，導(dǎo)致城建檔案管理工作難度有所提升。為充分開發(fā)利用城建檔案，應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)結(jié)合管理需求，對其中的信息進(jìn)行深入分析，充分發(fā)揮出城建檔案的利用價(jià)值，為之后的城市建設(shè)發(fā)展提供參考。

一、不斷完善管理制度，避免檔案信息損失

就當(dāng)前城建檔案管理工作來看，在管理制度上仍然存在一定的缺陷，不能夠保證信息的完整性。在開展相應(yīng)工作的過程中，部分檔案管理人員認(rèn)為只要將信息歸檔就已經(jīng)完成相關(guān)工作，而忽略后續(xù)的開發(fā)與應(yīng)用需求，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失。同時(shí)，在以往開展城建檔案管理的過程中，通常會選擇人工書寫錄入的方式，由于人工書寫速度受限，同時(shí)字跡不一，容易出現(xiàn)難以辨認(rèn)、消耗錄用人員精力，實(shí)際工作效率低下等情況[1]。同時(shí)受到入住人員本身工作能力的影響可能出現(xiàn)資料不全或錯(cuò)漏的現(xiàn)象，此時(shí)需要對整體文書檔案進(jìn)行重新歸納，最終導(dǎo)致工作人員浪費(fèi)過多時(shí)間與精力。

為推動城建檔案的有效開發(fā)與應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)從管理制度的完善出發(fā)，將檔案信息質(zhì)量管控工作重視起來，通過制度的完善與管理方式的改變，實(shí)現(xiàn)對管理人員行為的制約。在檔案信息記錄過程中應(yīng)當(dāng)注重檔案信息管理制度的明確，借助主題標(biāo)引和分類標(biāo)引，提升信息歸納的系統(tǒng)性，避免存在檔案信息混亂的情況。同時(shí)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮當(dāng)前計(jì)算機(jī)本身強(qiáng)大的計(jì)算歸納能力，在開展檢索時(shí)，可以按照多個(gè)或一個(gè)著錄項(xiàng)進(jìn)行項(xiàng)目顯示。另外，在實(shí)際進(jìn)行檔案標(biāo)識編制時(shí)，錄入人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以快為準(zhǔn)的原則，如可以將城建進(jìn)行編號分類，從而避免對主題進(jìn)行再度標(biāo)識，減少數(shù)據(jù)錄入量，提升歸檔效率，并節(jié)約計(jì)算機(jī)儲存空間[2]。其次可以分類匯總使用頻率較高的文件，建立起豐富獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，在保證城建檔案的信息完整性的同時(shí)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性歸納，為后續(xù)檔案的調(diào)動與信息篩查提供相應(yīng)條件。

二、引入先進(jìn)管理體系，優(yōu)化檔案管理措施

城建管理工作不僅是對相應(yīng)信息的收集與歸納，同時(shí)也要注重后續(xù)的運(yùn)營工作，在開展管理時(shí)應(yīng)當(dāng)引入更加先進(jìn)的管理體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理?，F(xiàn)代社會，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)處于高速發(fā)展的階段，當(dāng)前大部分計(jì)算機(jī)都具備高效的檢索系統(tǒng)。同時(shí)伴隨互聯(lián)網(wǎng)軟件的不斷豐富，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸發(fā)展成熟。通過利用信息研究系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對大量檔案信息的儲存，并利用多種編目方式進(jìn)行信息條目分類，從而建立起更加科學(xué)的基礎(chǔ)檔案目錄檢索體系[3]。

目前在開展絕大部分文書檔案歸檔工作的過程中，都開始逐漸引入信息檢錄系統(tǒng)。但當(dāng)前受到城建檔案特殊性的影響，在部分情況下仍然選擇紙質(zhì)文檔作為主要?dú)w檔方式，而在進(jìn)行紙質(zhì)文檔查找時(shí)，不僅需要知道精確的時(shí)間、檔案名等信息，同時(shí)查找工作會工作人員浪費(fèi)過多的時(shí)間和精力。此時(shí)可以利用信息檢索系統(tǒng)與掃描設(shè)備進(jìn)行電子化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，再次進(jìn)行分類匯總以及深度加工，從而實(shí)現(xiàn)檔案查找速度的提升。最終通過對檔案的系統(tǒng)性管理，為未來檔案信息的利用提供便利。

三、積極利用先進(jìn)設(shè)備，培養(yǎng)高質(zhì)管理人才

利用傳統(tǒng)方式開展城建檔案管理的過程中，通常會利用過多的紙質(zhì)材料，由于其存在體積較為龐大，同時(shí)具有使用年限限制、保管條件較為嚴(yán)格、復(fù)原難度較高，因此直接導(dǎo)致檔案信息儲存質(zhì)量下降。并且在這利用傳統(tǒng)方式開展紙質(zhì)檔案，歸檔的過程中為保障資料外觀整齊，檔案工作人員需要手工裁剪文書資料不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也容易出現(xiàn)文件損傷的情況，而計(jì)算機(jī)儲存系統(tǒng)占用空間較小，同時(shí)具備更快的運(yùn)行速度，且能夠?qū)崿F(xiàn)無限期信息保存。因此，為重點(diǎn)開發(fā)利用城建檔案應(yīng)當(dāng)注重先進(jìn)設(shè)備的引入，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化。與此同時(shí)，也需要注重專業(yè)管理人才的應(yīng)用，避免存在設(shè)備引入之后難以發(fā)揮自身作用的情況。

城建檔案內(nèi)部所包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容較多，因此在實(shí)際利用信息儲存技術(shù)的過程中，首先應(yīng)當(dāng)選擇完備的硬件設(shè)施通過利用大容量的儲存設(shè)備和移動設(shè)備開展檔案信息的存儲和備份，避免由于空間不足，導(dǎo)致后續(xù)工作難以開展。然后，則需要選擇合適的軟件系統(tǒng)，根據(jù)文書檔案歸檔需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫和信息平臺建立。當(dāng)前青年一代在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下成長，通常具有良好的信息素養(yǎng)，對于各類先進(jìn)設(shè)備學(xué)習(xí)速度較快。檔案管理部門可以從青年人才入手進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)，并發(fā)揮其輻射作用，由青年人才帶動其他管理人員進(jìn)行技能學(xué)習(xí)。最終，實(shí)現(xiàn)自身管理設(shè)備的優(yōu)化與人才水平的提升，推動城建檔案利用效率的提升。

結(jié)束語：

城建檔案管理工作對于城市建設(shè)和發(fā)展具有一定影響，在未來城市建設(shè)過程中，能夠?yàn)楦黜?xiàng)建設(shè)提供相應(yīng)的信息支持，為未來城市的規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐。在新形勢背景下，應(yīng)當(dāng)將城建檔案管理工作的優(yōu)化重視起來，不斷完善管理制度，避免檔案信息損失的可能性，保證城建檔案的完整，并積極引入先進(jìn)管理體系實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理措施的優(yōu)化，最終利用先進(jìn)設(shè)備提高工作效率并培養(yǎng)高質(zhì)量管理人才，推動檔案管理工作的全面創(chuàng)新，適應(yīng)當(dāng)前檔案信息開發(fā)與利用的實(shí)際需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蓉.從城建檔案利用實(shí)例探究檔案的開發(fā)利用工作[J].管理學(xué)家，2020：77-79.

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[3]孫靜云.試論新形勢下的城建檔案工作合作需求[J].檔案與建設(shè)，2020：60-62.

[4]王曉紅，李志強(qiáng).探析新形勢下建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020：127-127.

作者簡介：鄒一敏（1978.01-），女，漢族，湖南湘潭人，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：助理館員，研究方向：城建檔案。