淺析干部人事檔案材料收集的有效策略

朱翠萍

摘 要：干部人事檔案管理是組織人事工作和人力資源工作的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)持續(xù)加強(qiáng)干部職工隊(duì)伍建設(shè)，起著重要的信息支撐作用。干部人事檔案材料的收集是否完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，將直接影響到檔案資料的價(jià)值大小，由此可見，加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料收集工作的研究是非常必要的。本文主要針對(duì)干部人事檔案材料收集工作進(jìn)行探索分析，并提出相應(yīng)的有效策略。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人事檔案材料;材料收集

一、加強(qiáng)干部人事檔案材料收集工作的重要性

干部人事檔案是由反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況記錄材料組成，是深入了解干部、員工的重要基礎(chǔ)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)個(gè)人情況的信息材料日益增多，檔案管理工作已經(jīng)延伸到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，這對(duì)干部人事檔案材料收集工作提出了更高要求。

通過干部人事檔案材料收集工作有效策略的實(shí)施，有效控制檔案收集、整理、查閱、流轉(zhuǎn)、保存的各個(gè)環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理，確保檔案材料的完整性、實(shí)時(shí)性、保密性、安全性、可查性，各項(xiàng)人事檔案材料在最短時(shí)間內(nèi)更新成冊(cè)入檔，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供最為全面的信息，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

二、干部人事檔案材料收集管理方面存在的問題

（一）普遍對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度不夠

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革，經(jīng)濟(jì)效益成為衡量企業(yè)發(fā)展情況的重要指標(biāo)，各級(jí)管理人員逐漸產(chǎn)生“不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的工作不是主要工作”的誤區(qū)，對(duì)人事檔案管理的重要性存在“輕視”或“忽視”現(xiàn)象。認(rèn)為人事檔案管理為保管類的事務(wù)性工作，其主要任務(wù)是“守好攤”，不丟失、不泄密、能外調(diào)、能查檔就可以了。對(duì)人事檔案工作的重視程度不夠，很大程度上影響干部人事檔案管理工作質(zhì)量，使得干部人事檔案管理水平和服務(wù)水平無法達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于組織人事工作和人力資源管理工作的要求。

（二）干部人事檔案材料收集工作機(jī)制不完善

由于人事檔案管理工作機(jī)制相對(duì)落后，有關(guān)規(guī)章制度保障體系未配套健全， 相關(guān)形成人事檔案材料的專業(yè)部門和專責(zé)人對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)有欠缺，缺乏檔案管理意識(shí)，認(rèn)為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關(guān)。人事檔案材料收集工作雖然已經(jīng)有了明確的工作要求與標(biāo)準(zhǔn)，往往實(shí)際開展的過程中拖拖拉拉，效率不高。一方面材料形成部門人員檔案管理意識(shí)淡薄，也就不會(huì)及時(shí)主動(dòng)上交檔案材料，甚至出現(xiàn)多次催要仍不能及時(shí)收集，反復(fù)收集，導(dǎo)致許多具有重要價(jià)值的材料無法在第一時(shí)間得到歸集和整理，人事檔案材料的缺失也越來越嚴(yán)重，甚至成為遺留問題，使得人事檔案出現(xiàn)完整性問題。另一方面，材料形成人員責(zé)任意識(shí)欠缺，對(duì)制作的檔案材料審核把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤，需要重復(fù)收集，導(dǎo)致歸檔周期延長(zhǎng)，檔案人員無法進(jìn)行有效的管理，使得人事檔案收集工作效率和檔案管理水平下降。

（二）干部人事檔案管理力量薄弱

目前，大部分具備條件的企業(yè)對(duì)于干部人事檔案管理均實(shí)行紙質(zhì)和數(shù)字檔案雙載體管理模式，這種模式下的人事檔案日常維護(hù)任務(wù)非常繁重。然而人事檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作方面所投入的精力與資源有限，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能全身心投入干部人事檔案管理業(yè)務(wù)。這就可能導(dǎo)致管理人員對(duì)人事檔案材料的歸檔要求、材料收集、整理分類、裝訂歸檔等業(yè)務(wù)熟悉程度不夠，不能熟悉掌握現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理技術(shù)，無法保障檔案管理工作的質(zhì)量與效果，可能會(huì)出現(xiàn)人事檔案材料歸檔不及時(shí)、周期長(zhǎng)，入檔材料分類不準(zhǔn)確，入檔材料審核把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致準(zhǔn)確率不高，甚至紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案不一致等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理水平和使用利用工作。

三、干部人事檔案材料收集的有效策略

（一）建立干部人事檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)內(nèi)部分級(jí)建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各級(jí)管理人員工作職責(zé)，細(xì)化檔案管理分工。公司層面成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)干部人事檔案管理重要方針政策的審定和重大事項(xiàng)的決策工作，并對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。部門層面成立工作小組，負(fù)責(zé)修訂、落實(shí)干部人事檔案管理制度規(guī)定，組織開展檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供、保管與保護(hù)工作，并對(duì)日常工作進(jìn)行考核。員工層面設(shè)立兼職人事檔案員，負(fù)責(zé)完成本部門涉及人員人事檔案所需信息、材料的收集、提交、反饋等人事檔案管理工作，管理本部門人事檔案材料的積累、整理、最初保管等工作，配合完成公司要求的人事檔案的管理工作，定期移交人事檔案有個(gè)材料，完成本部門形成和移交人事檔案材料的初審、信息錄入和數(shù)字化工作。這樣，通過建立三個(gè)層面的管理網(wǎng)絡(luò)，健全了人事檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了人事檔案工作閉環(huán)管理，壓減了操作流程，提高了工作效率。

（二）建立“鏈條式”干部人事檔案材料收集工作機(jī)制

實(shí)施建立專業(yè)把關(guān)、隨交隨歸的“鏈條式”干部人事檔案材料收集歸檔機(jī)制。

干部人事檔案管理人員明確檔案十類材料的制作、移交、審核、歸檔等工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及質(zhì)量要求，各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)入檔材料的形成、收集、審核及數(shù)字化工作，材料形成1月內(nèi)移交至干部人事檔案管理人員。人事檔案管理人員對(duì)移交過的紙質(zhì)檔案材料和網(wǎng)上數(shù)字檔案材料審核無誤后集中歸檔入庫(kù)，并對(duì)根據(jù)材料移交工作情況提出具體考核意見。這樣可以有效提升有關(guān)人員的歸檔意識(shí)，對(duì)制作的材料進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，縮短了因檔案材料錯(cuò)誤、缺失等原因造成的收集周期延長(zhǎng)、收集效率不高的問題，大幅提升干部人事檔案材料收集的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

（三）提升干部人事檔案管理人員的管理水平

檔案管理工作人員直接決定著干部人事檔案管理工作的水平。因此若想有效收集干部人事檔案材料，提升檔案管理質(zhì)量水平，就必須要提升檔案管理人員的工作水平。一方面要加強(qiáng)理論培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)專業(yè)相關(guān)規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為扎實(shí)做好人事檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。另一方面實(shí)施“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”策略，通過學(xué)習(xí)交流、工作交流來提升人事檔案人員管理水平和業(yè)務(wù)水平。組織干部人事檔案管理人員赴上級(jí)單位、優(yōu)秀單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理機(jī)制、典型經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)行業(yè)專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，進(jìn)行專題培訓(xùn)，確保各項(xiàng)工作有的放矢，以此來保障干部人事檔案管理工作質(zhì)量[3]。

結(jié)語(yǔ)：干部人事檔案管理的工作要求不斷提升，使得單位對(duì)于檔案材料的收集工作要求也越來越高，因此檔案管理部門需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集逐漸朝著多元化的收集方式發(fā)展，在收集檔案材料的過程中，工作人員還需要秉承著可持續(xù)發(fā)展的工作理念為檔案材料收集工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，合理優(yōu)化檔案材料收集方式，提升干部人事檔案材料收集質(zhì)量，以此來滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，助推企業(yè)組織人事工作和人力資源管理水平提升，為企業(yè)全面發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王鵬，馬曉霞.對(duì)如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機(jī)制的新思考[J].勞動(dòng)保障世界，2019（11）：66-67.