企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新工作

岳蕾

企業(yè)檔案反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理、組織管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、固定資產(chǎn)管理等重要內(nèi)容，在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中有著舉足輕重的地位。企業(yè)檔案館管理主要是指企業(yè)檔案館在履行相關(guān)法律法規(guī)賦予自身的職責(zé)時(shí)，采用合法的、合規(guī)的、經(jīng)濟(jì)的、行政的方式方法，以加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作。企業(yè)檔案館管理工作的開展效果影響著企業(yè)檔案館工作的優(yōu)劣以及檔案作用發(fā)揮的強(qiáng)弱。新時(shí)期，推進(jìn)企業(yè)檔案館管理的有效創(chuàng)新，以積極的態(tài)度迎接企業(yè)檔案館面臨的挑戰(zhàn)，對于切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案館的各項(xiàng)作用具有十分積極的意義。

企業(yè)檔案館管理工作相關(guān)概述

企業(yè)檔案的內(nèi)涵

對于企業(yè)而言，企業(yè)檔案有著十分重要的意義和作用，其不僅全面記錄了企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)，還存儲(chǔ)了大量對企業(yè)有益的信息資源。企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容覆蓋面十分廣泛，主要包括企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃方案、經(jīng)營發(fā)展中的相關(guān)數(shù)據(jù)、員工薪酬發(fā)放、員工教育培訓(xùn)以及黨政工團(tuán)工作等。

企業(yè)檔案館的作用

企業(yè)檔案館在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中扮演著至關(guān)重要的角色，不僅收錄了企業(yè)各階段的信息，還包括各式各樣的評價(jià)信息。所以，企業(yè)檔案館的存在為企業(yè)一系列工作的順利進(jìn)行打下了良好基礎(chǔ)，可以為企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力依據(jù)。企業(yè)檔案館存儲(chǔ)的檔案具有真實(shí)性、原始性特征，對企業(yè)科研生產(chǎn)成果有著重要的參考價(jià)值，可以對企業(yè)發(fā)展起到有效的承上啟下作用?？傮w而言，企業(yè)檔案館可以為企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為企業(yè)提供有效準(zhǔn)確的信息資源，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)有序健康發(fā)展。

新時(shí)期企業(yè)檔案館的重新定位

基于企業(yè)檔案館自身角度的定位

企業(yè)檔案館伴隨企業(yè)的不斷發(fā)展，積累形成了大量信息資源，在發(fā)展實(shí)踐中，這些信息資源可以為社會(huì)提供一系列與組織知識(shí)、管理知識(shí)等有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)辦法。另外，企業(yè)檔案館可以提供的信息資源更偏向于知識(shí)性、史料性內(nèi)容。同時(shí)，企業(yè)檔案館還可以為查詢者提供企業(yè)檔案利用的查找解決方案，并在發(fā)展實(shí)踐中衍生出各式各樣的知識(shí)性系統(tǒng)工具。如今，企業(yè)檔案館不僅可以提供相關(guān)的照片檔案、文件資料等，還可以提供一些主題知識(shí)的編研產(chǎn)品。值得一提的是，這些編研產(chǎn)品不僅可以滿足使用者的實(shí)際需求，還可以有效發(fā)揮企業(yè)檔案館自身特有的優(yōu)勢。

基于企業(yè)檔案館信息技術(shù)角度的定位

長期以來，一些企業(yè)檔案館一直局限于借助辦公軟件對信息資源進(jìn)行簡單處理，這樣雖然很好地保證了檔案的使用效率，但也表現(xiàn)出自動(dòng)化水平不足的問題。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及企業(yè)知識(shí)密集化程度的逐步提升，前沿技術(shù)不斷推陳出新，如線上檢索、網(wǎng)上傳閱等信息化工具為企業(yè)檔案館優(yōu)化用戶的使用服務(wù)方式，以及構(gòu)建電子化的新型服務(wù)模式提供了有力支持。除此之外，信息資源開發(fā)不斷向數(shù)字化方向發(fā)展，對信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提出了更為嚴(yán)格的要求，需要信息服務(wù)機(jī)構(gòu)高效自動(dòng)地采集有各式各樣需求的信息資源。所以，企業(yè)檔案館應(yīng)有效把握這一發(fā)展機(jī)遇，發(fā)揮自身優(yōu)勢，推進(jìn)相應(yīng)的業(yè)務(wù)拓展。

基于企業(yè)檔案館使用者角度的定位

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們可以通過多種不同途徑實(shí)現(xiàn)對自身需求信息資源的高效獲取。新時(shí)期，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，信息資源的獲取變得越來越便捷，如此一來，使用者對信息資源的需求就發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變。人們普遍面臨著如何提高自身對信息資源的獲取能力，如何對信息資源的相關(guān)性進(jìn)行有效辨識(shí)，以及如何衡量信息資源的價(jià)值等問題。鑒于此，企業(yè)檔案館應(yīng)立足于使用者角度，將企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)的信息數(shù)據(jù)整合成系統(tǒng)化知識(shí)，進(jìn)而為使用者提供更有價(jià)值的信息服務(wù)，由此提升企業(yè)檔案館的地位。

現(xiàn)階段企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新中面臨的主要問題

缺乏對企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的有效重視

長期以來，檔案管理工作為企業(yè)創(chuàng)造的效益沒有得到直觀顯現(xiàn)，使得一些企業(yè)對企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新工作始終缺乏有效重視，由此產(chǎn)生企業(yè)檔案館管理資金投入有限、設(shè)備陳舊老化、工作人員思想意識(shí)薄弱等問題。近年來，雖然越來越多的企業(yè)加強(qiáng)了對企業(yè)檔案館的創(chuàng)新管理工作，但依舊沒有讓企業(yè)檔案館的價(jià)值作用得到充分發(fā)揮。造成這一局面的一個(gè)重要原因在于，檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊。比如，一些企業(yè)檔案館的檔案分類混亂，很大程度上阻礙了檔案信息的有效利用，影響了檔案信息的獲取效率，進(jìn)而使企業(yè)檔案館管理在企業(yè)發(fā)展中的作用難以得到有效發(fā)揮。還有一些檔案管理人員對檔案管理創(chuàng)新相關(guān)知識(shí)缺乏有效認(rèn)識(shí)，也難以認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的重要性，進(jìn)而對企業(yè)檔案館管理造成了不利影響。

企業(yè)檔案館管理中存在大量不安全因素

首先，實(shí)體檔案采集、整編問題。企業(yè)檔案館實(shí)體檔案在采集、整編以及入庫保管過程中，存在采集內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完整，歸檔案卷內(nèi)容載體與形式不統(tǒng)一，交接手續(xù)清點(diǎn)核對與實(shí)體不匹配等問題，這些問題可能會(huì)給實(shí)體檔案帶來或多或少的損壞，使其安全性受到相應(yīng)影響。其次，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。電子檔案以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理、傳輸，因此一方面為檔案利用帶來極大便利，另一方面也面臨著不法人員、病毒攻擊的隱患。倘若電子檔案沒有做好加密處理工作，就極可能因黑客入侵造成信息泄露，甚至讓整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)陷入癱瘓，使得檔案信息永久性丟失，造成難以估量的損失。

企業(yè)檔案館采集、整合、存儲(chǔ)流程現(xiàn)代化水平不高

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案館管理中還存在采集、整理及歸檔不合理的問題，給企業(yè)檔案館的管理工作造成了不小的阻礙。比如，一些人事、文書相關(guān)資料未能第一時(shí)間錄入系統(tǒng)，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案無法同步，在相關(guān)檔案資料上難以有效匹配，給企業(yè)檔案館相互間的信息傳輸造成了不利影響，使得工作效率大打折扣。又如，不論企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，還是企業(yè)檔案館管理，始終都處在不斷發(fā)展轉(zhuǎn)變的狀態(tài)下，而由于一些電子檔案未能及時(shí)更新，使得檔案信息前后無法統(tǒng)一?，F(xiàn)行相關(guān)規(guī)范制度盡管對企業(yè)檔案館的采集、整理提出了總體要求，但在管理實(shí)踐中還缺乏可行的流程方法，再加上企業(yè)檔案采集不及時(shí)，分散存放于不同人員手中，使得不少檔案無形中丟失，在搜尋企業(yè)檔案時(shí)無據(jù)可循，影響了檔案的真實(shí)性。

企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新策略

提高對企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的重視

企業(yè)檔案館管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，涉及企業(yè)管理的各方面內(nèi)容，在企業(yè)發(fā)展中有著至關(guān)重要的地位。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的價(jià)值作用已不再局限于交流溝通、上傳下達(dá)，新時(shí)代賦予了企業(yè)檔案全新的內(nèi)涵、意義。鑒于此，企業(yè)應(yīng)提升全體工作人員對企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的重視。一方面，企業(yè)檔案館應(yīng)從提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)知水平著手，讓領(lǐng)導(dǎo)干部切實(shí)認(rèn)識(shí)到推進(jìn)企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的重要性，進(jìn)而有效贏得領(lǐng)導(dǎo)干部對該工作的支持。另一方面，企業(yè)檔案館應(yīng)對各項(xiàng)管理工作進(jìn)行有效細(xì)分，為各項(xiàng)具體工作設(shè)立專門的管理崗位，將企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新化被動(dòng)為主動(dòng)，進(jìn)而全面提升工作人員對企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新重要性的認(rèn)識(shí)。另外，企業(yè)檔案館還應(yīng)大力開展各式各樣的宣傳活動(dòng)，推廣與企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新相關(guān)的知識(shí)，提高企業(yè)檔案館在企業(yè)發(fā)展中的整體地位。

建立健全企業(yè)檔案館安全管理體系

首先，建立健全檔案實(shí)體安全管理體系。一方面，加大檔案實(shí)體安全管理力度。檔案實(shí)體安全是保障企業(yè)檔案完整性、保密性的重要基礎(chǔ)，因此，在檔案實(shí)體安全管理中，不僅要建立健全實(shí)體檔案歸檔制度，對各種漏洞進(jìn)行全面梳理，保證檔案安全，還應(yīng)對各種載體的檔案進(jìn)行分類存放，保證檔案元件安全，以復(fù)制件代替原件提供使用。另一方面，要加大檔案館安全管理力度。新時(shí)期，應(yīng)推進(jìn)企業(yè)檔案館的智能化、自動(dòng)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)由過去的工作人員進(jìn)入檔案館進(jìn)行安全巡查到借助機(jī)器系統(tǒng)對檔案館進(jìn)行實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控的轉(zhuǎn)變，以保證企業(yè)檔案館的安全。另外，企業(yè)檔案館功能分區(qū)設(shè)置要做到合理規(guī)范，切實(shí)將辦公室、閱覽室、庫房分開。其次，要建立健全檔案信息安全管理體系。一方面，加大電子檔案信息存儲(chǔ)保管的安全管理力度。電子檔案是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行來完成的，因此，對電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理，其實(shí)是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理。鑒于此，不僅要有效明確歸檔范圍，遵循應(yīng)歸盡歸的歸檔原則，還應(yīng)保證技術(shù)應(yīng)用全面統(tǒng)一，盡可能應(yīng)用適應(yīng)范圍廣、兼容性強(qiáng)的技術(shù)。同時(shí)，還應(yīng)時(shí)刻關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展形勢，開展好對電子文件信息系統(tǒng)及媒體的安全檢測工作，適時(shí)對電子檔案管理軟件進(jìn)行更新維護(hù)，定期、不定期對電子檔案格式予以轉(zhuǎn)換，并結(jié)合實(shí)際情況建立電子檔案備份及異地存儲(chǔ)機(jī)制。另一方面，要加大對檔案信息利用的安全管理力度。對于電子檔案利用的安全管理，不僅要增強(qiáng)安全意識(shí)，建立健全檔案安全管理制度，讓檔案使用者自覺配合檔案館開展好檔案安全管理工作，與檔案工作人員共同營造檔案安全秩序；還要建立并完善檔案及人員出入庫登記制度，對于一些涉密檔案，應(yīng)進(jìn)行專庫專柜存放、專人管理，不論是檔案提供者，還是檔案使用者，均應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)。

推進(jìn)企業(yè)檔案館管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

推進(jìn)企業(yè)檔案館管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。首先，應(yīng)依托提升管理能力，加強(qiáng)企業(yè)檔案館對企業(yè)數(shù)據(jù)、電子檔案等的管理，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供有力支持。同時(shí)，要進(jìn)一步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，在企業(yè)實(shí)現(xiàn)各類傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。其次，推進(jìn)企業(yè)檔案館數(shù)字化管理制度建設(shè)。為有序推進(jìn)企業(yè)檔案館管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，應(yīng)建立科學(xué)完備的檔案數(shù)字化管理制度，并通過明確工作人員數(shù)字化工作職責(zé)，有效保障數(shù)字化管理制度得到嚴(yán)格落實(shí)。再次，推進(jìn)數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。新時(shí)期，企業(yè)檔案館數(shù)字化管理滯后于企業(yè)現(xiàn)代化管理。在此情形下，為推進(jìn)企業(yè)檔案館管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，應(yīng)通過加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案館數(shù)字化管理創(chuàng)新。具體而言：一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對與自身實(shí)際情況相符的檔案數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在企業(yè)一系列業(yè)務(wù)系統(tǒng)中融入檔案數(shù)字化系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對檔案采集工作的前端管控，做到對檔案資料的全面及時(shí)采集，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行分析處理。另一方面，推進(jìn)數(shù)據(jù)分析創(chuàng)新。有效借助動(dòng)態(tài)管理、橫縱分析方法，在沿時(shí)間線縱向?qū)Ρ葯n案數(shù)據(jù)期間，及時(shí)對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，剔除沒有價(jià)值的信息，提升檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

在企業(yè)檔案館管理中構(gòu)建多元合作機(jī)制

多元合作機(jī)制指的是在開放、協(xié)同、互動(dòng)理念的指導(dǎo)下，在企業(yè)檔案管理的一系列工作中，在發(fā)揮企業(yè)檔案館及檔案工作人員職能的基礎(chǔ)上，有效發(fā)揮其他相關(guān)社會(huì)組織、團(tuán)體、個(gè)人的作用，提升檔案管理的整體質(zhì)量、效率。多元合作機(jī)制作為一項(xiàng)復(fù)雜的體系，從合作主體角度出發(fā)，社會(huì)大眾、社會(huì)團(tuán)體等均可作為企業(yè)檔案館管理的合作對象。企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新要實(shí)現(xiàn)與各方的合作，其中至關(guān)重要的一環(huán)就是要提高人們對檔案及檔案管理工作的認(rèn)知水平?；诖耍藗儾庞锌赡茏灾鲄⑴c檔案管理活動(dòng)，并做出相應(yīng)的實(shí)際行動(dòng)。為此，一方面應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，提高人們的“文檔自覺”。新時(shí)期，社會(huì)大眾在企業(yè)檔案管理中扮演著越來越重要的角色，在這過程中，“文檔自覺”是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，其主要是指社會(huì)大眾、組織成員對檔案資料形成的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到為何形成、如何形成，并在明確其來歷的基礎(chǔ)上，了解其具備的價(jià)值，從而進(jìn)一步去選擇它、利用它，并自覺投入其中為其作出相應(yīng)貢獻(xiàn)。加強(qiáng)引導(dǎo)，提高人們的“文化自覺”，以切實(shí)調(diào)動(dòng)起人們參與企業(yè)檔案管理的主觀能動(dòng)性。另一方面，對于對企業(yè)檔案管理有較高認(rèn)知水平的群體，應(yīng)加強(qiáng)與他們的交流合作，秉承滿足使用者需求、深化為使用者服務(wù)的原則，充分發(fā)揮公眾特有優(yōu)勢，以推進(jìn)企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新開展。比如，對于對相關(guān)領(lǐng)域有深度研究的專家學(xué)者或愛好者，可以在其使用檔案進(jìn)行研究學(xué)習(xí)時(shí)為其檔案設(shè)置關(guān)鍵詞，對檔案進(jìn)行解讀，促進(jìn)企業(yè)研究成果的推廣應(yīng)用，提升企業(yè)檔案館管理工作的質(zhì)量和效率。

總而言之，企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新不僅可以為企業(yè)制定決策提供有力依據(jù)，還能為企業(yè)工作考評提供重要參考，在企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的推動(dòng)作用。鑒于此，應(yīng)有效認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新的重要性，構(gòu)建健全企業(yè)檔案館安全管理體系，推進(jìn)企業(yè)檔案館管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型；在企業(yè)檔案館管理中構(gòu)建多元合作機(jī)制，以進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案館管理有序開展。

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