探析國有企業(yè)標準化采購管理工作

盛立冉 楊樂

1.江西省撫州市煙草公司煙葉技術中心；2.江西農業(yè)大學計算機與信息工程學院

一、國有企業(yè)招標采購當前形勢分析

近幾年，政府部門及社會都要求國有企業(yè)的招標采購行為規(guī)范化，盡可能避免暗箱操作，通過科學的監(jiān)督手段來遏制招標采購環(huán)節(jié)的漏洞、腐敗等等，同時也進一步加強國有企業(yè)招標采購管理，建立采購項目檔案資料工作機制，維護國有企業(yè)采購的準確、完整，實現(xiàn)采購資料“全程監(jiān)督、永久保存”，充分發(fā)揮采購檔案在生產、經營等活動中的作用。

目前，國有企業(yè)在大環(huán)境下監(jiān)管日趨嚴格，公眾和媒體對國有企業(yè)也是倍加關注，國有企業(yè)正處在重要的管理轉型期、戰(zhàn)略機遇期和改革穩(wěn)定期，依法依規(guī)是國有企業(yè)確保各項工作有序進行的有利保證。在招標采購項目上，有部分國有企業(yè)落實招投標制度不嚴謹，耗時長、支持弱、風險大和執(zhí)行難這幾方面是國有企業(yè)采購普遍面臨的問題，采購處于計劃申報、招標文件編寫、開標評審、簽訂合同、驗收入庫及財務付款問題及和各環(huán)節(jié)時間節(jié)點，常常受制于各種綜合因素的影響，因此我們要清楚認識到新形勢下國有企業(yè)依法依規(guī)的緊迫性和重要性，制定相關制度措施，提高國有企業(yè)招標采購工作效率，推進采購項目執(zhí)行，保障國有資產保值增值。

招標采購工作逐漸覆蓋所有國有企業(yè)，并初步構建市場招標體系，透明化程度不斷深化，招標采購質量逐漸提升，現(xiàn)國有企業(yè)的招標采購工作在所有的腐敗案件中高發(fā)、易發(fā)以及多發(fā)的重點領域，因為它的特殊性以及關鍵節(jié)點，成為不法分子作為謀取利益的源頭，因此，國有企業(yè)的招投標工作，是一項嚴肅的經濟行為。對招投標的管理，是一項規(guī)范性、技術性很強的工作，更是一項富有挑戰(zhàn)性、嚴謹性的工作，如何標準化規(guī)范管理，從本質上是要實現(xiàn)整個招標投標過程的規(guī)范化，而提高效率是使企業(yè)充滿生機與活力的必要條件，推動國有企業(yè)的高質量發(fā)展，另外也能夠減少資金的占用和浪費,從而實現(xiàn)企業(yè)效益的全面攀升。

二、認識標準化采購工作的重要性和必要性

目前，招標采購是國有企業(yè)的一個重要的價值來源，是競爭優(yōu)勢的一個重要資源，標準化是一個不斷完善的過程，不斷提升質量、提高管理水平、提高國有企業(yè)經濟效益的過程，如何建立合理標準的采購模式體系，把標準化運用到招標采購中，提高國有企業(yè)集中采購管理規(guī)范水平具有重要的意義。

國有企業(yè)使用標準化進行招標采購管理是逐步轉變傳統(tǒng)管理模式，是管理模式的重大轉變，國有企業(yè)標準化要求各部門各環(huán)節(jié)都要按標準執(zhí)行，國有企業(yè)招標采購項目多、影響面廣、資金規(guī)模大，加強標準落地，伴隨國有企業(yè)轉變經營機制和發(fā)展方式，創(chuàng)新采購模式，健全內部管控體系，在推進招標采購專業(yè)化、集中化、信息化方面進行了積極探索，取得明顯成效。但也發(fā)現(xiàn)一些重點問題，主要表現(xiàn)為規(guī)避招標、虛假招標、招標流程不規(guī)范；部分領域存在行業(yè)保護、限制競爭現(xiàn)象；透明度不高，競爭性不強，一些集中采購模式缺乏規(guī)范；招標采購腐敗案件還屢有發(fā)生，等等。以上這會影響國有企業(yè)招標采購的健康發(fā)展，迫切需要采取有力措施加以解決。優(yōu)化國有資源配置，完善國有企業(yè)經濟結構，同時，對防止國有資產隱形流失，保障國有資產保值增值，從源頭上防范腐敗，促進國有企業(yè)經營和管理體制改革，加快國有企業(yè)職能轉變起著積極作用。

三、標準化采購工作的方向

標準化物資采購模式就是按照“統(tǒng)一、簡化、協(xié)調、最優(yōu)化”原則，以管理要素為單元，通過建立標準化體系，逐步實現(xiàn)物資、服務、工程所有業(yè)務活動的流程化、規(guī)范化、信息化。其基本內涵是：設計標準化、采購規(guī)模化和運作市場化。

國有企業(yè)面對規(guī)模化生產和快速發(fā)展建設節(jié)奏，如何積極探索，全面推行標準化管理，形成具有“國有企業(yè)特色”的標準化物資采購管理模式。因此,應從以下幾個方面加強國有企業(yè)標準化采購。

1.建立標準化采購項目集中管理。按照標準化管理要求，嚴格按照招標采購要求，進行招標采購項目的計劃備案或審批、項目招標、信息公告、合同備案、統(tǒng)計信息上報等工作，優(yōu)化計劃管理模式。由采購管理辦公室監(jiān)督管理，國有企業(yè)單位集中采購項目按照上級單位要求，對采購計劃審批、招標組織、專家抽取、信息公告等從嚴管理，由國有企業(yè)單位規(guī)范、審計等部門監(jiān)督。

在標準化招標采購管理體系基礎上，從財務管理、物資、服務管理等各管理要素進行平衡、補充、完善，健全過程監(jiān)督、考核評價等管理機制，實現(xiàn)采購項目作為成本中心、招標采購項目的集約化管理。

資金集中管理，各采購項目計劃實行全面集中管理，采購項目全部資金須歸口到公司特定銀行賬戶，實行月度資金計劃管理和財務預算管理，每月國有企業(yè)根據(jù)各采購項目存款余額和資金使用計劃統(tǒng)一撥付，通過規(guī)范標準的流程，國有企業(yè)掌握了采購項目的收支狀況，控制了資金的流向，加強對采購項目資金使用情況的監(jiān)管，可防范采購資金風險，提升企業(yè)經營管理水平。

采購統(tǒng)一管理，采購管理要發(fā)揮采購優(yōu)勢，降低動作成本，以采購項目為中心，加強物資信息化、標準化、集約化管理，改變傳統(tǒng)分散的物資管理現(xiàn)狀，提高國有企業(yè)采購能力和經營管理水平，統(tǒng)一由國有企業(yè)集中采購供應。

2.建立標準化采購項目的審批管理。結合國有企業(yè)標準化管理現(xiàn)狀和國有企業(yè)集中采購要求，構建了兩種采購模式：國有企業(yè)采購項目實行集中采購，國有企業(yè)采購項目實行規(guī)?；胁少?。按照采購屬性差別，在集中統(tǒng)一組織的基礎上，創(chuàng)新構建了三種新的采購組織形式，與財務、預算加強對接，無預算、超預算不采購；加強專項經費采購項目的論證，由專項經費主管部門審核確認；集中采購項目等采購方式實行采購部門-科長-法規(guī)科、財務科、審計科、規(guī)范辦、采購管理辦公室-主管逐級審批，層層把關。

摸索建立與紀檢監(jiān)察、審計等部門的綜合立體監(jiān)管機制，通過制度與信息化建設的配合，把國有企業(yè)采購項目全流程監(jiān)管中出現(xiàn)的違法違規(guī)等相關問題及時同步審計及紀檢監(jiān)察部門業(yè)務系統(tǒng)，形成國有企業(yè)采購領域綜合監(jiān)管的良好局面。打通采購預算-采購計劃-招標采購-簽訂合同-采購資金支付一體化流程，提升國有企業(yè)采購立體監(jiān)督管理水平，以信息化手段、綜合化監(jiān)督逐步實現(xiàn)國有企業(yè)采購管理的科學化、精細化及高效化。

除明確采購項目相關人員職責外，針對每個人的工作職責、工作流程和工作內容進行明確和細化，形成明確的崗位責任體系。把目標和責任層層分解，落實到人，管理過程中做精、做細、做實，過程中要求規(guī)范化、標準化，才能促進標準化的落地。

3.建立標準化的采購服務專業(yè)化。通過實施標準化采購，促進了采購方式的轉變，形成了“國有企業(yè)特色”的九種采購方式。

采購制度規(guī)范化,出臺《采購管理辦法》、《資產與采購合同管理實施細則》等文件制度，建立國有企業(yè)單位采購管理、規(guī)范辦等職能部門管理、各采購單位和經辦人具體參與實施的組織機構和管理體系，明確各類采購組織形式的限額標準和采購方式，完善采購流程和具體程序，進一步完善“主體制度+配套措施+考核方案+紀律要求”的采購管理制度體系，加強項目全流程監(jiān)督管理，形成較為完善的管理模式。

嚴把過程化、流程化，認真審核招標文件編制。招標文件編制是否合理，直接關系到招標公正、公平及招標風險的防范。在采購管理辦公室的牽頭下，加強招標文件審核，同時由編制采購部門進行自審，規(guī)范、審計、法規(guī)、財務等職能部門聯(lián)合評審后方可發(fā)布，有效防止了因為招標文件缺失，造成招標流程與效果“兩張皮”等問題。通過嚴格評審，嚴把供應商管理關。進一步加強供應商管理作為規(guī)范招標采購工作的重要環(huán)節(jié)，推動建立了供應商服務評價制度，分類明確了合格供應商應具備的基本條件，采購部門會同“三項工作”管理辦公室組建考核小組，監(jiān)察部門牽頭的廉政監(jiān)督小組同步監(jiān)督，采取驗收認證、檔案認證、綜合認證等方式，對供應商資質和服務評價進行審查，報經“三項工作”管理委員會審批，建立了合格供應商目錄。不符合資質要求的供應商不得參與企業(yè)的供應服務業(yè)務，嚴格把控供應商準入關，降低企業(yè)招標采購的風險。

全面完成單位網站換版工作，設置“采購管理”模塊，增設“采購知識專欄”，全面細化采購流程圖，規(guī)范各類表格模板，為采購部門提供專業(yè)化指導。組織單位人員參加招標采購專業(yè)知識培訓和業(yè)務交流研討，提高從業(yè)人員自身業(yè)務素質，通過培訓提高員工素質，把崗位做專、做精、做細。以突出針對性、時效性和實用性為原則，建立全員的分類培訓機制。針對工作特點和管理要求，要對采購人員進行全方位的專業(yè)知識指導和培訓。邀請專家到企業(yè)開展培訓工作，提高國有企業(yè)單位工作人員和采購部門的采購法律意識和專業(yè)知識水平。四是強化執(zhí)行力。打造執(zhí)行力強的團隊，形成目標明確、高效快速的氛圍。以詳細分解任務為目標，定人、定期、定崗、定點，進行考核評比，嚴格兌現(xiàn)獎罰，確保采購服務專業(yè)化。

4.建立標準化的供應商管理體系。國有企業(yè)樹立“責任、大局、進取”三種意識，勇于擔當，明確采購項目規(guī)范管理各環(huán)節(jié)時間節(jié)點，把供應商評價管理工作上升到重要工作來抓，并列入年度目標考核，有效校正糾偏，促進采購項目規(guī)范管理常態(tài)化、長效化，防止隱患變成問題，疏忽造成漏洞，推動采購項目規(guī)范管理由解決面上問題向解決深層次問題延伸，嚴格按照規(guī)定任務逐步推進供應商評價體系。

依照招投標法，對供應商實行集中管理，嚴格執(zhí)行供應商準入，定期對供應商隊伍履約情況進行評價，落實“黑名單”制度，通過實施供應商評價管理，防病治病于未發(fā)、始發(fā)之時，在庫存高企、效率低下、顧客流失、浪費嚴重、成本攀升的苗頭剛剛萌芽或嶄露之時，便毫不留情地斬草除根，此時效果最佳，實現(xiàn)良好的外部采購控制，供需雙方必須建立一種長期良好的戰(zhàn)略合作伙伴關系。因此，國有企業(yè)應該對供應商采取一種雙贏原則，使供需雙方本著一種“共存共榮，互惠互利，共同發(fā)展，精誠合作”的精神，共同承擔著相應的責任和義務。一方面對供應商的選擇實行嚴格的審核制度，另一方面又對供應商給予相應的扶持，支持供應商緊隨自身的發(fā)展步伐不斷發(fā)展壯大，使供應商真正能與企業(yè)自身發(fā)展壯大，一起同呼吸、共命運，共同向前發(fā)展。

按照“控制總量、提高質量、合理配置、優(yōu)勝劣汰”的指導原則，建立標準化的供應商評價體系，全面實施長期戰(zhàn)略聯(lián)盟架構，優(yōu)化市場資源配置，實現(xiàn)采供雙贏，推進采購市場有序發(fā)展。積極落實供應商準入制度，加大審查供應商資質力度，優(yōu)化供應商服務結構，下大力氣培育良好供應商。

5.建立標準化驗收結算機制。在驗收環(huán)節(jié)：貨物類項目。采購部門根據(jù)合同條款，核對貨物品名、型號規(guī)格、數(shù)量、質量標準等；大型或者技術復雜的貨物，可邀請有相應資質的質量檢測機構參加驗收工作。參加驗收人員在驗收書上簽字并承當相應責任。

服務類項目。采購部門根據(jù)合同條款，評估供應商所提供服務的質量等。驗收或階段性驗收不合格的項目，不得申請支付采購資金或相應進度款。驗收情況應予以公開。通過驗收或階段性驗收的項目，由采購部門按本單位資金支付審批管理辦法相關規(guī)定執(zhí)行。嚴格按合同約定的支付進度、對應金額、供應商銀行賬戶支付采購資金，縮短供貨周期。

通過“日常管理、年終驗收、分類實施”的方法，根據(jù)標準化驗收結算制度，旨在督促采購項目雙方單位切實履行《采購合同》約定的內容，在采購資金結算上，建立標準化采購資金結算流程，提高結算速度和質量，確保財務的準確性、真實性，防范采購資金財務風險。

首先指定人員全程跟蹤。做好跟蹤工作，包括項目前期準備、招標、合同簽訂及審核、采購項目過程跟蹤、驗收、結算審核等過程的工作。其次做好宣傳同步參與。使本單位采購管理部門和監(jiān)督部門及相關采購部門都了解跟蹤審計的程序、內容和要求，積極配合審計工作的開展，逐步深化“參與式”的審計模式。再次深入現(xiàn)場做好記錄。摒棄以往“閉門審”和“坐班審”的慣性，并做好相關審計記錄，形成充分的審計依據(jù)。四是專業(yè)優(yōu)勢雙向發(fā)力。充分發(fā)揮內審人員的工作優(yōu)勢以及對行業(yè)政策的熟練掌握，并結合第三方審計對工程項目管理的專業(yè)知識，重點審查工程材料、工程量、工程項目變更的費用以及各項取費是否合理合規(guī)，各項手續(xù)是否完備等，從而達到對工程管理有效進行審計監(jiān)督的目標。

6.建立標準化檔案資料管理。招標采購過程中的歸檔文件是招標采購活動的客觀記錄，是招標采購活動的重要組成部分，是依法開展招標活動的重要依據(jù)。招標采購活動中會產生大量的招標采購文件資料，歸檔資料整理不及時不僅造成價值文件丟失，也會影響管理人員的工作效率以及歸檔資料收集的范圍和質量，尤其涉及到保密信息的投標文件，其歸檔的要求更高。為保證檔案信息化管理工作的連續(xù)性和辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔完整性，要在辦公自動化和檔案信息化管理系統(tǒng)中設置一個“規(guī)范管理員”虛擬賬號，檔案工作人員要以“規(guī)范管理員”虛擬賬號角色在檔案信息管理系統(tǒng)中進行檔案的收集、整理、查閱利用。

歸檔資料范圍從采購計劃的制定到采購工作結束過程中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質及其它載體的各種文字、圖紙、圖表、電子文檔、音像等。招標歸檔資料管理工作規(guī)范為歸檔資料整理提供了依據(jù)，對于維護采購檔案的準確、完整性起到了關鍵作用，立足當前社會形勢和招標歸檔資料整理的實際情況，搜集整理以往檢查中出現(xiàn)的各類問題，針對目前投標歸檔資料標準不一、內容不同的現(xiàn)狀，使歸檔資料管理工作更加專業(yè)化、規(guī)范化，達到采購資料“全程監(jiān)督、永久保存”的目的，從根本上提高了公司招標采購檔案管理水平。

細化采購文件歸檔范圍以及每一份采購文件在業(yè)務系統(tǒng)中形成的當事人、操作流程、歸檔節(jié)點相關負責人等每一個環(huán)節(jié)，將流程控制作為規(guī)范電子化歸檔的保障措施。建立崗位責任制度，提升采購文件歸檔效率。通過指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制度，以提升采購文件歸檔效率。

四、結束語

根據(jù)采購形勢、目的及標準化的管理和優(yōu)化，從國有企業(yè)采購計劃，以采購管理辦公室作引導，各采購時間結點前后關聯(lián)，標準化統(tǒng)一管理，不斷地總結經驗，為國有企業(yè)招標采購，預算編制、降本增效等工作提供數(shù)據(jù)支撐。

使采購項目標準化管理經驗得到推廣，構建采購管理信息平臺，降低采購成本，提高采購項目效率。統(tǒng)一的標準和現(xiàn)場管理模式，規(guī)范的管理能展示出國有企業(yè)的形象。同時，采購項目標準化管理是一個企業(yè)發(fā)展、做大做強的基礎，國有企業(yè)能否形成采購項目管理標準化，標準化能否得到執(zhí)行落實，對國有企業(yè)在今后的競爭中能否保持領先地位，具有深遠的影響。