國(guó)有企業(yè)檔案保密工作實(shí)踐分析

文/陜西省一三九煤田地質(zhì)水文地質(zhì)有限公司 楊爽

在企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，檔案管理同時(shí)跟進(jìn)，避免了測(cè)繪成果以及核心機(jī)密的泄露，不僅能夠優(yōu)化企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，更能補(bǔ)充社會(huì)信息系統(tǒng)的需求。檔案整理工作因其數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜，在工作中應(yīng)該清楚分類、簡(jiǎn)單明了。伴隨著政務(wù)工作的開(kāi)展，檔案保密工作的難度隨之加劇，等級(jí)劃分、工作保密制度的完善都亟須解決。公司要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》及《測(cè)繪成果保密法》的有關(guān)規(guī)定，在開(kāi)發(fā)利用好檔案信息資源的同時(shí)，從人員、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)三方面加強(qiáng)保密工作。

一、企業(yè)測(cè)繪檔案保密要求和制度

（一）保密要求。沒(méi)有取得企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批準(zhǔn)，所有的保密測(cè)繪結(jié)果不能對(duì)外提供。測(cè)繪結(jié)果的性質(zhì)不同，不能隨意更改保密的等級(jí)、更改保密期限等 （重點(diǎn)是涉及國(guó)家測(cè)繪信息的保密資料），如果相關(guān)企業(yè)在生產(chǎn)中需要借閱、索取密級(jí)測(cè)繪資料，需要憑借歸口單位的介紹信經(jīng)省級(jí)基礎(chǔ)地理信息中心辦理才可。

（二）監(jiān)督。國(guó)有企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的檔案眾多，在局部生產(chǎn)過(guò)程中無(wú)法避免相關(guān)工作人員調(diào)取檔案，使用人員的保密素質(zhì)和意識(shí)的欠缺，不僅要通過(guò)保密制度宣傳來(lái)落實(shí)，還需要增加監(jiān)督措施。及時(shí)發(fā)現(xiàn)使用人員的不正當(dāng)調(diào)閱。及時(shí)控制導(dǎo)致檔案機(jī)密泄露的可能性。整個(gè)監(jiān)督流程分為記錄監(jiān)督、調(diào)取監(jiān)督、使用監(jiān)督，在每個(gè)流程的監(jiān)督過(guò)程中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題處理問(wèn)題。具體措施：1.做好最基本的制度建設(shè)。應(yīng)該從工作的實(shí)際需求出發(fā)，將檔案管理制度分為保密和調(diào)取借閱及利用數(shù)據(jù)和后期維護(hù)等。首先明確各部門(mén)及工作人員在職責(zé)范圍內(nèi)能利用的檔案范圍，在適用范圍中劃分機(jī)密等級(jí) （因職務(wù)級(jí)別調(diào)取檔案的保密級(jí)別），在不同企業(yè)或單位使用調(diào)取過(guò)程中，規(guī)定不同的審批手續(xù)和核簽方式，讓檔案的使用流程有跡可循。這樣能在很大程度上確保文件不泄密。在具體實(shí)施過(guò)程中，要不斷完善漏洞，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理使用方面的制度。2.加強(qiáng)監(jiān)督措施。國(guó)企的經(jīng)營(yíng)涉及核心數(shù)據(jù)、成果。公司的地質(zhì)科技檔案關(guān)系著相關(guān)施工企業(yè)的總體施工部署、方案、質(zhì)量等。其中，涉密測(cè)繪成果和地質(zhì)報(bào)告的借閱使用和二次開(kāi)發(fā)利用，必須符合涉密測(cè)繪成果保密管理制度，符合自然資源廳以及地理信息局關(guān)于涉密測(cè)繪資料借閱使用流程和保管標(biāo)準(zhǔn)，符合公司涉密測(cè)繪成果保密相關(guān)制度，由公司法人整體負(fù)責(zé)，由總工程師主管，檔案管理部門(mén)保密人員直接管理，業(yè)務(wù)部門(mén)指定保密責(zé)任人指導(dǎo)涉密檔案的利用。同時(shí)，配備相關(guān)硬件設(shè)施、專用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，專用于涉密資料的查閱及開(kāi)發(fā)利用，保證涉密資料的完整與安全。在保密法律宣傳和保密制度的實(shí)施過(guò)程中，仍要加強(qiáng)監(jiān)督落實(shí)。確保調(diào)取使用檔案的人員，從審批、調(diào)取、使用、歸還、保密這一系列流程是可以直接監(jiān)督的。監(jiān)督過(guò)程中需要注意使用人員是否更改、銷(xiāo)毀、涂損，泄露、外用。在重點(diǎn)環(huán)節(jié)，應(yīng)該增加監(jiān)督力度，合理調(diào)配檔案管理人員，協(xié)同檔案管理保密工作的實(shí)施。3.檔案保密管理者與使用者利用檔案的協(xié)同關(guān)系。企業(yè)測(cè)繪檔案保密是為了保證企業(yè)的良性發(fā)展，而企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)一定會(huì)涉及各種信息資源的匯總調(diào)取和分配，這會(huì)影響檔案保密與使用者的協(xié)同平衡關(guān)系。從實(shí)際出發(fā)，檔案就是信息，檔案管理人員必須對(duì)檔案和企業(yè)發(fā)展有清晰的認(rèn)識(shí)，不是因?yàn)闄n案保密而嚴(yán)防死守、拒不調(diào)取使用，而是在配合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展中，將檔案的適用范圍進(jìn)行合理規(guī)劃，選擇性開(kāi)放檔案：以職務(wù)級(jí)別（分地點(diǎn)、時(shí)間、限制范圍）等合法、合理的使用，跟進(jìn)檔案使用過(guò)程中的協(xié)同關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)在生產(chǎn)中的硬性需求，又讓檔案調(diào)取使用更加的合理。協(xié)同關(guān)系的利用還應(yīng)該考慮特殊使用對(duì)象的審批、調(diào)取、保密三個(gè)階段，配合企業(yè)生產(chǎn)的同時(shí)，加大監(jiān)督力度或報(bào)備上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)。

二、技術(shù)歸檔

（一）交由檔案室管理。企業(yè)的技術(shù)人員外出參加工作、學(xué)習(xí)時(shí)，所收集的會(huì)議專用資料、測(cè)繪信息等文件應(yīng)在回到工作崗位前交由檔案管理室，方便查閱和使用。此外，個(gè)人不得單獨(dú)保存、使用文件資料。

（二）技術(shù)檔案歸檔管理。技術(shù)檔案是企業(yè)測(cè)繪以及具體施工階段的核心檔案，其地理信息、測(cè)繪信息記錄、測(cè)量施工圖紙等都必須經(jīng)過(guò)審驗(yàn)。檔案接收時(shí)要核對(duì)流程和信息，在具體數(shù)據(jù)的錄入中一定要準(zhǔn)確無(wú)誤，能夠真實(shí)地反映現(xiàn)場(chǎng)信息。錄入完成后制檔，建立歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)（要求能夠符合數(shù)據(jù)檔案科學(xué)化的標(biāo)準(zhǔn)，并且方便抽調(diào)查看），在管理中嚴(yán)格把控借閱的流程。在借用檔案時(shí)要認(rèn)真落實(shí)借閱手續(xù)和登記，借閱時(shí)間內(nèi)要按時(shí)歸還消除記錄，嚴(yán)禁個(gè)人以任何理由將檔案外傳，如有泄、失密的情況，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并采取措施。

三、保密工作及開(kāi)展

（一）企業(yè)測(cè)繪密級(jí)資料類型和要求。企業(yè)測(cè)繪檔案包括測(cè)量技術(shù)數(shù)據(jù)、測(cè)量流程監(jiān)控、現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)土質(zhì)、合同評(píng)審檔案、審核數(shù)據(jù)等，而實(shí)際取得的數(shù)據(jù)又分為秘密、機(jī)密和絕密等。凡是涉及國(guó)家地理信息（1:5000到1:500000）比例尺的地形圖、國(guó)家四等三角點(diǎn)的和各級(jí)GPS點(diǎn)、國(guó)家坐標(biāo)體系及相關(guān)的處理技術(shù)算法等都是絕密文件類型。在絕密級(jí)測(cè)繪結(jié)果檔案管理中一定要嚴(yán)格執(zhí)行以下要求：1.如不是原劃分密級(jí)等級(jí)的單位，一律不準(zhǔn)復(fù)制錄用相關(guān)資料；2.絕密資料的攜帶、轉(zhuǎn)發(fā)必須有專人小心處理，時(shí)刻保持必要的安保措施，一律不能使用普通快遞進(jìn)行傳輸；3.在保存絕密測(cè)繪結(jié)果資料時(shí)，確定檔案庫(kù)房或相應(yīng)存儲(chǔ)設(shè)備的完善；4.因涉及相關(guān)企業(yè)使用而調(diào)取測(cè)繪成果的必須按省、市相關(guān)要求，經(jīng)上級(jí)批復(fù)，按照流程備注調(diào)取記錄和約定歸還要求；5.發(fā)現(xiàn)泄露、遺失等必須采取最快的反應(yīng)措施補(bǔ)救，并及時(shí)向上級(jí)測(cè)繪管理處報(bào)備。

（二）劃分保密期限。檔案保管的期限是否為永久和限制期限，需做好分類處理。明確檔案的保存期限應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行劃分，對(duì)限期保存的檔案按時(shí)銷(xiāo)毀，永久保存的檔案落實(shí)好是否涉密及密級(jí)。檔案管理人員要確保在檔案保存期間第一時(shí)間優(yōu)化調(diào)閱，確保對(duì)機(jī)密檔案泄露后產(chǎn)生的后果有應(yīng)對(duì)方案。例如企業(yè)的秘密測(cè)繪成果中體現(xiàn)國(guó)家布防、軍事體系、重要經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)坐標(biāo)的，都應(yīng)定為長(zhǎng)期保密期限。企業(yè)的檔案保密工作也應(yīng)該遵循《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》及企業(yè)《涉密測(cè)繪成果保密制度》。

（三）測(cè)繪結(jié)果保密檔案的調(diào)取。具保密級(jí)別的檔案按照企業(yè)生產(chǎn)要求和國(guó)家相關(guān)要求進(jìn)行管理。首先，劃分檔案是否涉及企業(yè)生產(chǎn)核心、是否為科研成果、是否會(huì)對(duì)社會(huì)、對(duì)國(guó)家產(chǎn)生影響；其次，劃分企業(yè)生產(chǎn)使用范圍，再劃分適用人員職務(wù)級(jí)別。所有涉密檔案的調(diào)閱必須有調(diào)閱目錄和使用期限。在整個(gè)調(diào)閱的過(guò)程中，要有規(guī)范的流程：1.企業(yè)借調(diào)。企業(yè)借調(diào)實(shí)施歸口管理，要求向省級(jí)基礎(chǔ)地理信息中心提交相關(guān)的申請(qǐng)以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)范圍和合法營(yíng)業(yè)證件，經(jīng)批復(fù)后備案。在借調(diào)時(shí)必須憑借歸口單位的介紹信和正規(guī)的申請(qǐng)表在省、市相關(guān)地理處理服務(wù)處辦理，索取電子檔案需簽訂相關(guān)的許可協(xié)議。2.企業(yè)個(gè)人查閱。（1）首先是調(diào)取使用人員的申請(qǐng)，其次是管理人員與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)；（2）由具體生產(chǎn)單位授權(quán)調(diào)取范圍與調(diào)取期限；（3）由專業(yè)調(diào)取人員調(diào)取并及時(shí)記錄相關(guān)借閱抽調(diào)記錄；（4）檔案管理相關(guān)工作人員對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)督，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理問(wèn)題。3.涉外調(diào)取。如果因涉外工作或者項(xiàng)目等原因，必須提供測(cè)繪結(jié)果及相關(guān)記錄檔案的，要經(jīng)過(guò)市局提出相關(guān)的申請(qǐng)，由省測(cè)繪相關(guān)部門(mén)進(jìn)行批復(fù)才可。若要攜帶保密檔案出入境的，也需經(jīng)省保密局批復(fù)才能辦理。

（四）紙質(zhì)測(cè)繪涉密檔案的科學(xué)管理。企業(yè)測(cè)繪結(jié)果保密檔案應(yīng)該有不同的保險(xiǎn)機(jī)制。在測(cè)繪相關(guān)檔案歸類、放置的過(guò)程中，避免和一般檔案混淆。如果目前存在機(jī)密檔案混淆的情況，那原有的混合裝機(jī)密檔案不動(dòng)。有需要調(diào)閱的，只提供相關(guān)文本及電子版內(nèi)容，不提供原卷。如有外單位查檔時(shí)，必須對(duì)不同測(cè)繪涉密檔案采取密封封存。檔案的適用范圍和權(quán)限做好分類處理，檔案的級(jí)別應(yīng)有什么加密措施等應(yīng)該明確載錄，分別進(jìn)行單盒保存和標(biāo)記。為了避免調(diào)取麻煩和遵守保密機(jī)制，可以制定密級(jí)文件目錄和相關(guān)的涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，在存放管理中編制地點(diǎn)索引，以便達(dá)到涉密檔案的科學(xué)管理。

（五）電子涉密檔案管理及銷(xiāo)毀。在電子檔案的保密使用過(guò)程中，應(yīng)該遵循誰(shuí)使用、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，同時(shí)進(jìn)行監(jiān)督管理。如果在已有的涉密檔案中出現(xiàn)故障和損毀的，應(yīng)報(bào)備企業(yè)，經(jīng)由保密人員和技術(shù)人員進(jìn)行備份和修復(fù)。存儲(chǔ)文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)該有專業(yè)加密軟件和硬件進(jìn)行保護(hù)，密碼定時(shí)更換，在涉密信息調(diào)取和使用過(guò)程中，需要對(duì)電磁輻射泄密進(jìn)行防控，不單獨(dú)使用保密計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)和消毒。嚴(yán)格落實(shí)電子文本文檔的銷(xiāo)毀機(jī)制，過(guò)限制期的檔案要及時(shí)銷(xiāo)毀并記錄。需要向上級(jí)部門(mén)報(bào)備銷(xiāo)毀的文件要按規(guī)定流程進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案保密工作較為復(fù)雜，保密機(jī)制和檔案保密人員的素質(zhì)極為重要，保密檔案的調(diào)取和相關(guān)的管理制度要落到實(shí)處。要加大監(jiān)管和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的能力。