淺談基層干部人事檔案信息化建設(shè)之路徑

文/隨州市組織工作綜合信息中心 林雯雯

《干部人事檔案工作條例》（簡稱《條例》）頒布后，干部人事檔案信息化建設(shè)在全國全面展開，相對而言，地級市和經(jīng)濟發(fā)達的縣市區(qū)速度快些、步子扎實些?；鶎佑绕涫菞l件差一些的地方，步子要慢些、質(zhì)量也不容樂觀，本文將其歸納為四個“不相適應(yīng)”，并在認真分析的基礎(chǔ)上，提出四項應(yīng)對措施。

一、檔案信息化建設(shè)中四個“不相適應(yīng)”

（一）思想認識與信息化建設(shè)的要求“不相適應(yīng)”。信息化能以很小的容積收儲下海量的干部人事檔案資料；能以最快的速度為使用者提供最全面、最真實的情況，是做好干部工作的有力保障。全體人員尤其是領(lǐng)導干部和干部人事檔案工作者，必須高度重視干部人事檔案信息化工作，將其作為抓好黨的建設(shè)的重要環(huán)節(jié)來抓。從認識上來看，在基層存在著較大差距：一些領(lǐng)導干部認為，具體干部我們天天見面，有的還是我們看著長大的，要提拔哪個干部我們閉著眼睛就說得清，哪還用得上搞什么信息化呀？有些干部人事檔案工作者認為，干部檔案就是那么幾張紙，每年的材料往里面一裝就行了，根本用不上搞什么網(wǎng)絡(luò)。有些管人管錢的部門則認為，現(xiàn)在編制本來就不夠用、經(jīng)費那么緊張，哪還顧得上給管檔案的增編制、撥經(jīng)費、派干部？這些觀念嚴重影響著干部人事檔案信息化建設(shè)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施與信息化建設(shè)的要求“不相適應(yīng)”。干部人事檔案信息化建設(shè)對基礎(chǔ)設(shè)施的基本要求是：必須有一套完整的、布局合理的庫房；必須有一套與檔案管理要求相適應(yīng)的、配置齊全的設(shè)施。如：除濕、保持恒溫的設(shè)備等；必須有一套完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?；鶎拥默F(xiàn)狀則是：有的單位由于管理的人事檔案相對少一點兒，就在幾個人合用的辦公室里增加了幾個柜子作為干部人事檔案專用。有的雖有一間庫房，但其他什么設(shè)備都沒有，甚至連空調(diào)也沒有配備。有的有庫房、有一定的設(shè)施和微機，但卻沒有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

（三）隊伍建設(shè)與信息化建設(shè)的要求“不相適應(yīng)”。干部人事檔案信息化建設(shè)對從事干部人事檔案人員的基本要求可以歸納為“三高”：一是政治素質(zhì)高，具有高度的政治敏銳性和耐得住寂寞的黃牛精神；二是道德素質(zhì)高，具有全心全意為每一位干部服務(wù)的理念；三是知識素養(yǎng)高，不僅要有專門的檔案工作知識，還有較強的綜合分析和全方位溝通的能力，更要有熟練的網(wǎng)絡(luò)知識和操作技能。從基層的實際情況看，差之甚遠：1.編制參差不齊。有的是行政性質(zhì)，有的是參公性質(zhì)，有的是事業(yè)性質(zhì)，有的根本沒有機構(gòu)。2.人員配備參差不齊。有的有專人但不專職，有的有兼職但不固定，經(jīng)常換人，有的兼職人員還是臨時工。3.人員素質(zhì)參差不齊。從身份上看，有的是公務(wù)員，有的是參公人員，有的是事業(yè)性質(zhì)，有的是臨時工。從文化程度上看，極少是本科生，多數(shù)是?？粕?，還有的只有高中或中專文化程度。從實際工作能力看，有的接觸過檔案工作，了解一點兒檔案工作知識；有的只會微機的基本操作方法，打打字查查資料還可以，其余就無從談起；有的則是只能收發(fā)檔案，裝裝資料、看看門。

（四）管理情況與信息化建設(shè)要求不相適應(yīng)。干部人事檔案信息化對檔案管理有較高要求：一是建得準。根據(jù)《條例》規(guī)定：“組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致?！倍寝D(zhuǎn)得穩(wěn)?！稐l例》規(guī)定：“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須通過機要交通或者安排專人送取，轉(zhuǎn)遞單位和接收單位應(yīng)當嚴格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)?！比茄a得全?！稐l例》規(guī)定：“干部人事檔案工作機構(gòu)及其工作人員應(yīng)當按照相關(guān)標準和要求，及時收集材料，鑒別材料內(nèi)容是否真實，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備等；對于應(yīng)當歸檔的材料準確分類，逐份編寫材料目錄，整理合格后，一般應(yīng)當2個月內(nèi)歸檔?！币徊糠只鶎訂挝坏膶嶋H情況則是：從信息化的基礎(chǔ)性工作——電子檔案錄入來看，不少單位采取的辦法是對現(xiàn)有檔案直接錄入，根本沒有完善現(xiàn)有紙質(zhì)檔案。從干部檔案轉(zhuǎn)遞工作來看，對本縣市區(qū)以外的單位來說，基本能按《條例》要求來做，但在本縣市區(qū)內(nèi)卻是另一番景象了，一個電話，檔案就能運行起來，有的由于看后不及時歸還，又無轉(zhuǎn)遞手續(xù)，導致要用這個干部的檔案時，怎么也找不到地方了，有的甚至丟失了！從完善干部檔案資料看，有的是各單位報什么資料就往檔案袋里裝什么，根本不去審查和鑒別。有的是各單位資料送來后，就隨手一放，不再理睬了，對現(xiàn)有的檔案資料也不去審核。導致組織要使用哪個干部時，檔案里不是缺這就是少那，有的甚至缺關(guān)鍵性資料，硬生生影響了干部的正常使用。

二、做好檔案信息化建設(shè)的四項措施

（一）提高認識是前提。首先，領(lǐng)導干部尤其是一把手的認識要上去，領(lǐng)導重視了，問題就迎刃而解了。現(xiàn)在，干部人事檔案工作信息化的步子慢，關(guān)鍵就卡在領(lǐng)導干部那里。其次，干部人事檔案工作者的認識要上去，他們的認識上不去，再好的信息化設(shè)施都會成為擺設(shè)。再次，全體人員的認識要上去。只有干部人事檔案信息化工作變成了全體人員的自覺行動，干部人事檔案信息化才能處處是春天，路路都暢通。提高認識要抓好三點：1.大張旗鼓地宣傳《檔案法》《條例》，我們要充分利用報紙、電臺、電視臺等宣傳工具，把《檔案法》《條例》宣傳得家喻戶曉、人人皆知。2.將《檔案法》和《條例》及干部人事檔案信息化的主要內(nèi)容、重大意義制成小冊子，通過組織全體人員學習、開展知識競賽等活動，使《條例》、信息化內(nèi)容入腦入心。3.將各單位學習《檔案法》《條例》情況作為年底工作檢查的一項內(nèi)容，并形成制度，確保學習時間、效果得以落實和保證。

（二）打牢基礎(chǔ)是關(guān)鍵。各級領(lǐng)導干部要站在抓好干部人事檔案信息化建設(shè)就是抓好黨的建設(shè)的高度來抓干部人事檔案信息化工作。全力支持本地區(qū)本單位干部人事檔案信息化建設(shè)。1.應(yīng)按照有關(guān)標準要求建設(shè)干部人事檔案庫房，加強庫房安全管理和技術(shù)防護。檔案數(shù)量較少的單位，也應(yīng)當設(shè)置專用房間保管檔案；2.配齊配套設(shè)施，如除濕機、空調(diào)、報警器等設(shè)備，確保檔案存放質(zhì)量和安全；3.《條例》要求，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)應(yīng)當按照國家相關(guān)標準要求，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案管理體系。要建設(shè)一套具有現(xiàn)代化管理功能的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且根據(jù)科學發(fā)展情況給予及時更新。

（三）建好隊伍是根本。各級黨委（黨組）一定要根據(jù)《條例》要求：“組織人事部門應(yīng)當選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強、作風正派的黨員干部從事干部人事檔案工作?！薄皬娀h性教育和業(yè)務(wù)培訓，從嚴管理，加強激勵保障?！边x拔、培養(yǎng)、教育出一支過硬的干部人事檔案工作隊伍。1.一是在機構(gòu)編制上給予保證。管理檔案達到1000卷的應(yīng)當定編1名專職人員；管理檔案達到1500卷以上的要設(shè)立干部人事檔案管理機構(gòu)，機構(gòu)性質(zhì)和檔案管理機構(gòu)所在單位性質(zhì)相同，單位級別應(yīng)和所在單位科室等同。2.建立科學的選拔標準。這個標準就是政治上可靠，對黨一定要忠誠；道德品質(zhì)好，把高速優(yōu)質(zhì)為干部服務(wù)作為自己的工作目標；業(yè)務(wù)素質(zhì)高，熟悉干部人事檔案工作業(yè)務(wù)，熟練掌握信息化操作技能。3.建立一套科學的獎懲、福利待遇機制。一是按照《條例》規(guī)定，制定一套既嚴格又切實可行的獎懲規(guī)定，并有效運行；二是按照人員流動規(guī)定，對在干部人事檔案崗位工作年限、進出條件等作出明確規(guī)定，使大家進得來出得去；三是按照福利待遇規(guī)定，對在崗人員的提拔任用、職稱評定、福利等給予具體規(guī)定，使大家有干頭、有盼頭。4.建立學習培訓規(guī)定。對干部人事檔案工作者每年參加培訓時間作出具體規(guī)定，使之不斷更新知識。對在崗學習研究提出具體要求和激勵辦法，促使大家在崗成才。

（四）科學管理是保證?？茖W管理是干部人事檔案信息化的一個重要環(huán)節(jié)，必須抓好抓實。1.精準采集。在建立電子檔案之前，一定要先對紙質(zhì)檔案進行嚴格認真的篩選，做到精和準，然后建立電子檔案工作。2.及時完善。干部人事檔案管理是一個動態(tài)過程，一名干部的檔案，基本每年都會有材料進入，一定要及時審核、及時歸檔，并及時對電子檔案進行調(diào)整。3.安全轉(zhuǎn)遞。對調(diào)出調(diào)入干部的檔案，一定要認真審核，問題必須弄清、材料必須補齊，并建好電子檔案。對確實需要借閱調(diào)閱檔案的，必須嚴格審批程序，必須按時歸還。對歸還的檔案必須認真核對，確保檔案完整無缺。4.健全制度。一是制度要全面。要有建立檔案的要求；要有管理檔案各個環(huán)節(jié)的要求；要有對檔案工作者的要求；要有安全、保密、法律法規(guī)等方面的要求；使干部人事檔案信息化工作的每一個環(huán)節(jié)都處于制度的規(guī)范之中；二是制度要細化、具體，用字用詞都要準確無誤；三是便于操作。5.嚴明紀律。一是經(jīng)常組織干部人事檔案工作者學習《條例》相關(guān)規(guī)定和本單位的規(guī)章制度，使之內(nèi)化于心；二是每半年對本單位執(zhí)行紀律和規(guī)章制度情況進行自查和講評，兌現(xiàn)獎懲規(guī)定，并將詳細情況記錄在案，使之外化于行。

綜上所述，基層干部人事檔案信息化建設(shè)工作中雖有些不足，只要我們認識上去了，措施力度大，工作勁頭實，人力物力足，咬定青山不放松，基層干部人事檔案信息化一定能早日實現(xiàn)！