高等院校管理部門構(gòu)建學習型辦公室的新思考

胡旭宇

（河海大學，江蘇 南京 210098）

改革開放四十四年來，高校的各項事業(yè)取得了可喜的成就，為國民經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代化建設，為構(gòu)建人類命運共同體事業(yè)作出了新的貢獻。高校教職工充分發(fā)揮各自的智慧與才華，勤奮鉆研，刻苦攻關，解決了學術界和科技領域的許多重大難題，為提升我國的綜合國力作出了杰出的貢獻。但長期以來，高校的管理水平還尚未達到真正的規(guī)范化和職業(yè)化程度，管理隊伍建設與完善迫切需要取得實質(zhì)性的進展。因此，強化學習與思考，構(gòu)建學習型辦公室已成為改進管理工作的首要任務。

1 學習型組織、學習型社會概念

1.1 學習型組織起源

1965 年，美國麻省理工大學教授佛瑞斯特發(fā)表了一篇題為《企業(yè)的新設計》的論文，在此文中，他運用系統(tǒng)動力學的原理，具體地構(gòu)想出未來企業(yè)組織的理想模式。即：層次扁平化、組織信息化和結(jié)構(gòu)開放化，其三者之間逐步由從屬轉(zhuǎn)變?yōu)楹献骰锇榈年P系。同時，由此產(chǎn)生出不斷學習和不斷完善的環(huán)節(jié)，最終調(diào)整結(jié)構(gòu)關系，并逐步演變形成了學習型企業(yè)、學習型組織的概念。

1.2 學習型社會起源

1968 年，美國學者哈欽斯最先提出學習型社會。1972年，聯(lián)合國教科文組織提出了“向?qū)W習型社會前進”的目標。隨著時代的發(fā)展與變遷，世界科技、文化、經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，終身學習的觀念便由此產(chǎn)生。2001 年，江澤民在亞太經(jīng)合組織人力資源能力建設高峰會議上明確提出了“構(gòu)筑終身教育體系，創(chuàng)建學習型社會”的口號，得到了社會各界的響應。隨著改革開放的不斷深入，創(chuàng)建學習型城市、機關和企業(yè)的活動便蓬勃興起。

學習型社會是指用相應的機制和方法來促進和保障全民學習和終身學習的社會環(huán)境，其基本特征就是不斷學習，不斷思考，逐步形成全民學習、終身學習和積極向上的健康社會風氣。學習型社會的基本內(nèi)涵就是全民學習和終身學習。黨的十六大報告提出形成全民學習、終身學習的學習型社會，促進人的全面發(fā)展的號召，黨的十九大報告再次提出加快建設學習型社會，大力提高國民素質(zhì)。建設學習型社會已成為全面建成現(xiàn)代化國家的重要目標。高校在建設學習型社會的推進過程中具備豐厚的自然條件和文化底蘊，應該積極把握機會，發(fā)揮學校的綜合優(yōu)勢，為促進學習型社會建設，提升全體公民的綜合素質(zhì)作出應有的貢獻。

2 高校管理部門構(gòu)建學習型辦公室的設想與思考

高等院校承擔著培養(yǎng)學生、研究學術和服務社會三大責任與使命。高校管理部門積極構(gòu)建學習型辦公室，促使教職工不斷樹立教書育人、立德樹人和培養(yǎng)人才的責任感、使命感。教職工應通過不斷深入學習，完善思考與總結(jié)，更加堅定理想信念，更好地投入到教學、研究及社會活動中去，為培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的復合型人才，為高等教育事業(yè)發(fā)展和社會進步作出積極的貢獻。

2.1 學習型辦公室推進科學思維

高校管理部門大體上分為黨群行政部門、辦學部門和直屬單位三個部分。每個部門都有相對應的部/處和科室，構(gòu)建學習型辦公室必須從基層科室展開。以辦學部門的學院綜合科室（院辦）為例，學院院辦是一個綜合性的辦事服務部門，院辦工作聯(lián)系上下，溝通左右，是一個單位和部門的窗口，起著承上啟下的紐帶作用。院辦工作為教職工及學生提供辦事服務，為領導決策事項提供基本信息依據(jù)。（院辦事項分布見表1）。

學院院辦作為綜合性的科室，對整個學院的工作運行起著非常重要的作用。因此，院辦管理人員必須強化政治理論和辦公技能學習，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，牢固樹立鑄魂育人和立德樹人的工作目標。深入學習黨的十九大歷次會議精神和指示，從思想上尋求理論依據(jù)。學會科學思考問題，用科學思維方式制定各項規(guī)則，有效規(guī)劃學院管理的創(chuàng)新發(fā)展模式。同時，管理人員要勇于突破舊觀念，努力克服固化思維模式，積極探索新思路。認真總結(jié)工作中的成敗經(jīng)驗教訓，大膽探索嘗試，力爭取得好效果。

管理人員通過構(gòu)建學習型辦公室平臺，強化學習與思考，運用管理學的基本理論，學習管理行業(yè)的成功事例，結(jié)合崗位工作的具體事務進行對比與分析，從中選擇適合本部門學習或借鑒的最佳方法，推進崗位工作創(chuàng)新，提高工作效能。管理人員要用心做好日常工作，努力做到帶著責任工作，帶著目標管理，帶著問題思考，帶著細節(jié)服務。

2.2 學習型辦公室強化資源整合

高校管理部門構(gòu)建學習型辦公室有利于促進辦公資源整合。學院辦公資源使用可按相關的崗位及崗位之間的聯(lián)系進行調(diào)配，避免辦公資源的多占或閑置。學院管理人員辦公室設置也可依據(jù)崗位之間的聯(lián)系來調(diào)整，把聯(lián)系較多的崗位集中在一起辦公便于減少辦事環(huán)節(jié)，提高辦公效率，促進管理人員辦公技能與效率的提升。

構(gòu)建學習型辦公室可與辦公環(huán)境建設相結(jié)合，促使辦公環(huán)境面貌不斷出新，積極提升辦公人員的工作熱情。同時，努力創(chuàng)建人與辦公環(huán)境和諧，人與辦公資產(chǎn)融合的氛圍，使辦公室管理人員在融合的環(huán)境中工作，更好地發(fā)揮出個人的最大潛能。通過辦公環(huán)境建設與資產(chǎn)整合的結(jié)合，管理人員更加熟練管控辦公設備，掌握現(xiàn)代辦公技能，更好地順應與滿足現(xiàn)代化辦公發(fā)展的需求。

表1 學院院辦工作事項分布

學院構(gòu)建學習型辦公室有利于進一步強化各類辦公資產(chǎn)的有效管理，通過不斷完善管理規(guī)則，更好地發(fā)揮各類辦公資產(chǎn)的最佳用途，減少人為閑置和廢棄。如：辦公室的打印機、一體機無需重復購買，可將現(xiàn)有的機器設置網(wǎng)絡打印功能，實現(xiàn)共享打印。同時，辦公用房設置也可合并，將工作流程及環(huán)節(jié)有聯(lián)系的崗位安排在一起辦公，減少辦事環(huán)節(jié)和流程。

近年受新冠疫情的持續(xù)影響，許多現(xiàn)場會議改為網(wǎng)絡會議。學院管理人員必須全面掌握操作和調(diào)試網(wǎng)絡視頻會議的技能，確保會議室正常使用。尤其是對于緊急安排或特別重要的會議，必須提前測試檢查，確保會議全程使用正常。同時，因校外人員無法直接進出校園，因此，需要管理人員掌握簡易電腦、打印機的維護技能。學院可舉辦電腦、打印機簡易維護維修講座，安排辦公室人員學習和掌握電腦簡易維護維修的操作，以便滿足突發(fā)性工作環(huán)境中的要求。

2.3 學習型辦公室完善自我發(fā)展

高校學院的管理能力影響著學院發(fā)展的未來。由于學院的管理水平還沒有達到真正的規(guī)范化和制度化的程度，部分在崗的管理人員缺乏管理學專業(yè)的知識背景。因此，構(gòu)建學習型辦公室，完善管理崗位隊伍建設就成為日常工作的必要環(huán)節(jié)。在構(gòu)建學習型辦公室的過程中，要堅持推進崗位自主學習制度，相同辦公室或相近崗位的管理人員可自發(fā)建立互助學習小組，共同探討、分析和思考問題。

建設學習型辦公室必須強化個人學習意識，堅持個人學習與組織學習相結(jié)合，推進學院辦公室建設的不斷完善，逐步提升管理人員綜合水平。學院辦公室可與教師團隊或教研室建立學習研討興趣小組，使管理人員深入教學、科研進行巡視與調(diào)研，更好地完善管理規(guī)則，改進管理方式。同時，學院可定期召開發(fā)展規(guī)劃研討會，教職工自愿參與，在無拘束的氣氛中暢所欲言，充分表述各自的觀點。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識源自個人的主觀愿望，學院管理人員對自己工作要有新的標準要求?？勺晕以O立一個目標，制定切實可行的工作方法，堅持去實施完成，一定能夠取得滿意的結(jié)果。同時，建設學習型辦公室還可把個人生活學習與工作學習有效融為一體，促使生活中的趣味性學習環(huán)節(jié)與工作中的相似事務巧妙聯(lián)系起來，積極提升工作熱情和自信心。

推進學習型辦公室建設還可借鑒公司管理的成功經(jīng)驗，在參照公司管理規(guī)則的過程中，切不可盲目照搬他人的管理方式。要結(jié)合本單位和部門的具體情況，盡可能做到因地制宜，因時制宜和因人而異的處理方式，把完善和創(chuàng)新自我發(fā)展工作做得更好。高校各級領導在完善建設學習型辦公室的工作中，要根據(jù)學校、學院辦公室工作的實際情況提出有效的指導建議，把建設學習型辦公室的工作推向新的高度。

3 結(jié)語

高校管理部門積極構(gòu)建學習型辦公室是時代發(fā)展的必然趨勢，是管理工作創(chuàng)新的基本要求。建設學習型辦公室有利于高校各級管理部門的科學決策與部署，便于有效減少工作失誤。同時，進一步完善辦公室人文建設，推進辦公室管理工作創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)辦公室管理人員與崗位之間的高度融合，從而發(fā)揮出個人的最大潛力，使高校辦公室管理水平達到一個嶄新的高度。