強(qiáng)化檔案管理意識(shí)抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作

朱傳玲

摘? 要：檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員每天需要做的工作。本文基于新時(shí)代的發(fā)展，通過(guò)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究，找到加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方案和措施，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，全面提升檔案工作規(guī)范化管理水平，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)水平進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：檔案管理;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;信息化;管理意識(shí);硬件環(huán)境

前言：

檔案資料是社會(huì)和國(guó)家發(fā)展過(guò)程的重要資料，檔案管理的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用和需要，服務(wù)于社會(huì)，其作用極為顯著。在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也越來(lái)越被重視，也對(duì)其有了更高的要求，要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加快信息化進(jìn)程。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不健全

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理部門的工作人員包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)都不重視檔案管理，認(rèn)為能夠應(yīng)對(duì)外調(diào)、查崗即可，導(dǎo)致現(xiàn)在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式落后。即使我國(guó)在新時(shí)代出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行檔案的管理，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制的復(fù)雜性，在一些思想和管理方面有許多誤區(qū)，管理機(jī)制存在漏洞，導(dǎo)致在檔案的管理過(guò)程中容易出現(xiàn)紕漏。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，有關(guān)工作人員在這方面意識(shí)薄弱，認(rèn)知不足，認(rèn)為檔案管理工作就是保管檔案的事務(wù)性工作，輕視檔案管理工作，沒(méi)有執(zhí)行詳細(xì)的檔案管理制度要求。不了解自己工作的側(cè)重點(diǎn)，沒(méi)有在管理工作中投入自己的全部精力，對(duì)檔案管理的后續(xù)工作造成了一定影響。

（三）檔案管理硬件環(huán)境差

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員對(duì)檔案管理不夠重視，經(jīng)費(fèi)不足，檔案室的硬件設(shè)施不齊全，甚至部分單位都沒(méi)有專用的檔案室。另有事業(yè)單位檔案室狹小但檔案較多，只能堆積在一起，導(dǎo)致檔案混亂，影響檔案完整。另一方面，檔案保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不健全。部分單位未安裝監(jiān)控設(shè)施且沒(méi)有溫濕度檢測(cè)系統(tǒng)，可能會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變，這些都會(huì)影響檔案的完整性，為檔案保管工作帶來(lái)了隱患。

（四）檔案信息化水平低

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作提出了新的要求，就是運(yùn)用信息技術(shù)和科技手段進(jìn)行管理。現(xiàn)如今許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理還停留在過(guò)去的紙質(zhì)信息，已經(jīng)處在落后地位。另一方面，工作人員對(duì)信息化的管理無(wú)法接受，導(dǎo)致檔案管理信息化程度低。

二、如何抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作

（一）健全檔案管理制度

從前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和管理模式落后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理優(yōu)化的第一步就是健全完善管理制度。當(dāng)制度被完善后，管理工作才會(huì)更加順利地進(jìn)行。在健全制度過(guò)程中要依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，完善現(xiàn)有的規(guī)定，使檔案管理工作有序進(jìn)行。第一建立的規(guī)章制度必須合理且科學(xué)，要聯(lián)系實(shí)際，適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需求。第二規(guī)章制度必須具有實(shí)用性且可行性，最大程度上發(fā)揮制度的作用。第三要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，不可將制度作為擺設(shè)，要充分體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。還要建立相應(yīng)的監(jiān)督政策，定期檢查檔案的管理情況，起到良好的監(jiān)督作用，使工作人員更加重視且認(rèn)真地完成檔案管理工作，確保檔案的完整，避免出現(xiàn)無(wú)視制度的情況。另外，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過(guò)程中，每年要根據(jù)檔案的類別、重要程度進(jìn)行歸集，還可以在每年年末成立專門的考核小組，對(duì)檔案進(jìn)行抽查，監(jiān)督相關(guān)人員工作的完成情況，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)改進(jìn)，從而優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理。時(shí)代一直在進(jìn)步，只有不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行完善和創(chuàng)新，才能有效地抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

在一個(gè)單位中，檔案管理能有效保證單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行。為了使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理更加順利地進(jìn)行，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。增強(qiáng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重視程度，要從觀念上加強(qiáng)重視。鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從根本上認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，根據(jù)國(guó)家檔案管理工作的現(xiàn)狀和要求，再與本單位的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，建立明確的目標(biāo)，從各個(gè)方面重視檔案管理工作。還要提高檔案管理人員素質(zhì)，有意識(shí)地進(jìn)行檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，在此之外，還應(yīng)該多關(guān)心員工工作和生活情況，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理能否有序、高效地進(jìn)行，在很大程度上決于檔案管理工作人員。作為檔案工作人員，平時(shí)也要注重對(duì)自身專業(yè)水平進(jìn)行提高，通過(guò)網(wǎng)上學(xué)習(xí)了解、參加培訓(xùn)等各種方式，熟知檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，增強(qiáng)理論和實(shí)踐知識(shí)，努力掌握適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方法進(jìn)行科學(xué)管理，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。同時(shí)提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平，樹立正確的工作意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待每一天的管理工作，提高工作質(zhì)量與效率。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)也要在實(shí)踐中積極探索，不斷進(jìn)步，使檔案管理更加適應(yīng)社會(huì)的需要，為社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展提供更好的資源。

（三）保障檔案管理經(jīng)費(fèi)

為了使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作有序高效地進(jìn)行，在資源方面要加大投入。有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位，因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致政府撥給的資金用途發(fā)生偏移，沒(méi)有完全用在檔案管理上，對(duì)檔案管理工作的完成造成了很大影響，所以單位要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重要性，為檔案管理提供充足的資源。依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位應(yīng)該加大人力物力投入，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，配備專屬的檔案室。在硬件設(shè)施方面也要跟上時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問(wèn)題的出現(xiàn)。在確保每個(gè)單位都有檔案室的情況下，為各個(gè)檔案室裝上監(jiān)控設(shè)施和溫濕度監(jiān)測(cè)器，保證檔案的安全和完整。要更新檔案管理有關(guān)的設(shè)備，保證設(shè)備齊全，進(jìn)而保障數(shù)據(jù)的完整，檔案管理人員也要熟練地使用相關(guān)設(shè)備，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員為工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們可以熟練地使用相關(guān)設(shè)備，對(duì)其中的功能完全掌握，準(zhǔn)確完整的保存檔案，提高檔案管理的水平。

（四）加快檔案管理信息化進(jìn)程

隨著數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的到來(lái)，也對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提出了更高的要求。在檔案的整體管理上，依然要運(yùn)用到信息化技術(shù)。現(xiàn)在的檔案管理還停留在原來(lái)的紙質(zhì)化檔案，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)該將科學(xué)技術(shù)和檔案管理融合起來(lái)進(jìn)行工作，提高檔案工作的效率和水平，加快檔案管理信息化進(jìn)程。而且檔案信息化也可以提高辦公效率，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大部分的工作都是由人力完成，每天需要收集整理資料，有的還需要手寫摘抄，可能會(huì)有因字跡不清造成信息偏差，而且全部由人力完成，工作人員有很大的工作壓力，容易造成失誤，甚至?xí)斐蓹n案丟失的情況。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法非常復(fù)雜。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作與信息化技術(shù)融合實(shí)行后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作會(huì)從根本上變得簡(jiǎn)單，工作步驟會(huì)減少，檔案的整理收集變得更加簡(jiǎn)單，可以減少工作人員的壓力和失誤，提高工作效率。將信息技術(shù)融合到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，方便資源共享，傳統(tǒng)的檔案管理方法如果要查找一份檔案較為麻煩，需要工作人員逐個(gè)查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，可以將檔案編號(hào)分類儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，使檔案管理工作變得網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化。這樣檔案管理中的各項(xiàng)工作方能變得有序簡(jiǎn)單，上級(jí)只要有權(quán)限就可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)找到所需文件，快捷方便，實(shí)現(xiàn)了資源共享，有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性。

結(jié)論：綜上所述，抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作還有很長(zhǎng)一段路要走，管理人員必須強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，完善相應(yīng)的制度，嚴(yán)肅的執(zhí)行。應(yīng)與大數(shù)據(jù)結(jié)合，形成信息化管理，加快檔案管理信息化進(jìn)程，使檔案管理高效有序地進(jìn)行。

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