智慧校園背景下民辦高校檔案信息化建設(shè)研究

曲菁菁

摘 要：近幾年是信息科技快速發(fā)展的時(shí)代，越來(lái)越多的高校朝著智慧校園的方向逐漸建設(shè)和發(fā)展，社會(huì)校園的發(fā)展背景之下，運(yùn)用了較多云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式。采用信息化的檔案管理建設(shè)方案，推動(dòng)了高校信息資源和實(shí)體資源的有效銜接，為高校檔案管理現(xiàn)代化、智慧化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文章基于智慧校園的建設(shè)背景，討論高校檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)思路，希望提出的優(yōu)化策略可給高校檔案信息化建設(shè)提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校;檔案信息化建設(shè)

引言

智慧校園的管理模式主要采用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將高校的管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)深度融合起來(lái)，提出了智慧校園的構(gòu)建概念。在智慧校園的背景下，校檔案管理結(jié)合信息化的管理模式，體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)，將多樣化檔案信息資源作為管理的重要內(nèi)容，進(jìn)行智慧檔案資料的劃分。建立數(shù)據(jù)管理中心，做好資料備份工作，保障檔案資料的安全性，拓展了檔案管理的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

一、高校檔案信息化建設(shè)的基本條件內(nèi)容

智慧校園環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、全局的工程，規(guī)劃與設(shè)計(jì)工作涉及了多層次的工作內(nèi)容，在規(guī)劃中，需重點(diǎn)考慮這些基礎(chǔ)條件，才能進(jìn)一步完善檔案管理建設(shè)工作。

在設(shè)備層方面，主要是支持網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器配置、計(jì)算機(jī)軟硬件、存儲(chǔ)設(shè)備等。針對(duì)高校檔案工作的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求，應(yīng)當(dāng)自行選用面向前端的儀器。與一般的檔案信息化建設(shè)不同，在智慧校園的背景下，“智慧校園”的設(shè)備層不再是單純的購(gòu)買計(jì)算機(jī)和軟件，它要把信息服務(wù)的客體和主體聯(lián)系在一起，使設(shè)備層能夠?yàn)槠髽I(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)支持。

在感應(yīng)層方面，主要是利用物聯(lián)網(wǎng)的功能，它的具體操作就是將各種身份信息和信息采集裝置安裝到云端檔案室和離線檔案室中，通過(guò)傳感器、二維碼、攝像頭等手段，可以對(duì)整個(gè)檔案室進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)還可以對(duì)各種數(shù)據(jù)和事件進(jìn)行更大范圍的采集。感知層遍布智慧檔案庫(kù)的每一個(gè)角落，滲透到整個(gè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，以確保所有資料的安全、穩(wěn)定地傳遞。大學(xué)檔案工作是一個(gè)數(shù)據(jù)密集型的環(huán)境，而在智慧校園中，這種特性更加凸顯。

二、高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

檔案信息化管理是一個(gè)涉及多學(xué)科、多部門、多方面資料的綜合管理的系統(tǒng)工程。同時(shí)，隨著我國(guó)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，我國(guó)高等學(xué)校的檔案事業(yè)也得到了飛速的發(fā)展，從而推動(dòng)了我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)代化。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，我國(guó)高校的檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，并逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理，并不斷探索了新的電子文檔管理方式，取得了明顯的效果。

同時(shí)，我們也要清醒地認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前一些大學(xué)的檔案信息化建設(shè)還面臨著一些亟待解決的問(wèn)題：第一，檔案管理的基本工作沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作規(guī)范化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的先決條件。但是，目前許多大學(xué)對(duì)各種類型的文件都存在著不同程度的不兼容，而且檔案管理的基本工作也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范。二是由于數(shù)字化信息資源有限，沒(méi)有形成良好的檔案歸檔意識(shí)。大學(xué)的檔案信息化建設(shè)傾向于以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行數(shù)字化管理，只關(guān)注于紙質(zhì)檔案的掃描，很少注意到電子文檔的存檔與高效的管理。三是由于檔案技術(shù)規(guī)范、組織工作流程等方面的技術(shù)規(guī)范，沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展，所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)多為條目型數(shù)據(jù)庫(kù)，全文資料所占比重較小，僅能進(jìn)行單一的檢索和查詢，不能滿足不同的用戶需要。四是檔案從業(yè)人員的素質(zhì)不滿足要求。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須具備一定的專業(yè)技術(shù)和高素質(zhì)的人才。當(dāng)前，我國(guó)高校檔案工作存在著安全、保密意識(shí)不強(qiáng)、安全防范能力差等問(wèn)題。只有在服務(wù)器上安裝殺毒軟件，定期備份或設(shè)定存取權(quán)限，才能預(yù)防病毒感染，避免被入侵。而一旦出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失，將會(huì)帶來(lái)無(wú)法估計(jì)的后果。從當(dāng)前大學(xué)的情況來(lái)看，檔案管理部門缺少專業(yè)的檔案工作者，尤其是檔案資料處理方面的復(fù)合型人才，即使引進(jìn)了一些現(xiàn)代化的設(shè)備，卻沒(méi)有得到很好的利用。

三、高校檔案信息化建設(shè)路徑

1.深入現(xiàn)代化檔案體制改革

在現(xiàn)代檔案管理體制下，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化、信息化、智能化的發(fā)展，是高校發(fā)展和檔案管理工作能夠持續(xù)提升的必然要求。為此，高校要從檔案信息化入手，進(jìn)行綜合、規(guī)劃。從技術(shù)層面來(lái)說(shuō)，要充分研究物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并根據(jù)高校管理、師生和社會(huì)的實(shí)際需要，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，從而使智能檔案在建設(shè)的過(guò)程中逐步向系統(tǒng)化發(fā)展。形成一種整合的資源，從而使檔案的采集、管理和使用更加智能化。在構(gòu)建數(shù)據(jù)資源的過(guò)程中，不僅要激活數(shù)字化的檔案資源，更要深入挖掘其價(jià)值，并進(jìn)行深入的內(nèi)容剖析。要推進(jìn)檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，真正為智能檔案的建設(shè)提供有力的支持。

2.將智慧校園與檔案管理融合起來(lái)

目前，高校正在穩(wěn)步推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)，建設(shè)“信息化”檔案管理平臺(tái)。在資金和技術(shù)保障等方面，學(xué)校的發(fā)展受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。檔案信息化是智慧校園建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，利用智慧校園的各項(xiàng)便利加速智慧檔案館建設(shè)，同時(shí)還可獲得相應(yīng)的資金和政策紅利。要把檔案管理、服務(wù)共享平臺(tái)與校園信息門戶、自主傳播平臺(tái)等整合到智慧校園系統(tǒng)，比如在校園信息門戶、自主傳播平臺(tái)等方面，進(jìn)一步擴(kuò)大高校檔案的服務(wù)對(duì)象。

3.引入全新的信息檔案管理模式

目前，各地高校雖然大都已實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化傳輸和網(wǎng)絡(luò)化，但是在綜合業(yè)務(wù)的應(yīng)用以及檔案服務(wù)與利用的開發(fā)上，仍然缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。在這一點(diǎn)上，國(guó)外的檔案館也有類似的情況。為此，我國(guó)高校檔案館必須積極探索、創(chuàng)新檔案管理方法和管理思想，積極與各有關(guān)單位進(jìn)行交流，借鑒國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、理論，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。要加強(qiáng)對(duì)智能圖書館、智能檔案館的基礎(chǔ)理論和相關(guān)學(xué)科的研究，逐步完善其理論支持;而在實(shí)際工作中，要充分借鑒智慧校園、智慧城市建設(shè)中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，利用智慧校園的便利，獲取師生的檔案需求。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，在智慧校園的發(fā)展背景之下，高校檔案信息畫建設(shè)已經(jīng)是目前的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，需要了解檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且不斷優(yōu)化建設(shè)的方案和思路，創(chuàng)新現(xiàn)有的信息化建設(shè)模式，推動(dòng)學(xué)校持續(xù)性發(fā)展。

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本文系黑龍江東方學(xué)院一般項(xiàng)目《民辦高校檔案信息化與智慧校園建設(shè)研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：HDFKY200205）及黑龍江省高等院校檔案學(xué)會(huì)研究項(xiàng)目《高校檔案與校園文化建設(shè)》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：HGDK2020-21）階段性成果。