專(zhuān)業(yè)年鑒的項(xiàng)目流程管理研究

崔開(kāi)麗

[摘要]要想構(gòu)建與完善專(zhuān)業(yè)年鑒的結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定與提升其編校質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一，就需要年鑒編輯部與主辦方、供稿單位統(tǒng)籌協(xié)同和密切配合，統(tǒng)一進(jìn)行流程優(yōu)化，精確定位出版的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，確保年鑒的出版時(shí)間，并監(jiān)督和控制質(zhì)量，從而保證年鑒內(nèi)容的權(quán)威性和科學(xué)性，使年鑒常編常新。

[關(guān)鍵詞]專(zhuān)業(yè)年鑒;項(xiàng)目管理;流程控制;質(zhì)量控制

權(quán)威的專(zhuān)業(yè)年鑒是記錄各行業(yè)工作基本狀況的大型資料性工具書(shū)，是行業(yè)從業(yè)人員和相關(guān)研究人員從事專(zhuān)業(yè)工作必須倚重的資料。專(zhuān)業(yè)年鑒的出版過(guò)程環(huán)節(jié)繁多，項(xiàng)目囊括范圍廣泛，且基于年鑒一年一鑒的規(guī)律性，其出版時(shí)間的安排和內(nèi)容的統(tǒng)籌必須妥善有序，各環(huán)節(jié)緊扣且資源集中?？梢?jiàn)，專(zhuān)業(yè)年鑒的編輯出版過(guò)程在一定程度上可以作為項(xiàng)目進(jìn)行流程管理，其與項(xiàng)目管理流程極具契合性。

一、專(zhuān)業(yè)年鑒與項(xiàng)目流程管理的契合

按照《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典（第7版）》的解釋?zhuān)觇b即匯集截至出版年為止（著重最近一年）的各方面或某一方面的情況、統(tǒng)計(jì)等資料的工具書(shū)，逐年出版，其一般分為綜合性年鑒和專(zhuān)業(yè)性年鑒。文章以專(zhuān)業(yè)年鑒為研究切入口，嘗試進(jìn)行理論和實(shí)踐的創(chuàng)新，以期為專(zhuān)業(yè)年鑒的編輯出版提供參考。

專(zhuān)業(yè)年鑒是年度各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域各方面情況的資料性文獻(xiàn)，具有年鑒的普遍屬性，即“系統(tǒng)性、記述性、區(qū)域性或?qū)I(yè)性、全面性、年度性、資料性”[1]。專(zhuān)業(yè)年鑒一般由權(quán)威機(jī)構(gòu)主辦，在權(quán)威機(jī)構(gòu)的組織和協(xié)調(diào)下，建立年鑒編輯部，組建供稿單位，確定特約編輯和編輯出版，其從工作流程到人員配備以專(zhuān)業(yè)性為依托和統(tǒng)領(lǐng)。

專(zhuān)業(yè)年鑒的出版是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要積極地將各行業(yè)廣泛運(yùn)用的項(xiàng)目管理方法落實(shí)于其出版過(guò)程。從項(xiàng)目管理目標(biāo)的分解到項(xiàng)目時(shí)間的控制，再到項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，最后到項(xiàng)目?jī)?nèi)容的質(zhì)量控制，專(zhuān)業(yè)年鑒出版的各個(gè)環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)控制、優(yōu)化流程，確保年鑒的專(zhuān)業(yè)性及其實(shí)施的完整性、延續(xù)性。從現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)角度出發(fā)，項(xiàng)目根據(jù)目標(biāo)可劃分為一系列的階段，通過(guò)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)或者復(fù)合化的知識(shí)和方法，靈活地管理和整合各項(xiàng)資源，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)定的目標(biāo)，并再校驗(yàn)?zāi)繕?biāo)和結(jié)果之間的差距，為下一周期的項(xiàng)目目標(biāo)輸入新的參考元素，使自身不斷規(guī)范、創(chuàng)新。項(xiàng)目的生命周期包括不同階段、不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。簡(jiǎn)言之，專(zhuān)業(yè)年鑒的出版任務(wù)繁重、工序繁多，與項(xiàng)目管理存在不少契合之處。因此，筆者認(rèn)為，借鑒項(xiàng)目管理的理論和實(shí)踐，能夠有效實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)年鑒的質(zhì)量控制，并能把控年鑒的出版項(xiàng)目?jī)?nèi)容與時(shí)間進(jìn)度，促進(jìn)其高質(zhì)量出版。

二、專(zhuān)業(yè)年鑒的標(biāo)準(zhǔn)化流程控制

項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)是項(xiàng)目階段的劃分。每一個(gè)項(xiàng)目需要根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，按照準(zhǔn)備、實(shí)施、收尾三個(gè)階段，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況和限制條件，進(jìn)行精準(zhǔn)的階段細(xì)分，優(yōu)化項(xiàng)目流程。基于此，文章通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)年鑒項(xiàng)目實(shí)施階段的劃分，界定專(zhuān)業(yè)年鑒出版的項(xiàng)目流程模塊，以期對(duì)其他年鑒出版的項(xiàng)目控制提供參考。

（一）準(zhǔn)備階段的流程與節(jié)點(diǎn)—重視供稿單位的配合

要想專(zhuān)業(yè)年鑒的出版有條不紊，年鑒編輯部就必須在準(zhǔn)備階段做好相關(guān)統(tǒng)籌。一般在每年年初，年鑒編輯會(huì)議召開(kāi)，啟動(dòng)該年度專(zhuān)業(yè)年鑒工作。年鑒編輯會(huì)議基本由年鑒主管單位組織召開(kāi)，會(huì)議內(nèi)容主要總結(jié)上一年度年鑒的得失，同時(shí)召集各供稿單位的負(fù)責(zé)人就新一年度年鑒工作的開(kāi)展提出意見(jiàn)與建議，并根據(jù)各行業(yè)的形勢(shì)變化以及各單位的工作開(kāi)展情況，針對(duì)專(zhuān)業(yè)年鑒的欄目設(shè)置、內(nèi)容選擇、編校質(zhì)量等方面，探討更適合專(zhuān)業(yè)年鑒發(fā)展的具體方案。

約稿是年鑒編撰工作的中心環(huán)節(jié)。約稿包括準(zhǔn)備約稿函、年鑒大綱、編輯規(guī)范要求等內(nèi)容，年鑒編輯部需要盡快向供稿單位發(fā)出約稿文件。每年的約稿內(nèi)容既有常規(guī)設(shè)置，又富有變化。約稿文件的準(zhǔn)備則是年鑒整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)端，通過(guò)對(duì)上一年度專(zhuān)業(yè)年鑒的總結(jié)，明確新一年度的年鑒大綱設(shè)置以及供稿單位的工作職能，經(jīng)過(guò)積極籌備形成正式約稿文件。

同時(shí)，該準(zhǔn)備流程需要供稿單位積極配合。供稿單位是年鑒內(nèi)容的提供方，明確供稿單位的任務(wù)分工，明晰年鑒出版的重點(diǎn)，才能確保年鑒出版工作順利開(kāi)展。在一般情況下，供稿單位較為穩(wěn)定，但供稿單位的聯(lián)系人員會(huì)有變動(dòng)，且各年度年鑒收集的流程也存在差異，無(wú)法避免暫時(shí)沒(méi)有明確供稿單位的特約編輯，以及不同的人所提交稿件的習(xí)慣、文風(fēng)不同等特殊情形。因此，在約稿過(guò)程中，年鑒編輯部需要不斷摸索新的方式，探求更有效率的工作方法。例如，近幾年，“年鑒的微信工作群”建立，輔助了傳統(tǒng)郵件、電話(huà)溝通等聯(lián)系方式，促進(jìn)了年鑒出版工作的開(kāi)展。目前，不少專(zhuān)業(yè)年鑒采取發(fā)公函的形式傳送約稿文件，使供稿單位做好工作歸口管理，較好地提升約稿的效率和質(zhì)量。值得注意的是，年鑒供稿工作并非每個(gè)供稿單位的必要工作，因此，年鑒編輯部應(yīng)盡量將年鑒約稿工作做到細(xì)致、體貼。除了發(fā)送約稿函和編撰要求，年鑒編輯部還要進(jìn)一步分解約稿的欄目，羅列每個(gè)欄目的具體要求，制作約稿清單和明細(xì)。這樣做是為了對(duì)年鑒出版進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管控，明確各供稿單位的內(nèi)容設(shè)置，節(jié)省供稿單位信息篩選的時(shí)間和精力，提高約稿效率。此外，年鑒編輯部也要及時(shí)跟進(jìn)供稿單位對(duì)照約稿明細(xì)所提供的資料，為后續(xù)的年鑒出版工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）實(shí)施階段的流程與節(jié)點(diǎn)—協(xié)調(diào)多方打好質(zhì)量戰(zhàn)

年鑒的實(shí)施階段主要指稿件進(jìn)入編輯出版流程。整個(gè)實(shí)施階段需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)揮積極的協(xié)調(diào)作用，整體把握項(xiàng)目，調(diào)配各方力量，積極投入年鑒的出版流程，確保年鑒內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性。

在約稿后，年鑒編輯部需要定時(shí)通過(guò)郵件、電話(huà)、微信等多種方式跟進(jìn)稿件情況，了解各供稿單位稿件準(zhǔn)備的進(jìn)度。即使年鑒的體例相對(duì)穩(wěn)定，供稿單位也基本穩(wěn)定，年鑒編輯部也需要持續(xù)地關(guān)注稿件情況，隨時(shí)爭(zhēng)取供稿單位的配合與支持。在年鑒稿件齊全后，年鑒編輯部需要對(duì)稿件進(jìn)行“三審三?！?，嚴(yán)格把好出版質(zhì)量關(guān)。需要注意的是，專(zhuān)業(yè)年鑒一般是由主管單位作為統(tǒng)籌單位來(lái)開(kāi)展工作的。在整個(gè)出版流程中，除了與主管單位進(jìn)行請(qǐng)示與溝通，年鑒編輯部還必須在年鑒審校結(jié)束時(shí)，根據(jù)稿件情況撰寫(xiě)送審說(shuō)明，提請(qǐng)主管單位需要重點(diǎn)審核的內(nèi)容。一般主管單位會(huì)從全行業(yè)的發(fā)展角度進(jìn)行審核，把握專(zhuān)業(yè)年鑒的政治方向，并提出具體意見(jiàn)。對(duì)此，年鑒編輯部要積極落實(shí)主管單位的意見(jiàn)，同時(shí)征求各供稿單位的意見(jiàn)，并調(diào)整稿件，最后待主管單位確認(rèn)書(shū)稿無(wú)誤后才能付印。在年鑒的出版過(guò)程中，年鑒編輯部還要確保年鑒的客觀性和專(zhuān)業(yè)性，避免年鑒收錄一些主觀性論述，甚至夾雜隱性或者顯性廣告，從而有損專(zhuān)業(yè)年鑒的專(zhuān)業(yè)性和權(quán)威性。2F1CE5E3-C52A-4145-84F2-80C627972B8A

（三）收尾階段的流程及節(jié)點(diǎn)—細(xì)節(jié)決定成敗

年鑒的收尾階段主要包括年鑒樣書(shū)發(fā)放、稿費(fèi)統(tǒng)計(jì)分發(fā)及營(yíng)銷(xiāo)。其中前兩項(xiàng)工作一般由專(zhuān)人統(tǒng)一跟進(jìn)與處理。需要注意的是，年鑒收尾階段的所有工作需要年鑒編輯部從細(xì)處著手，增強(qiáng)供稿單位的出版服務(wù)體驗(yàn)，進(jìn)一步維系與供稿單位的良好合作關(guān)系。但是，鑒于年鑒編輯出版的傳統(tǒng)運(yùn)作模式，年鑒編輯部大多以印制完成提交至主管單位為年鑒出版流程的結(jié)束。然而，專(zhuān)業(yè)年鑒作為工具書(shū)也擁有一定數(shù)量的需求者，做好專(zhuān)業(yè)年鑒的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和推廣，精準(zhǔn)定位目標(biāo)讀者，才能發(fā)揮專(zhuān)業(yè)年鑒的出版價(jià)值。因此，年鑒編輯部應(yīng)當(dāng)將年鑒出版工作延伸至發(fā)行環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)年鑒的社會(huì)價(jià)值，助力行業(yè)的發(fā)展。

專(zhuān)業(yè)年鑒的出版過(guò)程積極汲取項(xiàng)目管理的精華，從流程優(yōu)化的角度來(lái)看，年鑒根據(jù)具體情況設(shè)計(jì)不同階段、不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有助于對(duì)年鑒的質(zhì)量控制提出明確要求，提高專(zhuān)業(yè)年鑒編輯出版的工作效率。

三、專(zhuān)業(yè)年鑒的質(zhì)量控制

（一）欄目的穩(wěn)定和優(yōu)化

專(zhuān)業(yè)年鑒內(nèi)容質(zhì)量存在的突出問(wèn)題：一是內(nèi)容單薄，表現(xiàn)形式單一;二是內(nèi)容結(jié)構(gòu)不合理，記述重點(diǎn)不突出;三是條目編寫(xiě)不夠規(guī)范[2]。該觀點(diǎn)較為準(zhǔn)確地闡釋了專(zhuān)業(yè)年鑒內(nèi)容質(zhì)量的結(jié)構(gòu)性通病。專(zhuān)業(yè)年鑒的欄目設(shè)置就是其“骨架”，要保證欄目設(shè)置的穩(wěn)定和內(nèi)容的正確，體現(xiàn)完整性和關(guān)聯(lián)性，年鑒既要具有反映各行業(yè)年度發(fā)展變化的綜合性、全面性的概述，又要具有預(yù)測(cè)性的理論前瞻，做到結(jié)構(gòu)合理、重點(diǎn)突出、詳略得當(dāng)，還要注重?cái)?shù)據(jù)、條目的延續(xù)性和可比對(duì)性。

同時(shí)，專(zhuān)業(yè)年鑒的欄目設(shè)置應(yīng)盡量不大幅度地修改體例，避免所有的信息失去參照值。為了適應(yīng)行業(yè)發(fā)展，回應(yīng)社會(huì)的需求，年鑒編輯部需要與年鑒主管單位以及各供稿單位積極溝通，在大欄目的小分支上進(jìn)行內(nèi)容整合或者增加小分支板塊。此外，在每年的年鑒編輯會(huì)議上，主管單位會(huì)從行業(yè)大局的發(fā)展方面對(duì)專(zhuān)業(yè)年鑒的欄目設(shè)置提供專(zhuān)業(yè)指引，各供稿單位也會(huì)從實(shí)際可行性方面對(duì)專(zhuān)業(yè)年鑒給出切實(shí)意見(jiàn)，為專(zhuān)業(yè)年鑒的出版奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）編校質(zhì)量的保障和提升

編校質(zhì)量是圖書(shū)的生命線(xiàn)。近幾年，國(guó)家新聞出版署越來(lái)越重視圖書(shū)編校質(zhì)量，每年都組織開(kāi)展圖書(shū)質(zhì)量管理的專(zhuān)項(xiàng)工作，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督與檢查。專(zhuān)業(yè)年鑒需要較多的人力和物力合作完成，其編制出版遵循木桶原理[3]。年鑒的編校質(zhì)量主要指編輯、供稿人員和校對(duì)人員對(duì)年鑒“血肉”即內(nèi)容進(jìn)行“調(diào)理”，通過(guò)“三審三?！?，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，降低差錯(cuò)率，保證年鑒的專(zhuān)業(yè)性與權(quán)威性，并從流程管理和人員配備等方面保障其出版。

年鑒編輯部要緊緊圍繞國(guó)家新聞出版署對(duì)圖書(shū)出版編校質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)和要求，緊跟專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，在科學(xué)收稿的前提下，采取多項(xiàng)措施，保證專(zhuān)業(yè)年鑒的編校質(zhì)量。第一，年鑒編輯部要從源頭上把控專(zhuān)業(yè)年鑒的稿件質(zhì)量，與各供稿單位密切溝通，保證稿件的準(zhǔn)確性。最為重要的是，年鑒收錄的文章要具有專(zhuān)業(yè)代表性，不能傳播與各行業(yè)專(zhuān)業(yè)年鑒不相關(guān)的內(nèi)容。第二，年鑒編輯部應(yīng)組建穩(wěn)定而強(qiáng)有力的編輯隊(duì)伍，加強(qiáng)年鑒出版的“三審三?！薄＞庉嬓枰獡碛幸欢ǖ木幾?jīng)驗(yàn)，具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)學(xué)科背景，熟悉專(zhuān)業(yè)年鑒的體例結(jié)構(gòu)、編撰要求和特定術(shù)語(yǔ)。同時(shí)，年鑒編輯部應(yīng)就專(zhuān)業(yè)年鑒內(nèi)容的編校規(guī)范實(shí)行“臺(tái)賬”管理制，及時(shí)針對(duì)每年年鑒出版遇到的共性問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，并定期對(duì)編輯隊(duì)伍進(jìn)行編校內(nèi)容的培訓(xùn)，更新年鑒內(nèi)容的編校規(guī)范，使編輯的編校工作有章可循。此外，年鑒編輯部還應(yīng)積極發(fā)揮主編、副主編的能動(dòng)性，組織多方力量對(duì)年鑒的內(nèi)容質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。第三，年鑒的主管單位應(yīng)做好組織協(xié)調(diào)工作，尤其側(cè)重對(duì)年鑒的整體架構(gòu)提出意見(jiàn)和建議，使年鑒的出版質(zhì)量得到進(jìn)一步提升?？傊?，專(zhuān)業(yè)年鑒編校質(zhì)量的保障和提升需要多方力量共同努力。

（三）封面設(shè)計(jì)的包裝和加持

圖書(shū)的封面設(shè)計(jì)是圖書(shū)的形象包裝，是讀者對(duì)圖書(shū)感知的最直觀印象。圖書(shū)封面設(shè)計(jì)作為視覺(jué)形象，需要具有一定的視覺(jué)沖擊力，滿(mǎn)足對(duì)圖書(shū)內(nèi)容的形象表達(dá)，引起讀者的心理共鳴。

目前，出版行業(yè)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，專(zhuān)業(yè)年鑒的出版也必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，其封面設(shè)計(jì)需要具有專(zhuān)業(yè)意識(shí)和精品意識(shí)，不能忽視專(zhuān)業(yè)性的體現(xiàn)。其開(kāi)本的選擇和封面的裝幀設(shè)計(jì)存在一些約定俗成的做法。在市面上，可見(jiàn)的專(zhuān)業(yè)年鑒基本采用185mm×260mm的成品尺寸，由于專(zhuān)業(yè)年鑒內(nèi)容較多，字?jǐn)?shù)也相應(yīng)較多，所以采用此開(kāi)本形式能體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)年鑒的厚重性和專(zhuān)業(yè)性。同時(shí)，專(zhuān)業(yè)年鑒作為案頭翻閱用書(shū)，具有工具書(shū)性質(zhì)，其封面裝幀應(yīng)采取精裝形式，且年鑒一年出版一冊(cè)，其設(shè)計(jì)風(fēng)格不應(yīng)過(guò)于花哨，要具有規(guī)模性和體系性。此外，專(zhuān)業(yè)年鑒的封面主要設(shè)計(jì)元素和顏色都應(yīng)以穩(wěn)重和端莊為考量，選取與各專(zhuān)業(yè)產(chǎn)生共鳴的色調(diào)和設(shè)計(jì)元素;其書(shū)脊要突出年度設(shè)計(jì)，既具有明顯的區(qū)分度，又體現(xiàn)整體風(fēng)格一致性和專(zhuān)業(yè)性。例如，《中國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)年鑒》封面設(shè)計(jì)主要選取每年十大科技事件的關(guān)鍵圖片，凸顯該年鑒的科技感和創(chuàng)新性。

四、結(jié)語(yǔ)

專(zhuān)業(yè)年鑒的編輯出版工作涉及面廣、出版流程長(zhǎng)。在實(shí)踐中，專(zhuān)業(yè)年鑒出版要利用項(xiàng)目流程管理的有效工作方法，保證年鑒的按時(shí)保質(zhì)出版，并進(jìn)一步提升內(nèi)容質(zhì)量，各方需要從以下幾方面努力。第一，同心協(xié)力。年鑒編輯部要建設(shè)年鑒編輯工作編委會(huì)，從組織上保障年鑒出版工作的主動(dòng)性，爭(zhēng)取主管單位和相關(guān)部門(mén)的大力支持。第二，良好的運(yùn)作機(jī)制。年鑒編輯部要將項(xiàng)目管理流程的方式方法融入專(zhuān)業(yè)年鑒的工作出版機(jī)制，緊扣年鑒編輯出版工作日程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，精確劃分工作階段，充分優(yōu)化資源配置，按時(shí)完成各階段的工作任務(wù)。第三，細(xì)致工作、密切配合。各供稿單位需要做好大量細(xì)致有效的供稿工作。只有這樣，專(zhuān)業(yè)年鑒才能履行好記載各行業(yè)年度常規(guī)工作的職責(zé)，突出相關(guān)行業(yè)的年度大事、要事和新事，為各行業(yè)相關(guān)實(shí)踐發(fā)揮指導(dǎo)作用，實(shí)現(xiàn)并擴(kuò)大專(zhuān)業(yè)年鑒的社會(huì)效益。

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