檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)和能力培養(yǎng)機制研究

趙曦

摘 要：隨著社會發(fā)展以及科技的進步，檔案在各行各業(yè)中的作用愈發(fā)顯著，檔案管理工作的重要性也日益突出。檔案管理是一項集系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性于一體的工作，目前各行各業(yè)深知檔案管理工作的重要性，也對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)以及能力提出了新要求，力求做到與時俱進并且符合當代社會的發(fā)展。本文就當前檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)展開討論，分析檔案管理人員在工作中存在的問題，并對檔案管理從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)以及能力培養(yǎng)的策略進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員;職業(yè)素質(zhì);能力

隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展以及人們生活水平的不斷提高，檔案在實際生活中的作用日益凸顯，也使得社會對檔案管理工作的要求越來越高。除此以外，現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展也使檔案管理工作進入了新階段，網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化管理成為必然，檔案信息的資源共享也變得愈發(fā)簡單。在此背景下，檔案管理人員的工作將會面臨前所未有的挑戰(zhàn)，如何才能在信息時代做好檔案管理相關(guān)工作，確保檔案管理能夠符合時代需求，并采取有效措施，提高檔案管理的有效性，這是當下檔案管理人員需要思考的問題。而要解決這些問題，必須要從檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及能力著手，探索職業(yè)素養(yǎng)提升的有效途徑，進一步強化檔案管理人員的工作能力，如此才能提高檔案管理工作效率。

一、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)現(xiàn)狀

所謂檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，是指檔案管理人員在從事檔案管理相關(guān)工作所需要具備的素質(zhì)以及修養(yǎng)。隨著社會進步，各種職業(yè)為人們提供了生存的基本條件，而要從事這些職業(yè)，就必須要有基本的職業(yè)素養(yǎng)，如此才能夠更好地完成相關(guān)工作。通常情況下，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)分為七個部分，分別為思想政治素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)技能素養(yǎng)、科技文化素養(yǎng)、人際交往素養(yǎng)、生理心理素養(yǎng)以及學(xué)習(xí)創(chuàng)新素養(yǎng)。這七大素養(yǎng)是檔案管理人員高效完成相關(guān)工作重要支撐，也是社會對于該崗位人才的基本要求。對于檔案管理人員來說，職業(yè)素養(yǎng)會直接影響到檔案管理工作效率，也會對管理工作質(zhì)量以及水平產(chǎn)生一定影響。

隨著社會各界對于檔案管理工作重視程度的提高，越來越多專業(yè)檔案管理人員走上了工作崗位，這部分人員有足夠的知識儲備，擁有專業(yè)且系統(tǒng)的檔案學(xué)知識，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)也非常了解，能夠熟練運用自己學(xué)習(xí)的知識來完成檔案管理工作。由于這部分人員較為年輕，因此他們更容易適應(yīng)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，也能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理技術(shù)進行融合，更適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理運作模式。除去這部分專業(yè)人員以外，檔案管理從業(yè)人員也有不少是通過轉(zhuǎn)崗或是兼職的形式到崗，這部分人員由于沒有進行系統(tǒng)的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，因此業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的情況比比皆是，加之年齡較大，對于先進技術(shù)的接收能力較弱，難以滿足現(xiàn)代化的檔案管理需求，使檔案管理工作的發(fā)展受到一定阻礙。因此，就目前情況來看，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)提高勢在必行，這也是檔案管理工作進一步發(fā)展的重要因素，更是發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵所在。

二、檔案管理人員工作中存在的問題

在新的背景條件下，檔案管理人員的工作也有了新要求，以往的檔案管理工作模式難以與時代相匹配，也難以順應(yīng)社會的發(fā)展，使檔案的重要作用難以發(fā)揮，給檔案管理工作的開展帶來阻礙，嚴重影響相關(guān)工作的正常進行。作為檔案管理工作人員，除了要認真執(zhí)行黨和國家的方針政策以外，還需要刻苦學(xué)習(xí)各項專業(yè)知識，提高思想政治水平以及業(yè)務(wù)能力水平，才能更好地完成工作?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，檔案管理工作必然要依托于先進技術(shù)，以此提高工作效率，但如今，不少檔案管理人員出現(xiàn)工作熱情缺失、學(xué)習(xí)懈怠、創(chuàng)新不足等情況，嚴重影響工作的正常運行，也對工作模式的創(chuàng)新產(chǎn)生阻礙。

1.職業(yè)技能缺失，能力缺乏

當下，檔案管理相關(guān)工作人員多數(shù)是兼職或者轉(zhuǎn)崗人員，而且年齡結(jié)構(gòu)相對失衡，多數(shù)人員年紀較大，這與檔案管理工作發(fā)展有莫大的關(guān)系。這部分檔案管理職工的業(yè)務(wù)技能多數(shù)是以傳幫帶的形式獲得，并沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此他們的職業(yè)能力水平相對低下，技能也有所缺失。實際上，如今多數(shù)企事業(yè)單位也意識到了人才引進的重要性，開始引入高學(xué)歷人才去完成檔案管理相關(guān)工作，不少高等院校的人才并非來自檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)，雖然有比較強的學(xué)習(xí)能力，但由于非專業(yè)畢業(yè)，因此到工作崗位以后，難免會出現(xiàn)力不從心的情況，也不能夠?qū)⑺鶎W(xué)用于工作之中。這部分人員只能從頭學(xué)習(xí)，加之原有崗位人員的專業(yè)技能不足，在如此環(huán)境下無基礎(chǔ)學(xué)習(xí)，只會讓這部分人員朝著非專業(yè)化的方向越走越遠，與實際的檔案管理崗位需求嚴重脫節(jié)。除此以外，對于引進檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)的學(xué)生來說，職業(yè)技能也有所缺失，當下我國檔案專業(yè)的教學(xué)課程設(shè)置存在不少問題，更加專注于理論上的教學(xué)，對于學(xué)生的實踐性學(xué)習(xí)并不重視，導(dǎo)致學(xué)生知識結(jié)構(gòu)相對單一，且所學(xué)技能無法滿足當今時代對檔案管理相關(guān)工作的需求。在新時代背景下，檔案管理工作對于相關(guān)崗位人員的要求更高，專業(yè)技能的缺失會為工作帶來更多麻煩，沒有專業(yè)知識儲備的職工在工作中也會感到更加吃力，難以勝任檔案管理相關(guān)工作，工作熱情也會逐漸消失，最終影響到工作的順利進行。

2.工作激情缺失，熱情不足

工作熱情對于一項事業(yè)的發(fā)展來說尤為重要，但是檔案管理工作相對來說較為煩瑣，而且多數(shù)為重復(fù)性工作，在付出大量時間以及人力資源成本以后，所取得的成績和效果也不能立刻顯現(xiàn)，因此很多時候檔案管理相關(guān)人員在該崗位工作伊始或許會信心滿滿，但隨著時間的推移以及工作的重復(fù)度越來越高，他們也會出現(xiàn)失去工作激情情況，這也是常說的“職業(yè)倦怠”。檔案管理相關(guān)工作的單調(diào)性、重復(fù)性會使得這種情況更加嚴重，相關(guān)員工極易產(chǎn)生“職業(yè)倦怠”的情況，缺乏工作熱情，一旦出現(xiàn)，將會對其心理和生理造成影響，進而對工作的正常進行產(chǎn)生阻礙。從認知上來看，從業(yè)人員之所以會出現(xiàn)缺乏工作激情的情況，多數(shù)是因為對崗位認知不足，認為自己的工作地位低下，沒有任何意義和價值，每天做的事情都是重復(fù)性的工作，煩瑣且無關(guān)緊要，難以對自己的職業(yè)產(chǎn)生認同感和成就感，因此對工作的激情也會逐漸消磨殆盡，甚至?xí)霈F(xiàn)工作拖拉以及不認真細致的情況，嚴重影響工作的正常進行。7A49B570-D97A-43E1-9482-EE8A66FC3087

3.學(xué)習(xí)精神缺失，工作被動

隨著時代的變遷，各種新興技術(shù)的興起使得檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)，因此要求檔案管理人員必須要牢抓學(xué)習(xí)關(guān)，積極提升自己的專業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)新的知識，以此適應(yīng)新時代對崗位的需求。而實際上，由于檔案管理人員構(gòu)成等種種原因，從事檔案管理相關(guān)人員依然偏向于固守傳統(tǒng)檔案管理工作的需求，依照以往的檔案管理模式進行工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式固然有其優(yōu)勢，但是任何工作都需要緊跟時代步伐，缺乏學(xué)習(xí)精神的人多數(shù)為了貪圖便利而選擇沿用以往的工作方式，如此只會讓工作脫離時代發(fā)展，讓實際工作時時處于被動局面，并造成工作落后。

4.創(chuàng)新精神缺失，得過且過

檔案管理是日新月異的，也是緊跟時代步伐的，不創(chuàng)新就意味著會被時代淘汰。但是，當下不少的檔案管理人員認為創(chuàng)新是別人的事，而自己只需要遵循守則，得過且過的思想非常嚴重，這嚴重阻礙檔案管理工作的開展。新時期的檔案管理工作不再是以往的接收、整理與保管那么簡單，而是需要學(xué)會利用高科技手段以及現(xiàn)代化知識對檔案進行管理，只有不斷地創(chuàng)新管理模式，才能夠向社會提供最優(yōu)值的服務(wù)。實際上，如今多數(shù)檔案管理人員的受教育程度參差不齊，不少人員都屬于繼續(xù)教育模式培養(yǎng)的專職人員，自身所儲備的檔案管理相關(guān)知識不足，更多的只是當作謀生的方式，缺乏職業(yè)認同感，因此他們對于自己的崗位沒有更深入地認識，更偏向于得過且過，不求有功，但求無過的思想極為嚴重，工作創(chuàng)新更是成為空談。

三、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和能力培養(yǎng)策略

1.把好入口，提升專業(yè)技能

為了進一步提高檔案管理工作效率，提高從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)以及能力，必須要做好從業(yè)人員入職的相關(guān)工作。檔案管理相關(guān)部門需要規(guī)范檔案管理從業(yè)人員的準入規(guī)則，要設(shè)立一定的門檻，把好崗位入口，從根源解決職業(yè)素養(yǎng)問題。新的從業(yè)者應(yīng)當是本專業(yè)或者是相近專業(yè)的專業(yè)人員，而轉(zhuǎn)崗人員也應(yīng)當經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，并且獲得相應(yīng)的職業(yè)資格證書，方可從事檔案管理。檔案管理部門在員工新入職時，應(yīng)當做好崗前培訓(xùn)相關(guān)工作，其中包括相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，以《檔案法》為基準，學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識，也需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)以及其他學(xué)科的專業(yè)知識，進一步完善從業(yè)者的知識結(jié)構(gòu)，讓其充分認識到檔案管理的重要性，并且具備一定的檔案管理能力。在入職以后，部門應(yīng)當定期舉辦培訓(xùn)活動，并且組織職工參加專業(yè)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)活動，同時要積極組織企事業(yè)各單位間的交流活動，探索檔案管理的先進技術(shù)以及更好的管理辦法。相關(guān)部門要出臺政策，鼓勵從業(yè)人員不斷進修，提升自己的專業(yè)技能，促進從業(yè)者自身素質(zhì)的全面提升。

2.恰當激勵，營造競爭工作氛圍

就檔案管理從業(yè)人員角度看，如果上級賞罰分明，工作環(huán)境舒適，晉升空間充足且福利待遇良好，那么在工作中也會更有動力。因此，檔案管理部門需要建立合理的績效評定規(guī)則，要做到賞罰分明?？冃Э荚u的主要內(nèi)容要與崗位職責以及工作目標一致，重點在于崗位職責的考核以及工作成績的考核?？己顺煽兛梢园幢壤M行匯總，分為日?？己?、月度考核、季度考核以及年度考核等。依照人力資源管理的相關(guān)理論，推動人們努力工作的最主要動機依然是回報，而績效考核的結(jié)果也需要與回報掛鉤，這對于檔案管理人員在工作崗位的成長以及發(fā)展來說至關(guān)重要。

考核人員必須要及時將考核結(jié)果反饋給對應(yīng)的負責人，對于從業(yè)人員的優(yōu)點，要給予充分肯定，要給出實例作為補充，不可空談，這對其他職員有激勵作用。除此以外，對于職員存在的缺點以及不足之處，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要明確指出，同時還要了解問題的原因，要認真聽取職員對工作狀態(tài)改進的看法，也要傾聽職員對于自己工作能力以及工作方法等的想法，對于有利于工作發(fā)展的建議，可以適當采納?？己私Y(jié)果要與獎懲制度掛鉤，也要與職位晉升以及薪資調(diào)整掛鉤，充分體現(xiàn)多勞多得，有付出就有收獲的原則，要打破原有僵化的用人管理模式，利用激勵機制與考評機制配套施行，在本部門內(nèi)創(chuàng)建良好的競爭環(huán)境，充分調(diào)動崗位從業(yè)人員的工作積極性，只有如此，才能夠讓檔案管理工作進入合理軌道，才能進一步提升檔案管理人員的自信心。

3.增強素質(zhì)，提高職業(yè)道德素養(yǎng)

職業(yè)道德素養(yǎng)并非一朝一夕可以養(yǎng)成，而是會受到周遭環(huán)境的影響而改變，因此增強職工素質(zhì)，提高職業(yè)道德素養(yǎng)必須要從環(huán)境著手，良好的工作環(huán)境不僅能夠凝聚工作人員的心，還能夠塑造合格的檔案管理人員，更能夠進一步推動檔案管理工作的良性發(fā)展。檔案管理人員要做好相關(guān)工作，扎實牢靠的專業(yè)技能是必需的，但是日常工作中養(yǎng)成的職業(yè)道德也是必不可少的。部門領(lǐng)導(dǎo)可以通過組織各類型與職業(yè)道德素養(yǎng)有關(guān)的活動、講座甚至是交流會，讓職員清楚地知道檔案管理工作的重要性，強化職員的工作意識，讓職工時刻嚴格要求自己，在原則性問題上要擺正態(tài)度，追求工作中的每一個細節(jié)，從日常工作的方方面面體現(xiàn)一個合格的檔案管理從業(yè)者的高尚素質(zhì)，要時刻牢記職業(yè)道德的重要性，更好地服務(wù)于檔案管理工作。

4.加強學(xué)習(xí)，提升自身職業(yè)素質(zhì)

當前社會發(fā)展已然進入快車道，因此檔案管理工作人員也不能夠止步不前，而是需要不斷進行學(xué)習(xí)，不斷提升自己。單位要鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，不能過度依賴集中培訓(xùn)等方式被動接受知識，而是需要根據(jù)自己的實際情況進行學(xué)習(xí)目標的自主選擇，也需要根據(jù)自己所確定的目標來選擇有效的學(xué)習(xí)內(nèi)容，搜索學(xué)習(xí)資源，提升自己的綜合能力。將自主學(xué)習(xí)與檔案管理工作相結(jié)合，實際上就是在不斷地汲取新知識，不斷提升自己，特別是在出現(xiàn)新技術(shù)、新理論時，自主學(xué)習(xí)方式能夠更好地幫助從業(yè)人員將知識內(nèi)化，進一步提升自己的工作能力。除此以外，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)還需要了解工作人員所需，以崗位能力的提升為主要目標，分階段安排培訓(xùn)學(xué)習(xí)。當檔案管理工作出現(xiàn)新理論以及新技術(shù)時，要及時組織員工共同學(xué)習(xí)討論，并且根據(jù)全新的理論以及技術(shù)，訂正現(xiàn)有的檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度，完善各種管理規(guī)范內(nèi)容，不斷提升檔案管理人員的工作能力。在階段性工作完成以后，企業(yè)可以了解員工對于培訓(xùn)的需求，清楚分析工作過程中存在的不足，并且組織有針對性地培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，讓員工有針對性地提升某一項技能。而對于部分通過自我學(xué)習(xí)提升綜合素質(zhì)的職工，要給予恰當?shù)墓膭睿部梢詫⑦@部分結(jié)果體現(xiàn)在績效考核之中，并恰當給予鼓勵，以此激勵從業(yè)人員提升自身的職業(yè)素質(zhì)。

四、結(jié)語

總而言之，時代在不斷改變，科技也在不斷進步，隨之而來的是新機遇和新挑戰(zhàn)。檔案管理工作對于企事業(yè)單位的發(fā)展來說尤為重要，也關(guān)乎個人的發(fā)展，因此檔案管理人員必須充分認識到檔案管理工作的重要意義，要不斷提升職業(yè)素質(zhì)，也要不斷加強自己的工作能力，以適應(yīng)新時代檔案管理工作需求，為檔案管理工作提供更好服務(wù)。

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（作者單位：山東省菏澤市單縣人力資源和社會保障局）7A49B570-D97A-43E1-9482-EE8A66FC3087