電子檔案在學校檔案管理中的應用

秘琳琳

摘 要：隨著我國網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術被廣泛應用于各個行業(yè)，學校檔案管理工作涉及的數(shù)據(jù)量大、重復性高，很多數(shù)據(jù)信息都是呈現(xiàn)動態(tài)變化的，需要及時更新，傳統(tǒng)模式下以人工為主的管理方式已經(jīng)無法滿足學校發(fā)展的需求，將電子檔案管理系統(tǒng)運用于學校檔案管理工作中可以提高學校的整體管理水平，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

關鍵詞：電子檔案;學校檔案管理;應用

將現(xiàn)代化信息系統(tǒng)應用于學校檔案管理工作中，可以有效提高管理人員的工作效率及工作質(zhì)量，同時降低工作量，優(yōu)化信息數(shù)據(jù)的錄入、收集、分析、整理、儲存流程，也方便后期對各類檔案的查詢和調(diào)用。

一、學校檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理意識薄弱

結合目前情況來看，我國很多學校沒有意識到檔案管理工作在學校發(fā)展中起到的重要作用，檔案管理工作人員大多為年齡較大的教師兼職擔任，這些教師檔案管理意識薄弱，整體素質(zhì)有待提升，其工作積極性和主動性較差。此外，很多學校在檔案管理工作中沒有設置專門的檔案管理崗位，管理人員不具備專業(yè)的管理知識和技能，只能采用傳統(tǒng)的管理方式和紙質(zhì)版管理方法，對學校、學生、教師的信息收集整理不夠及時，在管理工作中容易出現(xiàn)人為失誤，給后期檔案的調(diào)動、使用、查閱產(chǎn)生一定影響。

由于對檔案管理工作不夠重視，學校沒有投入相應的資金和人力以提高檔案管理水平，給學校發(fā)展造成了阻礙。檔案管理工作具有較強的復雜性、系統(tǒng)性和綜合性，涉及的數(shù)據(jù)量龐大，利用傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的管理方式，無法滿足學校發(fā)展的需求。該項工作重復性高，管理人員容易產(chǎn)生懈怠、消極的工作心理，不利于學校的長遠發(fā)展。

2.信息化程度不足，工作量大

結合目前情況來看，很多學校過于重視學生成績的提升，將學校的建設資金放在人才引進和對學生的培養(yǎng)方面，往往會忽略檔案管理工作的重要性，導致在該項工作中投入的資金、人力、物力有限，檔案管理工作信息化程度不足，沒有及時引進和應用現(xiàn)代、信息化、數(shù)字化、智能化的管理設備和管理系統(tǒng)。很多學校仍然采用人工錄入模式，有些學校采用以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式。學校檔案是呈動態(tài)變化的，應屆生的畢業(yè)、新生的入學以及學校全體職工的人事調(diào)動都需要對檔案信息進行更新，采用人工錄入為主的檔案管理模式無法保證信息錄入的及時性、全面性和有效性，工作效率和工作質(zhì)量都無法得到保障。此外，該項工作的重復性必然會導致人工錄入容易出現(xiàn)失誤，給學生、教師以及學校造成一定程度的損失。學校應該結合發(fā)展的實際情況和檔案管理的具體需求，加大資金、人力投入力度，認識到檔案管理在學校發(fā)展中所發(fā)揮的至關重要的作用。調(diào)整管理人員薪資結構，提高相關人員的工作積極性和主動性，才能避免工作人員出現(xiàn)消極、懈怠的工作思想。

3.學校不夠重視

很多學校對于檔案管理工作的重要性認識不足，檔案管理工作大多是由其他老師兼職擔任，由于該項工作具有較強的重復性，涉及的數(shù)據(jù)量大，對相關人員的綜合能力要求較高，任課教師兼職該崗位無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。由于學校不夠重視，在檔案管理工作中投入的資金、人力、物力有限，導致很多學校仍然采用傳統(tǒng)模式以人工錄入、紙質(zhì)為主的管理模式，無法有效提升學校檔案管理水平，很多資料更新不及時、錄入不全面，在后期調(diào)用過程中需要花費大量的時間，給檔案的調(diào)用、查閱工作造成很大的阻礙，制約學校的進一步發(fā)展，學校投入的資金有限導致管理人員無法及時更新現(xiàn)代化的信息設備，無法運用現(xiàn)代化管理技術，這也是目前很多學校檔案管理工作很難得到有效開展的主要原因。

二、實施電子檔案管理的重要性

1.提高管理效率

眾所周知，學校檔案管理工作具有較強的復雜性和系統(tǒng)性，涉及學生檔案、全體教職工檔案、學校檔案多方面內(nèi)容，這些內(nèi)容又可再加以細分。隨著網(wǎng)絡技術的不斷進步，現(xiàn)代化信息技術已經(jīng)被廣泛應用于各個行業(yè)，在學校檔案管理中應用電子檔案管理系統(tǒng)可以有效提升管理效率。學校檔案管理工作涉及的信息量龐大，利用傳統(tǒng)以人工為主、紙質(zhì)版的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足學校的發(fā)展需求。全面實現(xiàn)電子檔案管理可以有效提高工作效率，降低管理人員的工作量和工作難度，提高管理人員的工作積極性和主動性，避免在長期重復性管理工作中出現(xiàn)消極心理。此外，利用計算機軟件系統(tǒng)對信息數(shù)據(jù)進行錄入有利于電子檔案后期的調(diào)動、查詢和使用，避免人工管理模式中存在的諸多失誤，可以及時對檔案內(nèi)容進行動態(tài)更新，避免重復使用紙質(zhì)檔案造成檔案的損壞、遺漏和信息數(shù)據(jù)的丟失。值得注意的是，學校檔案管理涉及很多機密性文件，利用電子檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案信息的安全性，確保數(shù)據(jù)的完整性、準確性。

2.為學校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐

學校檔案記錄著學校的發(fā)展歷史、教育教學改革政策變化以及全體教職工、全體學生檔案變動的信息，學校的發(fā)展方向和教育教學政策有著密切聯(lián)系，建立電子檔案管理系統(tǒng)可以為學校的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支撐。在學校發(fā)展過程中，學校領導需要根據(jù)正確、有效的數(shù)據(jù)信息建立或調(diào)整發(fā)展方向。將現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)應用到檔案管理中，可以加速各類信息的整合，校領導能夠通過信息分析，明確學校發(fā)展過程中存在的問題，對相關管理制度作出優(yōu)化。隨著我國現(xiàn)代化信息技術的逐漸進步，信息化管理模式是學校電子檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是發(fā)展方向。學校不光要實現(xiàn)自動化辦公和多媒體教學，還要利用現(xiàn)代化信息技術加強對電子檔案管理系統(tǒng)的建設，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的及時分享和實時傳輸，在應屆畢業(yè)生需要調(diào)檔案資料時，可以直接以電子形式進行傳輸，在新生入學時也可以通過建立電子檔案的形式對學生的學籍、黨團資料、考試成績進行管理，可以有效提高學校的整體管理水平，為學校的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支撐。

三、電子檔案在學校檔案管理中的應用

1.加強檔案資料的系統(tǒng)化管理

應屆生畢業(yè)、新生入學、教師崗位調(diào)動、人事變動、學校教育教學政策變化，都會涉及學校檔案的更新，建立電子檔案管理系統(tǒng)可以加快歸檔速度，對學校檔案實施動態(tài)更新。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

此外，利用信息管理系統(tǒng)可以對不同類型的檔案進行精確分類，方便后期查找、調(diào)用，同時可以對重復性、過期過時的檔案進行及時處理，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫。首先，充分利用現(xiàn)代化信息技術可以實現(xiàn)檔案的體系管理，實現(xiàn)資源共享，提高檔案查閱、調(diào)動、閱讀的便捷性。利用網(wǎng)絡信息傳輸技術可以根據(jù)不同的情況進行搜索、分類、安排、優(yōu)化、過濾等操作，這些都有利于檔案管理的加強，最大限度發(fā)揮傳輸速度快、應用能力強、儲存信息量大等優(yōu)勢。其次，電子檔案管理優(yōu)勢還體現(xiàn)在儲存更加穩(wěn)定，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以充分利用現(xiàn)代科技技術，如U盤、移動硬盤、內(nèi)存卡等儲存工具進行檔案的儲存和傳輸，這種儲存和運輸檔案的方式具有安全性高、穩(wěn)定性好、儲存時間長、信息量大等特點。

2.加強電子檔案儲存設備及網(wǎng)絡的安全性

相比傳統(tǒng)管理模式，電子檔案管理系統(tǒng)雖然有著諸多優(yōu)勢，但也存在一定風險，如采用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理時，當出現(xiàn)筆誤或錄入失誤，可以及時糾正，出現(xiàn)失誤的范圍小，補救容易。而電子檔案管理系統(tǒng)是對文件進行批量處理，一旦出現(xiàn)錄入錯誤，極有可能造成大范圍不利影響。

此外，基于網(wǎng)絡化電子管理系統(tǒng)具有開放性，更新不及時也會出現(xiàn)信息丟失的情況，在電子信息傳輸過程當中對網(wǎng)絡安全的要求較高，如果學校不進行相應的安全防護，可能會導致電子信息的泄露。值得注意的是，當前電子信息技術發(fā)展速度加快，計算機更新速度也比較快，如果在檔案儲存過程中兼容性方面出現(xiàn)問題也會導致信息丟失。針對以上問題，在學校檔案管理過程中應用電子檔案系統(tǒng)必須要加強電子檔案儲存設備及網(wǎng)絡安全性的管控，只有重視安全防護問題才能有效發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢。在電子檔案系統(tǒng)應用過程中可以對相關軟硬件進行定時定期檢查、更新、升級、維修，對網(wǎng)絡服務器進行維護與清理，同時電子檔案管理人員應該結合相關技術的發(fā)展更新速度不斷提升專業(yè)技能，熟練掌握信息系統(tǒng)的操作要點，對重要的檔案文件進行及時儲存和備份，加強身份驗證、數(shù)字簽名網(wǎng)絡防護墻的設置來提高設備的安全性，最大限度保障電子檔案在傳輸、儲存、運用、操作過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。

3.完善管理制度

首先，要建立完善的管理制度，對相關軟件操作流程進行規(guī)范，必須嚴格規(guī)定在電子檔案使用過程中不能擅自修改或下載相關文件，不能越權閱覽文件，最大限度地防止電子文件被其他用戶進行非法修改或隨意修改，提高其安全性。要利用相關管理制度對電子檔案管理人員的行為進行規(guī)范和約束，提高其職業(yè)道德和安全操作意識，同時要加強培訓力度，讓管理人員能夠熟練掌握和操作信息軟件。在相關管理制度建立過程中，要完善文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度，提高電子檔案在使用、調(diào)用、錄入過程中的安全性。其次，在實際工作過程中應該構建相對規(guī)范的管理制度和操作標準，對不同檔案類型的儲存格式、處理手段進行統(tǒng)一，防止信息數(shù)據(jù)在傳輸過程中出現(xiàn)不兼容性問題，導致信息數(shù)據(jù)損壞。

4.加強檔案管理隊伍建設

結合目前情況來看，很多學校沒有建立較為完善的信息管理系統(tǒng)，在檔案管理隊伍建設方面投入的資金、人力、物力不足，將電子檔案管理系統(tǒng)應用于學校檔案管理先要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理水平，要聘用專業(yè)管理人才，積極引進現(xiàn)代化管理設備和管理系統(tǒng)，優(yōu)化電子檔案管理模式，摒棄傳統(tǒng)模式下利用其他老師兼職檔案管理崗位的工作模式。應該積極引進專業(yè)化、高素質(zhì)、高質(zhì)量人才，由于檔案管理工作具有數(shù)據(jù)量大、更新速度快、重要性高等特點，學校應該定期舉辦人才培養(yǎng)活動，對管理人員進行定期、定時的培訓，提高其專業(yè)技能、道德素質(zhì)、責任意識，讓其明確檔案管理工作在學校發(fā)展過程中發(fā)揮的重要作用。如上文所述，雖然電子檔案管理模式存在諸多優(yōu)勢，但是如果安全性得不到保障，數(shù)據(jù)信息如果出現(xiàn)泄漏、錯誤，會導致不可估量的損失，給學生、教師乃至學校造成經(jīng)濟損失，不利于學校健康長遠的發(fā)展。因此，必須加強對檔案管理人員專業(yè)技能培訓，要求其熟練掌握各類安全保護措施，提高安全預防意識，在整理、錄入、儲存數(shù)據(jù)信息時，保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

5.加強電子檔案管理設備和技術優(yōu)化

電子檔案管理工作復雜程度高，涉及的工作范圍廣，在應用電子管理系統(tǒng)過程中要加強對電子檔案管理設備和技術優(yōu)化，結合現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和學校實際需求，技術人員要對相關設備進行及時更新、檢修、維護和保養(yǎng)，確保其能正常穩(wěn)定運作，對功能下降、出現(xiàn)故障的設備要及時進行更換和優(yōu)化，完成系統(tǒng)升級，提高檔案資料的安全性和保密性。目前，很多電子檔案管理出現(xiàn)問題，大多是由于設備老舊、功能下降、設備性能不兼容導致的。

6.強化電子檔案管理的監(jiān)控力度

由于電子檔案管理工作具有較強的重復性，管理人員在長期從事該項工作時會產(chǎn)生懈怠和消極心理，導致工作態(tài)度不嚴謹、工作不認真、責任意識缺乏。在相關信息的錄入、整理、收集、分類、儲存過程中會出現(xiàn)失誤，導致信息缺失，給學校、學生以及全體教職工的相關利益造成影響，情節(jié)嚴重的還會給學校的發(fā)展造成負面影響。基于以上原因，必須加強對電子檔案管理的監(jiān)控力度。第一，學校應該定期對從事電子檔案管理工作的相關人員、業(yè)務狀況進行檢查，隨時對檔案信息的錄入、分類過程進行監(jiān)督，對檔案信息的全面性、完整性、及時性以及數(shù)據(jù)信息更新的程度進行實時跟進，確保信息的準確性、安全性。第二，學校應該結合自身實際情況和檔案管理人員的工作狀態(tài)，建立相應的獎懲制度，對于愛崗敬業(yè)、恪盡職守，在檔案管理崗位上作出貢獻的工作人員給予精神和物質(zhì)層面的獎勵，激發(fā)其工作積極性和主動性，讓其獲得榮譽感。對于在檔案管理工作中出現(xiàn)重大失誤的人員，應該給予相應的懲罰，約束其工作行為，規(guī)范其工作流程，利用獎懲制度改變管理人員的工作態(tài)度，規(guī)范其工作行為，從而提高電子檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，為學校的健康長遠發(fā)展提供保障。

四、結語

綜上所述，實施電子檔案管理可以有效提高檔案管理效率，為學校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，加強電子檔案儲存設備及網(wǎng)絡的安全性可以保障檔案信息在錄入、調(diào)用過程中的安全性，避免出現(xiàn)檔案泄露、遺失的情況。學校應該意識到電子檔案管理在學校發(fā)展中的重要作用，建立健全完善的管理制度，加強檔案管理隊伍建設，強化電子檔案管理監(jiān)控力度，規(guī)范管理人員的工作行為，為學校的長遠發(fā)展奠定基礎。

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（作者單位：濱州市體育運動學校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73