論新時(shí)期如何提升檔案館檔案管理工作水平

鞠文周

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，檔案管理者需要制定每一項(xiàng)工作，記錄和管理工作所涉及的流程，對文本、圖像、音頻和視頻等多種材料進(jìn)行妥善保管，并為未來的工作制定指南。文件管理是一項(xiàng)重大任務(wù)，是檔案開發(fā)管理的重要組成部分，大型檔案館項(xiàng)目的任務(wù)和投資逐年增加，隨著項(xiàng)目管理的持續(xù)需要，文件結(jié)構(gòu)的重要性和文件管理的需要變得越來越重要，檔案館應(yīng)該如何永久有效地提高檔案管理水平，以及存儲庫是否可以更好地處理更多的檔案任務(wù)等問題都是當(dāng)前檔案管理工作的難點(diǎn)。本文結(jié)合工作實(shí)際，對檔案館檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行研究分析，并為提升檔案管理工作水平提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案管理;提升策略

檔案管理是許多企業(yè)、公司和組織發(fā)展的重要組成部分，隨著科技進(jìn)步，文件管理的科技含量越來越多，信息共享也越來越多，文件在人們生活中的重要性也越來越高。由于我國經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行業(yè)勞動(dòng)者流動(dòng)性增加，人才流動(dòng)現(xiàn)象廣泛蔓延，快節(jié)奏工作的人們必須依靠先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息共享的目標(biāo)，不斷提高檔案管理水平。

一、實(shí)施檔案管理工作的重要性

首先，檔案是歷史的真實(shí)記錄，具有完整的原始資料和歷史文獻(xiàn)，現(xiàn)代外國學(xué)者尤其是歷史學(xué)家對歷史檔案文獻(xiàn)的重視，充分體現(xiàn)了歷史檔案文獻(xiàn)的巨大實(shí)用價(jià)值。歷史研究旨在通過對特定歷史時(shí)間、地點(diǎn)和事件的綜合分析，發(fā)現(xiàn)和概括歷史發(fā)展的客觀規(guī)律，以此促進(jìn)社會發(fā)展。歷史研究可以提供最重要的證據(jù)是檔案，史書和地方志是重要文獻(xiàn)，收集歷史文獻(xiàn)是當(dāng)前檔案管理工作的重要組成部分，檔案也是編纂歷史和審查記錄的最可靠材料，這在一定程度上將檔案變成了用于歷史研究和編史的直接歷史材料。例如，《司馬遷西漢史檔案》和《東漢書半古漢》兩部中國古代典籍，都是依靠豐富的史料資料編纂而成。我國有著悠久的歷史文獻(xiàn)收藏傳統(tǒng)，歷史文獻(xiàn)內(nèi)容豐富，檔案數(shù)量龐大，是世界上任何其他國家都無法比擬的。據(jù)有關(guān)學(xué)者統(tǒng)計(jì)，我國地方史志種類有1萬余種，10萬余冊。我國歷史遺產(chǎn)的發(fā)展與大量地方檔案史料的利用密切相關(guān)，歸檔歷史數(shù)據(jù)是創(chuàng)建故事和編輯數(shù)據(jù)集的重要基礎(chǔ)。檔案館也是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、國防、外交、文化教育等方面的重要見證，各級政府和民間的大量檔案館是我國的財(cái)富，檔案館記錄了許多歷史和社會事件，內(nèi)容非常豐富。

其次，檔案管理任務(wù)由檔案室或檔案室計(jì)劃和執(zhí)行，管理不同文件的同時(shí)為人們提供不同的服務(wù)項(xiàng)目，是國家發(fā)展的重要組成部分。在進(jìn)入新時(shí)代后，我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化事業(yè)加快發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)會和挑戰(zhàn)并存，檔案館更加需要改進(jìn)文件管理，提高管理效率，滿足社會和諧并進(jìn)的發(fā)展需要，這也是檔案行業(yè)發(fā)展的必然。檔案管理工作看似單調(diào)乏味，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有重大影響，但是在更深的層面上，檔案管理工作的實(shí)施不僅有助于人們了解國家和國際發(fā)展趨勢，而且能夠明確我國發(fā)展水平，因此人們可以通過檔案快速準(zhǔn)確地選擇相關(guān)文件作為各行業(yè)發(fā)展的依據(jù)。隨著時(shí)間推移，不斷最大限度地提高和加強(qiáng)檔案館和檔案設(shè)施的管理水平，這是一種規(guī)范化、制度化的科學(xué)管理，可達(dá)到國家社會發(fā)展和檔案業(yè)謀求自身發(fā)展的目的。

最后，檔案文件中的相關(guān)信息比較完整，員工和普通管理人員都可以通過查看文件對部門的經(jīng)濟(jì)和管理進(jìn)行了解。一個(gè)部門在發(fā)展過程中，各種信息都記錄在檔案中，負(fù)責(zé)的員工和管理人員可以參照檔案來規(guī)劃部門發(fā)展。隨著社會和時(shí)代的變化，檔案管理不僅需要收集相關(guān)信息，還必須發(fā)揮作用。為了讓工作人員有效提高工作處理能力并幫助檔案館在文化資源上實(shí)現(xiàn)有效競爭，人們必須使用文件管理來實(shí)現(xiàn)良好的戰(zhàn)略規(guī)劃和資源整合，檔案管理工作作為文化研究的基礎(chǔ)，檔案文件本身具有法律約束力，其記錄的歷史信息是客觀準(zhǔn)確的，人們在使用相關(guān)檔案信息時(shí)，其產(chǎn)生的說服力也比較高。文件管理可以在一定程度上防止文件篡改，因?yàn)橄鄳?yīng)的注冊信息更加可靠，幾乎所有對象或區(qū)域都定義了文件區(qū)，而注冊在文件區(qū)的相應(yīng)信息也是相對應(yīng)的，因此做好檔案管理工作是非常重要的。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.忽視檔案管理的重要性，沒有建立清晰的管理理念

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，建立檔案管理機(jī)制、提高檔案管理意識和建立檔案管理制度對健全社會發(fā)展管理機(jī)制有一定影響。

然而，一些小型檔案館受到許多因素的限制，并不完全了解檔案管理，他們雖然略有涉及但并不詳盡或沒有科學(xué)規(guī)劃，忽略了檔案管理的重要性，只是簡單地將文件管理分為個(gè)人文件存儲或其他類型的文件管理，而缺乏對檔案管理工作的科學(xué)分析，缺乏清晰的管理理念，容易造成文件備案的混亂、碎片化、分散、丟失和孤立等問題。

2.館內(nèi)有關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)較低

檔案管理者是檔案管理的第一責(zé)任人，其專業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理任務(wù)非常專業(yè)和復(fù)雜，管理員達(dá)到卓越的專業(yè)素質(zhì)要求是必需的。然而，從國內(nèi)檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員素質(zhì)不高是目前影響檔案管理效率最普遍的問題之一。

3.檔案管理系統(tǒng)不完善

系統(tǒng)管理是每個(gè)行業(yè)內(nèi)都不可或缺的標(biāo)準(zhǔn)，全面的檔案管理系統(tǒng)可確保管理順暢且合規(guī)，這是提高檔案館文件管理效率的重要依據(jù)，是提高文件管理質(zhì)量的重要保證。但是，我國大多數(shù)檔案館都沒有文件管理系統(tǒng)，有的最初建立了專門的檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)使用難度大，不符合規(guī)范或科學(xué)的管理目標(biāo)，容易造成文件混亂。

4.檔案管理功能較為滯后，管理方法不成熟

檔案管理是檔案館管理流程順利進(jìn)行的重要保障，良好的管理環(huán)境是提高檔案管理效率的重要保證。它可以提供安全的文件保護(hù)以及全面的文件管理，但一些檔案館的管理環(huán)境很差，管理硬件較為滯后，館內(nèi)人手不足。例如，檔案館文件室小而潮濕，沒有干燥劑、阻燃劑和驅(qū)蟲劑，因此文件管理更容易出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蝕、丟失和火災(zāi)等問題。

三、提升檔案館檔案管理工作水平的有效策略

1.強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是一項(xiàng)重要任務(wù)，這不僅僅反映了先前檔案館管理任務(wù)的成敗，也是完成其他任務(wù)的先決條件。因此，必須按照一管再管的原則管理好文件，管理體系需要做到團(tuán)隊(duì)清晰，統(tǒng)一管理。首先，需要了解檔案在項(xiàng)目管理中的重要性，從而提高工作認(rèn)識，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。其次，在日常工作中，需要正確實(shí)施檔案管理技術(shù)，以便對文件進(jìn)行收集、分類和整理。在整個(gè)檔案館項(xiàng)目管理過程中，文件管理被認(rèn)為是項(xiàng)目管理工作的中心，需要不斷提高文件管理意識。在檔案工作中，檔案管理因地區(qū)而異，因行業(yè)而異，但其作用和控制是相同的，良好的文件管理對于相關(guān)工作的順利進(jìn)行非常重要。63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD

2.提高管理質(zhì)量

檔案文件的范圍應(yīng)包括項(xiàng)目在管理、保護(hù)、項(xiàng)目批準(zhǔn)、部署和轉(zhuǎn)移時(shí)所創(chuàng)建的各種文件和材料，因此每個(gè)檔案工作者必須明確職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)范收集文件和資料，從初稿準(zhǔn)備到立項(xiàng)、申請和批準(zhǔn)、建設(shè)和實(shí)施，以及最終審查實(shí)施的所有項(xiàng)目轉(zhuǎn)移到管理和保護(hù)。要有專職和兼職的檔案管理團(tuán)隊(duì)，及時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤、收集和分類，以確保項(xiàng)目底層數(shù)據(jù)的完整性。對于每個(gè)環(huán)節(jié)，管理者必須及時(shí)確保存檔的連續(xù)性和完整性，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和檔案丟失的紕漏。歸檔是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作，從事檔案工作的員工不僅要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，還要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。隨著社會經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)的管理和維護(hù)提出了新的要求和挑戰(zhàn)，當(dāng)檔案工作者的知識非常陳舊時(shí)，其處理新情況和問題就會變得困難。因此，檔案工作者必須適應(yīng)新情況，將學(xué)習(xí)視為工作和生活中的首要任務(wù)，努力學(xué)習(xí)，并不斷提高個(gè)人技能，其不僅需要知道所有的鏈接和路線，還需要掌握所有的文件類別，開闊管理者的視野，了解行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢，多思考，多研究，從而更好地管理檔案工作。除此之外，檔案管理還必須應(yīng)用理論和新技術(shù)，從改進(jìn)單體管理表現(xiàn)的類型轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊蛷?fù)雜化類型。

3.秘密文件的分類歸檔

數(shù)據(jù)收集和分類是檔案管理的重要組成部分，是檔案管理的基本要素。只有通過對文件的精心收集和分類，文件才能保證完整、內(nèi)容豐富，才能滿足人們對信息的需求。檔案分類時(shí)要明確材料的主要存放點(diǎn)，按照開發(fā)項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，按照短期和永久兩個(gè)存放期限進(jìn)行分類。同時(shí)，在制作過程中需要區(qū)分內(nèi)容、格式和功能相似的文檔，并針對具體問題進(jìn)行分析，以減少文檔管理中信息的重復(fù)和冗余，有效提高文件的效率和效果。

（1）管理工作需對每個(gè)階段產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集和分類，按照要求在特定的時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行管理和仔細(xì)審查，剔除不準(zhǔn)確和不標(biāo)準(zhǔn)的材料，督促相關(guān)部門或員工以找到合適的工作，補(bǔ)充副本的完整性、規(guī)范化、附加注釋、防篡改文檔以創(chuàng)建新的文件結(jié)構(gòu)。

（2）完成第一步的設(shè)計(jì)和自省后，要迅速整理材料，填補(bǔ)空缺。經(jīng)監(jiān)管部門審核批準(zhǔn)后，對存在的問題和不足，認(rèn)真整改并及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

（3）運(yùn)行后期，要按照各自不同的要求，建立定期主檔案，供基本驗(yàn)收，妥善完成歸檔保存工作。

4.文件使用的規(guī)范管理

檔案管理的目的是提高開發(fā)的可維護(hù)性，在完成開發(fā)項(xiàng)目的每個(gè)階段后，及時(shí)徹底地為項(xiàng)目的每個(gè)階段創(chuàng)建一個(gè)主文件，其是對項(xiàng)目整體框架的系統(tǒng)全面反映，可以作為未來發(fā)展的綜合參考資料。由于項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的不斷發(fā)展，其在發(fā)展中的重要性越來越重要。檔案的質(zhì)量與檔案的規(guī)劃設(shè)計(jì)密切相關(guān)，檔案規(guī)劃是創(chuàng)建檔案的先決條件，這應(yīng)該在規(guī)劃和設(shè)計(jì)時(shí)完成。一是明確文件的內(nèi)容和深度，以及技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、程序，如設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)督;二是需要確保文檔內(nèi)容完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，需要保證步驟清晰、徹底，并在項(xiàng)目文件中包含數(shù)字和文本，電子表格一致、完整、統(tǒng)一，內(nèi)部業(yè)務(wù)信息與實(shí)際項(xiàng)目完全一致;三是最終進(jìn)入檔案的文件必須符合要求，使用扎實(shí)的書寫材料，確保字跡清晰、圖紙干凈、簽字蓋章手續(xù)齊全，圖紙符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);四是創(chuàng)建文件時(shí)間表。該文件是在項(xiàng)目設(shè)置期間創(chuàng)建的，包括項(xiàng)目完成和驗(yàn)證后的特定過程，它應(yīng)該在正確的時(shí)間收集并發(fā)送到所有鏈接，項(xiàng)目必須經(jīng)過驗(yàn)證并按時(shí)交付;五是明確項(xiàng)目檔案的保管期限。聯(lián)合文件的保存期限為3～5年，與項(xiàng)目許可證、資本賬戶和其他相關(guān)的重要材料通常是30年的永久保質(zhì)期;六是確保項(xiàng)目檔案安全。文件的安全必須由專門人員在專門指定的地方持續(xù)工作來確保，這包括在檔案館內(nèi)采取防火、防盜、防蟲、防溫、防潮的措施，以及檔案與閱覽室、辦公室和檔案室的分離。檔案館的文件，包括完成的材料必須是永久性的，有信用體系，并需要有效的措施來保證文件和信息安全。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

1.創(chuàng)新理念

隨著信息時(shí)代的來臨，人類的知識和信息量迅速增加，作為人類社會行為產(chǎn)物的檔案不可避免地與社會行為的變化相伴而生。為適應(yīng)社會的快速變化，檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，摒棄陳舊的觀念和習(xí)慣，進(jìn)行思想和作風(fēng)的全新變革。概念創(chuàng)新導(dǎo)致檔案工作各個(gè)層面的創(chuàng)新，觀念創(chuàng)新是文件管理的精神，學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的動(dòng)力和源泉，檔案工作人員要從更高的角度看待檔案管理工作，采用多種行之有效的方法，充分利用現(xiàn)有檔案資源價(jià)值，不斷擴(kuò)大檔案資源的收藏，尤其是與人類生活相關(guān)的資源。

2.技術(shù)創(chuàng)新

科技創(chuàng)新是原動(dòng)力，引入檔案管理創(chuàng)新是檔案工作快速發(fā)展的基石?，F(xiàn)代檔案管理需要發(fā)展科技創(chuàng)新的思想觀念，檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的趨勢，通過不同媒體和地理位置分布的信息資源被數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化，它具有共享、動(dòng)態(tài)和簡單管理以及變量依賴等新的運(yùn)算符屬性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的信息與介質(zhì)密切相關(guān)，未來檔案管理必須以最新知識為基礎(chǔ)，創(chuàng)新必須是引擎，創(chuàng)新將是未來文件管理流程的最直接驅(qū)動(dòng)力。

3.管理體系創(chuàng)新

管理體系是定義控制范圍、權(quán)限、職責(zé)、利益和不同部門之間相互作用的標(biāo)準(zhǔn)，管理體系創(chuàng)新是檔案管理工作的關(guān)鍵，是直接影響管理效率、促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的有效手段。積極發(fā)展檔案管理發(fā)揮重要作用，所有創(chuàng)新活動(dòng)都基于制度創(chuàng)新的變化和不斷激勵(lì)。制定完善的檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案工作方向和目標(biāo)，組織檔案工作人員定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理整合，組織協(xié)調(diào)檔案工作人員，并充分展示其溝通技巧。

4.服務(wù)創(chuàng)新

服務(wù)創(chuàng)新是檔案管理的核心，是檔案流程之間的橋梁。受傳統(tǒng)工作理念影響，許多檔案工作者安于現(xiàn)狀，持保守觀點(diǎn)，缺乏民主觀，不了解檔案管理的意義，覺得重點(diǎn)是保留檔案記錄，提供歸檔服務(wù)。為此，檔案工作人員需要改進(jìn)工作作風(fēng)，整合部門管理，不斷提高工作質(zhì)量，尋求廣泛的知識和現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)和管理技術(shù)，開發(fā)檔案館自己的內(nèi)容，篩選主題并為編輯和研究文獻(xiàn)準(zhǔn)備多種格式，以便用戶可以快速訪問最有價(jià)值的存檔信息。檔案館需要改變服務(wù)主體的角色，改進(jìn)服務(wù)實(shí)踐，制定方案維護(hù)計(jì)劃并為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、熱情的服務(wù)。

五、結(jié)語

隨著時(shí)代的不斷變化，檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)展先進(jìn)的管理理念，制定科學(xué)的管理措施，不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求，從而提高檔案管理質(zhì)量。檔案館的管理必須使用高效的控制系統(tǒng)，提高運(yùn)行效率，為社會發(fā)展提供更多信息，并為社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展提供文化科學(xué)層面的支持。

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（作者單位：滕州市墨子研究中心）63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD