人社部門(mén)電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

摘 要：隨著檔案管理信息化的快速發(fā)展，建立人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫。本文立足《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，結(jié)合人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，分析了系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)及系統(tǒng)功能內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)，闡述了系統(tǒng)應(yīng)用效果，對(duì)于推進(jìn)人社部門(mén)電子檔案管理，提高檔案管理效率，促進(jìn)人社部門(mén)人力資源管理工作，具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人社部門(mén);電子檔案;系統(tǒng)設(shè)計(jì)

文水縣等縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)一般內(nèi)設(shè)辦公室（人事股）、政策法規(guī)與勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)、就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心、社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員管理股、事業(yè)單位人事管理股、勞動(dòng)關(guān)系與調(diào)解仲裁辦等股室，負(fù)責(zé)人力資源市場(chǎng)發(fā)展規(guī)劃、人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展、人力資源流動(dòng)政策落實(shí)，承擔(dān)著促進(jìn)人力資源合理流動(dòng)、高效配置;統(tǒng)籌促進(jìn)就業(yè)，完善職業(yè)資格制度;建立覆蓋城鄉(xiāng)的多層次社保體系，以及就業(yè)、失業(yè)和社?；痤A(yù)測(cè)預(yù)警和信息引導(dǎo)，人事?tīng)?zhēng)議仲裁和勞動(dòng)關(guān)系調(diào)解等重要職責(zé)?？梢?jiàn)，人社部門(mén)檔案關(guān)乎老百姓的就業(yè)、醫(yī)療、醫(yī)保、生育、工傷、養(yǎng)老等民生問(wèn)題。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展及其在人社部門(mén)業(yè)務(wù)中的深度應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子檔案。電子檔案管理的好壞直接關(guān)系到人社部門(mén)工作和老百姓的切身利益。

電子檔案，是指利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以文件為單位。其存儲(chǔ)介質(zhì)主要有光盤(pán)、磁盤(pán)和磁帶，以及云端網(wǎng)絡(luò)空間。電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其存儲(chǔ)的高密度性、非人工識(shí)讀性、信息與載體的可分離性，以及對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性。電子文件主要類(lèi)型有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件和命令文件。人社部門(mén)的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)類(lèi)型多樣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、覆蓋面廣等特點(diǎn)，其檔案管理對(duì)規(guī)范人社部門(mén)工作、提高工作質(zhì)量具有重要現(xiàn)實(shí)意義[1 ]。因此，建立適應(yīng)新形勢(shì)的人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，以及人社部門(mén)檔案業(yè)務(wù)實(shí)際，應(yīng)設(shè)計(jì)人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)，滿(mǎn)足電子檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

1 系統(tǒng)需求分析

系統(tǒng)設(shè)計(jì)后應(yīng)成為人社部門(mén)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一的信息化管理應(yīng)用平臺(tái)。預(yù)期目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)將不同業(yè)務(wù)部門(mén)、不同業(yè)務(wù)類(lèi)型以及不同載體的文件、信息、檔案等數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一管理、綜合利用[2 ]。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定和要求，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮四個(gè)方面的需求。

1.1 開(kāi)放性

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具有開(kāi)放性，以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、社保應(yīng)用系統(tǒng)、醫(yī)保系統(tǒng)等其他系統(tǒng)功能的集成、數(shù)據(jù)信息共享和交換，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)電子檔案的統(tǒng)一管理。

1.2 可擴(kuò)展性

由于人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)處在不斷拓展和變化之中，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具備可擴(kuò)展性，在滿(mǎn)足當(dāng)前人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理需要的同時(shí)，也應(yīng)著眼于未來(lái)，滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)時(shí)間內(nèi)的人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)發(fā)展變化需求，能便捷地實(shí)現(xiàn)人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理功能的擴(kuò)展。

1.3 靈活性

系統(tǒng)應(yīng)面向人社系統(tǒng)內(nèi)部不同業(yè)務(wù)檔案管理需要，也應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足不同類(lèi)型、級(jí)別用戶(hù)的查檔需求，以及檔案部門(mén)的實(shí)際操作。可通過(guò)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)及定義，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，支持人社部門(mén)電子檔案管理業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義及應(yīng)用。

1.4 安全可靠性

人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及后期的運(yùn)行應(yīng)保證穩(wěn)定可控，具有十分完善的權(quán)限控制、防病毒、防非法侵害、防系統(tǒng)崩潰等設(shè)計(jì)和配置，保證人社部門(mén)各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件工作穩(wěn)定，檔案信息安全。因此，系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)主要業(yè)務(wù)電子檔案管理過(guò)程的全記錄，并運(yùn)用數(shù)字加密、電子簽名、安全認(rèn)證等先進(jìn)的技術(shù)手段，保障系統(tǒng)的運(yùn)行安全和穩(wěn)定，杜絕非經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)的發(fā)生[3 ]。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及電子檔案管理的實(shí)際需要，電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)應(yīng)涵蓋MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)用戶(hù)端、系統(tǒng)服務(wù)器端等功能。

2.1 MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)

MySQL是一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，利用SQL最常用的標(biāo)準(zhǔn)化訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，支持大型數(shù)據(jù)庫(kù)和多種存儲(chǔ)引擎。實(shí)際工作中可根據(jù)人社部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，基于用戶(hù)需求分析結(jié)果，構(gòu)建MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)關(guān)系?；陔娮訖n案系統(tǒng)的開(kāi)放性、可擴(kuò)展性、靈活性及安全可靠性要求，構(gòu)建符合人社部門(mén)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及輔助管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子檔案數(shù)據(jù)類(lèi)型統(tǒng)一且相關(guān)聯(lián)。

2.2 系統(tǒng)用戶(hù)端

運(yùn)用Internet網(wǎng)絡(luò)、Web瀏覽器，可實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)電子檔案用戶(hù)遠(yuǎn)程Web服務(wù)器訪問(wèn)。因此，應(yīng)設(shè)計(jì)涵蓋電子檔案管理員界面、電子檔案信息錄入界面和電子檔案信息查詢(xún)界面的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，滿(mǎn)足人社部門(mén)電子檔案管理、查詢(xún)和利用需要。其中，用戶(hù)端界面主要為網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)軟件，采用超文本標(biāo)記語(yǔ)言和超文本預(yù)處理軟件，設(shè)計(jì)人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)用戶(hù)端，包括管理員身份認(rèn)證、用戶(hù)注冊(cè)和人社部門(mén)電子檔案信息錄入查詢(xún)[4 ]。

2.3 系統(tǒng)服務(wù)器端

根據(jù)人社部門(mén)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)服務(wù)器端，結(jié)合用戶(hù)端，通過(guò)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)電子檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸，并利用解析技術(shù)，獲取查詢(xún)關(guān)鍵詞（字），借助MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中具有的插入、更新、刪除等功能，統(tǒng)計(jì)人社部門(mén)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)表等，并將檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表反饋至用戶(hù)端[5 ]。

3 系統(tǒng)功能應(yīng)具備的內(nèi)容

根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備接收功能、管理功能、保存功能、利用功能、系統(tǒng)管理功能。

3.1 檔案接收

人社部門(mén)業(yè)務(wù)廣，電子檔案管理范圍廣、數(shù)量大。因此，系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線、離線電子檔案批量移交、接收、處理、保存及流程處理記錄。系統(tǒng)還應(yīng)同時(shí)具備電子檔案數(shù)量、質(zhì)量、完整、規(guī)范自動(dòng)檢查功能，不合格的，系統(tǒng)可自動(dòng)標(biāo)注、登記，并賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)中需要設(shè)計(jì)批量導(dǎo)入、掛接、多級(jí)排序、批量修改和規(guī)則生成著錄項(xiàng)等功能。系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)與之相對(duì)應(yīng)的公共接口，以及數(shù)字化掃描加工服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案接收后及時(shí)生成并保存至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 檔案管理

設(shè)計(jì)電子檔案管理自動(dòng)歸類(lèi)、排序系統(tǒng)，支持人社部門(mén)不同業(yè)務(wù)檔案自動(dòng)分類(lèi)、排序的調(diào)整和處理;設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)著錄、標(biāo)引等功能，使系統(tǒng)能夠自動(dòng)形成電子檔案目錄，并在目錄與電子檔案全文之間建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)性;結(jié)合國(guó)家、檔案行業(yè)及人社部門(mén)電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使系統(tǒng)具備人社部門(mén)電子檔案批量格式轉(zhuǎn)化功能;系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)計(jì)維護(hù)電子檔案各組成部分及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息間、電子檔案之間關(guān)聯(lián)功能。通過(guò)設(shè)計(jì)虛擬化庫(kù)房，建立實(shí)物檔案與電子檔案數(shù)字化對(duì)應(yīng)關(guān)系，以及“單軌制”下人社部門(mén)電子檔案的規(guī)范化管理。

3.3 檔案保存

人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)計(jì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)功能;電子檔案存儲(chǔ)監(jiān)控及警告功能;電子檔案檢查功能和保護(hù)功能等。其中，通過(guò)制作電子檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)，登記、檢測(cè)備份電子檔案數(shù)據(jù)和介質(zhì)，并記錄備份電子檔案數(shù)據(jù)信息恢復(fù)過(guò)程;對(duì)系統(tǒng)中存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足，以及非授權(quán)訪問(wèn)時(shí)，自動(dòng)跟蹤記錄警告事項(xiàng);系統(tǒng)具備對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、完整、可用及安全等檢查功能;系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)計(jì)修改刪除等變動(dòng)信息自動(dòng)記錄，增強(qiáng)電子檔案保護(hù)功能[6 ]。

3.4 檔案利用

設(shè)計(jì)電子檔案系統(tǒng)具備利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)支持電子檔案檢索、篩選及輸出功能，其中，檢索包括模糊、精確和全文檢索功能;系統(tǒng)支持在線借閱申請(qǐng)、審批、閱覽、下載及打印等功能，并利用水印標(biāo)記等技術(shù)，將人社部門(mén)電子檔案借閱人、時(shí)間及部門(mén)等予標(biāo)記，確保信息利用可追溯，防止復(fù)制件的隨意處置。

3.5 系統(tǒng)管理

設(shè)計(jì)人社部門(mén)電子檔案權(quán)限管理、數(shù)據(jù)接口和離線客戶(hù)端管理功能。一是權(quán)限管理主要是將系統(tǒng)管理權(quán)限劃分為專(zhuān)職/兼職檔案管理員、系統(tǒng)管理員、檔案審批人員等，并賦予不同人員的管理權(quán)限。二是人社部門(mén)電子檔案數(shù)據(jù)接口主要包括人社部門(mén)各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)接口、智能庫(kù)房數(shù)據(jù)接口。電子檔案管理要求數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)各業(yè)務(wù)部門(mén)電子檔案歸檔接口與電子檔案信息化管理系統(tǒng)相連，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息在線集中歸檔。三是智能庫(kù)房數(shù)據(jù)接口，主要應(yīng)用于檔案庫(kù)房的智能管理，根據(jù)溫濕度、空氣質(zhì)量、光照等庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)做好庫(kù)房管理[7 ]。四是完善離線客戶(hù)端。為了實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)不同業(yè)務(wù)部門(mén)間的業(yè)務(wù)檔案前期收集、整理，并及時(shí)傳輸至檔案管理系統(tǒng)，選擇采用B/S應(yīng)用架構(gòu)，可隨移動(dòng)介質(zhì)單機(jī)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)離線電子檔案數(shù)據(jù)信息傳輸。

4 系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)主要依據(jù)人社部門(mén)電子檔案管理業(yè)務(wù)流程及其內(nèi)容進(jìn)行。在相關(guān)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)運(yùn)用好系統(tǒng)管理界面，做好人社部門(mén)電子檔案業(yè)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)預(yù)期效果。

4.1 系統(tǒng)管理界面

為便于人社部門(mén)電子檔案集中維護(hù)管理，系統(tǒng)屬性維護(hù)與參數(shù)設(shè)置界面不同，可利用數(shù)據(jù)鏈接技術(shù)，設(shè)置不同屬性URL（統(tǒng)一資源定位符）后綴，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種屬性控制器的管理和調(diào)用。通過(guò)使用JSP（嵌入式網(wǎng)頁(yè)）文件，實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)電子檔案業(yè)務(wù)中的檔案信息增加、刪除和修改等功能[8 ]。

4.2 檔案業(yè)務(wù)管理

表1中JSP文件主要為人社部門(mén)電子檔案實(shí)現(xiàn)界面，在檔案管理業(yè)務(wù)層面，檔案業(yè)務(wù)管理所實(shí)現(xiàn)的Java（面向?qū)ο缶幊陶Z(yǔ)言）類(lèi)及功能，說(shuō)明其主要包括一個(gè)控制器類(lèi)、案卷產(chǎn)生接口及實(shí)現(xiàn)類(lèi)的JavaBean（Java語(yǔ)言寫(xiě)成的可重用組件）。利用Spring（開(kāi)源的輕量級(jí)Java開(kāi)發(fā)框架）中的參數(shù)化配置，結(jié)合圖1中的信息化框架管理業(yè)務(wù)處理，降低系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)代碼量。

5 系統(tǒng)應(yīng)用效果

人社部門(mén)檔案管理人員登錄設(shè)計(jì)的互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)電子檔案信息管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)身份認(rèn)證后，可隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)業(yè)務(wù)電子檔案資料收集、整理、歸檔等更新，無(wú)論是查閱還是管理均突破了時(shí)空限制，更加便捷高效[9 ]。人社部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及普通員工也可通過(guò)預(yù)先賦予的權(quán)限設(shè)置，登錄頁(yè)面系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)身份認(rèn)證后，可通過(guò)其權(quán)限搜索查看相應(yīng)的檔案信息。與傳統(tǒng)的單機(jī)管理相比，互聯(lián)網(wǎng)背景下電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)及應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)業(yè)務(wù)電子檔案信息互聯(lián)共享。客戶(hù)端/服務(wù)器（C/S）的傳統(tǒng)技術(shù)模式，對(duì)操作環(huán)境的依賴(lài)程度較高，檔案管理人員的操作空間有限。基于互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)的電子檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，利用的是B/S結(jié)構(gòu)，無(wú)論是管理人員還是普通檔案用戶(hù)，利用Internet超文本及多媒體傳輸技術(shù)，便可實(shí)現(xiàn)文本、圖像、聲音等訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息查詢(xún)、打印、錄入，擺脫了地域時(shí)空限制，且檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)具有負(fù)載輕、系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)簡(jiǎn)便、開(kāi)放性好等諸多優(yōu)勢(shì)。

建立人社部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)的目的，就是要將人社部門(mén)各業(yè)務(wù)的異構(gòu)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)有機(jī)整合，利用B/S面向服務(wù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方式，將人社部門(mén)內(nèi)部各業(yè)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)通過(guò)平臺(tái)系統(tǒng)連接起來(lái)，并建立各業(yè)務(wù)部門(mén)之間電子檔案的統(tǒng)一查詢(xún)系統(tǒng)，使不同部門(mén)、不同人群在不同時(shí)間和地域范圍，查詢(xún)其所需的檔案信息。歸納起來(lái)有三個(gè)方面。一是利用XML作為數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案查詢(xún)者可通過(guò)預(yù)先設(shè)計(jì)的應(yīng)用系統(tǒng)，利用XML格式數(shù)據(jù)，消除異構(gòu)數(shù)據(jù)源差異，從而使人社各部門(mén)不同業(yè)務(wù)檔案信息統(tǒng)一起來(lái)[10 ]。二是借助電子檔案管理專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)信息交換，以及轉(zhuǎn)存、發(fā)送、接收、交換等，利用數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一管理。三是建立電子檔案管理平臺(tái)，將收集于不同業(yè)務(wù)部門(mén)的電子檔案匯集起來(lái)，建立相應(yīng)的電子檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，并在數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)則中寫(xiě)入相應(yīng)的電子檔案管理規(guī)則。平臺(tái)將接收于不同業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)寫(xiě)入相應(yīng)配置和交換隊(duì)列，由檔案查詢(xún)者“拉取”所需的檔案數(shù)據(jù)信息。四是電子檔案需求方，從平臺(tái)中獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，接收的是XML格式數(shù)據(jù)信息，再利用電子檔案管理規(guī)則對(duì)XML文件進(jìn)行解析，轉(zhuǎn)化成普通電子檔案，予以利用。

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作者簡(jiǎn)介：李雪茹，大學(xué)學(xué)歷，山西省文水縣人力資源和社會(huì)保障局干部，主要從事檔案管理研究。