醫(yī)院科技檔案信息化管理建設(shè)研究

文/趙雪玲

科技檔案是醫(yī)院檔案眾多門類中的一種，在醫(yī)院檔案管理中占有特殊地位，是集合管理性、科學(xué)性、專門性為一體的綜合類檔案，具有較強(qiáng)的利用價值，對于服務(wù)醫(yī)院科研和各項(xiàng)工作具有積極作用。在檔案信息化、數(shù)字化的大背景下，推動醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)，有助于強(qiáng)化科技檔案的服務(wù)功能，提高其服務(wù)醫(yī)院的質(zhì)量和效率。

1 醫(yī)院科技檔案的內(nèi)涵及其與信息化技術(shù)的關(guān)系

醫(yī)院科技檔案是指醫(yī)療科技人員的醫(yī)療技術(shù)研究成果，是醫(yī)療科學(xué)技術(shù)發(fā)展的結(jié)晶，也是醫(yī)院和社會的寶貴財富。在激烈競爭的市場經(jīng)濟(jì)中，醫(yī)院必須占領(lǐng)科技制高點(diǎn)，才能吸引更多患者，增加合理收入。把科技檔案放在醫(yī)院檔案管理的主體位置，正是為了更好地開發(fā)利用科技檔案，為了占領(lǐng)科技制高點(diǎn)，讓醫(yī)院更好更快地發(fā)展。在醫(yī)院科技檔案建設(shè)與管理過程中，信息化技術(shù)可以作為一種有效的管理手段，在科技檔案收集、管理、利用等方面提供技術(shù)支持。首先，利用電子系統(tǒng)查找檔案，解決了傳統(tǒng)檔案查找費(fèi)時費(fèi)力的難題，而且能夠輕松比對發(fā)現(xiàn)重復(fù)或類似的研究，從而避免了重復(fù)研究，提高科研工作效率。其次，將收集與分類好的科技檔案資料統(tǒng)一在信息化平臺之中進(jìn)行管理，有助于更清晰地展示醫(yī)院科技發(fā)展的相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)而理清其發(fā)展脈絡(luò)，為醫(yī)院科技事業(yè)發(fā)展和各項(xiàng)決策提供可靠依據(jù)。再次，信息化同時也意味著規(guī)范化、高效化、共享化。

2 醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)中存在的問題

2.1 醫(yī)院科技檔案信息化管理不夠深入

當(dāng)前部分醫(yī)院在科技檔案信息化管理過程中還存在著重視程度不足，相關(guān)制度機(jī)制建設(shè)落后等現(xiàn)實(shí)問題，特別是醫(yī)院單位主要領(lǐng)導(dǎo)將精力更多放在醫(yī)療工作開展上，而輕視了醫(yī)院科技檔案信息化管理，導(dǎo)致醫(yī)院科技檔案信息化管理手段和方式落后，難以滿足新時期醫(yī)院科技檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)訴求。一是醫(yī)院科技檔案信息化管理建設(shè)資金投入不足。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，科技日新月異，在醫(yī)院科技檔案信息化管理過程中對計算機(jī)的軟硬件水平要求越來越高，但當(dāng)前在醫(yī)院科技檔案信息化管理過程中無論是硬件設(shè)施引進(jìn)還是軟件開發(fā)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于當(dāng)前信息技術(shù)更新?lián)Q代速度。特別是針對醫(yī)院科技檔案信息化管理的相關(guān)軟件需要醫(yī)院與專業(yè)企業(yè)進(jìn)行合作對其相關(guān)功能進(jìn)行完善，開發(fā)周期較長，但由于醫(yī)院資金投入十分有限，導(dǎo)致其功能性開發(fā)相對滯后，已經(jīng)很難滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的具體需求。二是醫(yī)院科技檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對落后。隨著醫(yī)院科技檔案數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，對醫(yī)院科技檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的要求，但由于資金建設(shè)投入十分有限，在醫(yī)院科技的信息化建設(shè)過程中設(shè)備相對陳舊，很容易制約醫(yī)院科技檔案信息化發(fā)展。

2.2 醫(yī)院科技檔案管理體系不夠完善

醫(yī)院科技檔案管理涉及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、科研團(tuán)隊(duì)和科技工作者等多方主體，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在開發(fā)過程中容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清，難以有效協(xié)調(diào)各方等問題。加之部分醫(yī)院在科技檔案管理過程中并沒有形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，檔案管理部門并沒有結(jié)合科技檔案管理的具體特點(diǎn)對其進(jìn)行集中管理，很容易造成醫(yī)院科技檔案丟失或破壞，難以確保醫(yī)院科技檔案的完整性和系統(tǒng)性。部分醫(yī)院檔案管理人員缺少專業(yè)背景，在醫(yī)院科技檔案管理過程中往往憑借自身經(jīng)驗(yàn)對科技檔案進(jìn)行管理，也在一定程度上影響了醫(yī)院科技檔案管理的科學(xué)性。

2.3 醫(yī)院科技檔案管理保障不夠充分

醫(yī)院科技檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，但當(dāng)前部分醫(yī)院在科技檔案信息化管理過程中還存在著人員素質(zhì)不高，科技檔案信息化管理制度不夠規(guī)范等現(xiàn)實(shí)困境。從醫(yī)院科技檔案管理人員的素質(zhì)能力看，很多從事檔案管理人員并非科班出身，更多是從其他科室調(diào)派而來，對醫(yī)院科技檔案管理缺乏主動意識，加之沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，缺少相應(yīng)的專業(yè)技能和知識，難以熟練地掌握醫(yī)院科技檔案系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院科技檔案管理的實(shí)際需要對其進(jìn)行管理。從醫(yī)院科技檔案管理制度機(jī)制看，由于醫(yī)院科技檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)，需要完善的制度機(jī)制作為保障。但目前部分醫(yī)院在制度機(jī)制建設(shè)方面還不夠全面系統(tǒng)，部分現(xiàn)有制度機(jī)制的更新滯后于醫(yī)院科技檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)訴求，嚴(yán)重影響了醫(yī)院科技檔案信息化管理質(zhì)量。此外，在醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)過程中出現(xiàn)了很多新問題、新情況，如果沒有相應(yīng)的制度機(jī)制作為保障，在很大程度上會限制醫(yī)院科技檔案管理人員工作的主動性和積極性。

3 基于信息化技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院科技檔案管理與建設(shè)

3.1 基于信息化技術(shù)創(chuàng)新科技檔案管理方法與服務(wù)模式

信息化技術(shù)為科技檔案管理方法創(chuàng)新提供了技術(shù)支持。首先，加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如果沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，推進(jìn)醫(yī)院科技檔案信息化管理就屬于空中樓閣，無法實(shí)現(xiàn)。因此，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將完善醫(yī)院科技檔案信息化管理系統(tǒng)和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為重點(diǎn)工作，結(jié)合醫(yī)院科技檔案信息化管理的實(shí)際需要引進(jìn)必要的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施，并對軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施質(zhì)量、功能進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保引進(jìn)來的信息化系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備能夠“即插即用”。同時要與第三方互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，研究適合醫(yī)院科技檔案信息化管理的獨(dú)立處理系統(tǒng)，進(jìn)一步提升管理系統(tǒng)的針對性和系統(tǒng)性，同時要注意檔案信息安全。其次，創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，為醫(yī)院科技檔案服務(wù)提供了更為便利的條件。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展以及科研需求對醫(yī)院科技檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升醫(yī)院科技檔案檢索與利用效率。同時要結(jié)合醫(yī)院科研需求對相關(guān)科技檔案信息進(jìn)行整合，利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)挖掘出有價值的檔案信息，更好地服務(wù)醫(yī)院科研工作。最后，加強(qiáng)對醫(yī)院科研檔案信息宣傳。以新媒體平臺為載體，通過線上線下協(xié)同模式，加大對科技檔案利用和宣傳效果，讓醫(yī)院各個科室和廣大醫(yī)護(hù)人員充分認(rèn)識到加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案信息化管理的重要性和必要性。

3.2 以信息標(biāo)準(zhǔn)化推動科技檔案管理規(guī)范化

信息化管理有助于減少人為主觀因素等導(dǎo)致的檔案信息不全、失真等風(fēng)險，有助于推動醫(yī)院科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是推動醫(yī)院科技檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分，也是確保醫(yī)院科技檔案信息資源能夠得到合理利用開發(fā)的重要保障，因此，在推動醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)進(jìn)程中有必要將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為重要方面。從醫(yī)院科技檔案文件形成操作的標(biāo)準(zhǔn)化角度看，標(biāo)準(zhǔn)化是指在相關(guān)材料形成過程中要嚴(yán)格按照科技檔案管理以及保存的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保所形成的檔案資料符合科技檔案收集和管理的相關(guān)要求。醫(yī)院科技檔案管理涉及紙質(zhì)文件、圖像、影音等多種材料，能否將這些材料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化錄入是后續(xù)檔案信息資源開發(fā)的重要前提。為此，一方面，醫(yī)院要加強(qiáng)科研人員檔案培訓(xùn)，對科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全面介紹，讓科研人員對于整個科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化操作流程有所了解，避免在科技工作過程中因?yàn)闆]有按照標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化操作造成信息混亂或資料出錯。另一方面，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立高效的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，對于收集上來的科技檔案資料進(jìn)行分類保存，對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，并形成相對應(yīng)的檔案資料格式和類型。

3.3 借助信息技術(shù)集成化提高科技檔案利用效率

信息化在醫(yī)院科技檔案中的應(yīng)用，能夠大大提高信息資源的交互與利用效率。醫(yī)院科技檔案信息資源只有得到合理的利用開發(fā)才能夠體現(xiàn)其價值，因此醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)在推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理與建設(shè)過程中要將科技檔案集成化開發(fā)與利用作為重要方面，結(jié)合存在的問題召開專門會議加以研究，并為醫(yī)院科技檔案集成化開發(fā)與利用提供必要的軟件設(shè)備和人才支撐，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院科技檔案信息資源的系統(tǒng)開發(fā)和合理利用?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，為醫(yī)院科技檔案集成化開發(fā)與利用提供了先決條件，在對醫(yī)院科技檔案信息資源集成開發(fā)過程中要形成相應(yīng)的科技檔案資源平臺，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院科技檔案信息資源的系統(tǒng)整合。各個部門也要主動地參與到醫(yī)院科技檔案開發(fā)與利用過程中，通過各個部門的相互協(xié)調(diào)，進(jìn)一步提升醫(yī)院科技檔案信息資源開發(fā)的整體性和完整性。積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，挖掘科技檔案所蘊(yùn)含的價值，并形成相應(yīng)的科研報告，為醫(yī)院管理科技研發(fā)和決策提供更為科學(xué)的科技檔案依據(jù)。同時，醫(yī)院要將科技檔案開發(fā)看作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要將構(gòu)建完善的科技檔案管理體系作為科技檔案信息資源開發(fā)與利用的重要前提。為此，一方面，打造高素質(zhì)的科技檔案管理團(tuán)隊(duì)，結(jié)合醫(yī)院科技檔案開發(fā)具體需求，加大對科技檔案管理人員的教育培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中要將科技檔案管理與開發(fā)相關(guān)理論作為培訓(xùn)重點(diǎn)，同時要增加實(shí)踐環(huán)節(jié)，提升科技檔案開發(fā)與管理人員的綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時期醫(yī)院科技檔案管理與信息開發(fā)的具體要求。在培訓(xùn)過程中要加大對相關(guān)工作人員的考核，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，通過系統(tǒng)培訓(xùn)進(jìn)一步提升科技檔案工作人員的綜合素質(zhì)和能力。另一方面，引進(jìn)更為現(xiàn)代化的管理技術(shù)和開發(fā)方法，拿出專門資金用于醫(yī)院科技檔案管理與開發(fā)，并加大對資金監(jiān)督力度，確保資金真正落實(shí)到醫(yī)院科技檔案開發(fā)之中，切實(shí)保障醫(yī)院科技檔案開發(fā)的系統(tǒng)性和完整性，提升醫(yī)院科技檔案信息資源的利用效率。

3.4 打造信息化平臺實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案資源共享

科技檔案信息化建設(shè)有助于促進(jìn)科技檔案的共享。當(dāng)前醫(yī)院科技檔案信息資源在多個領(lǐng)域都發(fā)揮著特殊作用。因此，醫(yī)院在科技檔案信息資源管理過程中有必要將科技檔案信息資源高度共享作為醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)的重要方面。一是要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息資源內(nèi)部共享。當(dāng)前無論是醫(yī)院相關(guān)服務(wù)工作開展還是醫(yī)院科研活動開展都需要大量的科技檔案信息資源作為支撐，為了更好地服務(wù)醫(yī)院科研活動，有必要借助現(xiàn)代信息技術(shù)以及開發(fā)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息資源的內(nèi)部共享，要將醫(yī)院業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效對接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息資源的無縫傳輸。同時，醫(yī)院檔案管理部門也要與業(yè)務(wù)科室加強(qiáng)聯(lián)系，了解業(yè)務(wù)科室當(dāng)前對于醫(yī)院科技檔案信息資源的具體需求，并對相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行整合，通過多種路徑將醫(yī)院科技檔案信息資源傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)科室，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院科技檔案信息資源的高效利用。二是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的外部共享。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)與其他醫(yī)院和科研機(jī)構(gòu)聯(lián)系，對于尖端前沿的科研信息技術(shù)研究應(yīng)統(tǒng)籌力量，加強(qiáng)檔案信息溝通和互動，通過科技檔案信息資源的共享，為項(xiàng)目攻關(guān)和科技創(chuàng)新提供扎實(shí)的科技檔案信息依據(jù)。當(dāng)前醫(yī)院科技攻關(guān)和項(xiàng)目推進(jìn)對于服務(wù)患者、攻克疾病、推進(jìn)醫(yī)療系統(tǒng)改革都具有重要現(xiàn)實(shí)意義，醫(yī)院有必要從內(nèi)外兩個方面重新思考和研究醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)的相關(guān)問題，并提出合理化建議，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息資源的高度共享。

4 結(jié)語

醫(yī)院科技檔案信息化強(qiáng)調(diào)借助信息化手段強(qiáng)化科技檔案的服務(wù)價值，助力醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。其中，信息化建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院科技檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，主要體現(xiàn)為管理方式和服務(wù)形式的信息化、科技檔案開發(fā)的集成化、科技檔案利用的高度共享化等方面。未來，隨著科技檔案信息化程度的不斷提升，科技檔案質(zhì)量和服務(wù)效率也會得到顯著提升。