高校教學(xué)檔案的發(fā)展歷程及管理模式研究

文/曹佳欣

高校教學(xué)檔案是高校教育工作的重要組成部分，是教學(xué)實踐的載體，高校文化的一部分。過去一些高校對教學(xué)檔案重視不夠，管理利用不足。新時代教學(xué)檔案的重要性日益顯現(xiàn)，為更好地發(fā)掘教學(xué)檔案的價值并且踐行高校培養(yǎng)育人的使命，創(chuàng)新教學(xué)檔案的管理方式勢在必行，須進一步改善管理體制和技術(shù)手段，推進高校教學(xué)檔案管理工作發(fā)展。

1 高校教學(xué)檔案的特點和作用

1.1 高校教學(xué)檔案的特點

一是內(nèi)容的復(fù)雜性。高校教學(xué)檔案內(nèi)容豐富多樣且具有復(fù)雜性。教學(xué)檔案有效記錄了學(xué)校的辦學(xué)理念和特色，以及教學(xué)管理人員的管理制度和工作流程，同時也詳細記載了學(xué)校教師的教學(xué)、科研成果，內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案包含著學(xué)期教學(xué)計劃、課程課時安排、教師講稿、課件、學(xué)生成績（包括平時作業(yè)成績、期中考試成績、期末成績、理論課及實踐課成績）、學(xué)生論文、學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)生的獎懲情況、學(xué)生的學(xué)術(shù)成果及教師的科研成果等多種內(nèi)容，并且這些內(nèi)容是動態(tài)變化的，需不斷更新、完善。

二是渠道的分散性。高校教學(xué)檔案內(nèi)容的復(fù)雜性也決定了檔案收集渠道的分散性，不是一個部門就能夠收集齊全的，涉及很多部門，比如學(xué)生處、教務(wù)處、教師及學(xué)生，有的涉及企業(yè)。有些高校既有?？粕?、又有本科生，還有研究生甚至是博士生，所以不同層次的學(xué)生也需要匯總不同的檔案，這些層次又包括很多的部門。高校教學(xué)檔案來源或者說收集途徑的分散性，是收集的廣泛性的一種體現(xiàn)。最后，需要每個部門匯總不同的信息，并且把信息集中匯總而形成教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等。

三是時間的周期性。高校是有學(xué)制要求的，所以檔案的整理收集工作就有周期性，也具有動態(tài)的延續(xù)性。這種周期性從體系上而言，可以理解為成套性。不難理解，從一個學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，其間所有有關(guān)的教學(xué)活動都是需要收集整理的，學(xué)制是三年或者是四年，那需要整理的就是這三年或者這四年的所有活動材料。從另一個角度而言，一個學(xué)生在校期間形成的全部文件材料就是一套檔案，具有一定的成套性、周期性。

四是載體的多元性。高校教學(xué)檔案隨著科學(xué)技術(shù)的進步、教學(xué)實踐活動的豐富多彩，已經(jīng)不單單是教學(xué)書本、筆記、課程大綱等紙質(zhì)檔案。也有音頻、短視頻、PPT課件等，有一些課程設(shè)計及設(shè)計成果的展示等，豐富多樣。

1.2 高校教學(xué)檔案的作用

一是促進師生教學(xué)成績的進步。教學(xué)檔案最直接的來源是教師和學(xué)生，最大的受益者也是教師和學(xué)生，雙向作用推動教學(xué)成績的提升。對于教師本身而言，教學(xué)檔案記錄著自己的教學(xué)歷程、教學(xué)方法及教育新的體會，是每一時期教學(xué)情況的真實體現(xiàn)。對于學(xué)生而言，教學(xué)檔案記錄著學(xué)生的成績、學(xué)生的獎懲情況，這不單單是教學(xué)檔案，也是學(xué)生的成長史，能夠助其更好地取長補短，共同進步。

二是推動高校教學(xué)管理的提升。教學(xué)檔案一定程度上反映了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)理念，是學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，可以通過查閱教學(xué)檔案，為當(dāng)下的教學(xué)活動提供建設(shè)性的意見，尋找經(jīng)驗，總結(jié)好的做法，為學(xué)校的教學(xué)相長及有關(guān)決策提供依據(jù)。同時，教學(xué)檔案也為評價教師的綜合能力提供了新的標(biāo)準(zhǔn)，透過教學(xué)檔案，可以反映出教師的教學(xué)態(tài)度和能力，是評價教師的一個重要且科學(xué)的指標(biāo)，這種創(chuàng)新性的評價機制可以倒逼教師不斷提升教學(xué)能力。

2 高校教學(xué)檔案的發(fā)展歷程

2.1 萌芽時期

萌芽時期是高校教學(xué)檔案的初步發(fā)展時期，大致是1977—1986年十年。高校教學(xué)檔案的發(fā)展與高考制度的變革有著深度的關(guān)聯(lián)，沒有高等教育的發(fā)展就沒有高校教學(xué)檔案一說。1977年高考制度恢復(fù)，學(xué)生入學(xué)，正常的教學(xué)活動得以展開，才有比較正規(guī)的檔案管理一說。通過查閱檔案資料，我們可以發(fā)現(xiàn)，這一時期的檔案意識薄弱，高校教學(xué)檔案的內(nèi)容單一，多是教師簡單的授課筆記，而且都是紙質(zhì)的內(nèi)容。內(nèi)容淺顯不細致，而且沒有專門的檔案收集部門，與其說是檔案，其實可以理解為筆記，都是在創(chuàng)作者自己的手中，沒有統(tǒng)一的收集管理。內(nèi)容除了授課的內(nèi)容，很少有其他的內(nèi)容，教學(xué)設(shè)計、學(xué)生信息幾乎沒有。這一時期的檔案主要是發(fā)揮記錄功能，能夠記錄完整就是工作到位。但是由于生活條件、經(jīng)驗意識、科學(xué)水平因素的限制，檔案留存不完整。但回過頭來看，這一時期的檔案格外珍貴，縱使不全面有缺陷，但是也為我們留下了珍貴的歷史資料。

2.2 發(fā)展時期

高校教學(xué)檔案的發(fā)展時期大致是從1987—2012年。這一時期高校教學(xué)檔案的內(nèi)容更加豐富，教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范，形式更加多樣，兼顧數(shù)字和紙質(zhì)兩者形式。1987年國家出臺了檔案法，從法律制度層面開始重視檔案的收集整理工作。這一時期，很多高校也專門開設(shè)檔案專業(yè)，對于整個社會而言，檔案工作都開始被重視起來。高校教學(xué)檔案的收集和整理慢慢走上了正規(guī)。從制度層面到意識層面到高校的具體工作中，檔案工作都有著飛速的發(fā)展。高校開始系統(tǒng)整理檔案，成立專門的部門，對于教學(xué)檔案有了初步的規(guī)定和明確。明確了哪些檔案是必須收集和整理的，明確了收集流程、收集地點，成立專門的檔案室，對檔案的存儲和查閱也有了相關(guān)的規(guī)定。這一時期大家對教學(xué)檔案的重視程度已經(jīng)開始有所傾斜。在這一時期高校教學(xué)檔案有了突飛猛進的發(fā)展，從制度到工作都有了規(guī)范性的推進。

2.3 繁榮時期

高校教學(xué)檔案經(jīng)歷了四十余年的發(fā)展，迎來了當(dāng)今的繁榮時期。從2013至今，檔案工作開展得有聲有色。無論是內(nèi)容、形式上都有了質(zhì)的飛躍。這一時期，信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為高校教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展助了一臂之力。經(jīng)過前兩個時期的發(fā)展，檔案工作意識更強，對檔案工作的價值也更加認可。2021年修訂《檔案法》，全社會對檔案工作的認知更高。高校教學(xué)檔案的發(fā)展進行了分級分類管理，不同的高校根據(jù)自身的實際情況進行了教學(xué)檔案的收集管理工作。這一時期，數(shù)字化的檔案廣泛應(yīng)用，既方便留存，也節(jié)約空間，更利于查閱，進而方便發(fā)揮檔案的價值。高校教學(xué)檔案發(fā)揮著獨特的作用，不再僅僅的是歷史留存，在學(xué)術(shù)借鑒、歷史資料的考察方面都發(fā)揮著作用。

3 創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理模式的措施

3.1 創(chuàng)新管理理念進而提高認識

首先，需要學(xué)校高度重視檔案工作。應(yīng)制定工作機制和辦法，明確分工，上傳下達，成立高校教學(xué)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組來統(tǒng)籌組織領(lǐng)導(dǎo)這項工作，既在思想上重視也在行動上努力。在整體的框架建構(gòu)以后，持續(xù)推動工作，保證工作的長期性和穩(wěn)定性，不能半途而廢。其次，在日常有關(guān)會議上向大家宣講高校教學(xué)檔案的作用和意義，專門舉辦培訓(xùn)班講解檔案工作的重要性，從思想上筑牢檔案意識，潤物無聲，在學(xué)校的展板、宣傳片上也適當(dāng)加入檔案工作內(nèi)容，營造有檔案意識的校園文化，這種顯性和隱性的宣傳工作，都可以潛移默化地影響師生的檔案意識。最后，通過日常工作的監(jiān)督管理和督導(dǎo)，用實際行動說話，上下一盤棋，只有通過行動的不斷落實，才能緊繃深處的思想，兩者是相互作用的。

3.2 轉(zhuǎn)換管理體制進而深入系統(tǒng)管理

完善的檔案管理制度在高校的管理體系中是必不可少的。第一，建立分級分類的管理體制，明確地將全校的檔案收集工作劃分為三級，最高一級是學(xué)校的檔案館，中間一級是學(xué)校的學(xué)生處、教務(wù)處、宣傳部、團委等各個部門，其次是提供基礎(chǔ)檔案的教師、學(xué)生、企業(yè)等個體。在這一過程中還涉及一個分類管理，高校一般有較為龐大的學(xué)科種類，不同的學(xué)科類別也要做好規(guī)范工作，做到既分級也分類。每個級別做好自己本級別的工作，前提是需要一個明晰的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，比如時間規(guī)定、裝訂規(guī)定、內(nèi)容規(guī)定、媒介規(guī)定及形式規(guī)定，將工作細化，細化后的工作權(quán)責(zé)明晰好實施。只有在高層框架上建構(gòu)好了，才可以推動高校教學(xué)檔案工作科學(xué)化的推進和深入。第二，人才隊伍管理機制要跟上。大的管理機制理順后，需要在檔案工作者的工作能力上迎頭趕上。長期以來，檔案工作者的水平參差不齊，對于這類工作者，要通過定期組織培訓(xùn)或者講座來提升工作能力和素質(zhì)。培訓(xùn)不是結(jié)束，工作實踐水平是成績單，工作好的予以獎勵，經(jīng)過培訓(xùn)工作水平依然不行的就考慮轉(zhuǎn)崗和換崗。第三，明確責(zé)任制。責(zé)任制有利于檔案工作的正規(guī)性，是工作監(jiān)督的另一種方式方法，有利于工作落實到位。檔案工作不再是小事，甚至有涉密檔案，對于出現(xiàn)檔案問題的事件是堅決不能容忍的，需要有人承擔(dān)責(zé)任。承擔(dān)責(zé)任不是目的，目的是更好地工作，維護制度的嚴(yán)肅性。

3.3 革新管理技術(shù)長遠發(fā)展

管理技術(shù)的助力會使檔案工作更上一層樓?，F(xiàn)在是信息化社會，信息化給我們的生活帶來了方便，也為檔案工作帶來了曙光。

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)與時俱進，抓好檔案工作，推動檔案事業(yè)邁上新的臺階。為此，應(yīng)做好四個方面工作。一是做好檔案的收集平臺和網(wǎng)站建設(shè)。比如學(xué)生的入學(xué)檔案、學(xué)籍信息，直接通過網(wǎng)絡(luò)注冊登記后備案，既利于存儲也利于后續(xù)的查閱；二是檔案信息的共享平臺，很多學(xué)科之間的檔案是互通的，也是可以共享的，這類檔案可以成立專門的平臺供使用，減少了檔案使用過程中的煩瑣程序，特別是相對紙質(zhì)檔案而言，既方便，也不存在檔案損壞的情況；三是完善檔案服務(wù)系統(tǒng)，這種系統(tǒng)既要滿足內(nèi)部工作人員的日常工作，還需要滿足外界人員的查閱，對技術(shù)水平要求很高，需要完備的整套服務(wù)體系；四是保證檔案安全，保證網(wǎng)絡(luò)檔案安全十分重要，很多檔案是獨一無二的，很珍貴，也有些檔案是涉及學(xué)術(shù)成果和國家秘密的，這類檔案的安全防范工作尤為重要，要有報警預(yù)案機制，最大限度地保證檔案的安全。同時，對于這類檔案，應(yīng)有完備的備份體系。將互聯(lián)網(wǎng)融入到檔案工作不是一朝一夕的，是需要持續(xù)推進和不斷進步的。

高校教學(xué)檔案記錄著真實的校園教學(xué)、校園文化和教育工作者的點滴和成績，是不可復(fù)制的時代印記，是未來彌足珍貴的資料，對教師、學(xué)生和學(xué)校甚至我們國家教育事業(yè)的發(fā)展都有著重要的作用，需要我們將這項工作放在重要的位置上。創(chuàng)新管理模式和機制，與時俱進，推進信息化的普及和應(yīng)用，助力檔案管理事業(yè)的發(fā)展，更好地為學(xué)校和國家的教育教學(xué)及科研事業(yè)注入活力。