企業(yè)電子檔案管理模式與優(yōu)化建議

康晨煒

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展深刻地改變了企業(yè)管理模式，企業(yè)在管理和生產(chǎn)過程中產(chǎn)生了大量電子檔案，這些電子檔案既是企業(yè)經(jīng)營活動的真實記錄和寫照，也是企業(yè)未來決策的重要依據(jù)。因此，企業(yè)有必要對電子檔案管理給予足夠的重視，并結(jié)合現(xiàn)代信息需要對企業(yè)電子檔案管理模式進行優(yōu)化，進一步提升企業(yè)電子檔案管理質(zhì)量。在此基礎(chǔ)之上，對重要的電子檔案資源進行整合，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展和企業(yè)目標進行系統(tǒng)開發(fā)，充分發(fā)揮企業(yè)電子檔案信息價值，更好地促進企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子檔案;管理模式;優(yōu)化策略

當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營管理過程中深受信息化影響，無論是辦公自動化，還是信息技術(shù)的運用都會產(chǎn)生大量電子檔案。如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式勢必會影響電子檔案功能的發(fā)揮。因此，越來越多企業(yè)開始將電子檔案管理模式信息化作為重要方向，并結(jié)合企業(yè)電子檔案的管理需求制定了相應(yīng)的標準和制度體系，規(guī)范了企業(yè)電子檔案管理流程，提升了電子檔案管理效率，使電子檔案真實性、安全性、有效性得到了有效保障[1 ]。

1 企業(yè)電子檔案管理模式及現(xiàn)狀

企業(yè)電子檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理主要有“單套制”和“雙套制”管理模式。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進，“單套制”管理模式將會成為企業(yè)電子檔案管理模式的主流。企業(yè)需要提升電子檔案管理效果，首先要對企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀進行分析和研究，并結(jié)合存在的問題制定有針對性的策略。

1.1 企業(yè)電子檔案管理模式類型

我國企業(yè)電子檔案管理當(dāng)前主要有“雙套制”管理模式和“單套制”管理模式。“雙套制”管理模式是指企業(yè)在紙質(zhì)檔案歸檔的同時，還需要對電子檔案進行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的一致性?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ絼t是在檔案管理過程中只需要對電子檔案進行歸檔和管理，并不需要對紙質(zhì)檔案進行歸檔和管理。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下，無論是“雙套制”管理模式還是“單套制”管理模式都需要對電子檔案管理給予足夠的重視，確保電子檔案信息安全。很長一段時間，企業(yè)在電子檔案管理過程中并沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可以借鑒，主要采取的是“雙套制”的管理模式——只有實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同時歸檔，才能夠為電子檔案的真實性、可靠性、可用性、完整性提供對照和對比借鑒。通過“雙套制”管理，既彌補了紙質(zhì)檔案自身的缺陷，也實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互借鑒、相互補充。在信息化建設(shè)初級階段，企業(yè)在電子檔案管理過程中受到產(chǎn)業(yè)信息化標準不健全，電子檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，難以對于信息技術(shù)進行有效利用等客觀條件的限制，在電子檔案管理過程中難以對電子檔案進行系統(tǒng)的開發(fā)整合。而隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息化程度不斷加深，相應(yīng)地在電子檔案管理過程中也開始運用各種新技術(shù)，既實現(xiàn)了電子檔案的長期保存和信息安全，也能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)活動對電子檔案信息進行整合和利用，特別是優(yōu)秀人才的引進為電子檔案開發(fā)利用和保管提供了人才保障，既為企業(yè)電子檔案管理免除了后顧之憂，也能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展，對電子檔案信息資源進行開發(fā)和利用[2 ]。

1.2 企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)電子檔案“雙套制”管理模式與業(yè)務(wù)實踐存在著沖突。早期我國企業(yè)之所以會施行“雙套制”管理模式，主要是應(yīng)對當(dāng)時電子檔案出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。這一時期企業(yè)文件以紙質(zhì)為主，雖然會產(chǎn)生少量的電子檔案，但主要起輔助作用。“雙套制”的電子檔案管理模式是在特定時期、特定背景下產(chǎn)生的，雖然具有合理性，但對電子檔案管理屬于權(quán)宜之計。而隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)的現(xiàn)實需要，企業(yè)開始生成大量電子檔案，無論是在業(yè)務(wù)開展層面還是在企業(yè)管理層面，隨著電子檔案數(shù)量的暴增，相應(yīng)地在電子檔案管理模式上也需要與時俱進。電子檔案從輔助角色逐漸演變成為主導(dǎo)角色。如果企業(yè)依然采取“雙套制”電子檔案管理模式，勢必會與電子檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生沖突，進而影響業(yè)務(wù)部門相關(guān)業(yè)務(wù)開展。紙質(zhì)檔案管理不僅違背了信息化建設(shè)要求，也會降低工作效率，增加業(yè)務(wù)部門的負擔(dān)，相應(yīng)地在紙質(zhì)檔案管理過程中還需要不斷地投入人力、物力、財力，才能夠保證檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)。

未來企業(yè)檔案管理應(yīng)以電子檔案管理作為主要方面，在管理過程中要嚴格落實相關(guān)政策要求，積極構(gòu)建“單套制”電子檔案管理模式。“單套制”電子檔案管理既要各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，也需要相關(guān)部門的共同協(xié)作，不斷地推進企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)，加大電子檔案管理人員教育培訓(xùn)，進一步提升相關(guān)人員的能力和素質(zhì)?，F(xiàn)階段企業(yè)在電子檔案“單套制”管理過程中也有一些亟待解決問題。一是部分企業(yè)對于電子檔案重視程度不足。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)年齡較大，在檔案管理方面更依賴于紙質(zhì)檔案，認為紙質(zhì)檔案更加直觀，相應(yīng)地對電子檔案重視程度不足，缺少歸檔意識，沒有對電子檔案信息化建設(shè)作出長遠規(guī)劃，導(dǎo)致電子檔案信息資源沒有得到合理利用和開發(fā)。二是電子檔案管理制度機制不健全。當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理過程中并沒有結(jié)合電子檔案的相關(guān)制度要求完善企業(yè)電子檔案管理制度，導(dǎo)致很多電子檔案工作開展缺少制度依據(jù)，電子檔案管理質(zhì)量不高、不全面。三是電子檔案資源沒有得到合理利用和開發(fā)。企業(yè)在電子檔案管理過程中投入了大量資金和人力，形成了具備相當(dāng)規(guī)模的電子檔案信息，但在利用開發(fā)過程中一方面基于信息安全角度考慮，另一方面缺乏主動意識，導(dǎo)致電子檔案信息資源沒有得到利用和開發(fā)，形成了“信息孤島”，企業(yè)電子檔案管理效率低下，只能為企業(yè)提供簡單的文件檢索和信息搜尋服務(wù)。

2 企業(yè)電子檔案管理模式的優(yōu)化建議

新形勢下，企業(yè)在電子檔案管理過程中，要充分認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展對于企業(yè)電子檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，要主動改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理念，完善電子檔案“單套制”管理制度，因地制宜地采取靈活的電子檔案管理模式，進一步提升電子檔案“單套制”管理的適用性和可操作性，并實現(xiàn)對電子檔案信息資源的有效整合和綜合利用，結(jié)合企業(yè)需要提煉出價值的電子檔案信息，更好地實現(xiàn)電子檔案的價值和作用[3 ]。

2.1 優(yōu)化電子檔案管理制度

2.1.1 完善電子檔案管理制度。要從電子檔案形成、接收、管理、利用和處置等多個層面出發(fā)，進一步提升管理制度和規(guī)范的針對性和有效性，增強電子檔案管理實施的可行性和可操作性。要通過電子檔案管理制度落實，確保電子檔案信息收集及時、準確，確保電子檔案管理安全可靠，確保電子檔案利用高效有序。

2.1.2 充分發(fā)揮制度機制在電子檔案保管和利用中的作用。企業(yè)在電子檔案管理過程中既要注重電子檔案安全管理，也要注重電子檔案的高效利用。要通過制度機制落實推進電子檔案信息資源深度整合，構(gòu)建和完善電子檔案數(shù)據(jù)庫，并以此作為電子檔案信息利用和整合的重要載體，實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，進而按照相應(yīng)的制度規(guī)范和開發(fā)要求，對電子檔案深入開發(fā)，實現(xiàn)電子檔案的信息價值。此外，還要參照國家的相關(guān)標準，對其電子檔案元數(shù)據(jù)進行定義，確立元數(shù)據(jù)管理的基本原則、依據(jù)和方法，進一步提升元數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。

2.2 優(yōu)化電子檔案管理流程

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)生成了越來越多的電子檔案，要求企業(yè)在檔案管理過程中對原有的檔案管理流程進行梳理和創(chuàng)新，認識到原有的管理方式已經(jīng)很難滿足電子檔案管理的現(xiàn)實訴求。要通過流程管理理念落實，為電子檔案管理提供新的思路和方式。

2.2.1 實現(xiàn)電子檔案與業(yè)務(wù)流程管理的深度融合。企業(yè)電子檔案來源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成熟度決定著電子檔案的成熟度。因此，在電子檔案管理過程中應(yīng)從電子檔案整個生命周期通盤考慮，將電子檔案管理融入到企業(yè)業(yè)務(wù)活動整個流程之中，實現(xiàn)電子檔案的流程化管理，進一步提升電子檔案與業(yè)務(wù)管理工作的契合性。

2.2.2 企業(yè)要對電子檔案管理流程進行重新梳理和優(yōu)化。信息時代背景下，企業(yè)要想實現(xiàn)現(xiàn)代化目標就需要對內(nèi)部組織架構(gòu)進行優(yōu)化，提升企業(yè)業(yè)務(wù)效率，加強企業(yè)電子檔案管理，而優(yōu)化電子檔案管理流程是企業(yè)加強檔案管理的重要方面。結(jié)合電子檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實訴求，改變傳統(tǒng)電子檔案管理思路，減少不必要的電子檔案管理步驟，提升企業(yè)電子檔案傳輸速度，更好地實現(xiàn)電子檔案價值。

2.2.3 搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理需要一定的載體和途徑，為了更好地適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)訴求，有必要搭建電子檔案管理系統(tǒng)，要求業(yè)務(wù)部門和相關(guān)單位要將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)電子檔案的快速收集、快速處理、快速整合。通過企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的搭建，既能夠加強部門之間的聯(lián)系互動，實現(xiàn)電子檔案在部門之間的快速運轉(zhuǎn);同時也能夠為電子檔案的整體開發(fā)利用、流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，進一步提升企業(yè)電子檔案管理效果[4 ]。

2.3 優(yōu)化電子檔案反饋機制

企業(yè)電子檔案既需要安全保護系統(tǒng)開發(fā)，也需要通過電子檔案反饋機制的落實，加強部門之間的聯(lián)系互動，充分發(fā)揮電子檔案的價值和作用。電子檔案管理需要多個部門多方協(xié)同，才能夠確保電子檔案生成、管理、利用多個環(huán)節(jié)緊密閉合。

2.3.1 從電子檔案的生成看，電子檔案一般都是由企業(yè)業(yè)務(wù)部門生成，企業(yè)電子檔案生成既要遵守電子檔案的制度和標準規(guī)范，也需要通過電子檔案顯示業(yè)務(wù)部門的工作進展以及相關(guān)工作信息。生成后的電子檔案需要按照一定的制度流程報送給電子檔案管理部門，由電子檔案管理部門按照相關(guān)檔案管理流程上報主要領(lǐng)導(dǎo)審閱或由其他業(yè)務(wù)部門辦理。在這一過程中業(yè)務(wù)部門成為了重要的反饋主體，部門生成的電子檔案一般都會提出業(yè)務(wù)需求，需要領(lǐng)導(dǎo)決策或相關(guān)部門的輔助，才能更好地完成業(yè)務(wù)工作。為了支持業(yè)務(wù)工作快速地開展，檔案管理部門要結(jié)合電子檔案內(nèi)容進行快速辦理，并及時地向業(yè)務(wù)部門進行反饋，給予必要的政策支持、技術(shù)支持、資金支持、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

2.3.2 從企業(yè)電子檔案管理的角度看，企業(yè)電子檔案作為業(yè)務(wù)活動的重要憑證，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)揮了重要作用。在這一階段，各部門員工成為了重要反饋主體。一方面，電子檔案管理部門會對業(yè)務(wù)人員電子檔案相關(guān)內(nèi)容的落實情況進行評估，并根據(jù)評估結(jié)果對存在的問題進行優(yōu)化和完善。另一方面，結(jié)合績效評估結(jié)果，針對員工參與電子檔案管理不夠、參與積極性不強、電子檔案反饋態(tài)度不積極等問題對員工進行指導(dǎo)，強化企業(yè)員工對電子檔案管理的認知，充分認識到電子檔案對業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)性作用，使員工在完成業(yè)務(wù)目標的同時，也能夠落實電子檔案管理任務(wù)[5 ]。

2.4 加強企業(yè)電子檔案管理人才隊伍建設(shè)

新時期，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對企業(yè)電子檔案管理提出了新的要求。為更好適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，企業(yè)在電子檔案管理過程中既要主動地引進現(xiàn)代信息技術(shù)，夯實企業(yè)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。同時也要加強企業(yè)電子檔案管理人才隊伍建設(shè)，從企業(yè)電子檔案發(fā)展需求角度出發(fā)，注重內(nèi)部電子檔案管理人才培養(yǎng)，加大對外部人才引進力度。為此，一方面，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予電子檔案管理人才培養(yǎng)足夠的重視，在年初就應(yīng)該形成人才培養(yǎng)方案，并結(jié)合企業(yè)電子檔案管理的具體需求，對企業(yè)電子檔案人才培養(yǎng)的具體內(nèi)容進行優(yōu)化，引進前沿技術(shù)，進一步提升企業(yè)電子檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。同時要對企業(yè)電子檔案管理人才培訓(xùn)的方式方法進行創(chuàng)新，聘請前沿專家學(xué)者針對當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理存在的新問題、新情況進行講解、討論，進一步豐富企業(yè)電子檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)，提升企業(yè)電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另一方面，要面向社會加大對企業(yè)電子檔案管理人才引進力度，與高校合作培養(yǎng)適合企業(yè)電子檔案管理的高素質(zhì)人才，通過內(nèi)強外聯(lián)的方式，為企業(yè)電子檔案管理提供扎實的人才保障，進一步提升企業(yè)電子檔案管理效果，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)[6 ]。

總之，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展推動了企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，企業(yè)在現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型過程中要將電子檔案管理作為重要方面。一方面，要充分認識到電子檔案管理的重要性和必要性，通過落實“單套制”管理模式，進一步提升電子檔案管理成效，確保電子檔案信息安全，實現(xiàn)電子檔案信息的綜合利用和開發(fā)。另一方面，要完善電子檔案管理制度機制，優(yōu)化電子檔案管理流程，充分發(fā)揮電子檔案在推動企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型方面的作用。

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（作者單位：南京旭洲電子科技有限公司）