企業(yè)數(shù)字檔案館建設路徑優(yōu)化研究

王逸凡 周彥廷

摘要：數(shù)字時代賦予企業(yè)數(shù)字檔案館建設無限可能。該文以中石油數(shù)字檔案館為研究對象，基于企業(yè)數(shù)字檔案館的特征和存在的問題，從三個方面提出完善路徑：構建檔案管理企業(yè)生態(tài)、建立企業(yè)檔案資產(chǎn)管理機制和提供強化交互式檔案信息服務功能，以期推動國內(nèi)企業(yè)數(shù)字檔案館建設步伐。

關鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案館 檔案館 數(shù)字檔案

信息時代下，數(shù)字檔案館作為傳統(tǒng)檔案館新的發(fā)展模式被廣泛關注和探索。2014年國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標準《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58—2014）中明確提出：數(shù)字檔案館是“運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供利用的檔案信息集成管理體系”。根據(jù)以上界定，對于企業(yè)數(shù)字檔案館的概念，我們可以將“企業(yè)”與“數(shù)字檔案館”進行組合限定。因此，本文將企業(yè)數(shù)字檔案館定義為：企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術對本企業(yè)所屬的電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理體系。

中國石油天然氣集團有限公司（以下簡稱“中石油”）的數(shù)字檔案館建設經(jīng)驗具有較強的典型性和代表性。本文以中石油為研究對象，以期推動我國企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。

數(shù)字檔案館不僅是檔案信息資源數(shù)字化和管理信息化的現(xiàn)代檔案館，還應該是實現(xiàn)檔案科研價值和資產(chǎn)效益最大化的集約型信息共享利用中心。經(jīng)調(diào)研，目前企業(yè)數(shù)字檔案館具有以下特征。

1.從本質(zhì)特征看，企業(yè)數(shù)字檔案館基于傳統(tǒng)檔案館管理體系框架，進行了管理規(guī)則改革和管理流程再造，除功能上的擴展，其基本屬性和基本職能向信息產(chǎn)業(yè)鏈全過程延伸。本質(zhì)上，企業(yè)數(shù)字檔案館成為檔案信息集成管理工程。

2.從館藏內(nèi)容看，企業(yè)數(shù)字檔案館以數(shù)字檔案為主，其中包括原生電子文件和派生數(shù)字檔案，也包括其他數(shù)字資源。

3.從技術手段看，企業(yè)數(shù)字檔案館運用數(shù)據(jù)庫技術實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲、檢索和利用等功能，通過電子簽名技術確認文件完整性、驗證發(fā)送者身份和文件來源，通過數(shù)據(jù)加密技術確保檔案數(shù)據(jù)安全性，運用全文數(shù)據(jù)檢索技術和交互界面技術提升用戶體驗等，使檔案信息管理和服務實現(xiàn)自動化與智能化。[1]

4.從整體效益看，企業(yè)數(shù)字檔案館的投入主要體現(xiàn)在標準規(guī)范、基礎設施、技術保障、數(shù)字檔案資源、人員配備、資金保障等方面，產(chǎn)出體現(xiàn)在治理能力、管理效率、用戶體驗、品牌效應等方面。

5.從發(fā)展趨勢看，企業(yè)數(shù)字檔案館向智能化、智慧化方向發(fā)展，通過運用“大云物移智鏈知”等智能技術，推動檔案數(shù)據(jù)在語義層面進一步升級。

企業(yè)數(shù)字檔案館建設是一項復雜煩瑣的系統(tǒng)工程，接下來筆者將從四個方面分析企業(yè)數(shù)字檔案館存在的問題。[2]

（一）數(shù)字檔案資產(chǎn)意識薄弱

當前多數(shù)企業(yè)未對數(shù)字檔案資源的潛在資產(chǎn)價值形成充分認識，資源價值投入與產(chǎn)出不平衡。一方面，企業(yè)對檔案工作在整個業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略體系中的定位尚不清晰，資源投入相對有限。另一方面，數(shù)字檔案資源在價值輸出方面存在漏洞，體現(xiàn)為數(shù)字檔案資源權屬不明、監(jiān)管不力等。

（二）標準制度規(guī)范有待健全統(tǒng)一

按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號），企業(yè)數(shù)字檔案館應制定人員崗位職責、數(shù)字檔案館安全與保密管理制度、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準規(guī)范、電子文件歸檔標準規(guī)范、各類檔案管理及業(yè)務流程規(guī)范、安全與保密管理系列規(guī)范等。當前企業(yè)在電子文檔管理方面比較松散，檔案部門與業(yè)務部門未建立協(xié)作常態(tài)機制，聯(lián)動性差，存在信息不通、標準不一、各自為政的現(xiàn)象。

（三）數(shù)字檔案資源建設仍然不足

數(shù)字檔案資源建設是企業(yè)數(shù)字檔案館建設的核心任務，建設內(nèi)容主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件的接收與歸檔，以及建立專題數(shù)據(jù)庫。目前，企業(yè)電子文件平均歸檔率和單套化率離單軌單套目標還有一定差距。

（四）電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)有待融合

建設電子檔案管理系統(tǒng)需要技術人員、檔案人員和業(yè)務人員協(xié)作，實現(xiàn)上下游系統(tǒng)無縫對接。但大多數(shù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)未能完全與業(yè)務系統(tǒng)形成有效融合，電子文件難以實現(xiàn)在線集成，致使企業(yè)仍實行雙軌雙套制。

數(shù)字環(huán)境下，檔案對象空間正經(jīng)歷著從“模擬態(tài)”向“數(shù)字態(tài)”和“數(shù)據(jù)態(tài)”的嬗變[3]，檔案對象也“換裝”成離散的、由計算機識別的數(shù)字信號?；谫Y源形態(tài)的改變，企業(yè)檔案數(shù)字化轉型已刻不容緩。

（一）構建檔案管理企業(yè)生態(tài)

構建企業(yè)生態(tài)是指企業(yè)上下、企業(yè)內(nèi)外協(xié)同聯(lián)動、唇齒相依，最終形成統(tǒng)一、穩(wěn)定的有機體。

1.完善企業(yè)生態(tài)標準制度規(guī)范。這主要涉及以下兩個方面的工作。

首先，創(chuàng)新檔案管控理念與方法，推動制度促管升級。由企業(yè)檔案館為主導，構建面向三態(tài)的歸檔標準規(guī)范體系，完善檔案資源共享利用平臺，防止檔案資源重復建設、信息流動不通暢；還要研究制定“工作規(guī)章—管理制度—業(yè)務規(guī)范”三個層次的檔案管理制度體系[4]，規(guī)范檔案業(yè)務各個環(huán)節(jié)的工作標準和流程。

其次，加強制度執(zhí)行監(jiān)管，確保規(guī)范體系有效落實。企業(yè)檔案館應聯(lián)合業(yè)務部門，界定并厘清檔案管理責任主體的權責關系、職能范圍，構建以檔案部門為主導、業(yè)務部門協(xié)調(diào)配合的“一體化、分層級”檔案管理責任體系。

2.全面推進檔案管理上下游系統(tǒng)融合。這主要包括以下三個方面的內(nèi)容。

首先，加強對業(yè)務部門的前端控制，推動業(yè)務信息檔案化。在檔案管理系統(tǒng)設計階段，企業(yè)檔案館應以系統(tǒng)集成為手段實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動歸檔，將歸檔范圍、分類方案、元數(shù)據(jù)、歸檔整理等要求前置并融合在前端業(yè)務環(huán)節(jié)。

其次，完善信息化系統(tǒng)規(guī)范體系的構建，提升過程管控的力度和粒度。以國家信息化系統(tǒng)建設標準為指導，企業(yè)要建立檔案館電子文件從生成到利用各環(huán)節(jié)的標準，整合上下游系統(tǒng)平臺功能需求，提升檔案管理嵌入各業(yè)務系統(tǒng)文檔管理的功能和質(zhì)量。

最后，與信息技術部門建立深度合作關系，為數(shù)據(jù)管控提供長效技術保障。以檔案數(shù)據(jù)為中心，企業(yè)檔案館要建立與多部門協(xié)同治理的平臺化、扁平化組織，推進企業(yè)檔案管理與信息化建設相融合，探索上下游檔案管理系統(tǒng)對接的技術支持。

3.夯實企業(yè)生態(tài)數(shù)字檔案資源建設。這主要涉及以下兩方面內(nèi)容。

首先，搭建設施完備的信息化平臺，力爭為其生態(tài)檔案事業(yè)提供牢固可靠、安全有序的環(huán)境依托。企業(yè)應抓好以庫房為主陣地的硬件設施與以計算機系統(tǒng)為主營地的軟件設施建設，將檔案工作的后顧之憂遏制于其形成之前。

其次，構建“縱橫雙向”檔案資源網(wǎng)，提高對檔案資源的整合力。以企業(yè)檔案館為主體，橫向集中推動檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”，建立覆蓋企業(yè)各檔案門類、各層級的檔案資源體系；縱向建立涵蓋企業(yè)各業(yè)務信息系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)體系，運用多維度靈活的檔案資源分類方法構建不同層次的檔案資源分類體系。

（二）建立企業(yè)檔案資產(chǎn)管理機制

建立檔案資產(chǎn)管理機制，開發(fā)企業(yè)檔案的科研價值、投資價值，是企業(yè)資產(chǎn)增值的重要途徑。

1.強化檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)識別，制定企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理框架。企業(yè)檔案館應牽頭設立檔案信息資產(chǎn)管理研究機構，對檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的類型、所有權及使用權歸屬、保存期限、更新及備份等相關信息進行全面掌控[5]；還應根據(jù)國家及行業(yè)政策環(huán)境，構建一套完整的檔案資產(chǎn)管理體系，為下一步的資產(chǎn)增值、數(shù)據(jù)流通與資產(chǎn)評估等提供實施條件。

2.加強檔案資產(chǎn)監(jiān)管，構建企業(yè)檔案資產(chǎn)審計框架。企業(yè)檔案館要有監(jiān)管意識，加強企業(yè)檔案權屬控制和維護，設置檔案資產(chǎn)利用紅線，防止企業(yè)檔案資產(chǎn)流失、合法權益被侵害的風險；還需推進檔案資產(chǎn)識別與登記規(guī)范化，強化訪客權限控制，優(yōu)化數(shù)字檔案館的安全保密層資產(chǎn)保護功能。

3.擴展檔案資產(chǎn)增值空間，開發(fā)檔案資產(chǎn)增值渠道。企業(yè)檔案館一方面應積極與科研部門開展合作，促進傳統(tǒng)編研向數(shù)字編研、智能編研轉型，挖掘檔案的科研和文化價值；另一方面應利用集成化和高效化的大數(shù)據(jù)信息手段升級產(chǎn)品服務，推動服務成果多途徑轉化為企業(yè)效益。

（三）提供強化交互式檔案信息服務功能

隨著信息技術和Web2.0交互式服務的發(fā)展，以用戶為中心的參與式檔案服務模式建設和互動式信息服務模式建設日益完善。[6]

1.提高系統(tǒng)檢索服務質(zhì)量。企業(yè)數(shù)字檔案館應通過用戶友好界面設計方便用戶操作，提升檔案信息查全率和查準率，嵌入多功能檢索模式，提高用戶檢索便捷性；還應加強系統(tǒng)細節(jié)化功能設置，允許用戶保存檢索表達式和檢索結果。另外，系統(tǒng)可根據(jù)用戶行為偏好，提供檔案線索，推送檔案產(chǎn)品，激發(fā)用戶的潛在利用需求。[7]

2.促進用戶參與檔案資源開發(fā)利用。企業(yè)數(shù)字檔案館應完善以用戶為中心的互動式服務界面或窗口，設置關注、回復、點贊、評論、轉發(fā)、糾錯等交互功能，促進參與者之間交流互動；還應暢通用戶挖掘企業(yè)檔案資源多元價值的渠道，如用戶根據(jù)自身意愿對可利用的企業(yè)檔案進行分類、編研、打印、復制、發(fā)布到社交媒體平臺等，將檔案信息按自己的需要進行二次加工并傳播。這樣，檔案的價值以用戶為媒介被更深入地挖掘和利用。

3.強化數(shù)字技術賦能知識個性化服務。這主要涉及以下三個方面的工作。

首先，制定檔案需求分析機制，強化企業(yè)檔案個性化服務。這具體表現(xiàn)在企業(yè)數(shù)字檔案館要能聚合用戶瀏覽軌跡、檢索內(nèi)容等信息，建立用戶偏好模型，分析用戶類別、行業(yè)、檢索習慣等信息，向用戶提供一對一信息定制和推送服務[8]；企業(yè)數(shù)字檔案館還要能推動服務方向多元化、服務流程場景化，為用戶提供個性化的知識服務提供支撐[9]。

其次，構建檔案知識網(wǎng)，激活檔案的輔助決策價值。具體而言，企業(yè)數(shù)字檔案館要構建貫穿生產(chǎn)全過程的檔案信息鏈，實現(xiàn)關聯(lián)業(yè)務場景的檔案互聯(lián)共享，運用知識圖譜對檔案數(shù)據(jù)進行關系分析，為企業(yè)生產(chǎn)提供深度、立體、互聯(lián)的信息服務。

最后，以深化檔案治理為契機，加強企業(yè)檔案體驗式雙向互動。企業(yè)數(shù)字檔案館應建立開放式企業(yè)檔案利用系統(tǒng)，完善企業(yè)檔案文化宣傳窗口交互功能，展出更多有價值的館藏，引導并規(guī)范多主體參與、多維度挖掘和多渠道宣傳行業(yè)特色檔案價值，提升面向公眾的公共文化顯示度。

當前，企業(yè)信息化建設不僅賦予了企業(yè)檔案館新的任務，同時也為企業(yè)檔案資源價值多元化發(fā)揮帶來了新的契機。企業(yè)應緊跟時代步伐，不斷探索并完善數(shù)字檔案館建設。

注釋及參考文獻：

[1]國家檔案局.企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南[EB/ OL].（2017-09-17）[2022-1-22]. https：//www.saac.gov.cn/ daj/tzgg/201709/520f7404ff78448f85edc3109bb64e2b.shtml.

[2]信息來自2019年12月對中石油檔案館的實地調(diào)研。

[3]錢毅.技術變遷環(huán)境下檔案對象管理空間演化初探[J].檔案學通訊，2018（2）：10-14.

[4]范寧，蔡盈芳.中國石油檔案機構優(yōu)化創(chuàng)新探索[J].中國檔案，2020（5）：60-61.

[5]廖吉江.高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理研究[J].山西檔案，2018（6）：56-57.

[6]陳慧，南夢潔.基于互動式檔案信息服務模式的數(shù)字檔案館建設——以美英加澳為例[J].山西檔案，2019（5）：103-108.

[7]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2017：253.

[8]張衛(wèi)東，張帥，劉夢瑩.科技檔案資源集成化服務研究[J].檔案學通訊，2012（6）：47.

[9]魏亮亮.面向數(shù)字人文的檔案知識服務模式轉型探析[J].檔案學研究，2021（4）：76.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院