學(xué)校檔案管理的重要性及優(yōu)化方法

董藹祁

摘 要：檔案管理是教育事業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，而隨著學(xué)規(guī)模的不斷擴大，檔案資料數(shù)量也變得越來越多，而在管理時會因缺少專業(yè)人才，或者是安全方面存在問題，而影響學(xué)校發(fā)展。所以筆者認(rèn)為為了更好地推動檔案管理工作有序開展，應(yīng)結(jié)合實際問題制定詳細(xì)的方案。比如：完善檔案管理規(guī)章制度，或者是加強檔案安全防護管理，這不僅能夠提高教學(xué)質(zhì)量，保障各項管理工作井然有序開展，同時也能夠為學(xué)校后續(xù)管理發(fā)展打下夯實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;管理;方法研究

1學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案管理具有重要價值，其重要性分析如下。第一，有利于教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)。因為近幾年來，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐步得到管理者重視，成為了學(xué)校發(fā)展中的重要組成部分，我們應(yīng)通過加強嚴(yán)格管理，達到提高學(xué)校管理水平的目的。同時通過加強檔案管理，也能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員掌握各個教學(xué)活動的實際情況，針對不足之處，也能夠及時的去優(yōu)化和調(diào)整。第二，加強檔案管理，也能夠為教育人員教學(xué)工作提供豐富資料，進一步將知識更好的傳遞給學(xué)生，當(dāng)然，也要結(jié)合學(xué)生實際狀況采取因材施教策略，這樣才能夠激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，保障整個教學(xué)水平能夠得到提升。很多學(xué)校在檔案管理時都開始了解到其重要性，它也有助于促進各項工作的發(fā)展。因為檔案不僅記載了教學(xué)以及管理成果，同時也記載著學(xué)生相關(guān)資料，所以我們更加需要將檔案管理工作擺在首要位置之上，這對于教育事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。同時學(xué)校檔案也會記載一些以往教學(xué)中出現(xiàn)的失誤或者是不足，這也是較為寶貴的教學(xué)資源，教育人員可以結(jié)合這些反面教訓(xùn)，創(chuàng)新教學(xué)方式方法，進一步運用現(xiàn)代技術(shù)手段輔助作業(yè)，保障學(xué)生都能夠提高學(xué)習(xí)技能。此外，加強對檔案資料的管理，除了可以促進學(xué)校各項工作發(fā)展康之外，也有助于幫助教育人員提高警惕性，進而在日常教學(xué)過程中可以避免同樣問題的出現(xiàn)。

2學(xué)校檔案管理的優(yōu)化方法研究

2.1增強學(xué)校檔案管理重視

為滿足學(xué)校檔案管理工作需求，我們還需要尋求優(yōu)化方法，切實將檔案管理工作落實到實處。首先，可以通過增強學(xué)校內(nèi)部人員對檔案管理工作的重視，來實現(xiàn)提高管理水平的目的。因為檔案管理目前已經(jīng)成為學(xué)校經(jīng)濟活動中的重要組成部分，只有提高內(nèi)部職工對檔案管理的重視，才能夠更好地展開檔案管理。當(dāng)然，學(xué)校也可以通過加大宣傳力度，讓每一個人員都能夠了解檔案管理工作的重要性，進而促使內(nèi)部人員從實際行動上作出改變，真正意義上推動檔案管理工作順利進行。其次，為了優(yōu)化檔案管理工作，學(xué)校也可以通過開展相應(yīng)培訓(xùn)活動增強內(nèi)部人員檔案管理意識，因為加強檔案管理，不僅有利于學(xué)校對日后教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)，同時也有助于提高學(xué)生素質(zhì)，進而幫助他們樹立正確的人生觀和價值觀，最重要的是可以幫助教育人員更好的展開教育工作。

2.2完善檔案管理規(guī)章制度

學(xué)校檔案管理是學(xué)校教育活動重要組成部分，檔案也記載著相關(guān)教學(xué)內(nèi)容以及學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況，所以要想切實提高學(xué)校管理水平，我們要將檔案管理工作擺在首要位置之上。而以往由于管理制度缺失，很難達到提高管理水平的目的，所以新時代背景之下，學(xué)校還需要完善檔案管理規(guī)章制度，制度的確立應(yīng)結(jié)合檔案管理工作實際需求去設(shè)立，這樣才可以發(fā)揮制度價值。比如：完善日常管理制度，獎懲制度，或者是內(nèi)部規(guī)章制度，只有確保各項制度落到實處，才能夠促進檔案管理工作朝著規(guī)范化展開。再者，內(nèi)部人員也要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度做好本職工作，必要的前提下，還需要明確劃分各級人員崗位職責(zé)，只有積極落實責(zé)任制，才能夠推動檔案管理有序展開。當(dāng)然，學(xué)校也要將所設(shè)立的檔案管理制度與教學(xué)相結(jié)合，這也是檔案管理工作需要注重的環(huán)節(jié)。而檔案管理人員也要提高對檔案數(shù)據(jù)信息資料的管理重視，確保檔案數(shù)據(jù)信息資料的完整性，切實解決以往管理中存在的問題。

2.3創(chuàng)新檔案管理方式方法

大多數(shù)學(xué)校在檔案管理時都面臨著問題，其中由于管理方式方法比較單一，很難實現(xiàn)提高檔案管理水平的目的，所以要想在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景之下，更好地展開檔案管理，學(xué)校還需要創(chuàng)新檔案管理方式方法，應(yīng)采用新型的方法展開管理，這樣才能夠確保檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。首先，我們可以利用計算機等設(shè)備輔助作業(yè)，這不僅可以彌補傳統(tǒng)人工檔案管理上的不足，又能夠節(jié)省很多時間，切實提高檔案管理工作水平。當(dāng)然，檔案管理人員也要善于運用先進計算機等設(shè)備加強信息數(shù)據(jù)整理，這不僅可以節(jié)省很多時間，也有助于避免因。做不到這是重要數(shù)據(jù)信息丟失損壞等問題的出現(xiàn)，從而發(fā)揮信息技術(shù)等手段的價值。

2.4加強檔案管理人員培訓(xùn)

眾所周知，目前學(xué)校檔案管理中存在不足，其中由于檔案管理人員處于缺失狀態(tài)，難以實現(xiàn)提高檔案管理水平的目的，所以要想提高學(xué)校綜合管理水平，我們還要加強檔案管理人員培訓(xùn)。首先，我們應(yīng)對現(xiàn)有的檔案人員進行全面培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，因為只有各方面能力達到要求的人員，才能夠為檔案管理工作提供新的思路。當(dāng)然，學(xué)校也可以從外界聘請一些專業(yè)的檔案人員參與到檔案管理工作中，這類人員本身就受到過專業(yè)化的培訓(xùn)，其具有專業(yè)的檔案管理知識及豐富的管理經(jīng)驗，針對檔案管理工作中的問題，能夠第一時間內(nèi)去處理，從而促進了檔案管理的科學(xué)化。其次，學(xué)校要想保障檔案管理工作順利開展，也需要尊重和認(rèn)可檔案人員，應(yīng)給予他們?nèi)宋年P(guān)懷，只有拉近彼此之間距離，才能夠更好地展開檔案管理工作。必要的前提下，還需要完善激勵機制，對于表現(xiàn)良好的人員可以給予嘉獎，而獎勵的方式也有很多種，這就需要結(jié)合人員實際表現(xiàn)科學(xué)給予，從而有效調(diào)動其工作熱情，促使他們主動參與到檔案管理工作中。而針對表現(xiàn)不佳的人員也要給予批評，使他們能夠了解到激勵機制的嚴(yán)謹(jǐn)性，進而恪盡職守做好本職工作。

3結(jié)束語

總而言之，目前學(xué)校檔案管理工作效率不高，致使此類問題產(chǎn)生的原因很多，不管是哪一方面原因，都不利于提高學(xué)校辦學(xué)水平，所以為了確保學(xué)校健康發(fā)展，我們還需要增強學(xué)校檔案管理重視并完善規(guī)章制度，也要創(chuàng)新檔案管理方法并加強檔案管理人員培訓(xùn)，更要加強安全防護管理，從而促進檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，且提升學(xué)校綜合辦學(xué)水平。

參考文獻：

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