高校智能財務系統(tǒng)應用初探

周舒 河南大學

引言

智能財務時代下，高校財務管理的智能化轉(zhuǎn)型成為高校關(guān)注的焦點。基于大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的快速發(fā)展，為高校智能財務的建設提供了技術(shù)支持和實現(xiàn)的可能性。

智能財務系統(tǒng)的應用是高校財務智能化轉(zhuǎn)型的有益嘗試和探索。如何借助智能化的系統(tǒng)工具，通過更多的線上和人工智能協(xié)助方式，進一步優(yōu)化財務業(yè)務流程，解決現(xiàn)有報銷模式下存在的“報銷繁”難題，提高財務工作效率和服務質(zhì)量，成為高校財務優(yōu)化改革的方向。本文結(jié)合H大學推行智能財務系統(tǒng)的具體實踐與應用，分析了智能財務系統(tǒng)在高校順利落地的實施路徑和保障，并對高校后續(xù)推進財務信息化建設提出建議。

一、H高校智能財務系統(tǒng)的實施背景與動因

H大學財務報銷模式早期一直采用傳統(tǒng)線下報銷模式，即報賬人員直接到財務部門排隊取號等候辦理的報銷模式。為解決該模式下排隊等候時間長等問題，學校財務部門于2018年6月開始全面推行網(wǎng)上預約無等候報賬系統(tǒng)，實行24小時全天候開放預約、無需排隊等候的財務報銷模式，有效緩解了教職工“排隊長”“報銷難”的問題，提升了學校財務服務水平。但現(xiàn)有的網(wǎng)上預約報銷模式無法解決當下存在的“報銷繁”難題，如教職工普遍反映的填制報銷單工作量大且易出現(xiàn)錯誤、為審批多次往返簽字等問題，逐漸成為學校教職工財務報銷的痛點。

H高校從2020年開始著手推行智能財務系統(tǒng)，旨在通過財務智能化手段，借助人工智能等現(xiàn)代化技術(shù)，精確、高效、自動地完成財務業(yè)務辦理，進一步提升財務服務效能，解決學?，F(xiàn)有財務報銷模式存在的難題：

（一）網(wǎng)上預約程序繁瑣、工作量大

學?，F(xiàn)有財務報銷模式采用網(wǎng)上預約無等候系統(tǒng)，整個財務報銷流程如下：對于要報銷的經(jīng)濟業(yè)務，教職工通過網(wǎng)上預約系統(tǒng)線上填報報銷單，線下完成審批簽字后，再將預約報銷單和發(fā)票等報銷材料遞交到財務部門（或投遞至投遞機），由財務人員進行審核報銷。

整個報銷流程最復雜、最繁瑣的環(huán)節(jié)是網(wǎng)上預約填報環(huán)節(jié)，教職工需要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容分類整理、粘貼票據(jù)，并進行票據(jù)分類加總、計算，然后按照會計科目預約填報，發(fā)票轉(zhuǎn)賬信息需要手工錄入或前期進行維護。有電子票據(jù)的，還需要在系統(tǒng)中逐張進行查重認證，以規(guī)避重復報銷，這個過程不僅要求有簡單的會計知識，還在無形中增加了教職工預約報銷的工作量。到財務審核環(huán)節(jié)，經(jīng)常出現(xiàn)電子發(fā)票漏認證、差旅費補助金額或者會計科目預約錯誤而實際報銷內(nèi)容無項目預算等問題，導致教職工重新返工、重新預約。對于大多數(shù)不具備財務知識的教職工來說，整個財務報銷程序復雜繁瑣且工作量大。

（二）線下審簽手續(xù)繁瑣

學?，F(xiàn)有的財務報銷模式為“線上預約 + 線下審批 + 線下投遞”的報銷模式。網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)雖然在線上進行預約填報，但報銷單的簽字審批仍是由報銷人在線下完成，教職工完成網(wǎng)上預約后，根據(jù)不同經(jīng)費的審批要求，將打印好的紙質(zhì)報銷單及報銷材料找相關(guān)經(jīng)費審批人和責任單位簽字蓋章，這種線下面對面的審批模式，繁瑣且耗時長、效率低下。

一方面，對于報銷人來說，不同的項目經(jīng)費、業(yè)務類型財務審批要求不同，對于一些復雜、金額較大的經(jīng)濟業(yè)務，還需要相關(guān)職能部門多部門、多層級聯(lián)簽，報銷人不熟悉審簽流程的話，會經(jīng)常發(fā)生漏簽重簽的情況，為審批多次往返簽字。另外，若碰上審批人開會或者外出出差的情況，審簽往往受阻，報銷進度緩慢。另一方面，對于審批人來說，線下面對面的審簽經(jīng)常打斷自己的正常工作，碰到忙碌的時候，審批人更是難以仔細審核報銷單據(jù)的合規(guī)性和合理性，審簽難免流于形式。

如何簡化財務報銷程序，減少教職工預約填報工作量和線下審簽往返奔波，有效解決教職工“報銷繁”的難題，提升師生財務報銷體驗，成為學校財務優(yōu)化改革的方向?；诖?，學校財務部門加快推進智能財務系統(tǒng)建設，進一步提升財務信息化水平，旨在構(gòu)建契合學校自身發(fā)展需要的智能財務報銷模式。

二、智能財務系統(tǒng)報銷模式及系統(tǒng)實施優(yōu)勢

（一）智能財務系統(tǒng)報銷模式

智能財務系統(tǒng)是一個支持手機端和電腦端雙平臺登錄，通過手機拍照或電子票據(jù)上傳，系統(tǒng)能夠自動智能識別票據(jù)、智能填報、報銷單全流程線上審批的智能化報銷平臺。

借助于人工智能等現(xiàn)代化技術(shù)，智能財務系統(tǒng)的報銷流程精簡、高效，具體報銷流程如下：①報銷人通過手機端或電腦端登錄財務一門式智能服務平臺，手機拍照或上傳票據(jù)，系統(tǒng)智能識別票據(jù)、智能填報、生成報銷預約單。②提交報銷單后，系統(tǒng)通過預設的審批流程推送給下一環(huán)節(jié)的審批人，審批人會收到系統(tǒng)平臺的短信提示，審批人登錄電腦端或者手機端可以實時查看報銷事項和報銷明細，對報銷單進行審批。若同意報銷申請，則自動流轉(zhuǎn)至下一層級審批人；若審批人拒絕報銷申請，填明拒絕原因，則報銷申請退回至報銷人節(jié)點。③全部審批流程完成后，報銷人可以打印報銷單，將報銷單與票據(jù)及附件投遞至投遞箱或遞交到財務部門，完成報銷流程。

（二）智能財務系統(tǒng)實施優(yōu)勢

相較于網(wǎng)上預約報賬模式，智能財務系統(tǒng)具有智能識別票據(jù)、智能填報報銷單，支持線上審批等功能，實現(xiàn)了報銷服務的全流程數(shù)字化管理，有以下幾點優(yōu)勢：

1.支持雙平臺報銷

智能財務系統(tǒng)支持手機端和電腦端雙平臺運行，雙平臺上信息與數(shù)據(jù)實現(xiàn)同步共享。相較于網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)，智能財務系統(tǒng)凸顯優(yōu)勢在于支持手機端報銷，不再局限于校園網(wǎng)，報銷人可以隨時隨地通過手機拍照上傳票據(jù)進行報銷業(yè)務申請，審批人可隨時隨地進行在線審批，具有時效性強、靈活、操作方便等優(yōu)勢。

2.網(wǎng)上簽批

智能報銷系統(tǒng)實行網(wǎng)上簽批，全部審批流程在線上流轉(zhuǎn)。對于跨區(qū)域多校區(qū)的學校財務管理模式，網(wǎng)上簽批更是提供了巨大的便利性。網(wǎng)上簽批省去了紙質(zhì)材料的線下傳遞，實現(xiàn)了經(jīng)辦人、驗收人、項目負責人、所在院系、職能部門等多個環(huán)節(jié)的審批均在線上流轉(zhuǎn)，網(wǎng)上簽批還支持附件上傳、審批進度查詢、審批意見反饋等多種功能，手機終端的便攜性，更是提高了業(yè)務審批的效率，切實實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的財務服務目標，提升師生報銷體驗。

3.系統(tǒng)智能識別、智能填報

報銷人對票據(jù)拍照或上傳后，系統(tǒng)基于大數(shù)據(jù)的票據(jù)池能夠自動進行智能識別，實現(xiàn)對票據(jù)全票面信息的獲得。例如系統(tǒng)可智能識別車票的乘坐人、車次、乘坐日期時間、出差地點、金額等信息；還能智能識別票據(jù)類型、開票日期、開票抬頭、對方單位、開票金額等信息。

票據(jù)智能識別后，系統(tǒng)會根據(jù)識別的票據(jù)信息和系統(tǒng)內(nèi)置的票據(jù)內(nèi)容與會計科目的勾稽關(guān)系，自動匹配會計科目。根據(jù)獲取的票據(jù)信息自動進行轉(zhuǎn)賬信息的回填，實現(xiàn)報銷單據(jù)的自動智能填報，省去人工分類匯總報銷項、加總計算金額等過程，大大減少師生預約的工作量。

4.查驗預警

報銷人在智能預約填報時，系統(tǒng)會根據(jù)報銷業(yè)務類型提示報銷人提供輔助證據(jù)，報銷人按照系統(tǒng)預設的程序補充相應說明或上傳附件即可。如：報銷人預約差旅費報銷業(yè)務，若出現(xiàn)差旅行程不完整或者缺少住宿費發(fā)票的情形，系統(tǒng)會自動按照預先設置好的流程提示報銷人上傳情況說明等輔助材料。

智能財務系統(tǒng)對于票據(jù)還能夠進行智能化預警審核，系統(tǒng)與國家稅務發(fā)票查驗平臺相關(guān)聯(lián)，票據(jù)拍照或上傳后，系統(tǒng)能夠自動進行增值稅發(fā)票真?zhèn)尾樵凃炞C和電子發(fā)票的重復報銷認證，自動提示預警。過期票、發(fā)票抬頭錯誤的票據(jù)系統(tǒng)會自動查驗警示。一方面，能夠提醒報銷人員注意，減少退單率；另一方面，系統(tǒng)的智能化審核能夠減少財務人員的工作量，提高財務工作效率。

5.檔案電子化存儲

完成報銷后，系統(tǒng)能夠自動將上傳的電子票據(jù)和附件與相關(guān)憑證進行關(guān)聯(lián)，形成電子檔案。全面實現(xiàn)檔案資料電子化存儲后，教職工可通過智能報銷系統(tǒng)查詢報銷歷史記錄及調(diào)取相應的票據(jù)、附件圖片，無須再到財務部門或檔案館進行現(xiàn)場查詢，方便教職工進行項目結(jié)題和審計。

三、H高校智能財務系統(tǒng)的實施路徑

智能財務系統(tǒng)從初步設想到最終落地實施，得益于學校領(lǐng)導和全校多部門的支持和通力合作，經(jīng)過系統(tǒng)服務器升級、業(yè)務流程和財務簽批流程梳理、搭建系統(tǒng)測試環(huán)境不斷測試和完善，到制作操作指南、進行業(yè)務培訓等一系列實施步驟，保障學校智能財務系統(tǒng)的順利推行。

（一）系統(tǒng)調(diào)研，升級軟硬件設施

H高校財務部門在初步設想推行智能財務系統(tǒng)前期，派相關(guān)財務人員到系統(tǒng)軟件開發(fā)公司及目前已實施智能財務系統(tǒng)的幾所高水平院校進行實地調(diào)研走訪交流，深入了解系統(tǒng)操作模式、實施步驟及實施難點。同時，對于學校內(nèi)部，財務部門通過現(xiàn)場座談交流和發(fā)放調(diào)查問卷的方式，廣泛征詢本校二級單位、職能部門、審批人、各類報銷人員的系統(tǒng)需求及建議，在取得內(nèi)部共識和外部充分調(diào)研的基礎上，結(jié)合學校實際，制定出系統(tǒng)總體實施方案。財務部門根據(jù)方案，初期先與軟件公司對接，完成系統(tǒng)軟硬件升級，配置虛擬服務器，擴充圖片存儲服務器存儲容量等前期系統(tǒng)實施基礎工作。

（二）系統(tǒng)初始化，梳理業(yè)務流程

智能財務系統(tǒng)作為信息化工具，將原本線下復雜分類和計算的報銷環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為信息化終端的自動輸出，系統(tǒng)智能化功能的實現(xiàn)依賴于系統(tǒng)內(nèi)嵌的各項規(guī)則和標準的初始化設置?；诖髷?shù)據(jù)票據(jù)池，大量測試不同類型的票據(jù)，對不能識別的票據(jù)類型，與軟件公司反復溝通，對系統(tǒng)進行修改設計，來實現(xiàn)系統(tǒng)的智能識別功能。如針對其他省份不常見的一些票據(jù)，如定額發(fā)票，新增系統(tǒng)功能，允許手工補錄信息，來實現(xiàn)報銷的便利性。根據(jù)財務規(guī)則設置發(fā)票內(nèi)容與會計科目的匹配對應關(guān)系，來實現(xiàn)系統(tǒng)的智能填報及會計憑證的智能處理。

同時，以推行智能財務系統(tǒng)為契機，財務部門針對不同報銷業(yè)務類型，日常報銷業(yè)務、差旅業(yè)務、借款業(yè)務、酬金業(yè)務、資產(chǎn)業(yè)務，對各項業(yè)務流程進行再梳理，結(jié)合學校具體報銷規(guī)定，優(yōu)化業(yè)務流程，定制適合本校的業(yè)務流程模板，盡可能簡化和優(yōu)化系統(tǒng)操作流程。以常見的差旅費業(yè)務為例，報銷涉及車費、住宿費和差旅城市間交通補貼及伙食補貼等，由于不同省份、不同高校對差旅費報銷的具體執(zhí)行規(guī)定有差異，在智能財務系統(tǒng)初始化設置時，需要定制適合學校自身情況的差旅業(yè)務模板。在系統(tǒng)后臺依據(jù)差旅報銷規(guī)定設置計算公式和邏輯判斷，來實現(xiàn)系統(tǒng)的自動計算差旅補助、自動控制住宿費限額標準等智能化功能。

（三）設置線上審批流程

智能財務系統(tǒng)實現(xiàn)了報銷單的全過程線上流轉(zhuǎn)審批。線上審批流程需要在系統(tǒng)后臺進行預設，依據(jù)業(yè)務類型和經(jīng)費類別來設置相應的審批流程。

財務部門通過梳理不同業(yè)務類型和不同類別項目經(jīng)費的財務審批要求，梳理出幾類通用審批流程。同時，基于校院兩級財務管理體制，考慮到部分學院經(jīng)費審批的慣例，允許學院根據(jù)自身審批需求進行個性化定制，以滿足特殊審批需求。

另外，在預設審批流程時，由于整個審批環(huán)節(jié)鏈條長、涉及人員廣，可能涉及項目負責人、單位“財務一支筆”、歸口管理部門以及其他有關(guān)審批人，因此，在預設審批流程時，應將內(nèi)控機制內(nèi)嵌于流程來規(guī)范不同層級、不同部門審批人的權(quán)限、程序、責任范圍等，規(guī)避財務風險。審批推送時間設置也是系統(tǒng)需要注意的環(huán)節(jié)，教職工在非工作時間提交報銷單，審批人可以設置審批任務平臺、短信提示的時間段，避免在非工作時間頻繁接到提醒，造成不好的用戶體驗。

四、H高校智能財務系統(tǒng)的實施保障

（一）發(fā)揮領(lǐng)導在智能財務系統(tǒng)建設中的引領(lǐng)作用

智能財務系統(tǒng)的推行，重造了業(yè)務流程，改變了學?，F(xiàn)行財務報銷模式。任何新的模式推行都需要自上而下的引領(lǐng)，要充分發(fā)揮領(lǐng)導在智能財務系統(tǒng)中的引領(lǐng)作用，形成校內(nèi)部門之間緊密配合、協(xié)同一致，從人力、物力、財力上保障系統(tǒng)的順利落地。推行智能財務系統(tǒng)，要站在整個學校層面上去重新架構(gòu)業(yè)務流程，尤其是網(wǎng)上簽批的應用，在實施中需要各部門負責人從舊的線下簽批模式改成新的線上簽批模式，積極推動新系統(tǒng)的實施，才能帶領(lǐng)全校師生更快更好地接受智能財務系統(tǒng)，體驗到變革帶來的便利。

（二）完善內(nèi)部控制

智能財務系統(tǒng)的實施是對高校經(jīng)濟業(yè)務的流程再造，財務部門需要對適用于舊財務報銷模式下的內(nèi)部控制流程進行重新梳理。在新的智能報銷模式下，首先，需要按照新的業(yè)務流程模式，確定可能存在的風險點，進行風險評估，并針對每個風險點逐個制定風險應對措施。此外，智能財務系統(tǒng)并不是簡單地將現(xiàn)行業(yè)務搬到線上操作，其中的控制活動也會相應地變化。財務部門應當在風險評估的基礎上，針對具體業(yè)務和事項進行進一步的分析控制，如新的工作節(jié)點中是否存在不相容崗位分離管理、分級授權(quán)審批控制等。最后，在智能財務系統(tǒng)上線運行后的會計年度進行內(nèi)部控制自查，并引入第三方機構(gòu)，對學校的內(nèi)部控制進行客觀的評價，保證新的模式下內(nèi)部控制的有效性。

（三）智能報銷模式和現(xiàn)行報銷模式并行

為保障智能財務系統(tǒng)對現(xiàn)有報銷模式的順利銜接，財務部門在推行智能財務系統(tǒng)初期，可實行智能報銷模式和現(xiàn)行報銷模式并行的方式。穩(wěn)步推進，先挑選5-6個具有代表性的院系進行試點，邊試邊完善，派遣財務專人對接試點單位，建立微信咨詢?nèi)?、開設財務專線咨詢電話，及時處理、反饋試行階段發(fā)現(xiàn)的各類問題，并及時與軟件系統(tǒng)工程師有針對性地修改、完善系統(tǒng)。待系統(tǒng)逐步穩(wěn)定完善后，再在全校范圍內(nèi)全面推行。

待智能財務系統(tǒng)正式在全校推行后，財務部門也要留足過渡期，允許智能報銷模式和現(xiàn)行網(wǎng)上預約報銷模式并行，柜臺設置人工窗口，專門處理傳統(tǒng)報銷單據(jù)，妥善處理好新舊系統(tǒng)銜接轉(zhuǎn)換中出現(xiàn)的報賬問題，并逐步引導師生采用新系統(tǒng)報銷，使師生體驗到智能報銷系統(tǒng)的便利性。同時，在過渡期內(nèi)，盡量簡化報銷流程，對于線下簽批過的報銷單，無須報銷人重復簽批。

（四）加強宣傳、培訓與溝通

為平穩(wěn)有序推動智能財務系統(tǒng)啟用，財務部門制作了精簡的宣傳視頻，展現(xiàn)出智能財務系統(tǒng)的便捷；并印制《智能財務報銷系統(tǒng)操作指南》和《智能財務報銷常見問題解答》，為教職工實務操作智能財務系統(tǒng)提供詳細指引；同時，通過網(wǎng)站、微信公眾號、業(yè)務培訓、現(xiàn)場面對面演示等形式加強宣傳推廣。在現(xiàn)場宣講推廣的過程中，關(guān)注教職工的不同需求與意見，積極思考采納，進一步完善系統(tǒng)功能，最終實現(xiàn)電子票據(jù)、校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、酬金申報等業(yè)務由財務代為打印，無須投遞。

五、對推行智能財務系統(tǒng)的建議及思考

（一）構(gòu)建高校內(nèi)部大數(shù)據(jù)一體化平臺

高校智能財務系統(tǒng)的推行，是高校信息化建設的重要內(nèi)容。結(jié)合目前高校信息化建設的實際情況來看，普遍存在校內(nèi)不同部門使用各不相同的業(yè)務信息系統(tǒng)的情況，形成“信息孤島”。高校在推進信息化建設的進程中，要從全校的高度進行頂層建設，統(tǒng)籌規(guī)劃，整合高校內(nèi)部各業(yè)務大數(shù)據(jù)平臺的一體化建設，打通信息壁壘，創(chuàng)新數(shù)據(jù)在校內(nèi)的共享方式，實現(xiàn)服務事項跨系統(tǒng)聯(lián)動辦理、跨部門協(xié)同處理機制，逐步推進智能財務系統(tǒng)與學?？蒲泄芾硐到y(tǒng)、人事系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)和流程的對接，以實現(xiàn)真正的高?！耙婚T式”智能服務平臺。

（二）大力引進和培養(yǎng)復合型人才

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)的發(fā)展，對高校財務人員提出了新的挑戰(zhàn)和更高的要求，智能財務時代下的復合型人才，不僅要具備專業(yè)的會計知識，還應具備計算機應用能力，以應對高校財務信息化的高速發(fā)展。因此，高校財務部門要著力打造復合型人才隊伍，大力引進和培養(yǎng)復合型人才，一方面，可增設崗位，積極引進既懂財務又熟悉計算機技術(shù)的高端復合型人才從事財務信息化工作；另一方面，可通過加強與財務系統(tǒng)軟件公司的溝通交流，多組織系統(tǒng)培訓，加強對部門財務人員的信息化技能培訓。財務人員自身也要主動轉(zhuǎn)變職能角色，要從傳統(tǒng)的大量重復性勞動中解脫出來，著力提高自身決策分析能力和信息化技術(shù)應用能力，努力成為高端復合型人才，助力高校財務事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

高校智能財務系統(tǒng)的推行，有效推動了高校財務管理向智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。智能財務系統(tǒng)具備的智能識別、智能填報、全過程線上審批、雙平臺運行等優(yōu)勢，進一步優(yōu)化了高校財務報銷流程，有效緩解了財務“報銷繁”難題，提升了師生財務報銷體驗，進一步提高了學校財務信息化水平。

智能財務系統(tǒng)的應用，改變了學?，F(xiàn)行財務報銷模式，高校在推行智能財務系統(tǒng)時，要充分發(fā)揮領(lǐng)導在智能財務系統(tǒng)建設中的引領(lǐng)作用。同時，加強對新系統(tǒng)的宣傳和培訓，重點做好新舊系統(tǒng)的過渡銜接，以保障新系統(tǒng)的順利上線。