新形勢下小區(qū)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制策略分析

黃雪群 北京金輝錦江物業(yè)服務(wù)有限公司福州分公司

引言

近些年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平平穩(wěn)增長，人們對于物質(zhì)生活的要求逐漸上升到了一個(gè)全新的高度，在這一時(shí)代背景下物業(yè)管理工作發(fā)生了極大的變化，但從目前來看，部分小區(qū)物業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制工作的開展上依然面臨一定的不足，基于此，有必要展開深入的探究。

一、新形勢下小區(qū)物業(yè)企業(yè)強(qiáng)化開展內(nèi)部控制建設(shè)的重要性

（一）提高財(cái)務(wù)管理水平

針對物業(yè)企業(yè)而言，積極落實(shí)內(nèi)部控制建設(shè)能夠在原有基礎(chǔ)上促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提升，物業(yè)企業(yè)當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理工作包括核算管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理、票據(jù)管理和臺(tái)賬管理等，而應(yīng)收賬款和前臺(tái)收費(fèi)管理等工作的實(shí)際情況直接影響其資金安全。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行分析，現(xiàn)如今其最主要的任務(wù)便是要強(qiáng)化內(nèi)部控制建設(shè)，以幫助企業(yè)更高效把控財(cái)務(wù)各方面情況，繼而為小區(qū)公共收益和大修基金方面管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。基于此，小區(qū)物業(yè)企業(yè)務(wù)必要將內(nèi)控建設(shè)作為其財(cái)務(wù)管理工作的重要手段。與此同時(shí)，內(nèi)控建設(shè)還是財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督至關(guān)重要的組成部分，所以需要在物業(yè)企業(yè)中構(gòu)建起切實(shí)可行的內(nèi)控系統(tǒng)，以便于進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理水平以及高質(zhì)量開展財(cái)務(wù)管理工作，從而推動(dòng)企業(yè)長效平穩(wěn)發(fā)展。

（二）高效落實(shí)資金管理

高質(zhì)量的內(nèi)部控制建設(shè)工作可以提升物業(yè)企業(yè)在資金管理方面的科學(xué)性和有效性，最大限度實(shí)現(xiàn)物業(yè)企業(yè)自身資金利用效率的不斷提升，確保各項(xiàng)資金都能夠在實(shí)際工作中得到科學(xué)應(yīng)用，盡量減少資源浪費(fèi)問題。對于物業(yè)企業(yè)的日常運(yùn)營來說，資金管理是最為關(guān)鍵的核心部分，也是推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ?，而?nèi)部控制建設(shè)成效的提升能夠?yàn)橘Y金的科學(xué)管理提供必要條件，繼而提高物業(yè)企業(yè)的整體運(yùn)營成效。物業(yè)企業(yè)在不斷加大內(nèi)部控制建設(shè)力度的過程中可以充分調(diào)動(dòng)起公司領(lǐng)導(dǎo)層的主觀能動(dòng)性，促使其在后續(xù)工作中針對資金管理工作的實(shí)際情況展開更加深層次的探討，與此同時(shí)還能夠著眼于全局對當(dāng)下資金管理的各方面情況進(jìn)行全方位研究和分析，以便于第一時(shí)間妥善掌控資金的實(shí)際應(yīng)用和管理情況，更加科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)資金的合理配置，使得資金的應(yīng)用能夠發(fā)揮出最大的價(jià)值。

（三）科學(xué)預(yù)測市場發(fā)展趨勢

內(nèi)部控制建設(shè)工作的進(jìn)一步落實(shí)能夠幫助小區(qū)物業(yè)企業(yè)更加全面地實(shí)現(xiàn)對于市場未來發(fā)展趨勢的分析和預(yù)測，并在預(yù)測結(jié)果的基礎(chǔ)上對其未來財(cái)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行制定，由此可見內(nèi)部控制建設(shè)的重要性。近些年來我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建筑領(lǐng)域較之以往也實(shí)現(xiàn)了迅速進(jìn)步，小區(qū)作為城市建設(shè)中的重要組成直接影響著城市發(fā)展，在這一時(shí)代背景下，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐過程中持續(xù)推動(dòng)其自身競爭力的提升，以便于擴(kuò)大企業(yè)影響力最終贏得市場競爭，而良好的內(nèi)部控制建設(shè)可以為企業(yè)針對其財(cái)務(wù)計(jì)劃展開相應(yīng)的優(yōu)化調(diào)整工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促使物業(yè)企業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境條件和激烈的市場競爭中對未來的發(fā)展方向進(jìn)行精準(zhǔn)定位，從根本上為物業(yè)公司的發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。

二、新形勢下小區(qū)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的路徑分析

（一）提升意識(shí)水平

若想切實(shí)提升物業(yè)企業(yè)所開展的內(nèi)部控制工作的實(shí)際成效，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從意識(shí)層面著手提升企業(yè)的認(rèn)識(shí)水平，實(shí)現(xiàn)內(nèi)化于心、外化于行，逐漸在實(shí)踐中進(jìn)行落實(shí)，為后續(xù)的工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體來看，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)從以下兩方面著手促進(jìn)企業(yè)整體內(nèi)部控制意識(shí)水平的提高。

一方面，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的意識(shí)，結(jié)合各項(xiàng)工作開展的具體情況進(jìn)行分析，領(lǐng)導(dǎo)層在物業(yè)企業(yè)中有著決定性作用，而其本身意識(shí)水平的提升能夠起到一定的榜樣帶頭作用，進(jìn)而激發(fā)企業(yè)整體的積極性，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的全面持續(xù)推進(jìn)?；诖耍块T應(yīng)當(dāng)有針對性地提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以保障其能夠通過對于各種案例和知識(shí)的深度學(xué)習(xí)意識(shí)到內(nèi)部控制工作的價(jià)值和必要性。與此同時(shí)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)下企業(yè)各項(xiàng)工作開展中所面臨的問題進(jìn)行精確有效的劃分，切實(shí)明確內(nèi)部控制工作不合理會(huì)產(chǎn)生哪些隱患和危害，以便于在后續(xù)工作中能夠自覺主動(dòng)地投入到內(nèi)部控制建設(shè)工作當(dāng)中去，保障工作的高質(zhì)量完成。另一方面便是針對企業(yè)員工展開意識(shí)建設(shè)工作，員工是小區(qū)物業(yè)企業(yè)開展各項(xiàng)具體工作的執(zhí)行者，直接關(guān)系到內(nèi)部控制建設(shè)的成效，所以應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化落實(shí)對于員工思想意識(shí)的規(guī)范和約束。具體來看，物業(yè)企業(yè)需要定期開展對于全體員工的培訓(xùn)和教育工作，安排專門的培訓(xùn)師或企業(yè)內(nèi)部講師就內(nèi)部控制相關(guān)知識(shí)及內(nèi)控典型案例對其進(jìn)行針對性培訓(xùn)和宣導(dǎo)，以便于全體員工提升自身內(nèi)控意識(shí)以及能夠充分了解各方面實(shí)際情況，為后續(xù)工作的高質(zhì)量落實(shí)創(chuàng)造良好的條件。

（二）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

針對小區(qū)物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制而言，良好的控制環(huán)境是其各項(xiàng)工作高效落實(shí)的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到企業(yè)未來能否健康運(yùn)轉(zhuǎn)?；诖耍髽I(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視內(nèi)控環(huán)境的優(yōu)化，進(jìn)而搭建起更加科學(xué)有效的內(nèi)控制衡體系，確保能夠全面覆蓋到物業(yè)企業(yè)的全體員工，并可以與當(dāng)前現(xiàn)代化的企業(yè)治理要求相適應(yīng)。

首先，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)著重開展人力資源管理工作，在未來發(fā)展的過程中需要從相關(guān)制度以及計(jì)劃的實(shí)際情況出發(fā)大力開展人力資源引進(jìn)工作，與此同時(shí)，企業(yè)需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對人力資源的激勵(lì)、績效考核以及培訓(xùn)等機(jī)制進(jìn)行健全和完善，高效推行能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的政策，助力員工本身專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的不斷提升。

其次，物業(yè)企業(yè)需要確保其內(nèi)部控制能夠始終堅(jiān)持以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，在發(fā)展過程中制定明確的戰(zhàn)略目標(biāo)，并科學(xué)確定其未來所要采用的盈利模式，若想保障企業(yè)內(nèi)部控制工作的高效開展則勢必要使其所制定的計(jì)劃和所采取的措施能夠高度符合企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標(biāo)。例如，若是小區(qū)物業(yè)企業(yè)采用的是差異化戰(zhàn)略，其便需要在后續(xù)工作中從服務(wù)品質(zhì)這一根本要求出發(fā)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新、組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化以及人員配置工作，但若是小區(qū)物業(yè)企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的規(guī)劃上更加注重成本，便應(yīng)當(dāng)將服務(wù)成本的內(nèi)容深層次地融入其所采取的內(nèi)部控制措施當(dāng)中。

最后，企業(yè)需要注重開展文化建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起反舞弊機(jī)制，進(jìn)而形成全方位覆蓋的良好文化氛圍，使員工置身于這樣的環(huán)境內(nèi)部，在潛移默化中促進(jìn)自身內(nèi)部控制意識(shí)的形成和發(fā)展，形成良好的社會(huì)責(zé)任感以及正確的價(jià)值觀，確保內(nèi)控工作的權(quán)威性與實(shí)效性。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立起妥善的舉報(bào)投訴機(jī)制，對其現(xiàn)行的處理程序進(jìn)行有效調(diào)整和約束，最大限度為監(jiān)督控制工作的開展提供必要支持。

（三）完善內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)

完善的內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)可以在極大程度上助力小區(qū)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制成果的提高，以A物業(yè)服務(wù)有限公司為例，其在發(fā)展過程中為了能夠有效沖破以往存在于各個(gè)專業(yè)條線之間的束縛，繼而充分調(diào)動(dòng)起各個(gè)專業(yè)條線之間的協(xié)調(diào)合作，最終構(gòu)建起切實(shí)可行的內(nèi)部控制體系。公司研究決定構(gòu)建起相應(yīng)的內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和執(zhí)行小組，其中內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組由總部總經(jīng)理、副總經(jīng)理和總經(jīng)理助理構(gòu)成，其作為內(nèi)部控制工作的決策機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)內(nèi)部控制體系建設(shè)的統(tǒng)一部署，確定內(nèi)部控制目標(biāo)和執(zhí)行計(jì)劃；內(nèi)控執(zhí)行小組由總部總經(jīng)理助理、總部各職能條線負(fù)責(zé)人、內(nèi)控專職人員和其他業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)人員（根據(jù)具體工作任務(wù)安排相應(yīng)業(yè)務(wù)骨干）構(gòu)成，其作為開展并協(xié)調(diào)內(nèi)部控制日常工作的執(zhí)行者，主要負(fù)責(zé)制定并組織實(shí)施公司內(nèi)部控制制度，提出和落實(shí)公司內(nèi)部控制目標(biāo)。此舉能夠有效保障內(nèi)部控制工作的執(zhí)行力度，不斷促進(jìn)經(jīng)營管理的優(yōu)化改善，從源頭上減少業(yè)務(wù)管控風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生和擴(kuò)大，給予公司利益充分的保障。其具體的執(zhí)行方式如下：

其一，內(nèi)控綜合性巡檢。內(nèi)控執(zhí)行小組需要從年度內(nèi)控工作計(jì)劃出發(fā)，針對各條線業(yè)務(wù)的開展情況展開全方位的檢核工作，確保各項(xiàng)工作的開展都有著相應(yīng)的要求和原則約束，積極探究當(dāng)前現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的合理性，并在實(shí)踐中科學(xué)審查其落地執(zhí)行效果。內(nèi)控執(zhí)行小組應(yīng)當(dāng)通過分析、觀察以及測試等多個(gè)手段的應(yīng)用驗(yàn)證相關(guān)制度設(shè)計(jì)的合理性和有效性，促使企業(yè)能夠針對那些難以同當(dāng)前發(fā)展相適應(yīng)的制度和機(jī)制進(jìn)行第一時(shí)間的更新和升級(jí)，確保其能夠充分發(fā)揮出應(yīng)有的規(guī)范作用。而在偏差度層面，內(nèi)控執(zhí)行小組需要將側(cè)重點(diǎn)放在制度的執(zhí)行上，保障業(yè)務(wù)測試和分析的科學(xué)性，一旦發(fā)現(xiàn)執(zhí)行偏差，就需要及時(shí)修正或制止，這樣便能夠進(jìn)一步促進(jìn)內(nèi)控工作成效的提升。同時(shí)，在此過程中內(nèi)控執(zhí)行小組需重點(diǎn)關(guān)注普遍性問題，并對其進(jìn)行相應(yīng)分析和探討，明確其產(chǎn)生的具體原因，進(jìn)而從機(jī)制層面著手實(shí)施調(diào)整，逐步向全國各地方物業(yè)公司進(jìn)行更加廣泛的推廣。

其二，專項(xiàng)審計(jì)。主要包括以下兩部分內(nèi)容，一方面內(nèi)控執(zhí)行小組需要結(jié)合總部領(lǐng)導(dǎo)層所提出的要求，針對重點(diǎn)事項(xiàng)專門制定審計(jì)方案，并負(fù)責(zé)審計(jì)方案的實(shí)施；另一方面則是由地方物業(yè)公司管理層提報(bào)審計(jì)事項(xiàng)以供內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行決策，再由內(nèi)控執(zhí)行小組對領(lǐng)導(dǎo)小組決策審批通過的審計(jì)事項(xiàng)制定專門的審計(jì)方案并負(fù)責(zé)實(shí)施。同時(shí)，內(nèi)控執(zhí)行小組還要向內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組提交專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，以便于其根據(jù)報(bào)告最終所呈現(xiàn)出的內(nèi)容以及審計(jì)結(jié)果判斷后續(xù)是否需要由內(nèi)控執(zhí)行小組繼續(xù)對所有地方物業(yè)公司全面開展進(jìn)一步審計(jì)或者是要求各地方物業(yè)公司自行開展自查自糾工作。

其三，整改閉合。嚴(yán)格按照相關(guān)原則，第一時(shí)間針對那些限期整改的環(huán)節(jié)進(jìn)行回訪工作，全方位監(jiān)督其整改情況以及意見的落實(shí)情況，逐步減少存在于各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部的隱患和問題，降低其后續(xù)再次出現(xiàn)的可能性，以便于真正起到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的作用。

（四）落實(shí)內(nèi)務(wù)活動(dòng)控制

1.收費(fèi)與壞賬風(fēng)險(xiǎn)

在內(nèi)務(wù)活動(dòng)中，強(qiáng)化開展對于收費(fèi)與壞賬風(fēng)險(xiǎn)的控制工作是至關(guān)重要的內(nèi)容之一，首先，小區(qū)物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理進(jìn)行收費(fèi)環(huán)節(jié)的控制，保障不相容崗位之間能夠相互分離。若是受到資源以及項(xiàng)目規(guī)模等各項(xiàng)條件的限制難以高效落實(shí)職務(wù)分離，企業(yè)便需要合理采用定期盤點(diǎn)資產(chǎn)以及不相關(guān)員工兼職等措施，同樣能夠達(dá)到替代的效果。其次，小區(qū)物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)的過程中需要切實(shí)保障其工作能夠符合合同要求以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確業(yè)務(wù)數(shù)量，與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)有針對性地構(gòu)建起科學(xué)有效的審批流程，進(jìn)一步提升審批程序的合理性。若是不可避免地涉及物業(yè)費(fèi)或其他收費(fèi)減免的問題，便需要合理執(zhí)行相應(yīng)的審批流程，只有在相應(yīng)審核、審批節(jié)點(diǎn)的人員通過之后，方可執(zhí)行。最后，通常情況下來說，小區(qū)物業(yè)企業(yè)所面臨的客戶群體在構(gòu)成方面具有相對較高的復(fù)雜性，所以其常常面臨極高的壞賬風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)需要對科學(xué)合理的客戶信用評價(jià)制度進(jìn)行完善，結(jié)合日常服務(wù)溝通的具體情況第一時(shí)間獲取客戶本身的信用情況，與此同時(shí)還要針對性地建立起清欠存繳的制度，從客戶信用評價(jià)出發(fā)采用適宜的催繳手段。

2.資產(chǎn)管理

在資產(chǎn)管理方面，小區(qū)物業(yè)企業(yè)需要結(jié)合現(xiàn)有條件建立起資產(chǎn)定期抽查和定期清查制度，以便于在制度層面為資產(chǎn)的安全性提供充足的保障，與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)在資產(chǎn)的管理工作方面加大落實(shí)力度。

首先，存貨方面的各種物理?xiàng)l件需要能夠充分同存貨管理的實(shí)際需求相適應(yīng)，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重其能夠有效符合成本效益原則，在實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過程中應(yīng)當(dāng)加大力度落實(shí)對于采購工作的計(jì)劃性管理，保障存貨不會(huì)產(chǎn)生短缺或者是積壓等現(xiàn)象，深入到現(xiàn)場進(jìn)行全面盤點(diǎn)，及時(shí)對其中的差異進(jìn)行調(diào)查，進(jìn)而采取科學(xué)有效的應(yīng)對措施。

其次，在固定資產(chǎn)的管理方面，小區(qū)物業(yè)企業(yè)需要建立起相應(yīng)的固定資產(chǎn)臺(tái)賬，與此同時(shí)還要在實(shí)踐中確保固定資產(chǎn)維修計(jì)劃的高質(zhì)量執(zhí)行，定期實(shí)施維護(hù)保養(yǎng)工作，并全面評價(jià)其當(dāng)前的具體應(yīng)用情況，在此過程中進(jìn)一步展現(xiàn)出固定資產(chǎn)清查制度的實(shí)質(zhì)性作用，確保全面清查工作的常態(tài)化落實(shí)。

最后，企業(yè)需要加大力度開展相關(guān)物業(yè)設(shè)施設(shè)備的管理工作，設(shè)施設(shè)備本身有著基礎(chǔ)性作用，是充分展現(xiàn)物業(yè)價(jià)值和功能的必要條件，盡管其本質(zhì)上是歸于業(yè)主，但其在日常的運(yùn)作管理上則是由小區(qū)物業(yè)企業(yè)進(jìn)行負(fù)責(zé)，物業(yè)企業(yè)需要按照相應(yīng)的計(jì)劃開展日常的維修以及養(yǎng)護(hù)工作，深層次分析各個(gè)設(shè)施設(shè)備當(dāng)前的能源消耗情況，針對那些能源消耗較高、經(jīng)濟(jì)效益較少的設(shè)備需要從節(jié)能降耗的角度出發(fā)進(jìn)行合理改造，盡管這一措施會(huì)在短時(shí)間范圍內(nèi)增加成本，但從長遠(yuǎn)的角度來看，有助于推動(dòng)企業(yè)運(yùn)營成本的進(jìn)一步減少。

結(jié)語

綜上所述，強(qiáng)化落實(shí)內(nèi)部控制工作能夠有效提升小區(qū)物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平以及運(yùn)營成效，對于企業(yè)服務(wù)能力的進(jìn)一步增強(qiáng)和其未來的可持續(xù)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。因此，小區(qū)物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)而為其內(nèi)部控制工作的高質(zhì)量落實(shí)創(chuàng)造良好的條件。