基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

龔金艷

摘要：ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)，通過對資源的合理調(diào)配和使用，發(fā)揮其最大的效用，減少資源占用成本。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，分工越來越細，信息的傳遞速度也越來越慢，導(dǎo)致各部門的信息不能共享，制約著企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要規(guī)范化、規(guī)?；?、國際化，引入ERP管理是必然的。本文針對ERP系統(tǒng)環(huán)境建設(shè)和企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系和影響，提出ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)建設(shè);內(nèi)部控制;影響;策略

內(nèi)部控制是企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中的重要內(nèi)容，可優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營管理，與經(jīng)營管理相聯(lián)系，形成相互制約、相互監(jiān)督的管理機制。ERP屬于一種新型企業(yè)管理理念，借助計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化和促進，對企業(yè)合理發(fā)展具有重要影響。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

ERP系統(tǒng)是依托電子信息技術(shù)而建立的系統(tǒng)化管理方式，可以為單位管理層提供決策部署的統(tǒng)一信息共享平臺，對資源進行識別和規(guī)劃，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)工作的結(jié)合。ERP系統(tǒng)對內(nèi)部資源進行了整合，使得業(yè)務(wù)工作可以得到更好的規(guī)劃和優(yōu)化，實現(xiàn)資源的最佳組合，獲得更高的利潤，實現(xiàn)經(jīng)營效率的穩(wěn)步提升，對各項工作的有序開展大有裨益。

（一）財務(wù)信息更加精準(zhǔn)

ERP系統(tǒng)以財務(wù)管理工作為核心，實現(xiàn)了信息流通的一體化操作，可以幫助財務(wù)人員更加及時準(zhǔn)確地掌握相關(guān)資源使用情況，提高了財務(wù)信息的質(zhì)量，也對財務(wù)資料收集的及時性、真實性和可靠性提供了保證。同時使用ERP系統(tǒng)還顯著擴大了財務(wù)信息的管理范圍，為管理者提供了更加廣泛的信息，更好地幫助管理者做好決策，進而為企業(yè)財務(wù)管理的需求變化提供指引，促進企業(yè)信息資源的共享。而且ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用，還規(guī)范了業(yè)務(wù)執(zhí)行流程，使得財務(wù)資源得到更為高效的配置，可操作性更加突出，不斷提升企業(yè)財務(wù)管理水平。

（二）業(yè)務(wù)監(jiān)督更加規(guī)范

以往繁瑣的財務(wù)程序，使得財務(wù)工作的質(zhì)量得不到保障，企業(yè)在月末進行常規(guī)的成本核算，可能導(dǎo)致財務(wù)管理工作在一定程度上的滯后，而成本核算賬目的準(zhǔn)確程度也有待提高，對成本因素的掌握和控制還不夠有效。眾所周知，在核算期間，如果會計信息的透明度不足，那么就非常有可能導(dǎo)致賬目不明，對企業(yè)整體經(jīng)濟也是有損失的。而ERP系統(tǒng)對企業(yè)的財務(wù)管理相關(guān)工作進行了模板化設(shè)計，使得企業(yè)業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，業(yè)務(wù)處理更加透明，降低了企業(yè)財務(wù)管理內(nèi)部控制的風(fēng)險。引進ERP系統(tǒng)，嚴格監(jiān)督采購流程和財務(wù)審核工作，通過對企業(yè)內(nèi)外部相關(guān)資源的整合利用，實現(xiàn)了對相關(guān)信息的共享，進一步簡化了財務(wù)人員的核算工作量，顯著提升社會效益和經(jīng)濟效益，同時也強化了財務(wù)人員的職能轉(zhuǎn)變。

（三）報銷效率顯著提高

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，報銷人員不需要再當(dāng)面找分管院領(lǐng)導(dǎo)進行審批，全部的原始附件材料均可以通過圖片形式上傳至財務(wù)系統(tǒng)，審核會計會定期按時在線審核接收到的報銷材料，經(jīng)審查在線提出審核反饋意見，實現(xiàn)了一站式的線上報銷流程，不需要報賬人員再進行多次提交、審核、上報工作。各分管領(lǐng)導(dǎo)對上報的審核報銷憑證，進行在線審核后，報賬人只需將原始憑證全部交付財務(wù)部門后，出納就會按照系統(tǒng)記錄顯示內(nèi)容及審核后的報銷金額進行轉(zhuǎn)賬。ERP系統(tǒng)設(shè)計企業(yè)各個部門的財務(wù)報銷管理，比如物料采購、項目選擇等，系統(tǒng)可以對不同地點的報銷數(shù)據(jù)核實檢驗，有效完善了財務(wù)管理體系，進一步提升了財務(wù)管理水平。而且會計職能也得到了合理有效的強化，各部門、各環(huán)節(jié)都納入監(jiān)控范圍之中，對報銷效率的提升發(fā)揮重要作用。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制管理制度是ERP系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)的基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的具體表現(xiàn)形式，ERP系統(tǒng)以內(nèi)部控制管理為主線，很好地將企業(yè)業(yè)務(wù)部門和職能部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動組成一個有機整體，各部門都必須嚴格按照該系統(tǒng)的要求來進行操作。ERP環(huán)境與內(nèi)部控制的關(guān)系如下：

首先，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制要實現(xiàn)的管理目標(biāo)是一致的。兩者都旨在通過事前、事中、事后的控制，確保企業(yè)高效、可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，提高企業(yè)的核心競爭力。

其次，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制在流程整合和信息共享方面有著相同的目標(biāo)。ERP系統(tǒng)通過流程集成實現(xiàn)信息管理，使系統(tǒng)流程與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理活動相匹配。

因此，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制之間存在著合作與互補的關(guān)系。ERP系統(tǒng)不僅是企業(yè)運營管理的重要實用工具，也是其實施計劃的載體。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）ERP系統(tǒng)下實施企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)勢

第一，財務(wù)信息準(zhǔn)確、及時。在企業(yè)的運營和發(fā)展中，實現(xiàn)會計信息化的主要因素是引入現(xiàn)代管理理念、ERP系統(tǒng)，整合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮生產(chǎn)效率，使企業(yè)運營和發(fā)展中的各項管理內(nèi)容得以細化，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中長期戰(zhàn)略制定和日常決策提供準(zhǔn)確信息。在當(dāng)前的業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，各級各類決策者和管理者通過信息集成和信息處理制定發(fā)展戰(zhàn)略，以增強企業(yè)應(yīng)對市場變化的綜合競爭力。在財務(wù)決策方面，專業(yè)決策人員應(yīng)獲取有效性強、覆蓋面廣的財務(wù)數(shù)據(jù)報告，并采用現(xiàn)代信息傳遞方式。加強會計信息化建設(shè)可以對財務(wù)信息的真實性和完整性產(chǎn)生一定影響，有利于企業(yè)經(jīng)營管理水平

的提高。

第二，監(jiān)管效率提高。傳統(tǒng)企業(yè)在進行管理活動時，財務(wù)監(jiān)督管理的重點是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各主體之間的財務(wù)監(jiān)督。隨著我國會計信息化建設(shè)水平的提高，不僅擺脫了傳統(tǒng)會計理論發(fā)展的制約，而且將會計工作實施中的事后監(jiān)督調(diào)整為對各類事務(wù)的動態(tài)監(jiān)督。在生成會計信息時，需要獲取現(xiàn)代技術(shù)和制度下所需的信息，這不僅可以促進企業(yè)會計信息建設(shè)活動中信息控制水平的提高，還可以及時應(yīng)對外部事物和市場環(huán)境的變化，在糾正企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中存在的管理問題的同時，提高內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督管理水平，有利于企業(yè)健康發(fā)展。

第三，對財務(wù)人員提出更高要求。企業(yè)在實施內(nèi)部控制活動時，人力資源發(fā)揮著重要作用，對會計行業(yè)和會計管理產(chǎn)生一定影響?，F(xiàn)階段，一些企業(yè)實施內(nèi)部控制時，執(zhí)行這項工作的人員主要是財務(wù)人員。通過加強會計信息建設(shè)，企業(yè)可以改善內(nèi)部控制管理，提高內(nèi)部控制水平，并對會計人員提出嚴格的工作要求。企業(yè)會計信息化建設(shè)一方面通過多種方式緩解了財務(wù)人員的工作壓力，另一方面也有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過收集信息調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展。通過加強會計信息化建設(shè)，財務(wù)人員可以學(xué)到更多的知識，豐富自己的知識結(jié)構(gòu)。在當(dāng)前不斷變化的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)需要根據(jù)政策要求和市場環(huán)境的變化進行具體分析，使企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理得以順利實施，促進企業(yè)信息化水平的提高，增強企業(yè)管理能力，順利完成企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

（二）ERP系統(tǒng)下實施內(nèi)部控制的風(fēng)險

第一，風(fēng)險意識薄弱。隨著信息時代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及和發(fā)展給企業(yè)各項活動順利進行提供有利條件，并且也會引發(fā)各種風(fēng)險問題。例如，在信息傳輸中，如果企業(yè)重要信息被泄露，則會給企業(yè)財務(wù)管理和戰(zhàn)略發(fā)展帶來不良影響。結(jié)合當(dāng)前情況來說，大部分企業(yè)管理者尚未具備足夠的風(fēng)險管理意識，相關(guān)人員風(fēng)險防控意識薄弱，現(xiàn)有的風(fēng)險管理體系比較落后，無法起到實際作用，給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展埋下安全隱患。

第二，內(nèi)部控制技術(shù)無法與會計信息化相適應(yīng)。在實際中，隨著ERP系統(tǒng)的普遍應(yīng)用以及會計信息化的快速發(fā)展，大部分企業(yè)需要在內(nèi)部控制技術(shù)改革創(chuàng)新上予以高度重視，特別是在信息化內(nèi)部控制體系建設(shè)方面，實現(xiàn)內(nèi)部控制和會計信息化的充分結(jié)合，更好滿足會計市場發(fā)展要求。但是當(dāng)前一些企業(yè)缺少對此方面的了解，結(jié)合現(xiàn)有的商業(yè)性軟件來說，得到企業(yè)認可的軟件有網(wǎng)絡(luò)財務(wù)、會計電算化等，實際在應(yīng)用這些軟件時，難免會存在一些風(fēng)險和漏洞，容易引發(fā)系統(tǒng)性問題。此外，一些企業(yè)審計工作和信息化會計環(huán)境無法充分融合，依然采用傳統(tǒng)的人工操作方式，雖然獲得一定效果，但是無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，在這種環(huán)境下，需要對審計工作方法改革創(chuàng)新，盡量使用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維來引導(dǎo)內(nèi)部審計工作的順利

進行。

第三，缺少滿足會計信息化要求的內(nèi)部控制體系。眾所周知，在會計信息化建設(shè)發(fā)展中，企業(yè)實際經(jīng)營管理模式發(fā)生一定改變，特別是在當(dāng)前環(huán)境下，電子商務(wù)在企業(yè)管理系統(tǒng)中應(yīng)用力度提升，占據(jù)地位更加穩(wěn)定，內(nèi)部控制活動中工作內(nèi)容、覆蓋范疇、管理措施、控制目標(biāo)等也不斷拓展，所以，加強內(nèi)部控制體系建設(shè)和完善是非常必要的。但是，當(dāng)前我國企業(yè)在開展內(nèi)部控制管理工作時，依然安排財務(wù)部門負責(zé)，沒有將其融入經(jīng)營管理系統(tǒng)中，使得建立的內(nèi)部控制體系比較滯后。因為內(nèi)部控制體系沒有做到和會計信息化的充分結(jié)合，導(dǎo)致在實施內(nèi)部控制工作時缺少規(guī)范性和系統(tǒng)性，不利于公司內(nèi)部控制管理工作的更好發(fā)展。

第四，系統(tǒng)保密性與安全性不高。在當(dāng)前會計信息化全面發(fā)展的背景下，企業(yè)內(nèi)部控制相配套的系統(tǒng)完善性和實際工作水平有著一定關(guān)聯(lián)，但是一些企業(yè)在此方面多多少少會存在一些問題，例如，企業(yè)在保存資料時，通常采用的文件保存方式，也就是將其整理成檔案，儲存在檔案庫，因此在實際應(yīng)用這些會計資料時，可能會面臨信息丟失、信息偽造、信息修改等狀況，無法保證信息的真實性和完整性。并且，ERP系統(tǒng)自身具備復(fù)核、取消、反結(jié)賬、反過賬等功能，在完成復(fù)核及登賬工作以后可以隨之修改憑證或者賬目信息，在某種程度上給憑證和賬目管理工作開展帶來負面影響。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）樹立正確的內(nèi)部控制意識

現(xiàn)階段，企業(yè)在會計信息化建設(shè)發(fā)展上已經(jīng)獲得良好成果，為了有效提高企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)信息的安全性和穩(wěn)定性，減少經(jīng)營管理環(huán)節(jié)中不必要風(fēng)險問題的發(fā)生，需要企業(yè)做好風(fēng)險防范與管理工作，加強內(nèi)部宣傳教育，提高各級人員風(fēng)險管理意識。在實際工作中，企業(yè)管理人員可以利用各種管理對策，引導(dǎo)風(fēng)險管理工作順利進行，并加強風(fēng)險管理體系建設(shè)，成立獨立的風(fēng)險管理部門，主要負責(zé)風(fēng)險識別、防控與評估，盡可能找到會計信息中潛在風(fēng)險問題，提前預(yù)警和防范，為后續(xù)內(nèi)部控制工作順利開展提供支持。此外，企業(yè)還要加強對財務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)，提高財務(wù)人員專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，讓其明白自身工作的重要性，強化職責(zé)意識，具備較強的職業(yè)素養(yǎng)，在掌握多種管理方式的情況下，將所掌握的理論知識靈活應(yīng)用，給公司內(nèi)部控制管理工作更好發(fā)展提供支持。

（二）建立會計信息化的風(fēng)險預(yù)警機制

對于內(nèi)部控制活動中存在的各種風(fēng)險問題，企業(yè)可以建立一個完整的風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，之后在計算機系統(tǒng)的配合下建立風(fēng)險預(yù)警模型，設(shè)置適宜的風(fēng)險預(yù)警數(shù)值。在該模型系統(tǒng)中，具備風(fēng)險識別和預(yù)警功能，在企業(yè)經(jīng)營過程中風(fēng)險參數(shù)超出系統(tǒng)設(shè)定數(shù)值時，系統(tǒng)將會發(fā)出預(yù)警信息，便于相關(guān)管理人員及時采取措施進行風(fēng)險防控與管理。與此同時，在大數(shù)據(jù)技術(shù)作用下，可以幫助企業(yè)結(jié)合實際情況和經(jīng)營特點，對收集的信息調(diào)查分析，更好滿足多元化發(fā)展需求。從另一個角度來說，數(shù)據(jù)采集以后的應(yīng)用具有重復(fù)性，可以減少單次風(fēng)險預(yù)警意見控制成本，在某種程度上擴充企業(yè)風(fēng)險預(yù)警體系應(yīng)用范疇。在對數(shù)據(jù)采集與處理環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員可以利用計算機技術(shù)從海量數(shù)據(jù)中尋找所需信息，并對信息調(diào)查分析。如果是非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，應(yīng)該采用結(jié)構(gòu)化處理方式，將其轉(zhuǎn)變成常見的文字信息，得出具備代表性的數(shù)據(jù)化變量，給計算機分析活動開展做好準(zhǔn)備。簡言之，在實施 ERP 系統(tǒng)的同時，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制，通過財務(wù)風(fēng)險監(jiān)測識別財務(wù)風(fēng)險，通過監(jiān)測的實時結(jié)果對企業(yè)的財務(wù)狀況進行分析判斷，可以更為明確地預(yù)測企業(yè)財務(wù)工作的發(fā)展趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)提供更及時的財務(wù)數(shù)據(jù)報表，顯著增強企業(yè)財務(wù)風(fēng)險的防范和應(yīng)對能力。

（三）構(gòu)建滿足會計信息化要求的內(nèi)部控制體系

在ERP環(huán)境下，為了更好地完成內(nèi)部控制工作，應(yīng)結(jié)合會計信息化管理要求，建立一套完善的內(nèi)部控制體系。建立完善、全面的企業(yè)內(nèi)部控制制度與監(jiān)督制度，需從兩方面著手：首先，建立企業(yè)的內(nèi)部控制制度，企業(yè)需要各管理層、各部門相互溝通、協(xié)作，根據(jù)各部門的性質(zhì)與實際情況，建立各個部門的內(nèi)部控制制度，將企業(yè)的權(quán)力分散至各個部門，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的落實提供良好的基礎(chǔ)，同時要利用現(xiàn)代先進的信息化技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置良好的溝通渠道，為企業(yè)部門之間的交流營造良好環(huán)境;其次，企業(yè)應(yīng)建立起自身的監(jiān)督部門，并制定各個部門的規(guī)章制度，從根本上規(guī)范企業(yè)運營中的所有環(huán)節(jié)，提升企業(yè)的工作效率，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供有效保障。

（四）加強會計信息系統(tǒng)控制

在實施內(nèi)部控制工作時，應(yīng)該加強企業(yè)ERP安全性和穩(wěn)定性管理。在實際操作中，需要對計算機運行安全進行檢查，對于重要信息傳遞，應(yīng)采取加密傳輸方式，在系統(tǒng)中做好備份，保證系統(tǒng)設(shè)施外部線路安全。并且，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)人員負責(zé)計算機軟件安全管理，選購正版的ERP軟件。對于企業(yè)內(nèi)部各個崗位，需要設(shè)置對應(yīng)的訪問權(quán)限，防止非授權(quán)人員隨意使用系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)重要會計信息泄露。企業(yè)應(yīng)加強會計檔案信息管理，完善會計檔案信息管理體系，對于部分紙質(zhì)檔案應(yīng)該及時整理和歸檔，將其放置在對應(yīng)的庫存中，電子檔案需要及時備份。企業(yè)應(yīng)定期安排管理人員進行ERP系統(tǒng)維護管理，企業(yè)內(nèi)部需要建立專業(yè)化的輸入控制系統(tǒng)，實現(xiàn)對會計信息傳輸過程的安全管控。對于部分涉密文件和會計信息，應(yīng)該采取加密管理方式，做好授權(quán)管理工作。針對一些高級涉密文件，應(yīng)該登記保存，保證信息的安全性和穩(wěn)定性。

五、結(jié)束語

新技術(shù)的運用極大改善了企業(yè)管理工作狀況，引進ERP財務(wù)管理軟件系統(tǒng)，可以使企業(yè)管理工作水平得到顯著提升，打破傳統(tǒng)發(fā)展模式，對企業(yè)管理系統(tǒng)進行有效監(jiān)督，確保企業(yè)高效便捷地獲得更為真實、客觀的數(shù)據(jù)，進一步增強預(yù)算與成本控制能力，為企業(yè)的實際運營提供保障。所以我們要持之以恒地做好ERP的監(jiān)督改進工作，真正為企業(yè)內(nèi)部管理帶來效益。

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