協(xié)同化助力醫(yī)用耗材物流管理

劉玉平，吳佳樂(lè)，劉濤，吳宏文，敖居明

南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備處 （江西南昌 330006）

2020年伊始，新型冠狀病毒肺炎疫情全球性暴發(fā)。面對(duì)疫情全球大流行的重大挑戰(zhàn)，我國(guó)率先實(shí)現(xiàn)了疫情控制、復(fù)工復(fù)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)由負(fù)轉(zhuǎn)正的目標(biāo)。在此次疫情阻擊戰(zhàn)中，醫(yī)院發(fā)揮著重大作用[1]，然而，物資匱乏問(wèn)題不同程度地影響了醫(yī)務(wù)工作者工作的開(kāi)展。因此，在常態(tài)化的疫情防控下，不斷對(duì)醫(yī)院的物流管理進(jìn)行優(yōu)化非常必要。

醫(yī)院作為物資急需單位，在社會(huì)物資供應(yīng)鏈中處于末端位置。醫(yī)院物流是指在醫(yī)療服務(wù)、教育教學(xué)、科研創(chuàng)新、預(yù)防保健、康養(yǎng)等管理環(huán)節(jié)中，所需物資按需求量從供應(yīng)點(diǎn)向需求點(diǎn)配送與管理的過(guò)程，幾乎涉及醫(yī)院日常業(yè)務(wù)的所有條鏈，在現(xiàn)代醫(yī)院的管理中發(fā)揮著戰(zhàn)略性支柱作用[2]。醫(yī)用耗材是指用于診斷、治療、保健、康復(fù)等的消耗性器件設(shè)備，具有品種品牌繁多，應(yīng)用廣泛，與醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全等關(guān)系密切以及物流管控難度較大等特點(diǎn)[3-7]。本文就采用協(xié)同化的管控思路助力醫(yī)用耗材物流管理工作展開(kāi)探討。

1 醫(yī)用耗材物流管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 采購(gòu)申請(qǐng)低效且無(wú)法追溯

隨著醫(yī)用耗材在醫(yī)療費(fèi)用支出中所占比重逐年升高，如何適應(yīng)國(guó)家政策、規(guī)范和改進(jìn)醫(yī)用耗材采購(gòu)模式，不斷提高采購(gòu)效率、降低醫(yī)療成本，以及如何以信息化管理角度為切入點(diǎn)，利用信息化系統(tǒng)收集科室使用需求，進(jìn)行信息化、動(dòng)態(tài)化監(jiān)控，成了全體醫(yī)務(wù)工作者必須認(rèn)真探討和思考的問(wèn)題。

目前，針對(duì)部分地區(qū)縣級(jí)醫(yī)院的醫(yī)用耗材物流管理，科室采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)以及庫(kù)房的匯總工作仍采用手工方式，導(dǎo)致各科室提供的采購(gòu)計(jì)劃單樣式不一，給庫(kù)房匯總工作帶來(lái)極大的不便，且大多數(shù)為重復(fù)性工作，嚴(yán)重影響了科室采購(gòu)申請(qǐng)的效率。采購(gòu)計(jì)劃單缺少相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，采購(gòu)計(jì)劃便無(wú)從查起，亦無(wú)法進(jìn)行追溯。

1.2 賬實(shí)不符、賬賬不符

在醫(yī)用耗材物流管理中，建立臺(tái)賬管理體系是不可或缺的組成部分。醫(yī)用耗材的短缺或積壓均需要通過(guò)臺(tái)賬得以體現(xiàn)，然而，在臺(tái)賬管理過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)賬目不相符的情況，繼而易引發(fā)一系列問(wèn)題，而醫(yī)用耗材管理賬目清晰、統(tǒng)一則可確保醫(yī)務(wù)工作者有序工作，有效降低醫(yī)療成本，減少醫(yī)患矛盾。

另外，各科室的二級(jí)庫(kù)經(jīng)常出現(xiàn)賬目不統(tǒng)一的情況，如賬目庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存不相符；對(duì)耗材的分類(lèi)不清晰且無(wú)實(shí)用性，亦常導(dǎo)致科室臺(tái)賬與財(cái)務(wù)臺(tái)賬不相符。

1.3 高值耗材過(guò)程管理存在風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院的高值耗材具有品種繁多、更迭速度快等特點(diǎn)，且高值耗材品牌往往由患者自主選擇，其規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量均取決于患者的病情需要，醫(yī)院往往不具備自主選擇權(quán)，亦無(wú)法預(yù)計(jì)一定時(shí)期內(nèi)高值耗材品牌、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)的消耗。目前，部分醫(yī)院為減少高值耗材資金占用，將其采購(gòu)流程區(qū)別于其他耗材，即先由醫(yī)師根據(jù)患者病情需要提出治療方案中需使用的高值耗材，然后患者根據(jù)經(jīng)濟(jì)能力對(duì)耗材進(jìn)行選擇，確定后由臨床科室直接向供應(yīng)商采購(gòu)，供應(yīng)商送貨，科室使用后至裝備處補(bǔ)辦手續(xù)，形成一次性辦理入、出庫(kù)的先使用、后確認(rèn)的專(zhuān)購(gòu)模式。這些因素均給高值耗材的過(guò)程管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。若在高值耗材過(guò)程管理中無(wú)法做到實(shí)時(shí)追蹤定位，亦或是在過(guò)程管理中無(wú)法利用掃碼的形式實(shí)現(xiàn)全流程高效管理，均會(huì)給醫(yī)用耗材管理工作帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 耗材準(zhǔn)入及供應(yīng)商、廠商資質(zhì)監(jiān)管不便

在醫(yī)用耗材準(zhǔn)入管理中，大多數(shù)醫(yī)院的準(zhǔn)入是由科室根據(jù)中標(biāo)目錄提出申請(qǐng)，上級(jí)管理部門(mén)與院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可入院使用。此外，同類(lèi)耗材在中標(biāo)目錄中可以有不同的廠商與品牌選擇，通常在具體選擇時(shí)由臨床主任、護(hù)士長(zhǎng)的使用習(xí)慣等決定，存在較大的主觀性?？傊?，實(shí)際醫(yī)用耗材管理中尚缺乏具體、量化的醫(yī)用耗材準(zhǔn)入方案以及保障其高效運(yùn)行的協(xié)同體系。

除了醫(yī)用耗材準(zhǔn)入管理問(wèn)題，在對(duì)供應(yīng)商、廠商資質(zhì)的監(jiān)管方面也極為不便，難以做到對(duì)耗材資質(zhì)的高效管理，例如，供應(yīng)商、廠商相關(guān)資質(zhì)材料基本為紙質(zhì)，一般需要配備專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行核準(zhǔn)，而傳統(tǒng)的管理方式常無(wú)法進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)管。

1.5 信息化協(xié)同效率低

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大及信息化協(xié)同程度的逐漸提高，科室間如何協(xié)同發(fā)展，從而提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)服務(wù)水平，成了醫(yī)務(wù)工作者面臨的新問(wèn)題。

當(dāng)前，在開(kāi)展物料驗(yàn)收、出入庫(kù)、領(lǐng)料等工作時(shí)仍易產(chǎn)生混亂，且各科室領(lǐng)料時(shí)多通過(guò)電話(huà)進(jìn)行信息傳遞，易導(dǎo)致信息傳遞不準(zhǔn)確、效率低。此外，供應(yīng)商的物資訂單何時(shí)完成、發(fā)票金額與訂單金額是否一致、供應(yīng)商的付款工作進(jìn)展等均需人為核準(zhǔn)，效率低，且存在差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。因此，各科室間、科室與供應(yīng)商間的信息化協(xié)同效率均有待提高。

2 協(xié)同化助力醫(yī)用耗材物流管理

2.1 醫(yī)院內(nèi)、外部高效協(xié)同管理

通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部需求與外部供應(yīng)進(jìn)行互通連接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)外的協(xié)同化管理（圖1）。（1）在醫(yī)院內(nèi)部管理方面，通過(guò)建立醫(yī)院內(nèi)部管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的采購(gòu)需求申請(qǐng)、財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)行管理；（2）在外部供應(yīng)商管理方面，通過(guò)醫(yī)院系統(tǒng)平臺(tái)與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)連接，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、證件等進(jìn)行核驗(yàn)并進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)的準(zhǔn)入條件核查，核查通過(guò)后開(kāi)始接收訂單與發(fā)貨，亦同步解決了供應(yīng)商、廠商資質(zhì)監(jiān)管不便等問(wèn)題?？傊?，通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)、外部的醫(yī)用耗材物流高效協(xié)同管理，有助于物流管理工作的規(guī)范化、精益化，且實(shí)現(xiàn)了對(duì)物流、信息流、資金流的一體化管控，建立了醫(yī)院內(nèi)部需求驅(qū)動(dòng)、外部供應(yīng)高效協(xié)同的管理模式，使耗材實(shí)時(shí)配送，極大地提升了醫(yī)用耗材物流管理的工作效率。

圖1 醫(yī)院內(nèi)、外部協(xié)同管理模塊

2.2 搭建協(xié)同化的采購(gòu)物流管控體系

基于醫(yī)用耗材物流管理中采購(gòu)業(yè)務(wù)功能框架搭建協(xié)同化的采購(gòu)物流管控體系（圖2），即由各臨床科室經(jīng)辦人進(jìn)行需求填報(bào)，經(jīng)本科室科主任與護(hù)士長(zhǎng)審核后，提交至庫(kù)房管理員進(jìn)行需求匯總；庫(kù)房管理員匯總生成采購(gòu)計(jì)劃后，與庫(kù)房采購(gòu)計(jì)劃一并提交至醫(yī)學(xué)裝備處，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后形成庫(kù)房訂單與代銷(xiāo)備貨單（臨床科室所提需求）；兩項(xiàng)訂單形成后通知供應(yīng)商進(jìn)行送貨，貨物抵達(dá)醫(yī)院后，若屬于代銷(xiāo)備貨單（臨床科室所提需求）內(nèi)容，則由倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨、驗(yàn)證后再送至臨床科室使用，若屬于庫(kù)房訂單內(nèi)容，則由各臨床科室直接領(lǐng)用至各科室二級(jí)庫(kù)中備用或使用?？傊?，通過(guò)搭建協(xié)同化的醫(yī)用耗材采購(gòu)物流管控體系，有助于需求申請(qǐng)、庫(kù)房匯總、需求審核等各環(huán)節(jié)協(xié)同工作，避免了大量的重復(fù)性工作，極大地提升了采購(gòu)申請(qǐng)效率，且通過(guò)信息化、流程化管理，亦有助于醫(yī)用耗材采購(gòu)計(jì)劃追溯體系的建立。

圖2 協(xié)同化的采購(gòu)物流管控體系

2.3 協(xié)同化解決賬實(shí)不符、賬賬不符問(wèn)題

為臨床科室（手術(shù)室、介入室、供應(yīng)室等）建立二級(jí)庫(kù)管理體系，通過(guò)出入庫(kù)掃碼的形式將所有耗材動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)，此外，將二級(jí)庫(kù)內(nèi)所有耗材在出庫(kù)消耗使用時(shí)即時(shí)錄入系統(tǒng)，做到實(shí)耗實(shí)銷(xiāo)；且二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)與醫(yī)用耗材物流管理體系相互連接，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同一體化管控，解決了賬目庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存不相符的問(wèn)題。

基于醫(yī)院內(nèi)、外部互通連接的背景，在醫(yī)用耗材物流管理體系中，將醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)與外部供應(yīng)商平臺(tái)相互連接進(jìn)行協(xié)同管控，財(cái)務(wù)通過(guò)入庫(kù)單對(duì)耗材的價(jià)格等信息進(jìn)行核查，做到數(shù)據(jù)雙向稽查、憑證一體化，由此解決了科室臺(tái)賬與財(cái)務(wù)臺(tái)賬不相符的問(wèn)題。

2.4 建立協(xié)同化的高值耗材全流程追溯管理模式

基于醫(yī)院內(nèi)、外部互通連接的背景，引入條碼技術(shù)管理（圖3），即在供應(yīng)商資質(zhì)證件審核通過(guò)后，錄入高值耗材消耗明細(xì)；與收費(fèi)系統(tǒng)協(xié)同一物一碼進(jìn)行掃碼計(jì)費(fèi)，計(jì)費(fèi)完成后可打印此含有患者信息的條碼；一級(jí)倉(cāng)庫(kù)再掃碼生成入、出庫(kù)單，由此便可跟蹤患者信息進(jìn)行追溯管理；最后由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)依據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)票，申請(qǐng)付款，并經(jīng)院長(zhǎng)審批簽字后由財(cái)務(wù)付款。總之，通過(guò)掃條碼的形式建立協(xié)同化的高值耗材全流程追溯管理模式，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，并實(shí)現(xiàn)高值耗材的全流程追溯管理，規(guī)避了醫(yī)用耗材物流管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

圖3 協(xié)同化的高值耗材全流程追溯管理模式

3 小結(jié)

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院仍存在因醫(yī)院內(nèi)、外部溝通不暢誘發(fā)問(wèn)題的情況，傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材管理方式因常需大量重復(fù)手工性工作而出現(xiàn)賬目不統(tǒng)一的情況，以及常因高值耗材的特殊性難以真正做到全流程追溯管理。在此背景下，本文采用了協(xié)同化的管理思路，通過(guò)對(duì)醫(yī)用耗材的物流、信息流、資金流實(shí)施一體化管控，搭建協(xié)同化的采購(gòu)物流管控體系，建立二級(jí)庫(kù)管理體系并進(jìn)行協(xié)同一體化管控，并結(jié)合掃碼建立協(xié)同化的全流程追溯管理模式，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材物流管理工作的高效化、精益化，提升效率的同時(shí)亦有助于采購(gòu)計(jì)劃追溯體系的建立，且解決了賬實(shí)不符和賬賬不符問(wèn)題，規(guī)避了管理上的潛在風(fēng)險(xiǎn)。