如何召開高效會(huì)議，而非制造虛假繁忙？

陳春花

近年，由于疫情的緣故，很多企業(yè)開啟了線上辦公模式，員工迅速轉(zhuǎn)變成為數(shù)字個(gè)體。為了激活員工的積極性，保證線上辦公與協(xié)同效率，很多管理者都會(huì)通過(guò)線上會(huì)議，進(jìn)行日常工作的溝通。但很多管理者并不知道如何開好一個(gè)會(huì)。

本文給大家簡(jiǎn)單介紹高效會(huì)議的五個(gè)原則，讓會(huì)議真正有價(jià)值而非虛假繁忙。

主題一定要明確，會(huì)議不是來(lái)討論問(wèn)題的，而是需要解決問(wèn)題。

如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見才適合開會(huì)；方案確定以后要通知大家也可以開會(huì)，除此之外不需要開會(huì)。開會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問(wèn)題，因?yàn)殚_會(huì)討論問(wèn)題是不會(huì)有結(jié)果的。

因此，會(huì)議必須有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議是沒(méi)有意義的，這是一個(gè)非常明確的要求。

會(huì)議的工作方法決定了公司的兩個(gè)結(jié)果，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。如果這個(gè)方法論不做好的話，公司的效率會(huì)十分低下，所以一定不要小看會(huì)議的方法論。

開會(huì)誰(shuí)來(lái)做主持人？一般來(lái)說(shuō)解決問(wèn)題的負(fù)責(zé)人適合來(lái)做主持人，因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。

如果不是對(duì)這個(gè)問(wèn)題負(fù)責(zé)的人來(lái)主持，他可能就會(huì)按流程把會(huì)議主持完，但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

很多公司開會(huì)喜歡讓老板來(lái)主持，我建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外，老板都不要主持，因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任，其他會(huì)議都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人來(lái)主持。

比如說(shuō)產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)，其實(shí)都不需要老板來(lái)主持，應(yīng)該由主負(fù)責(zé)人來(lái)主持。

會(huì)議的所有時(shí)間都要約定清楚，這包括以下四個(gè)時(shí)間：

1. 開始和結(jié)束的時(shí)間；

2. 發(fā)言的時(shí)間；

3. 與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間；

4. 行動(dòng)方案確定的時(shí)間。

很多時(shí)候，大家開工作會(huì)議只會(huì)做出一個(gè)決定。這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動(dòng)方案也確定下來(lái)，就是做什么不做什么。

還有一個(gè)特別需要大家注意的，就是一個(gè)有效的會(huì)議建議不要超過(guò)30分鐘，最長(zhǎng)就是40分鐘。

為什么要這么短？?jī)蓚€(gè)原因：

第一，來(lái)開會(huì)的人基本都在重要崗位上，開得越長(zhǎng)，公司的成本越高。

第二，解決問(wèn)題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)短沒(méi)關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議效率就會(huì)越高，所以日常會(huì)議一定要短。

開會(huì)的目的是要解決具體問(wèn)題。因此，開會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案，不是談?dòng)^點(diǎn)，也不是談問(wèn)題。

在管理工作中，我們遇到最大的問(wèn)題是大家陷在問(wèn)題里。如果你仔細(xì)觀察，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多公司的會(huì)議都是問(wèn)題導(dǎo)向的——只要有問(wèn)題，就召開會(huì)議，也正因?yàn)槿绱耍髽I(yè)內(nèi)部的會(huì)議非常多。另外，問(wèn)題也會(huì)層出不窮。

正確的做法是，會(huì)議是行動(dòng)方案導(dǎo)向的。也就是有問(wèn)題不需要開會(huì)，而是明確行動(dòng)方案才開會(huì)。因?yàn)橐詥?wèn)題為導(dǎo)向的會(huì)議，往往很難達(dá)成共識(shí)，同時(shí)會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，需要多人參與，這對(duì)解決問(wèn)題而言，不是最好的方式。

要知道，理解和判斷問(wèn)題應(yīng)該是回到問(wèn)題發(fā)生地，而不是在會(huì)議室。

會(huì)議開完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無(wú)法把會(huì)議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見解，恐怕就無(wú)法進(jìn)行有效的決策了。

建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子：日常會(huì)議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做。

會(huì)議工作法是管理者常用的工作方法，但是開會(huì)只能證明你比較忙碌，不代表開會(huì)是有價(jià)值的。如果開會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義，我們稱之為虛假繁忙。

所以，希望本文通過(guò)高效會(huì)議五個(gè)原則的介紹，幫助大家去開一個(gè)好會(huì)，通過(guò)開好會(huì)與團(tuán)隊(duì)形成共同的工作方法，真正發(fā)揮會(huì)議的價(jià)值。

本文來(lái)自公眾號(hào)春暖花開