“嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式研究

吳孟珠 郭兆博

一、引言

審計檔案是國家檔案的重要組成部分，軍隊審計檔案由于其單位機(jī)密性高、涉及人群少等因素，一直以來保持著神秘的色彩。當(dāng)前，隨著軍隊大型審計項目不斷涌現(xiàn)，審計部門的組織模式也逐漸趨于常態(tài)化，其歸檔資料數(shù)量龐大、歸檔鏈條長、涉及人員復(fù)雜的特點也成為了學(xué)界研究的興趣點。隨著新興技術(shù)手段不斷介入，傳統(tǒng)的審計歸檔管理模式已出現(xiàn)了低效運(yùn)轉(zhuǎn)的不良態(tài)勢，在模式研究方面，迫切需要檔案歸檔管理模式創(chuàng)新與探索。

二、軍隊傳統(tǒng)審計歸檔管理模式現(xiàn)狀

（一）軍隊傳統(tǒng)審計歸檔管理效率低下

軍隊單位所經(jīng)手的審計項目事項復(fù)雜、時間跨度長，形成的歸檔資料數(shù)量龐大。采用傳統(tǒng)審計歸檔管理模式，最終立卷歸檔環(huán)節(jié)易出現(xiàn)疏漏，難以進(jìn)行過程控制并參與相關(guān)檢查工作。造成這種現(xiàn)象的原因在于部隊單位組織所屬層級較多，相關(guān)項目的跨度時間及工作鏈條較長，致使檔案部門在工作過程中難以保證項目的規(guī)范性及流程化作業(yè)，迫切需要新型審計項目檔案歸檔管理模式介入。

（二）使用者偏好零散的文件而非歸檔之后的檔案

當(dāng)前軍隊單位信息化建設(shè)對信息流運(yùn)轉(zhuǎn)效率要求甚高，且在絕大數(shù)情況下以參考、瀏覽為主。因此從使用者偏好來看，原則上會更加傾向于從本地數(shù)據(jù)庫直接調(diào)取完整的數(shù)據(jù)文件或信息資料。但目前的實際情況卻是，使用者不到必須尋找審計檔案時幾乎不會主動啟動檔案管理系統(tǒng)去搜尋檔案，他們會利用各部門人員溝通查找零散的文件信息，這種現(xiàn)象容易造成數(shù)據(jù)鏈的缺失與搜尋效率低下等問題。

（三）軍隊檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足當(dāng)下要求

目前，軍隊單位承擔(dān)大項目審計檔案歸檔管理的人員以本單位系統(tǒng)人員為主，涉及業(yè)務(wù)信息保密性對于社會人員招聘甚少，而檔案部門專職人員往往不是對審計項目情況極為熟悉，加之軍隊單位間存在人員地域流動性較大，缺乏對入職人員統(tǒng)一培訓(xùn)與指導(dǎo)規(guī)劃，這就造成了專兼職檔案員自身的檔案專業(yè)知識和審計業(yè)務(wù)水平較為一般，難以適應(yīng)如今復(fù)雜的審計項目歸檔管理要求。軍隊檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的另一重要原因在于，軍隊單位沒有建立起完善的檔案工作責(zé)任制，缺少對于檔案管理工作的宣傳教育和培訓(xùn)，缺乏對檔案法規(guī)和知識系統(tǒng)性學(xué)習(xí)。

二、軍隊“嵌入式”審計歸檔管理模式的必要性及現(xiàn)實意義

（一）提高大型審計檔案歸檔效率

審計檔案的主要組成部分是業(yè)務(wù)檔案。因軍隊單位面臨的審計工作業(yè)務(wù)量大、時間線長等原因，審計人員“重審計過程，輕歸檔工作”的現(xiàn)象尤為普遍。倘若前期過程沒有對相關(guān)文件材料進(jìn)行日常收集和整理，后期在立卷歸檔時就增加了整理難度。所以，“嵌入式”審計歸檔管理模式應(yīng)用到審計項目開展過程的每個環(huán)節(jié)，有助于審計項目順利開展并就相關(guān)文件數(shù)據(jù)資料進(jìn)行匯總和收集整理，實現(xiàn)審計文件材料即時歸檔，極大地提高了軍隊單位審計項目資料歸檔效率。

（二）保障大型審計項目檔案質(zhì)量

就一般程序而言，審計項目主審掌握審計項目的整體進(jìn)展情況及文件資料的收集工作。但在實行大型審計項目時，項目主審受制于工作分工，不能對審計全流程進(jìn)行參與，更沒有時間和精力參與立卷整理工作，這就使得整個項目立卷歸檔質(zhì)量無法得到切實保障。然而，“嵌入式”審計歸檔管理模式的參與，實施前端控制和全程管理，在審計準(zhǔn)備階段就已介入，明確歸檔的規(guī)范性要求，這就使得審計主管能夠?qū)Ω鳝h(huán)節(jié)遺漏的地方進(jìn)行有效控制，及時發(fā)現(xiàn)并解決各類影響項目檔案質(zhì)量的問題，對檔案質(zhì)量出現(xiàn)的瑕疵進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

（三）確保檔案管理與服務(wù)工作現(xiàn)實需要

長久以來，檔案管理與檔案信息服務(wù)均存在機(jī)制體制與管理模式老化的問題，致使檔案管理部門與社會各領(lǐng)域不能實現(xiàn)有效融合，檔案需求使用者的使用服務(wù)無法得到高效保證。此外，檔案內(nèi)容服務(wù)效果和質(zhì)量不盡如人意、信息網(wǎng)絡(luò)時代造成的信息數(shù)據(jù)泛濫、需求多樣性問題層出不窮，鮮有檔案部門進(jìn)行編研及推廣工作，偶爾做出的編研產(chǎn)品也不能滿足實際工作的需要，往往停留在理論及政策層面，缺少實用價值及實際意義，使得業(yè)界呼吁以新型審計歸檔管理模式配套應(yīng)用來解決這一系列問題。

（四）適應(yīng)國家治理和監(jiān)督體系的制度安排

軍隊審計作為國家治理發(fā)展的“推進(jìn)器”和深化改革的“催化劑”，在國家治理監(jiān)督體系中，審計歸檔管理工作正漸漸從中央到地方納入到以國家治理為核心的政治制度體系建設(shè)中來。面對如今復(fù)雜的國際政治經(jīng)濟(jì)形勢，各機(jī)構(gòu)改革如何主動融入到國家治理體系大格局之中，既努力推動被審計單位、部門和相關(guān)領(lǐng)域的制度創(chuàng)新和結(jié)構(gòu)變革，又積極探索自身在審計目標(biāo)、任務(wù)定位、方法措施等創(chuàng)新之處，已經(jīng)成為當(dāng)下亟須破解的難題。

三、“嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式的構(gòu)建

（一）“嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式要素分析

1.軍隊單位。軍隊單位也稱作武裝組織力量，系指保護(hù)國家、人民利益安全的武裝組織及其力量群體。軍隊單位的常規(guī)任務(wù)是維護(hù)國家及人民利益，以及應(yīng)對潛在的國家或地區(qū)發(fā)動戰(zhàn)爭等?！败婈牎钡慕蟹ǘ鄻?，有些國家不稱其為“軍隊”，例如日本將武裝力量稱為“國民自衛(wèi)隊”，德國則稱為“聯(lián)邦國防軍”。軍隊單位的組織形式也很多，包括陸、海、空等部隊組織，也有高校、科研院所、醫(yī)院等下屬單位。本文研究的軍隊單位，則是指為軍隊服務(wù)的所有單位組織群體。

2.審計檔案部門。審計檔案部門是指單位組織設(shè)計的，建立審計檔案并負(fù)責(zé)管理審計檔案的搜集、整理、立卷、保管、使用、編纂、統(tǒng)計及鑒定活動，同時記錄監(jiān)督組織日常審計業(yè)務(wù)活動的單位部門。審計檔案部門遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度流程，由檔案部門人員在單位運(yùn)行活動中確定原始記錄性信息。需要貫徹落實政府有關(guān)檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī)及各種規(guī)章制度。此外，審計檔案部門還需要配合有關(guān)機(jī)構(gòu)做好審計檔案的移交和處理工作，審計檔案部門為單位組織提供經(jīng)驗證據(jù)、總結(jié)過往歷程起著獨特的作用。

3.審計檔案使用者。本文中，審計檔案使用者指的是在軍隊單位工作中對審計檔案有需求的個人或機(jī)構(gòu)。審計檔案使用者既是軍隊單位審計檔案部門管理者的服務(wù)對象，也是審計檔案部門管理者創(chuàng)新和發(fā)展的源泉。各單位在審計檔案使用過程中應(yīng)規(guī)范審計檔案借閱制度，及時辦理續(xù)借手續(xù)。通過審計檔案使用者的反饋及需求變化，不斷給審計檔案部門管理者提出新的挑戰(zhàn)，挖掘其潛在價值并開發(fā)到極致。在這一過程中，審計檔案使用者應(yīng)注意檔案資料的安全保密，不得傳播檔案內(nèi)容，并要保證案卷的完整與安全，嚴(yán)禁勾劃、涂改、拆卷、剪裁和撕頁。通過不斷地滿足審計檔案使用者的需求，提高審計檔案的開發(fā)利用價值，保障審計檔案的質(zhì)量需求。

（二）“嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式流程分析

軍隊單位“嵌入式”審計歸檔管理包括審計準(zhǔn)備（前端控制）、審計實施（業(yè)務(wù)嵌入）及審計報告（立卷歸檔）這三個階段，歸檔工作從準(zhǔn)備階段的明確歸檔要求、實施階段的審計數(shù)據(jù)材料收集整理、報告階段的立卷歸檔形成良性的循環(huán)模式，達(dá)到“事前介入，事中跟蹤，事后匯總”的“嵌入式”歸檔管理流程，實現(xiàn)檔案工作與審計工作的有效融合，具體流程如圖1所示。

圖1 “嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式流程

1.審計準(zhǔn)備：前端控制。軍隊審計歸檔管理的前端控制是指對文件材料的搜集、分類、整理的過程，在該進(jìn)程中通過及時干預(yù)以保證文件材料的真實可靠，進(jìn)而提高審計案卷的歸檔質(zhì)量，確立檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的歸檔流程。軍隊單位在日常運(yùn)行中，涉及的大型項目活動較多，在大型審計項目準(zhǔn)備階段就進(jìn)行前端控制的介入，加強(qiáng)前端控制管理，不僅有助于審計部門及時了解審計工作方案、審計方法及法律法規(guī)，也有利于與被審計單位建立起順暢的溝通渠道，從而讓審計人員在準(zhǔn)備階段就樹立起檔案意識，并按照歸檔要求進(jìn)行文件材料的搜集、分類和整理等工作。當(dāng)涉及到諸多合作單位共同完成的大型審計項目時，由于各單位、各部門管理者的要求不完全一致，因此開展審計前其準(zhǔn)備階段的統(tǒng)一規(guī)范要求、統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)就顯得格外必要。

2.審計實施：業(yè)務(wù)嵌入。軍隊單位審計歸檔管理流程的第二步是審計實施階段，該階段要通過業(yè)務(wù)嵌入對審計檔案工作進(jìn)行合理的籌劃安排，以確保歸檔進(jìn)度與項目實施進(jìn)度同步。在業(yè)務(wù)嵌入環(huán)節(jié)最重要的就是根據(jù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合被審計單位的實際需要，制定出具體可行的管理制度，明確審計組長及其團(tuán)隊成員在審計現(xiàn)場檔案管理各個環(huán)節(jié)中的職責(zé)及任務(wù)。同時，業(yè)務(wù)嵌入也要結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)條件，將電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行區(qū)別處理。例如紙質(zhì)文件應(yīng)存入審計項目專用柜，對審計檔案文件柜進(jìn)行編碼以備后期的立卷歸檔。此外，在涉及軍隊單位大型審計項目實施過程中，審計項目組應(yīng)該設(shè)置專職檔案員來輔助項目主審進(jìn)行檔案歸檔工作。既要做到邊審計邊搜集整理，又要及時發(fā)現(xiàn)潛在的審計檔案質(zhì)量問題，確保文件資料收集的完整性、規(guī)范性。業(yè)務(wù)嵌入環(huán)節(jié)也要求歸檔責(zé)任人對歸檔質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)、統(tǒng)一檢查，以確保審計質(zhì)量各環(huán)節(jié)萬無一失。

3.審計報告：立卷歸檔。軍隊單位審計歸檔管理模式的最后一道工序是立卷歸檔，這項工作既是審計工作的導(dǎo)向，也是最終結(jié)果。其主要內(nèi)容是指將軍隊審計工作中各個階段搜集、分類的文件材料按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行整理。在立卷歸檔環(huán)節(jié)，各個項目分別自立成卷，不得將幾個審計項目合并立卷。需要注意的是，最終立卷的文件材料應(yīng)以結(jié)論性、證明性、立項性為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序，將結(jié)論性文件材料按重要程度進(jìn)行排列；證明性文件材料按與報告所列問題和審計評價意見相應(yīng)順序排列；立項性文件材料按文件形成的時間順序進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件材料的排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件材料在前，次要文件材料在后；匯總性文件材料在前，原始性文件材料在后，等等。審計檔案規(guī)范立卷的目的，主要是方便日后的查閱、復(fù)檢、開發(fā)、利用。規(guī)范的審計檔案可清晰地展示項目審計的過程、內(nèi)容和成果，同時也明白地展示了審計工作的水平和質(zhì)量，比如審計定性是否準(zhǔn)確、結(jié)論是否穩(wěn)妥、證據(jù)是否可靠、程序是否合法，等等。

（三）軍隊“嵌入式”審計歸檔管理模式技術(shù)手段分析

1.互聯(lián)網(wǎng)嵌入審計歸檔管理應(yīng)用。互聯(lián)網(wǎng)時代帶來了大量的數(shù)據(jù)、資料、文件等錯綜復(fù)雜的信息資源，如何高效整合并實現(xiàn)快速搜索成為每一個檔案管理人員需考慮的首要問題。要想實現(xiàn)對審計檔案高效管理，就必須充分引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的嵌入，讓互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分打造豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，在檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，滿足檔案使用者的個性化需求。同時，在各項功能中還提出了具體要求，從而使檔案資源共享具有更大的實際意義。審計檔案資源管理作為軍隊管理工作的基礎(chǔ)，也是軍隊信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型部分。要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入，帶動檔案審閱服務(wù)模式創(chuàng)新，實現(xiàn)信息多跑路、使用者少跑腿的管理效果。比如，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺推出檔案管理APP軟件，審閱者通過提前預(yù)約節(jié)省等待時間，也減輕了檔案管理人員工作量，最大的效果是提升了查閱者的用戶體驗。

2.文件歸檔全程觀理念嵌入（詳見圖2所示）。全程觀理念嵌入，是指基于文件生命周期理論出發(fā)，對現(xiàn)行文件、檔案資料搜集整個過程的全面控制及科學(xué)管理。軍隊單位審計項目涉及周期長、鏈條多的特點，不僅需要審計工作與檔案工作保持同步，更應(yīng)該實現(xiàn)項目前期、中期、后期的全程跟蹤，把審計項目檔案的運(yùn)行過程全面控制起來，以最大限度地確保檔案的齊全、準(zhǔn)確。文件歸檔全程觀理念嵌入，有利于做到審計工作與檔案管理的同步，項目實施初期動員工作人員積極參與項目管理，確定歸檔要求；項目實施中期全程跟蹤，檢查容易忽略的細(xì)節(jié)管理；項目最終審批前進(jìn)行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴(yán)格把關(guān)。

圖2 文件歸檔全程觀理念嵌入示意圖

3.檔案部門硬件設(shè)施功能嵌入。前文我們已經(jīng)提到了以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為典型驅(qū)動的軟件管理應(yīng)用，然而，在實際工作中要保證檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，應(yīng)具備完整的輸入設(shè)備、中央處理器、輸出設(shè)備等硬件設(shè)施。當(dāng)前，海量的信息資源占據(jù)了檔案歸檔工作的大部分空間，由于電子文件的特性決定了其存儲的軟件要求比較苛刻，不同于紙質(zhì)檔案的物理存放，電子文件需要依靠大型存儲器實現(xiàn)資料存儲。所以只有具備相應(yīng)的硬件設(shè)施環(huán)境，才具有從電子文件形成部門向檔案管理部門移交歸檔的技術(shù)保障。對于電子文檔的整理，按優(yōu)先順序應(yīng)該分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。同時，為保證電子檔案信息的穩(wěn)定性，要定期對電子設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)。此外，還有必要在軍隊預(yù)算中增加一些大容量、高速度的硬件及服務(wù)器，加大必要的硬件投入，逐步改善檔案部門現(xiàn)有的設(shè)備狀況，讓軍隊單位的硬件設(shè)施跟上時代更新的步伐。

（四）“嵌入式”軍隊審計歸檔管理模式內(nèi)容分析

1.人員結(jié)構(gòu)的嵌入。軍隊審計項目在確定審計組團(tuán)隊之前，應(yīng)該搭配好合適的檔案管理人員共同嵌入項目組。然而現(xiàn)實情況是，由于軍隊單位的特殊性，審計部門及檔案部門難以配備專職檔案管理人員，故難以確保團(tuán)隊人員的科學(xué)配置。所以，現(xiàn)實的做法是在審計組成團(tuán)隊中挑選出負(fù)責(zé)檔案工作的兼職檔案員，采用這種臨時性的調(diào)度工作來解決檔案管理人員的資源稀缺問題。臨時性人員的嵌入，應(yīng)隨審計項目開展同步進(jìn)行審計文件材料的收集整理。同時，伴隨著軍隊單位大型審計項目的運(yùn)作過程而發(fā)揮作用，賦予其充分的職權(quán)并配合項目主審?fù)瓿晌募牧系臍w檔工作。此外，人員結(jié)構(gòu)的嵌入還可以通過審計檔案管理培訓(xùn)等形式，讓其充分深人檔案工作流程，潛移默化地接受檔案管理的理念和文化，明確各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

2.技術(shù)空間的嵌入。如今已經(jīng)進(jìn)入信息化管理的飛速迭代時代，檔案管理也迎來了各種現(xiàn)代信息技術(shù)手段的更新運(yùn)用，新興技術(shù)手段在檔案管理工作中的比重在不斷增加。審計檔案工作管理也是如此，新興技術(shù)革新一步步嵌入到審計歸檔管理模式之中。在嵌入性理論指導(dǎo)下，技術(shù)的嵌入打開了檔案工作的空間應(yīng)用，借助各種新通信技術(shù)手段不斷豐富檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，如利用嵌入式系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行有效集成、對審計檔案使用者的需求偏好進(jìn)行檢索、感知與數(shù)據(jù)挖掘，并以此將檔案信息以移動互聯(lián)形式進(jìn)行定向推送，更好地滿足檔案信息用戶的需求，通過人臉識別及智能互聯(lián)服務(wù)，實現(xiàn)審計檔案的非接觸式遠(yuǎn)程服務(wù)體驗，促使檔案利用變得更為方便實時，以此形成個性化、知識化、全程化的融合并提升至新的高度。

3.歸檔空間的嵌入。歸檔空間的嵌入主要是指檔案工作全面參與各專業(yè)領(lǐng)域具體業(yè)務(wù)分支并進(jìn)行有效融合的過程，在管理制度、組織體系、團(tuán)隊建設(shè)與信息平臺等方面建立起良性管理規(guī)范。歸檔空間的嵌入包括部門嵌入、內(nèi)容嵌入和平臺嵌入三個方面。歸檔空間的嵌入管理，有助于審計檔案管理模式優(yōu)化，建立起相互信任、共生、共贏和依賴關(guān)系，是審計歸檔管理各個要素間形成伙伴式、融合式、合作式和共生式檔案管理模式，保障檔案工作者與所涉及專業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)工作保持密切聯(lián)系，及時了解和掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況以及存在的熱點和難點問題，提高檔案收集、管理、服務(wù)水平和質(zhì)量。當(dāng)然，歸檔空間的嵌入作為審計歸檔管理模式的關(guān)鍵步驟，應(yīng)以人員結(jié)構(gòu)的嵌入安排與技術(shù)空間的前期嵌入為有效前提，在保持各要素穩(wěn)定發(fā)展的同時增加和拓展新的機(jī)會，獲得多邊共贏的良好效果。

四、結(jié)語

軍隊單位“嵌入式”審計歸檔管理模式，是融合互聯(lián)網(wǎng)信息時代發(fā)展的新趨勢，也是軍隊單位同審計部門、審計檔案使用者協(xié)同發(fā)展的新選擇?；凇扒度胧健睂徲嫐w檔管理模式更易貼近審計工作實際和檔案歸檔管理要求，因此開發(fā)出來的產(chǎn)品更加具有針對性和實用性。本文關(guān)注“嵌入式”技術(shù)的審計檔案管理模式，既注重管理模式要素的分析，又對審計歸檔管理模式流程進(jìn)行了前瞻性設(shè)想，對采用的相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行提前預(yù)判、融會貫通分析，相信該研究能使檔案工作與審計工作高效融合，在信息時代能夠展示出廣闊的發(fā)展前景和價值空間。