關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的探索

[ 作者簡介 ]

李靜，女，河南鄭州人，鄭州市骨科醫(yī)院，副研究館員，碩士，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

當(dāng)前時期醫(yī)院檔案管理存在檔案管理方式落后、缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度和檔案管理人員技能有待提高等問題。檔案管理人員開展檔案管理工作有利于醫(yī)院做出正確的決策，有利于傳承醫(yī)院文化，有利于醫(yī)院形成良好的文化觀，有利于弘揚(yáng)醫(yī)院文化，有利于醫(yī)院建設(shè)制度。為此，本文主要從健全醫(yī)院檔案管理制度、培養(yǎng)醫(yī)務(wù)人員檔案意識、提高醫(yī)院檔案管理的信息化程度、增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性、合理開發(fā)與利用檔案資源等方面談一談加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的策略。

[ 關(guān)鍵詞 ]

醫(yī)院檔案管理;醫(yī)院;文化建設(shè)

中圖分類號：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.03.021

近年來，我國公共衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，逐步凸顯醫(yī)院檔案管理工作的重要性，增加了管理難度。在醫(yī)院文化建設(shè)中應(yīng)合理利用檔案管理優(yōu)勢，為醫(yī)院文化建設(shè)提供更為直接和全面的資料，確保醫(yī)院文化建設(shè)與醫(yī)院的實際情況相符，促進(jìn)醫(yī)院綜合管理能力的提高。

1 醫(yī)院檔案管理和文化建設(shè)的關(guān)系

對實際情況進(jìn)行分析可知，醫(yī)院檔案管理和文化建設(shè)二者的關(guān)系為：一方面，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，為醫(yī)院文化提供助力。醫(yī)院保存的檔案中記錄了醫(yī)院各個階段的保健數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)為建設(shè)醫(yī)院文化提供良好的參考依據(jù)。通過這些數(shù)據(jù)可以了解醫(yī)院的發(fā)展歷程，直接展示優(yōu)良的歷史傳統(tǒng)。文化對人們的言行舉止都產(chǎn)生很大的影響，在文化建設(shè)期間檔案管理可以起到一定的支撐作用。另一方面，加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)可以豐富檔案內(nèi)容。醫(yī)院組織的文化建設(shè)活動可補(bǔ)充醫(yī)院檔案的內(nèi)涵，文化表現(xiàn)了醫(yī)院的精神面貌以及要營造的品牌形象，其中記錄了各個階段的大事件，檔案資料還必須對文化建設(shè)方面的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，這也是檔案管理人員產(chǎn)生的原因。這里提到的支撐作用除了表現(xiàn)在物質(zhì)方面還表現(xiàn)在精神方面，其對醫(yī)院文化建設(shè)起到較大的推動作用。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理方式落后

分析當(dāng)前階段的檔案管理工作，我國信息化管理技術(shù)水平和設(shè)備的完善程度是相當(dāng)重要的。當(dāng)前時期醫(yī)院檔案管理設(shè)備從客觀方面分析基本上已經(jīng)更新?lián)Q代，但是仍然存在缺乏資金的問題，導(dǎo)致醫(yī)院仍然使用比較落后的設(shè)備。分析其中的原因，主要與醫(yī)院沒有貫徹落實上級的政策制度有關(guān)，還有可能存在挪用資金的問題。一方面，醫(yī)院已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的管理系統(tǒng)，但是利用率不高，主要局限在基礎(chǔ)工作方面，無法發(fā)揮出資源優(yōu)勢。另一方面，檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性與條理性，在工作時沒有盡心盡力，利用檔案時存在雜亂無章的問題，表明醫(yī)院檔案管理比較混亂。

2.2 缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度

目前，我國仍有很多醫(yī)院缺乏完善的規(guī)章制度。比如說沒有統(tǒng)一規(guī)范檔案卷宗中的病患特征、醫(yī)護(hù)人員的檔案建立、病人信息等等;設(shè)置目錄時隨意性較強(qiáng)，甚至存在缺少目錄頁。因為缺乏完善的制度，檔案整理工作無論是收集、分類、整理還是保管都很容易出現(xiàn)紕漏，加之檔案管理工作中人為失誤較大，最終容易導(dǎo)致檔案的真實性、完備性和價值都大打折扣，無法順利開展檔案管理工作。

2.3 檔案管理人員技能有待提高

現(xiàn)如今人們對醫(yī)院檔案管理的要求不斷提高，但檔案管理人員綜合能力不高，甚至出現(xiàn)部分醫(yī)院檔案管理人員都是檔案管理專業(yè)以外的人擔(dān)任的問題。分析其中原因可知，首先，企業(yè)招聘員工時深受傳統(tǒng)觀念影響，更注重理論知識和工作態(tài)度，并沒有考慮到綜合技能，導(dǎo)致檔案管理人員上崗后無法馬上工作，整體質(zhì)量不高。其次，醫(yī)院更注重培養(yǎng)醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)素質(zhì)，不夠重視檔案管理工作，不注重培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)和技能。最后，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部分配檔案管理人員時并未合理分配手下干部，很多醫(yī)護(hù)人員身兼數(shù)職，檔案的歸檔及時性有待提高，并不利于順利開展檔案管理工作，也不利于醫(yī)護(hù)人員集中精力解決病人的疑難雜癥。

3 醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用

3.1 有利于醫(yī)院做出正確的決策

在醫(yī)院管理工作中，不少領(lǐng)導(dǎo)干部做出決策之前都必須進(jìn)行反復(fù)分析和求證，在此期間管理人員需要查閱檔案，并對醫(yī)院的歷史活動和經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行分析與總結(jié)，之后以當(dāng)前階段醫(yī)院的醫(yī)療與管理情況為基礎(chǔ)做出科學(xué)合理的決策，降低盲目、隨意的現(xiàn)象發(fā)生的概率。大量研究表明，文化建設(shè)的好壞直接影響醫(yī)務(wù)人員的價值觀與凝聚力，由此可知，醫(yī)院必須加強(qiáng)文化建設(shè)。而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部是重要的決策者，必須加強(qiáng)對醫(yī)院文化的發(fā)展、形成與傳播的干預(yù)，加大檔案管理力度，最大程度發(fā)揮醫(yī)院問建設(shè)與檔案管理的價值。

3.2 有利于傳承醫(yī)院文化

當(dāng)前時期絕大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)意識到檔案管理工作的必要性，并開始興建教育基地、院史館，編撰醫(yī)院歷史資料，為開展醫(yī)院文化建設(shè)提供更為便利的條件。醫(yī)院發(fā)展和變革主要通過檔案記錄，醫(yī)院可將其當(dāng)作文化的根基，具有較高的精神價值與文化價值，在傳承醫(yī)院歷史中發(fā)揮相當(dāng)重要的作用。醫(yī)院用檔案記錄醫(yī)院歷史，讓醫(yī)院成為有心的載體，對傳承醫(yī)院文化起到促進(jìn)作用。此外，還有利于提升醫(yī)院的凝聚力，形成創(chuàng)新發(fā)展思路和深化醫(yī)院的辦院宗旨。

3.3 有利于醫(yī)院形成良好的文化觀

醫(yī)院的文化建設(shè)可以滲透到各個角落，且包含了醫(yī)院的管理活動，除了包含醫(yī)院建設(shè)人文關(guān)懷體系、獎懲體系、建立責(zé)任意識與服務(wù)理念之外，還包含推廣醫(yī)院的文化，這些都需要以醫(yī)院文化觀念為基礎(chǔ)。醫(yī)院通過搜尋、借鑒和利用歷史檔案凸顯檔案的人文關(guān)懷、安全文化和醫(yī)療文化等觀念，從而對新一代醫(yī)務(wù)人員產(chǎn)生較大的影響，進(jìn)而讓醫(yī)院的文化逐步外化于行并內(nèi)化于心，成為每個職工都認(rèn)同的價值觀念和行為準(zhǔn)則。

3.4 有利于弘揚(yáng)醫(yī)院文化

醫(yī)院的檔案包含了鮮明的文化特色與標(biāo)記，比如說先進(jìn)的人物和事跡，除此之外，還包含職工的業(yè)務(wù)技能、優(yōu)秀事跡與基本資料。這些檔案包含的內(nèi)容較多，為醫(yī)院建設(shè)文化提供良好的借鑒。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)在加工與整理醫(yī)護(hù)人員的事跡之后以此作為推廣與宣傳的資料，給醫(yī)護(hù)人員樹立良好的學(xué)習(xí)榜樣，這樣有利于醫(yī)護(hù)人員深入且直觀地了解醫(yī)院各種信息。除此之外，還可播放醫(yī)院發(fā)展歷程的視頻影像資料，為醫(yī)院職工解讀信息提供良好的依據(jù)。

3.5 有利于醫(yī)院建設(shè)制度

在醫(yī)院管理中制度建設(shè)是相當(dāng)重要的一部分內(nèi)容。醫(yī)院制度文化的形成是逐步完善的過程，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。時代在不斷發(fā)展，制度文化在國家衛(wèi)生政策信息發(fā)展中還必須將醫(yī)院獨特的制度文化理念融入其中，確保其可以與醫(yī)院實際工作相貼合，這是取得事半功倍效果的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案管理工作的加強(qiáng)有利于醫(yī)院形成醫(yī)院制度文化，從而形成更為真實的數(shù)據(jù)和文件資料，有利于提升醫(yī)院的運(yùn)行效率，為醫(yī)院文化建設(shè)提供良好的思路和方法。

4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的策略

4.1 健全醫(yī)院檔案管理制度

在醫(yī)院管理中檔案管理是比較基礎(chǔ)的一部分內(nèi)容，不僅具有很強(qiáng)的技術(shù)性，而且內(nèi)容繁雜。醫(yī)院檔案管理工作的開展需要制定完善的管理制度，并以此為基礎(chǔ)開展檔案管理工作，醫(yī)院對工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，對醫(yī)院文化建設(shè)起到推動作用。在實際的工作中，醫(yī)院檔案管理人員可從以下幾個方面健全檔案管理制度。首先，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，將其和醫(yī)院的評估體系與管理體系結(jié)合，建立制度對醫(yī)務(wù)人員的工作行為進(jìn)行約束，及時將醫(yī)務(wù)工作人員的工作中存在的問題進(jìn)行解決，對醫(yī)院文化建設(shè)起到較大的推動作用。其次，健全責(zé)任制。建立該制度時應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，并充分收集、處理與整合信息資料，便于日后醫(yī)院文化的建設(shè)。最后，健全激勵制度。健全激勵制度時可從物質(zhì)、精神和晉升方面出發(fā)，調(diào)動工作人員工作的積極性，確保其可以意識到開展檔案管理工作的意義。

4.2 培養(yǎng)醫(yī)務(wù)人員檔案意識

現(xiàn)如今我國正處于信息大爆炸時代，醫(yī)院運(yùn)行期間產(chǎn)生了較多的信息，這對醫(yī)院檔案管理工作而言無疑增加了管理難度。人們不斷提高對醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的需求，醫(yī)院檔案信息量與日豐富，這就需要檔案管理人員處理好醫(yī)院檔案信息，之后分類保存，為日后順利開展各項工作做好數(shù)據(jù)方面的支撐。醫(yī)院檔案管理工作除了包含醫(yī)療器械采購、人事調(diào)動和儲備工作之外還包含臨床數(shù)據(jù)信息。要想提升醫(yī)院檔案管理工作的效率，加大力度建設(shè)醫(yī)院文化，很有必要加大力度培育醫(yī)務(wù)人員的檔案管理意識，確保全體工作人員都可以配合檔案管理人員，從而在收集整理臨床數(shù)據(jù)時能收集更為完整的臨床資料。若醫(yī)院檔案管理人員均不具有良好的檔案管理意識，最終就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題，無法順利開展檔案管理工作，更不能為建設(shè)醫(yī)院文化提供指導(dǎo)思想。醫(yī)院應(yīng)定期開展檔案知識宣傳工作，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員的檔案意識，確保其在檔案管理工作中發(fā)揮相應(yīng)的作用，之后主動參與到檔案管理工作中，為醫(yī)院文化建設(shè)起到推動作用。醫(yī)務(wù)人員形成檔案管理意識后就會系統(tǒng)地管理工作中產(chǎn)生的各項信息數(shù)據(jù)，之后在檔案管理工作中上傳，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，及時解決檔案管理工作中存在的問題，為醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展起到促進(jìn)作用。

4.3 提高醫(yī)院檔案管理的信息化程度

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)落后的檔案管理方法很顯然無法滿足醫(yī)院的需要。這就要求醫(yī)院檔案管理人員堅持與時俱進(jìn)，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平，合理利用硬件設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案管理人員服務(wù)質(zhì)量與工作效率的提高需要依賴于提高醫(yī)院檔案管理信息化水平，共享檔案信息資源，有效整合醫(yī)院的檔案資源，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案占用空間的問題，節(jié)約人力并節(jié)約財力。此外，檔案管理要以人為基礎(chǔ)，為促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化水平的提高，還必須提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、思想素質(zhì)與職業(yè)道德，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，滿足檔案管理的需要，這樣才能加快醫(yī)院文化建設(shè)，推動其可持續(xù)發(fā)展。

4.4 增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性

醫(yī)院檔案管理工作并非是某個部門單獨開展的，還需要多個部門以檔案信息不同性質(zhì)為基礎(chǔ)進(jìn)行科學(xué)分類，若在這個過程中還未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，很容易出現(xiàn)各個部門各自為政的現(xiàn)象。為避免此類現(xiàn)象，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)在檔案管理工作中立足實際情況，加強(qiáng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證醫(yī)院檔案管理工作的多個環(huán)節(jié)都有章可循，保證各部門的科研、教學(xué)和文件等資料均被合理開發(fā)與利用。因此，當(dāng)前開展檔案管理工作時很有必要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)范開展，確保符合醫(yī)院的實際情況，之后制定出有利于醫(yī)院的管理標(biāo)準(zhǔn)，為順利開展醫(yī)院檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在醫(yī)院文化建設(shè)的過程中深入地挖掘檔案資料，為培育醫(yī)院文化提供更為豐富的素材與資料，在諸多資料中提取優(yōu)秀的文化內(nèi)容，充分表現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院文化。此外，加大力度宣傳先進(jìn)的典型人物，樹立榜樣，集中體現(xiàn)了醫(yī)院的文化。

4.5 合理開發(fā)與利用檔案資源

對于醫(yī)院而言，檔案資源真實記錄了醫(yī)院的歷史，其中包含的信息較多。檔案管理包含了保管與存儲功能，除此之外，還包含了合理開發(fā)利用檔案資源的功能。具體來說，合理開發(fā)與利用檔案資源可從幾個方面出發(fā)：首先，加大檔案管理力度有利于醫(yī)院文化建設(shè)，醫(yī)院文化的研究主要依賴于醫(yī)院檔案，深入挖掘醫(yī)院的檔案資料有利于為醫(yī)院提供良好的素材，確?？梢詮臋n案資料中提取更為豐富的文素材，為建設(shè)醫(yī)院文化提供良好的支持。其次，加大檔案管理力度有利于醫(yī)院宣傳先進(jìn)的個人和團(tuán)隊，為建立醫(yī)院文化提供良好的服務(wù)。醫(yī)院文化主要通過先進(jìn)典型的人物象征來體現(xiàn)。加大檔案管理力度，從中挖掘出先進(jìn)的名醫(yī)和先進(jìn)工作者，加大宣傳力度，促進(jìn)職工思想覺悟的提高，使醫(yī)院更具社會影響力。

5 結(jié)束語

綜上所述，在人們綜合素質(zhì)不斷提高的同時醫(yī)院應(yīng)加大力度建設(shè)醫(yī)院文化，這是滿足人們需求的關(guān)鍵。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)立足基礎(chǔ)工作，從多個角度順利開展檔案管理工作，提高資源的利用效率與質(zhì)量，并在文化建設(shè)中科學(xué)滲透檔案管理工作，為醫(yī)院的文化建設(shè)提供良好的支撐，更好地服務(wù)于人民。

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