企業(yè)檔案工作的管理與創(chuàng)新

【摘? 要】企業(yè)檔案真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、項目開發(fā)、經(jīng)營決策以及財會和人事管理等方面的各項活動，是企業(yè)寶貴的知識資源。做好檔案管理工作并進(jìn)行科學(xué)化創(chuàng)新以最大限度地挖掘和利用檔案的價值，為企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，是每一位檔案工作人員肩負(fù)的責(zé)任與使命。論文結(jié)合工作實踐，分析了當(dāng)前企業(yè)工程項目檔案管理中存在的問題，就如何創(chuàng)新機制做好企業(yè)檔案管理工作，提高檔案管理水平，提出了一些可行建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;建設(shè)項目;管理;創(chuàng)新

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）03-0073-03

1 引言

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國經(jīng)濟特別是民營經(jīng)濟在一系列利好政策的助推下得到了快速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭更為激烈，如何做好企業(yè)管理，提升產(chǎn)品和品牌競爭力成為企業(yè)管理者的一大難題。企業(yè)的檔案管理工作雖然不直接屬于企業(yè)生產(chǎn)和營銷的范疇，但是對企業(yè)發(fā)展的作用也不容小覷。企業(yè)建設(shè)項目檔案記載了項目從開始到竣工的各項信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)進(jìn)行項目管理的首要參考技術(shù)資料，做好項目檔案的管理工作對于企業(yè)的后續(xù)項目開發(fā)和可持續(xù)發(fā)展都意義重大。近年來，隨著國家加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，工程類企業(yè)發(fā)展迅猛，經(jīng)營范圍廣泛，既有工程設(shè)計、項目管理、技術(shù)咨詢、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用等方面的服務(wù)業(yè)務(wù)又有建筑材料、裝飾材料、金屬材料、機械設(shè)備、電線電纜、儀器儀表、五金交電及電子產(chǎn)品等方面的銷售業(yè)務(wù)，有的還涉及貨物及技術(shù)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，經(jīng)營過程涉及的信息數(shù)據(jù)種類繁多且信息量很大，如果沒有做好資料的收集和整理工作對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展會造成一定的阻礙，因此，做好企業(yè)項目檔案管理工作是當(dāng)前企業(yè)必須高度重視的工作。

2 企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的過程，是企業(yè)歷史的載體，是企業(yè)各階段生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實反映，也是技術(shù)知識成果和文化與價值觀的累積，是企業(yè)的一種精神財富。在知識經(jīng)濟與信息化快速發(fā)展的今天，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

做好檔案管理有助于企業(yè)強化技術(shù)和知識儲備，保護知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，增強企業(yè)抵抗風(fēng)險的能力。同時，檔案記錄了企業(yè)成長歷程中的成就和失敗教訓(xùn)，對當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營情況能夠予以系統(tǒng)梳理，有助于各項工作的順利開展，提高管理效率。檔案是企業(yè)管理人員籌劃決策的重要依據(jù)，可以為企業(yè)發(fā)展指明方向。

3 企業(yè)工程項目檔案管理中存在的問題

3.1 對工程項目檔案管理的重視程度不夠

首先，在工程項目建設(shè)過程中，企業(yè)管理者通常對工程的質(zhì)量、進(jìn)度、使用技術(shù)等關(guān)注度較高，因為這些與企業(yè)的經(jīng)營效益直接相關(guān)聯(lián)，而對工程項目檔案的管理工作有所忽視，致使檔案工作經(jīng)常被邊緣化，認(rèn)為其可有可無。部分企業(yè)甚至為了節(jié)約成本，沒有構(gòu)建健全的檔案管理組織及管理制度，檔案管理崗位的工作人員普遍是從技術(shù)部門抽調(diào)的臨時兼職人員，兼職從事技術(shù)工作，對收集和整理工程資料不夠重視。正是這種領(lǐng)導(dǎo)層意識層面的不重視，導(dǎo)致工程項目檔案管理工作的開展質(zhì)量不盡如人意，致使工程項目檔案很難在工程推進(jìn)過程中發(fā)揮應(yīng)有的參考作用和管理價值。

其次，檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有意識到檔案資料對企業(yè)后續(xù)發(fā)展的重要意義，突出表現(xiàn)在對建設(shè)工程檔案有關(guān)材料的搜集工作不夠重視，未及時進(jìn)行整理和收集;沒有對工程項目的檔案進(jìn)行有效的維護和歸類整理，導(dǎo)致檔案資料收集不及時且不全面，為后期的查找增加了難度。

3.2 缺少檔案管理組織和專業(yè)人才

管理上存在漏洞特別是管理制度不健全對企業(yè)各項工作開展的影響都非常大，對于工程類企業(yè)更是如此。由于企業(yè)的業(yè)務(wù)面廣、項目多、工期長、部門多、人員雜，這在無形中對檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)，且在實際工作中，缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理制度不夠健全，甚至部分檔案工作人員是其他工作的兼職人員，各部門檔案管理制度不一，檔案管理制度中有關(guān)責(zé)任劃分、相互協(xié)作等內(nèi)容規(guī)定不全面，導(dǎo)致在實踐中存在檔案管理責(zé)任難落實、單位部門之間配合不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。由于檔案管理制度不完善，存在相關(guān)信息、材料難以共享，收集不及時、不全面且保存不規(guī)范等問題，突出表現(xiàn)在部分工程建設(shè)周期短，進(jìn)度快，工程任務(wù)重，人員數(shù)量少，工程經(jīng)理往往為了趕工期，會把注意力放在工程進(jìn)度上，忽視工程檔案管理，致使項目檔案的收集、整理、歸檔常常無法跟上項目的進(jìn)度，各種規(guī)章制度流于形式，造成項目檔案工作嚴(yán)重滯后，相關(guān)信息收集不完整。當(dāng)前，檔案管理組織及制度不到位，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展。同時，缺乏專業(yè)的檔案管理人才是企業(yè)面臨的一大難題。檔案的管理不僅是簡單地收集工程的相關(guān)信息資料，還要進(jìn)行專業(yè)的分析和整理，歸類存檔，便于日后查找參考，而專業(yè)人才的缺乏也是制約檔案價值發(fā)揮的一大因素。

3.3 檔案管理方法亟待改進(jìn)

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)所需管理檔案的信息量逐漸增大，工程數(shù)據(jù)、圖紙標(biāo)記、技術(shù)參數(shù)、施工日期、簽字等資料都需要歸檔存放，應(yīng)用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法顯然難以完成龐大的信息量匯總整理任務(wù)。傳統(tǒng)的手工檔案管理是將相關(guān)文件和資料匯總，填寫表格進(jìn)行登記，然后使用檔案袋進(jìn)行封存，這種做法無論是歸檔還是查找信息，速度都非常慢，且工作量很大。由于工期緊張或人員不足常常導(dǎo)致信息收集不全、不及時，甚至有的工程已經(jīng)竣工，其相關(guān)工程資料沒有完成歸檔。同時，紙質(zhì)資料由于保管不善，有可能造成重要資料的遺失，為后續(xù)的查找?guī)砝щy。部分企業(yè)雖然實行了檔案信息化管理，但由于設(shè)備使用不到位或人員信息技術(shù)所限，網(wǎng)絡(luò)共享平臺無法建立，資料信息化管理水平低。在軟硬件缺乏有力支撐的情況下，要想實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享難度較大，這在一定程度上制約了檔案價值的充分發(fā)揮。

4 優(yōu)化企業(yè)工程項目檔案管理的策略

4.1 提升檔案管理意識

在各單位、各部門當(dāng)中，上至領(lǐng)導(dǎo)層下至一線員工都要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。其中，管理層要對檔案管理部門給予高度重視和評價，制定相關(guān)制度對檔案管理成績較好的人員給予相應(yīng)的獎勵，激發(fā)檔案工作人員的工作積極性，強化檔案工作人員的檔案管理意識，使得檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度完成日常工作，收集資料要及時全面，信息采集要細(xì)心準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)差錯并且要將資料按時分類歸檔。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人應(yīng)加大對工程項目檔案管理工作的支持力度，重視檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件投入。加強檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是結(jié)合檔案管理的計算機使用及網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，不斷提高企業(yè)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能，使之不斷優(yōu)化檔案管理工作思路。良好的人崗匹配，有利于推動企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

4.2 健全檔案管理制度，確保檔案管理的全面落實

首先，檔案管理是企業(yè)各項經(jīng)營活動的基礎(chǔ)工作之一，隨著企業(yè)各項管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，對內(nèi)容陳舊、不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要的檔案規(guī)章制度應(yīng)及時進(jìn)行更新，建立符合企業(yè)發(fā)展實際需求的檔案管理制度。第一，重新梳理和完善《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案人員工作守則》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案借閱利用制度》《庫房管理制度》等各項規(guī)章制度，針對企業(yè)實際情況予以完善，使檔案管理工作更趨規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化。第二，加強硬件建設(shè)，完善檔案設(shè)施。為檔案提供存放、閱覽、管理的空間，做到庫房、閱檔室和辦公區(qū)三分開，積極推行新的管理模式——集中化管理模式。同時，做好到期檔案的鑒定和銷毀工作，為后續(xù)檔案的存放提供充足的空間。第三，對檔案實行分層管理。合理劃分檔案層級，按照業(yè)務(wù)類別、重要程度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各檔案管理布局，實現(xiàn)最簡單化的檢索和排序，充分提高檔案信息資源的利用效率。

其次，結(jié)合工程項目實際，在工程項目開工前，必須明確項目檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)。實行施工項目檔案的全過程監(jiān)管，杜絕工程竣工后再追回施工檔案的情況，必須對前端質(zhì)量控制、中期跟蹤、后期整理歸檔等全過程進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。項目前期的接收與控制工作尤為重要，企業(yè)可參考國家相關(guān)部門的文件，在項目啟動后，按照預(yù)先確定的項目范圍和項目的歸檔要求，積極與項目主管進(jìn)行檔案交接，確定項目資料的收集范圍和內(nèi)容，確保檔案管理工作在項目全過程的全面規(guī)范落實。

4.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

企業(yè)要設(shè)置健全的檔案管理機構(gòu)并配備充足的檔案管理人員。針對檔案管理崗位人員缺崗、一人兼數(shù)職現(xiàn)象，各單位要從項目實際出發(fā)，引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，對于非專業(yè)人員也要加強專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員工作能力以及素質(zhì)的高低，與檔案管理的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，應(yīng)從兩方面對檔案管理人員進(jìn)行把控：一方面，在人才引進(jìn)方面，企業(yè)應(yīng)結(jié)合工程實際情況，或參考項目業(yè)務(wù)范圍，實行不同的引進(jìn)原則，例如，應(yīng)聘者接受教育的程度，應(yīng)聘者對該領(lǐng)域的認(rèn)知程度、熱愛程度或者是否具有檔案管理方面的工作經(jīng)驗等，通過設(shè)置較高的聘用標(biāo)準(zhǔn)來保障招聘人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定人力基礎(chǔ);另一方面，對于現(xiàn)有從事檔案管理的工作人員，企業(yè)要定期開展專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織各種素質(zhì)建設(shè)活動，在活動中強化檔案工作人員的管理意識，充實檔案管理人員的專業(yè)知識，提高工作人員的工作熱情，激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，促進(jìn)管理方法更新與進(jìn)步。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人要接受相關(guān)檔案管理知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使得項目團隊的檔案管理意識增強，對檔案資料的重視程度提高。同時，注重對檔案管理人員的激勵，確保檔案管理隊伍穩(wěn)定。在薪酬福利、職稱評定、成長通道等方面給予與其他部門工作人員同等的待遇，對于其工作和生活中的困難要及時提供指導(dǎo)和幫助。鼓勵從事檔案管理工作的人員自學(xué)充電，系統(tǒng)掌握檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，積極了解各部門的業(yè)務(wù)知識，并將知識應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，增強自身業(yè)務(wù)能力。

4.4 推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化檔案服務(wù)功能

實現(xiàn)檔案管理信息化不但可以提高檔案管理的效率，而且會大大促進(jìn)檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，因此，企業(yè)應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)力度。具體從以下幾方面進(jìn)行：

首先，企業(yè)要加大硬件投入，更新電子化檔案處理設(shè)備，為檔案管理信息化提供物質(zhì)保障;其次，引進(jìn)先進(jìn)的電子化檔案管理系統(tǒng)，為檔案信息的收集和查詢提供便利;最后，配備專業(yè)的電子化檔案管理人員，使其熟練操作電子檔案管理系統(tǒng)，有效維護系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定。在電子化檔案管理過程中，應(yīng)具體做到在保證文件歸檔質(zhì)量的前提下，優(yōu)化文件的數(shù)字化管理過程，重構(gòu)現(xiàn)有的文件采集與歸檔過程。在不同的項目管理階段，從不同的渠道搜集的紙質(zhì)、電子文檔，必須做到文檔的類型、格式一致，以保證使用者的瀏覽正確、文檔的內(nèi)容清楚、圖紙的核對可靠性強，方便電子檔案與相關(guān)的紙質(zhì)檔案之間的對應(yīng)檢索，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息共享。

新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了文檔的實時采集和上傳，大大提高了數(shù)據(jù)采集、整理工作的效率和精準(zhǔn)性。借助信息化技術(shù)，一是能夠更好地實現(xiàn)企業(yè)的檔案查詢、借閱;二是為工程質(zhì)量的統(tǒng)計、維護和后續(xù)項目開發(fā)提供必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和技術(shù)支持;三是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，使檔案服務(wù)于企業(yè)管理的功能得到優(yōu)化，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更大的價值。

4.5 加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理

企業(yè)要加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理，充分發(fā)揮檔案工作的作用，不斷提升檔案工作的管理水平。具體方法包括：對于工程項目檔案，應(yīng)最大限度地保留原始資料，如有遺失，應(yīng)及時恢復(fù);在歸檔之前，必須仔細(xì)檢查其與實際項目的一致性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料中內(nèi)容或格式有誤，應(yīng)及時更正;對于需要手寫的文件，在書寫時應(yīng)采用耐久性的碳墨等材質(zhì)，若手寫部分內(nèi)容出現(xiàn)褪色問題，則應(yīng)及時抄錄，以免造成文字模糊，影響文件的實用性;數(shù)據(jù)紙張必須保證清潔耐用，文檔上的印章應(yīng)保持清楚和完整。

4.6 創(chuàng)新檔案管理工作思路

檔案管理工作要結(jié)合企業(yè)實際情況，不斷創(chuàng)新工作思路，提高管理水平。具體來說，可以從以下兩方面進(jìn)行：

第一，檔案管理靈活化。提倡檔案管理規(guī)范化，有助于檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作。但是在具體執(zhí)行檔案管理工作的過程中存在特殊情況，不可過于死板，要靈活地開展工作，使制度更加人性化，既可充分發(fā)揮檔案價值，又能推動業(yè)務(wù)更好開展。第二，堅持檔案工作與業(yè)務(wù)開展緊密結(jié)合，突出重點。檔案的收集整理、保管和利用等工作都是服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)的，因此，檔案管理人員應(yīng)該深入現(xiàn)場，了解業(yè)務(wù)開展情況，收集第一手資料，采用新技術(shù)和先進(jìn)的工作方法，積極開展檔案的保管、分析和使用工作，對于核心業(yè)務(wù)應(yīng)加強重視，力求做到全過程跟蹤記錄，全力為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。

4.7 建立監(jiān)督機制

設(shè)立的項目監(jiān)理部門，不但要對工程項目的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，也要對工程項目檔案的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。該部門要定期和不定期地對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查閱相關(guān)規(guī)定和條款，分析管理制度的科學(xué)性與可行性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。其中，對于信息采集、分類、編目以及保存等環(huán)節(jié)要重點關(guān)注，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并予以專業(yè)指導(dǎo)。增強全員參與檔案管理的意識，推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案承載著企業(yè)的歷史和發(fā)展，是企業(yè)的寶貴財富，加強工程項目檔案管理工作對于保存工程的歷史、指導(dǎo)和開發(fā)新項目具有重大作用。因此，檔案管理部門要積極創(chuàng)新管理方法，健全管理制度，加大工作人員培訓(xùn)力度，提升檔案管理水平，使檔案管理工作更加規(guī)范高效，充分發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的價值，推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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【作者簡介】陳大勇（1982-），男，山東濟南人，工程師，從事檔案管理及計劃管理研究。

The Management and Innovation of Enterprise Archives Work

CHEN Da-yong

【Keywords】enterprise archives; construction project; management; innovation

【Abstract】Enterprise archives truly and comprehensively record the activities of the enterprise in administration， technology introduction， product research and production， project development， operation decision-making， financial and personnel management and other aspects. They are valuable knowledge resources of the enterprise. It is the responsibility and mission of every archivist to do well the archives management work and carry out scientific innovation， so as to exploit and utilize the value of archives to the maximum extent and serve for the production and operation of the enterprise. Combined with work practice， this paper analyzes the problems existing in the current enterprise engineering project archives management， and puts forward some feasible suggestions on how to innovate the mechanism to do well the enterprise archives management work and improve the level of archives management.