事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)問題與路徑分析

【摘? 要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展，深刻改變了我們的生活。身處信息時(shí)代，傳統(tǒng)人事檔案管理工作已不能滿足現(xiàn)今社會(huì)快節(jié)奏、高效率、重分享的需求。人事檔案信息化建設(shè)對于提高檔案管理水平、促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)整體推進(jìn)具有重要意義。論文主要從人事檔案信息化建設(shè)意義、目前存在的問題入手，指出在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要部門領(lǐng)導(dǎo)從思想上認(rèn)識到這一工作的重要性，通過加大資金投入、提高人事檔案管理者水平、制定檔案信息化建設(shè)方案與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、做好個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息防護(hù)工作、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)等方面著手，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;信息化建設(shè)

【中圖分類號】G270.7;D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）03-0037-03

1 引言

個(gè)人檔案在我國具有重要的歷史意義，它的管理長期以來沿用紙質(zhì)形式，盡管通過完善制度、設(shè)置部門專職保管等形式，形成了我國特色的人事檔案管理系統(tǒng)，但是在信息時(shí)代，也暴露出了傳統(tǒng)人事檔案管理的不足之處。無論是從占地面積、儲存形式、借閱便捷、管理成本任何一條來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已無法與信息化后的電子檔案相比。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，我們要克服傳統(tǒng)思想帶來的阻力，加大技術(shù)投入，從人才培養(yǎng)抓起，最終形成全社會(huì)人事檔案信息化管理，形成新時(shí)代的檔案管理特色。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

人事檔案是記錄一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、政治面貌、所獲獎(jiǎng)勵(lì)與處分的文本資料，事業(yè)單位人事檔案的建立，可以作為員工提拔任用的參考，對于完善事業(yè)單位人事管理與組織構(gòu)架具有重要作用?？茖W(xué)地管理人事檔案，有利于合理利用組織內(nèi)的人才，優(yōu)化人力資源分配，做到人盡其才。在事業(yè)單位中，人事檔案對于單位的發(fā)展具有重要意義，它見證了該單位的發(fā)展歷程，具有特殊的歷史含義。

隨著電子化信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化建設(shè)也被各個(gè)事業(yè)單位所重視。由于傳統(tǒng)人事檔案在管理、借閱、占地空間、查詢等方面已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，因此對事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行信息化管理，具有現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 減小占地面積，降低儲存環(huán)境要求

提到人事檔案，大多數(shù)人會(huì)想到厚厚的灰塵、一摞一摞的牛皮紙檔案袋。傳統(tǒng)事業(yè)單位為了放置數(shù)量龐大的人事檔案，往往占用較大空間，需要雇傭?qū)Ｈ诉M(jìn)行看守防護(hù)。紙質(zhì)檔案在管理過程中，要預(yù)防受潮、蟲蛀、鼠咬，還要保證檔案的完整與不被丟失，這需要投入大量人力物力。目前來看，利用信息技術(shù)存放管理檔案，相比現(xiàn)有檔案存放方式存在巨大優(yōu)勢。將人事檔案電子化，只需幾塊硬盤即可儲存大量人事檔案信息，不但減少了占地面積，而且管理過程十分便捷，常規(guī)環(huán)境下即可完成檔案管理工作。

2.2 提高人事檔案管理效率

隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為代表，我們已全面進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)在我們生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。利用計(jì)算機(jī)快速查詢我們所需要的信息已經(jīng)成為人們獲得信息的主要途徑。在事業(yè)單位人事檔案中，傳統(tǒng)依靠人力的檔案管理工作，相比于利用信息技術(shù)查詢，流程復(fù)雜、反應(yīng)慢、效率低。將人事檔案輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化處理后，檔案的管理、查詢工作只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查詢，即可立刻獲得結(jié)果，不但高效精準(zhǔn)，還能降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)人員高效操作。

2.3 人事檔案內(nèi)容更加豐富翔實(shí)

傳統(tǒng)人事檔案主要內(nèi)容為文字，雖然能較為全面地反映并記錄一個(gè)人的基本情況，但是在信息技術(shù)發(fā)展迅速的當(dāng)下，人事檔案內(nèi)容也要與時(shí)俱進(jìn)，一些視頻、圖片、音頻等內(nèi)容成為個(gè)人檔案的重要組成部分。移動(dòng)自媒體的迅速發(fā)展，為人們提供了海量視頻內(nèi)容，越來越多的信息以視頻形式傳播，人事檔案在記錄過程中要與時(shí)俱進(jìn)，不但要將文字信息作為檔案存儲內(nèi)容，還要增加視頻、圖片等多媒體資料，豐富檔案的存儲形式。這就要求我們在檔案管理中要跟上技術(shù)發(fā)展，通過信息化建設(shè)，豐富人事檔案的儲存形式，擴(kuò)大人事檔案的儲存范圍與內(nèi)容。

2.4 提高事業(yè)單位管理形象

事業(yè)單位不同于普通企業(yè)，在我國更強(qiáng)調(diào)的是公益性質(zhì)，因此在日常管理中，與我們普通百姓的日常生活緊密相關(guān)。事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不但可以提高工作人員的效率，提升人事檔案管理水平，還能改善事業(yè)單位形象。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，通過檔案信息化建設(shè)，能夠更好地服務(wù)群眾，為百姓及時(shí)提供所需信息，減少百姓的等待時(shí)間，提高百姓對政府服務(wù)水平的滿意度。通過檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)也能提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平，促使事業(yè)單位從制度層面確定信息化建設(shè)制度體系的建立，充分滿足信息化時(shí)代下事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。

3 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

3.1 無法認(rèn)識到檔案管理的重要性，不能充分利用檔案

人事檔案在我國事業(yè)單位中具有重要地位，各單位也根據(jù)要求設(shè)立了管理規(guī)章制度，安排專人進(jìn)行管理，但是在實(shí)際工作中，部分事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理只需要收集相關(guān)資料并進(jìn)行分類保管即可，缺少深層次的認(rèn)知。人事檔案對于人才發(fā)掘、崗位調(diào)整、單位發(fā)展具有實(shí)際意義，妥善利用人事檔案，不但能夠提高人力管理水平，還能為事業(yè)單位效益提升做出有益幫助。目前我國事業(yè)單位檔案無論是管理水平還是利用方式，都很難稱得上重視，這就造成目前人事檔案管理工作水平長期得不到有效提升，對事業(yè)單位的促進(jìn)作用自然不明顯。

3.2 人事檔案管理者綜合素質(zhì)要求高，待遇低

人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程長，需要管理人員有豐富的知識和良好的溝通交流能力，對于管理者的綜合素質(zhì)要求較高。在人員眾多、流動(dòng)頻繁的事業(yè)單位，管理者不但要熟悉工作流程，還要對檔案管理工作所在的事業(yè)單位十分熟悉，能夠高效溝通業(yè)務(wù)，處理工作中復(fù)雜的人際關(guān)系，同時(shí)專業(yè)能力過硬，這樣才能做好檔案管理工作。目前的事業(yè)單位對于檔案管理者的待遇普遍偏低，無法認(rèn)識到檔案管理工作的復(fù)雜性和重要性，因此，培養(yǎng)綜合能力強(qiáng)的檔案管理者較為困難。

4 目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

4.1 硬件與軟件不通用，管理思想需要轉(zhuǎn)變

目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過程中，沒有充分考慮到數(shù)據(jù)聯(lián)通。各個(gè)事業(yè)單位對人事檔案要求不同，造成信息化建設(shè)過程中檔案的數(shù)據(jù)格式、儲存方式、軟件管理等五花八門，各個(gè)單位之間要想做到數(shù)據(jù)互通、共享，需要做到硬件格式統(tǒng)一，軟件開發(fā)功能兼容。在檔案信息化建設(shè)中，管理者思維模式還處在紙質(zhì)時(shí)代，無法從思想上轉(zhuǎn)變管理思路，不能充分挖掘發(fā)揮信息化管理的潛力，只是實(shí)現(xiàn)了儲存方式的改變。

4.2 個(gè)人檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在個(gè)人檔案信息化建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的核心，要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前在個(gè)人檔案信息化建設(shè)過程中，各個(gè)單位根據(jù)自己的需求，制定檔案管理信息系統(tǒng)和軟件使用功能，這能夠大大方便內(nèi)部人事檔案管理工作，提高管理效率，但是在與其他單位進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時(shí)，就由于軟件兼容、數(shù)據(jù)格式等問題，限制了人事檔案更大范圍內(nèi)的利用。目前由于缺少信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致個(gè)人檔案管理工作信息化只是實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部管理，距離真正的個(gè)人檔案信息化管理還有很遠(yuǎn)的路要走。

4.3 資金投入來源與金額不穩(wěn)定

在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，必然要投入資金對軟件、硬件進(jìn)行建設(shè)維護(hù)。信息化建設(shè)不但需要在初期投入資金購買電腦、存儲硬盤、掃描儀、軟件等，還需要每年撥付專項(xiàng)款用于人員技術(shù)培訓(xùn)、硬件的更新?lián)Q代、軟件的續(xù)費(fèi)等。人事檔案信息化建設(shè)需要有穩(wěn)定的資金投入，而不是一次性投入。目前檔案管理在事業(yè)單位屬于從屬部門，自身沒有創(chuàng)收能力，因此，在資金來源上高度依賴財(cái)政資金。事業(yè)檔案管理部門屬于基層部門，對于資金的申請和使用權(quán)限小，上級部門對于資金投入不是很積極。

4.4 人員素質(zhì)與能力距離信息化建設(shè)要求有差距

不可否認(rèn)，檔案管理崗位上有很多業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的管理員，但是在人事檔案信息化建設(shè)過程中，暴露出現(xiàn)有的管理者不能適應(yīng)新崗位需求、管理培訓(xùn)沿用舊制度、不能適應(yīng)信息化建設(shè)后檔案管理工作的情況。由于之前一些事業(yè)單位對人事檔案的不重視，因此，檔案管理者很多只是具備基本的檔案收錄與查找能力，對于信息化建設(shè)后的檔案管理工作，則完全不熟悉。在單位開展檔案管理培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容陳舊，對于檔案管理信息化培訓(xùn)的教師數(shù)量少，限制了既有檔案管理者水平的進(jìn)一步提高。個(gè)人檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，歸根結(jié)底還是需要一線檔案管理員提高自身水平，努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。

5 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)路徑

5.1 從思想源頭重視人事檔案信息化建設(shè)

在開展人事檔案信息化建設(shè)工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理工作如果沿用舊思路、舊方法管理，不但效率低下，還容易養(yǎng)成固守成規(guī)、不思進(jìn)取的工作作風(fēng)。人事檔案信息化建設(shè)能夠打破信息割裂，實(shí)現(xiàn)各個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理的高效互動(dòng)，提高人事檔案共享。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于人為因素導(dǎo)致的檔案損壞、丟失等問題屢見不鮮，通過檔案信息化建設(shè)，提高了檔案管理可靠性與便捷性，通過開展宣傳，讓每個(gè)人認(rèn)識到信息化建設(shè)后的優(yōu)勢，便于個(gè)人檔案信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn)。

5.2 提高人事檔案管理者的綜合水平

人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，離不開管理者的綜合水平。人事檔案工作由于涉及千百個(gè)個(gè)人群體的檔案資料，里面有每個(gè)人的個(gè)人信息，為了確保信息安全，對管理者品性的要求較高。除了對檔案管理者定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)思想道德教育，認(rèn)識到檔案管理者這一崗位的特殊性和保密性。對于檔案信息化建設(shè)，要從思想理念上，讓每個(gè)人認(rèn)識到推進(jìn)這一工作的必要性和緊迫性，從而在實(shí)際工作中轉(zhuǎn)變舊思想，運(yùn)用信息技術(shù)帶來的管理理念開展工作，鍛造培養(yǎng)一批技術(shù)成熟、操作熟練、品德優(yōu)秀的個(gè)人檔案管理者。

5.3 制定檔案信息化建設(shè)方案與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化建設(shè)過程中，要首先根據(jù)單位實(shí)際情況，確定建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和思路，對于檔案上傳的資料，要有統(tǒng)一格式與內(nèi)容模板，同時(shí)考慮到軟件的兼容性，能夠讓用戶高效、便捷地查詢和使用。在檔案信息化建設(shè)過程中，要注重權(quán)限設(shè)置，設(shè)置好查詢、下載、借閱等不同情形下的權(quán)限申請和批準(zhǔn)途徑。在完成檔案數(shù)字化后，還要根據(jù)規(guī)定，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，保證電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與權(quán)威性。人事檔案信息化建設(shè)成果應(yīng)該體現(xiàn)在信息的高共享性與便捷性上，應(yīng)當(dāng)設(shè)立人事檔案服務(wù)網(wǎng)站，或者嵌入所在事業(yè)單位官網(wǎng)，根據(jù)政府信息公開要求，供單位內(nèi)部與有需求的人員查詢。

5.4 做好個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息防護(hù)工作

信息安全是信息化建設(shè)中的重要課題。在推進(jìn)個(gè)人檔案信息化的過程中，要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，在進(jìn)行信息上傳與信息錄入時(shí)，要對內(nèi)容進(jìn)行殺毒檢測，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行數(shù)據(jù)采集與上傳管理規(guī)定。針對檔案數(shù)字化后的存儲，要定期備份，保證備份硬盤正?？煽俊Ｓ捎诖髢α坑脖P在數(shù)據(jù)存儲時(shí)的優(yōu)勢，單位在對其保管時(shí)要安排專人負(fù)責(zé)，定期查看數(shù)據(jù)儲存情況，保證硬盤數(shù)據(jù)可讀。對于紙質(zhì)檔案的管理要與電子檔案分開存放，保證檔案資料完整。

5.5 加大對檔案管理信息化的資金投入

在人事檔案信息化建設(shè)過程中，硬件設(shè)備的投入是一筆不小的費(fèi)用，由于硬件設(shè)備的更新?lián)Q代較快，為了保證電子檔案使用體驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)定期投入資金對存儲硬盤、掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行更換。在費(fèi)用預(yù)算過程中，還需要考慮到對于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，現(xiàn)在信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理人員需要定期培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)安全等計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子檔案在錄入后，還要根據(jù)人事檔案信息變更，定期更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)的內(nèi)容，確保定期完成數(shù)據(jù)更新。在針對數(shù)據(jù)庫的管理工作時(shí)，軟件要實(shí)時(shí)優(yōu)化改進(jìn)，提高數(shù)據(jù)庫的兼容性，拓展數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的功能拓展。以上這些工作的完成，需要建設(shè)單位定期投入資金，因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，一定要安排好運(yùn)營資金，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的正常使用。

5.6 建設(shè)完善的信息管理制度

在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)，要通過設(shè)立管理制度，規(guī)范檔案信息管理。首先要根據(jù)單位實(shí)際情況，優(yōu)化檔案的借閱、下載等流程，確保單位人員清楚檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行;其次要設(shè)定考核機(jī)制，對于檔案管理中優(yōu)秀工作者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性與責(zé)任心;最后要根據(jù)檔案實(shí)際情況，定期更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高使用滿意度。

6 結(jié)語

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化是必然，必須從思想上重視、硬件上滿足、軟件上匹配，加強(qiáng)檔案管理者的信息技術(shù)水平，通過開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理者的安全意識與操作技能。通過建設(shè)人事檔案信息化系統(tǒng)，能夠提高我國檔案管理水平，促進(jìn)信息化建設(shè)在事業(yè)單位的發(fā)展，更好地服務(wù)于人民群眾。

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【作者簡介】馮麗麗（1983-），女，吉林四平人，館員，從事檔案管理學(xué)研究。

Analysis of the Problems and Paths of Informatization Construction of Personnel Files in Public Institutions

FENG Li-li

【Keywords】public institutions; personnel files; informatization construction

【Abstract】The rapid development of information technology has profoundly changed our life. Living in the information age， the traditional personnel file management work can not meet the needs of the fast pace， high efficiency and emphasis on sharing in today's society. The informatization construction of personnel files is of great significance for improving the level of archives management and promoting the whole construction of informatization in public institutions. This paper mainly starts with the significance and existing problems of personnel files informatization construction， and points out that in the process of personnel files informatization construction， it is necessary for department leaders to realize the importance of this work ideologically. Through increasing capital investment， improving the level of personnel files managers， developing archives informatization construction plans and technical standards， doing a good job of personal files data information protection， strengthening the protection of databases and other aspects to realize personnel files informatization.