檔案信息化建設(shè)與管理探討

劉佳

摘要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，越來(lái)越多的事業(yè)單位開(kāi)始重視對(duì)檔案的信息化管理，而這也成為了事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，由于不同事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的要求存在差別，在對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，需要針對(duì)不同事業(yè)單位的需求進(jìn)行考慮。只有結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展開(kāi)展檔案管理工作，才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理效率，進(jìn)而幫助事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。本文便以此為基礎(chǔ)，對(duì)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)與管理進(jìn)行了探討，并提出了相關(guān)措施，希望能夠提高管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);管理效率

前言：信息技術(shù)在我國(guó)的普及度越來(lái)越高，這給人們的生活帶來(lái)了極大的便利，越來(lái)越多的事業(yè)單位為了能夠加快自身的辦公效率，建立起了檔案，這對(duì)于事業(yè)單位工作的開(kāi)展有著重要作用。在新的時(shí)代下，事業(yè)單位也不斷跟隨時(shí)代的發(fā)展，建立起了電子文檔，這對(duì)于加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的管理效率和質(zhì)量有著重要意義。事業(yè)單位必須建立起完善的檔案管理制度，并通過(guò)對(duì)信息化建設(shè)的應(yīng)用，進(jìn)而推動(dòng)自身的檔案管理工作。

1 檔案管理與信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1 有利于快速查閱

檔案管理的信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，這能夠更好地幫助事業(yè)單位建立起檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，而這樣的數(shù)據(jù)也更加利于保存。如今許多的事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中都建立起了內(nèi)部局域網(wǎng)和內(nèi)部辦公軟件。通過(guò)電子檔案的建立，內(nèi)部員工能夠更快的對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部文件進(jìn)行查找，這樣就使檔案的查找流程變得更加簡(jiǎn)便，極大地為事業(yè)單位減少了人力物力和財(cái)力的耗費(fèi)，同時(shí)也有利于事業(yè)單位內(nèi)部員工之間合作意識(shí)的提升，對(duì)于促進(jìn)員工的工作效率有著極大意義。

1.2 能夠避免檔案損壞，丟失的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理過(guò)程中，由于所有檔案都是紙質(zhì)的，在管理過(guò)程中極容易出現(xiàn)檔案破損或是遺失的現(xiàn)象。而隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案越來(lái)越多，檔案管理成為了一件較為困難的事情，事業(yè)單位需要安排員工花費(fèi)大量精力對(duì)自身的檔案進(jìn)行管理，這是員工的工作正常開(kāi)展受到了極大影響[1]。在這樣的情況下，建立及電子檔案和檔案的信息化建設(shè)能夠避免這一問(wèn)題的出現(xiàn)，既保證了檔案的完整性，對(duì)檔案的管理也更加輕松。對(duì)于一些較為重要的檔案信息，事業(yè)單位還可以通過(guò)備份或是加密處理的方式對(duì)其進(jìn)行管理。只有檔案管理工作科學(xué)開(kāi)展，事業(yè)單位才能夠通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)對(duì)各項(xiàng)有效資源進(jìn)行整合，方便了事業(yè)單位內(nèi)部員工對(duì)于資料的查閱和使用，檔案的安全性也更高。在電子檔案建立后，事業(yè)單位內(nèi)部員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成各項(xiàng)審批工作，這極大的節(jié)省了員工的工作時(shí)間，也提高了對(duì)檔案的管理效率。

2 檔案信息化建設(shè)的基本要求

2.1 明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃

事業(yè)單位在對(duì)自身的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，可以充分利用各類信息技術(shù)手段，通過(guò)這樣的方式對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和分類，對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，而要做到這些，還需要借助辦公網(wǎng)絡(luò)對(duì)事業(yè)單位當(dāng)前的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。電子檔案的歸檔工作，可以借助文檔一體化軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案的管理，需要相關(guān)人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，并做好歸檔工作，這樣才能更好的避免檔案未歸檔或是缺失的問(wèn)題[3]。

2.2 提高檔案資源的數(shù)字化技術(shù)

在事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，最重要的是要做到檔案的真實(shí)性和有效性，后期還需要做好對(duì)檔案的保密和維護(hù)工作。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，這些原則都是不能放棄的。而隨著事業(yè)單位對(duì)檔案的信息化建設(shè)，這樣的要求也只能越來(lái)越高。對(duì)于檔案的數(shù)字化處理必須要做到固定化，保證檔案的真實(shí)性。其次，是檔案的安全性問(wèn)題，除了要確保檔案的真實(shí)性外，安全性也是檔案管理過(guò)程中不可忽視的一道問(wèn)題，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，必須確保檔案的知識(shí)性和安全性，而這就需要事業(yè)單位對(duì)自身的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行不斷提升。

2.3 有完善的檔案信息化建設(shè)制度

事業(yè)單位要開(kāi)展對(duì)檔案的信息化建設(shè)，必然要有一定的規(guī)章制度作為依據(jù)，這樣檔案的信息化管理工作才能夠按照相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范。在做到文檔一體化的情況下，事業(yè)單位還需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)維護(hù)。除了事業(yè)單位內(nèi)部要建立起相關(guān)的檔案信息化建設(shè)制度外，還要有可依據(jù)的政策規(guī)范作為制度制定和落實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)。

3 事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視度較低

如今許多事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，都通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)施對(duì)內(nèi)部的管理，檔案作為一個(gè)事業(yè)單位工作開(kāi)展的核心，不僅記錄著員工的詳細(xì)資料，其中記載的數(shù)據(jù)更關(guān)系著事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展。因此，于事業(yè)單位而言，如何對(duì)檔案進(jìn)行有效管理是至關(guān)重要的。但就現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)事業(yè)單位在對(duì)自身的檔案管理中，負(fù)責(zé)人往往表現(xiàn)出對(duì)檔案的極度不重視，管理者缺乏對(duì)于檔案信息化建設(shè)的了解和認(rèn)知，這也導(dǎo)致事業(yè)單位在對(duì)自身檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，效率一直無(wú)法提升[4]。除此之外，由于對(duì)檔案管理工作的不重視，一些事業(yè)單位負(fù)責(zé)人在對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行選拔時(shí)，會(huì)選擇一些年紀(jì)較大沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的行政人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于事業(yè)單位而言，這能為事業(yè)單位節(jié)省一定的人力成本。但由于這一部分工作人員對(duì)于新鮮事物的接受能力較差，思想還較為古板。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，無(wú)法運(yùn)用較為創(chuàng)新的思維和理念對(duì)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，這些工作人員也不會(huì)利用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理工作，多數(shù)事業(yè)單位仍然在使用紙質(zhì)檔案，忽略了對(duì)檔案的信息化建設(shè)，這也導(dǎo)致事業(yè)單位發(fā)展受到了一定程度的制約。

3.2 檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較低

多數(shù)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理員工的要求上，并沒(méi)有過(guò)多標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作，因此在對(duì)員工進(jìn)行招聘時(shí)，并不會(huì)太過(guò)要求員工具有較為專業(yè)的檔案管理能力。一些事業(yè)單位為了節(jié)省成本，會(huì)選擇一些年紀(jì)較大的員工對(duì)自身的檔案進(jìn)行管理，工作人員在對(duì)其檔案進(jìn)行管理時(shí)，只能按部就班的進(jìn)行，在檔案管理上無(wú)法做到創(chuàng)新和改進(jìn)，這也是事業(yè)單位檔案管理工作一直無(wú)法深入的原因之一。此外，一部分工作人員對(duì)于檔案管理工作缺乏認(rèn)知和了解。在檔案管理上缺乏專業(yè)性，忽視了檔案管理的重要性，在工作過(guò)程中缺乏工作熱情，這些都是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率及質(zhì)量無(wú)法提升的重要原因。

3.3 缺乏完善的制度

事業(yè)單位所有工作的開(kāi)展，都必須以相應(yīng)的制度和規(guī)范為依據(jù)。制度規(guī)范對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言，不止對(duì)員工有著約束作用，更是員工工作開(kāi)展的參照目標(biāo)，也是事業(yè)單位發(fā)展必不可少的保障。事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，但多數(shù)事業(yè)單位對(duì)于自身的檔案管理都未建立起較為完善的制度。并且，在實(shí)際工作中也不能根據(jù)自身對(duì)于檔案管理的需求進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，這導(dǎo)致檔案管理的有效性和標(biāo)準(zhǔn)性無(wú)法提升，在這樣的情況下，檔案管理人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)失誤和缺陷的概率也更高。就現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于自身的檔案管理工作來(lái)看，多數(shù)事業(yè)單位都缺乏有效的檔案管理制度，這導(dǎo)致了工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，出現(xiàn)了工作分配不均勻的情況。許多員工身兼數(shù)職，但又有一些員工沒(méi)有實(shí)際工作。使事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)了忙的員工非常忙，閑的員工非常閑的問(wèn)題，這并不利于事業(yè)單位對(duì)于員工的合理配置，造成了閑置人員過(guò)多的情況。除了檔案管理工作不到位外，事業(yè)單位還缺乏相關(guān)的考核制度，這也導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理工作上存在較為形式化的問(wèn)題，事業(yè)單位的相關(guān)制度及措施并不能對(duì)工作人員形成約束，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量無(wú)法提升[5]。

4 事業(yè)單位檔案管理及信息化建設(shè)的建議

4.1 重視對(duì)于檔案的信息化建設(shè)

事業(yè)單位管理人員要明確檔案管理的重要性，對(duì)于檔案的管理關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展，也是事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展的核心。為了能夠有效開(kāi)展檔案管理工作，事業(yè)單位必須重視對(duì)檔案的信息化建設(shè)，要對(duì)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)知和了解。不斷的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案建設(shè)的思想觀念進(jìn)行更新，以先進(jìn)的思想和理念開(kāi)展檔案管理工作，事業(yè)單位可以建立起專門的檔案管理部門，并制定相應(yīng)的檔案管理措施，進(jìn)而提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，不僅如此，事業(yè)單位還應(yīng)定期對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)，讓相關(guān)人員在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，不斷提高自身的專業(yè)水平，以更加豐富的理論知識(shí)創(chuàng)新檔案管理的信息化建設(shè)，不斷促進(jìn)事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。

4.2 加強(qiáng)對(duì)專業(yè)化人才的培養(yǎng)

在如今的社會(huì)環(huán)境下，事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)很大程度上是對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)。而在事業(yè)單位的檔案管理方面，急需檔案管理的專業(yè)化人才。專業(yè)人才是事業(yè)單位能夠不斷落實(shí)檔案信息化建設(shè)的重要力量。專業(yè)人才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理及信息化建設(shè)工作提供重要保障，同時(shí)也決定了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。如今在各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員都是專業(yè)人員，但這些人員卻缺乏一定的信息素養(yǎng)。所以，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)而言，在發(fā)展過(guò)程中，必須注重將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合的原則。大力引進(jìn)和培養(yǎng)相關(guān)人才，提高人才的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)水平。不斷培養(yǎng)具有計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)復(fù)合型人才，滿足事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)需求，才能幫助人才更好提升自身的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)在對(duì)相關(guān)人才的招聘過(guò)程中，事業(yè)單位可以盡量選擇一些年輕且具有一定專業(yè)知識(shí)的人才，這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和改進(jìn)。不僅如此，事業(yè)單位還可以建立其相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，讓人才在工作過(guò)程中能夠保持工作積極性，進(jìn)而提高人才的工作效率，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的提升。

4.3 對(duì)檔案管理制度的完善

現(xiàn)階段幾乎每個(gè)事業(yè)單位在檔案管理制度的建立上都存在一定問(wèn)題，要建立起完善的檔案管理制度，就必須認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性。依據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前對(duì)于檔案管理的需求，制定具體的檔案管理?xiàng)l例，這樣才能為檔案管理工作提供依據(jù)，進(jìn)而使整個(gè)檔案管理工作按照相關(guān)規(guī)定順利進(jìn)行。在具體的檔案管理工作落實(shí)中，不同性質(zhì)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的要求也存在一定差異，而這就需要事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況制定出適合自身發(fā)展管理制度。在制定檔案管理制度的同時(shí)，還需要對(duì)參考國(guó)家及當(dāng)?shù)仡C布的法律法規(guī)，這樣才能確保檔案管理制度的可行性。在具體的工作中，相關(guān)人員要依據(jù)相關(guān)流程開(kāi)展工作，這樣才能減少工作過(guò)程中出現(xiàn)失誤和缺陷的情況，進(jìn)而保障檔案管理的安全性和有效性。在檔案管理過(guò)程中要做到賞罰分明，在定期的考核中對(duì)相關(guān)人員的檔案管理情況進(jìn)行考察，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，并在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行公示，這能極大的激發(fā)員工的工作積極性。而對(duì)于在工作過(guò)程中表現(xiàn)出消極情緒的員工，給予一定的處罰措施，這樣能夠減少員工在工作過(guò)程中的失誤率，同時(shí)讓員工對(duì)于檔案管理工作有更深的了解和認(rèn)知，做到賞罰分明，公正公開(kāi)，這樣事業(yè)單位的檔案管理工作才能夠得到較好的提升。

4.4 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用

對(duì)于事業(yè)單位而言，既然要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)工作，必然離不開(kāi)各類信息技術(shù)。但就現(xiàn)階段來(lái)看，許多事業(yè)單位在這一過(guò)程中都缺乏專業(yè)的技術(shù)及人才，這是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)一直無(wú)法進(jìn)步的原因，并不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，并且對(duì)事業(yè)單位日常工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了一定影響。為了進(jìn)一步提升自身的檔案管理水平，事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)對(duì)各類信息技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新。樹(shù)立起正確的檔案管理目標(biāo)，同時(shí)引進(jìn)和培養(yǎng)更多的技術(shù)型人才，強(qiáng)化硬件設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，這樣才能使自身的檔案管理工作效率得到進(jìn)一步提升，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。

4.5 按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和分類

現(xiàn)階段多數(shù)事業(yè)單位在對(duì)自身檔案進(jìn)行管理時(shí)，還是依靠人工進(jìn)行搜索的方式，盡管相較于傳統(tǒng)方式已經(jīng)方便很多，但這種人工搜索方式還是給電子檔案的管理工作帶來(lái)難度。電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別就是可以通過(guò)檢索直接找到需要的檔案，這就避免了對(duì)檔案的翻閱和查找，能夠極大的降低工作人員的工作難度。而要更好的保證檔案搜索的完整性和準(zhǔn)確性，就需要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化和分類，在這一過(guò)程中，需要相關(guān)人員根據(jù)事業(yè)單位的具體需求及工作安排進(jìn)行細(xì)化，分類處理。在具體的分類過(guò)程中，還需要相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)檔案的審核，這樣才案分類出現(xiàn)錯(cuò)誤，使所有檔案資料能夠統(tǒng)一，對(duì)部門和科室進(jìn)行分類，并做編號(hào)處理，這一方式極大的提高了檔案管理工作的規(guī)范化，也減少了人工搜索出現(xiàn)錯(cuò)誤的難度。同時(shí)在對(duì)一些檔案進(jìn)行分類和編號(hào)的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)重名的情況，要避免這一情況的出現(xiàn)，就必須對(duì)檔案資料的題名進(jìn)行規(guī)范，這樣才能提高搜索的效率，提升工作人員的工作質(zhì)量。

4.6 提高系統(tǒng)的可操作性

在如今的時(shí)代下，許多事業(yè)單位都有自身的局域網(wǎng)，但若要實(shí)現(xiàn)不同部門之間的軟件接口管理還存在一定的困難，不同部門之間若要實(shí)現(xiàn)檔案共享變得較為困難。往往需要將同類檔案在不同部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分類，這極大的浪費(fèi)了工作人員的工作時(shí)間也使工作效率無(wú)法得到提升。對(duì)于這樣的情況，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要堅(jiān)持使用性和先進(jìn)性并存的原則。在對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，必須處理好這二者之間的關(guān)系。既要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的可操作性，同時(shí)也要較好的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，不能盲目追求先進(jìn)技術(shù)。而是要在保證技術(shù)的情況下，使系統(tǒng)能夠被更長(zhǎng)久的使用，避免系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，事業(yè)單位還要秉持開(kāi)放性與標(biāo)準(zhǔn)性相結(jié)合的原則，使事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)在使用過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)性和兼容性，這樣才能避免事業(yè)單位各部門之間檔案無(wú)法共享的問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位而言檔案的管理問(wèn)題變得越來(lái)越嚴(yán)峻，但這為事業(yè)單位提供了新的機(jī)遇。若事業(yè)單位想要把握這一實(shí)際得到發(fā)展，就必須重視對(duì)自身檔案的信息化管理和建設(shè)工作。不斷對(duì)自身工作開(kāi)展過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行分析并采取相關(guān)措施，才能使自身的檔案管理質(zhì)量及效率得到有效提升。在工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，事業(yè)單位必須重視對(duì)人才的培養(yǎng)，不斷強(qiáng)化人才的專業(yè)素養(yǎng)，才能使人才在工作中發(fā)揮更加積極的作用，同時(shí)還是要對(duì)自身的檔案管理理念進(jìn)行更新，不斷強(qiáng)化自身的信息化水平，這樣才能使事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加高效，這樣的檔案管理水平才能夠滿足事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的需求，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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