論高校檔案館教學檔案管理的改革與制度建設

王小茹

高等學校的根本任務是為社會培養(yǎng)專業(yè)人才，提高教育質(zhì)量是高等學校永恒的主題，更是高等學校生存的生命線，而提高教育質(zhì)量的重點是提高教學質(zhì)量。關于教育質(zhì)量，《教育大辭典》中指出，教育質(zhì)量是對教育水平高低和效果優(yōu)劣的評價。黨和國家始終重視高等教育，十八大以來，習近平總書記對中國高等教育的發(fā)展和高校思想政治教育工作高度重視，并發(fā)表了一系列重要論述。黨的十九大報告43次提到“教育”，如此高頻地出現(xiàn)“教育”一詞，體現(xiàn)了國家對教育的高度重視。

教學檔案是學校整個教學過程的記錄，是制訂教學計劃、教學改革以及撰寫學校歷史的重要依據(jù)材料，是全體師生辛勤工作的結(jié)晶，更是學校參加教學評估、專業(yè)評估、審核評估、師范認證、項目申報等各項評價的參考材料。此前，學校教學檔案存在一些問題，如對教學檔案的重視程度還有待提高、紙質(zhì)檔案保存現(xiàn)狀堪憂、教學檔案類別或項目殘缺不全、管理制度不夠健全、機構和人員不足、工作人員檔案業(yè)務不夠熟練等。面對上述問題，檔案館采取了一系列改革措施，并取得了顯著成效。

完善機構設置，增加人員配置

安陽師范學院檔案館成立于1999年6月，為副處級建制，歸屬校黨委辦公室，為綜合檔案室；2019年5月升格為正處級建制，為學校直屬教輔單位，內(nèi)設綜合檔案室、人事檔案室、收集指導室3個科室。細化各個科室的工作職責，收集指導室負責全校各類檔案的收集、編目和案卷目錄輸入等工作，以及業(yè)務培訓、檔案督促收集等工作；綜合檔案室負責檔案的接收和保管工作，以及檔案數(shù)字化工作；人事檔案室主要負責人事檔案的收集、保管和查閱工作。該檔案館現(xiàn)有正式編制工作人員6人，合同制人員3人，其中，館長1名，副館長1名，各科室科長或副科長1名。從2009年開始，各教學院部設立1名兼職檔案員，負責本單位的收檔、交檔和存檔工作。2019年依然延續(xù)各學院設立1名兼職檔案員的配置，一般由教學干事?lián)?，負責立卷歸檔工作；各學院有1名領導分管檔案工作，負責指導和監(jiān)督本單位的歸檔工作。教學干事具體負責各學院的教學日常工作，收集學院教學檔案，可以擔當兼職檔案員。兼職檔案員負責教學檔案的收集和整理，多數(shù)檔案可存放于本單位檔案室，必要時上交檔案館。

組織學習培訓，全面提升業(yè)務能力

自2019年以來，我校檔案館工作人員參加國內(nèi)培訓10余人次，實地考察河南省檔案館、鄭州大學檔案館、鄭州輕工業(yè)大學檔案館、鄭州航空工業(yè)管理學院檔案館、華北水利水電大學檔案館、安陽市檔案館等機構50余人次。另外工作人員通過網(wǎng)絡、圖書和上級文件精神不斷學習和增加檔案知識，夯實專業(yè)功底。在校內(nèi)組織兼職檔案員培訓5次以上，培訓人數(shù)達200余人，尤其注重教學檔案分類和規(guī)范的培訓，改善了教學檔案的收集、歸類和整理工作，加強了數(shù)字化建設。培訓過后采用調(diào)查問卷、考試等方式，讓檔案知識得到真正傳播和落實。過程中共發(fā)出調(diào)查問卷100余份，全部回收和反饋；發(fā)出試卷50余份，全部收集并評閱。通過培訓和學習，檔案館工作人員和兼職檔案員的檔案知識結(jié)構得到了系統(tǒng)優(yōu)化，檔案工作能力得到了全面提升，檔案收集和歸檔工作得到了質(zhì)的飛躍。

存檔設備到位，庫房全面升級

獨立后的檔案館在學校勤業(yè)樓一、二層西北角和圖書館一樓東側(cè)，館舍面積共計1114平方米，其中庫房使用面積417平方米（包括人事檔案庫房、教學檔案庫房、綜合檔案庫房），以及查借閱服務大廳、檔案接收室、加工整理室、數(shù)字化加工室、辦公室、黨員之家活動室等辦公、服務場所。館內(nèi)硬件設施齊全，溫濕度可適當調(diào)節(jié)，消防安全達標，并配備了高性能的計算機，電子化檔案存儲設備齊全。為查檔用檔方便，配備了彩色打印復印一體機和掃描儀、數(shù)碼照相機、自動打孔裝訂機、防磁柜等檔案管理設備，基本滿足檔案工作需要。學校檔案實行綜合管理，除人事檔案外，按照黨群、行政、教學、科研等十二大類建立檔案體系結(jié)構。館藏檔案真實記錄了學校創(chuàng)建、變遷、發(fā)展和建設的歷史。教學檔案涉及的檔案門類繁多，更新速度快，需要專職人員收集，還需要專屬檔案室存放。除學校之外，各院部也設立有教學檔案室，并設立兼職檔案員，指導教學檔案收集工作。

建立專屬網(wǎng)站，更新電子系統(tǒng)

學校自2019年開始以網(wǎng)頁方式提供檔案業(yè)務指導、檔案服務和檔案宣傳教育工作。網(wǎng)站上傳有國家級、省級檔案法規(guī)和學校各級檔案管理規(guī)章制度，并有服務指南、業(yè)務指導、檔案征集、學校記憶等特色欄目。網(wǎng)站中的網(wǎng)上展廳內(nèi)容豐富，包含校史展、校歌、宣傳片和校園風光等四個主題。校史展分為弦歌不輟百年華章、季清興學源遠流長、科學發(fā)展溢彩流光、傳承文化啟迪夢想、不忘初心揚帆起航五個部分。全面回顧學校的發(fā)展歷史，尤其是在教學方面的蛻變，其從新中國成立后的一個師范?？茖W校發(fā)展到省內(nèi)重點本科院校，再發(fā)展到碩士授予單位，發(fā)展過程中的點點滴滴都值得珍藏和展示。

2021年1月20日認證校檔案館微信公眾號，公眾號中設置關于我們、服務指南和館藏精粹三個欄目。服務指南中分為學籍檔案、文書檔案、科技檔案、人事檔案和檔案征集五個項目，方便查檔人員分類預約；提供查檔預約服務，充分利用講解人事檔案、學籍檔案、黨員檔案、科技檔案、文書檔案等方法。館藏精粹中設置歷史沿革、校史回眸、專題展覽和微相冊四個欄目。2019年檔案信息管理系統(tǒng)全面升級，優(yōu)化了查檔和歸檔便捷度。我們花費了大量人力和物力對館藏檔案進行了數(shù)字化掃描和處理，為檔案保存和查詢提供了極大的便利。檔案數(shù)字化既解決了紙質(zhì)檔案保存過程中可能發(fā)生的丟失、損壞、霉變等問題，又為查閱和利用檔案提供了極大的便利。數(shù)量龐大的教學檔案，短短數(shù)年就會堆積如山，如不能及時歸檔可能會造成檔案丟失。即使及時收集和歸檔，門類龐雜的紙質(zhì)教學檔案查閱起來也極為不便。將這些教學檔案數(shù)字化迫在眉睫，也是數(shù)字時代發(fā)展的需要。2020年，檔案館順應時代發(fā)展，注冊了抖音官方賬號，主要講解檔案知識和校史校情，關注度較高。除此之外，還提供郵箱查檔和電話查檔，避免特殊情況期間發(fā)生人員聚集。寒暑假期間堅持提供查檔服務，每周固定兩天時間可以查檔，為各個部門和用檔人員提供便利。

完善制度建設，嚴格遵照執(zhí)行

為加強教學檔案管理，最大程度為學校發(fā)展服務，檔案館制定了一系列有關教學檔案工作的規(guī)章制度及檔案館內(nèi)部規(guī)章制度，詳細制定了歸檔流程和操作標準，并督促各單位遵照執(zhí)行。

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《河南省檔案管理條例》等相關法律法規(guī)，制定了《高等學校檔案工作規(guī)范》《高等學校檔案實體分類法》，并明確了《教學類檔案歸檔范圍和保管期限表》，總的原則是，凡是記述和反映教學活動和歷史面貌的文件材料，都應列入歸檔范圍。檔案館緊跟時代潮流，積極推動檔案數(shù)字化，并通過培訓讓工作人員和兼職檔案員熟知檔案數(shù)字化工作基本知識，以及制定印刷《檔案數(shù)字化工作基本知識》。

明確歸檔文件移交時間和具體辦理手續(xù)，并細化教學檔案歸檔程序，明確立卷歸檔分工，制定歸檔標準。文件材料歸檔工作程序如下。

1.立卷分類，檔案立卷分類按照分年度、分問題、分保管期限三種方法，使用步驟是：分年度→分問題→分保管期限。教學類文件按學年度歸檔。對文件進行價值判斷并劃分保管期限，檔案保管期限分為永久、定期30年、定期10年三個級別（見表1）。

2.立卷組合，同一內(nèi)容的文件材料組成一卷或數(shù)卷，每卷不超過100個自然頁，即100張A4幅面大小的紙張。

3.編制頁號和件號，成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號：凡是頁面上有內(nèi)容的頁都要編號，空白的頁不用編號，頁號要求用鉛筆標在頁面遠離裝訂線的一側(cè)下角。

4.卷內(nèi)文件目錄填寫，分為順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。

5.卷末備考表填寫，包括本卷情況說明、立卷人、檢查人。

6.裝訂，裝訂線距頁邊1.5厘米左右，以訂齊全部材料，同時不覆蓋正文內(nèi)容為原則。

7.擬寫盒（卷）案卷標題，案卷標題應該簡明確切、格式一致。一般以“年度”+“主要責任者”+“內(nèi)容（事由）”+“名稱（文種）”為標準形式。

8.檢查歸檔案卷質(zhì)量，最后歸檔、移交。

制定分類標準，明確歸檔范圍

規(guī)范教學檔案的內(nèi)容和分類標準。教學檔案內(nèi)容豐富、涉及面廣，很有必要在檔案收集和歸檔時做好分類，以便為使用檔案提供便利。因此，制定標準進行規(guī)范的歸類是關鍵。在制定分類標準時考慮到各單位的職能差別，又分別給予詳細的分類，并進一步詳細制定《院系教學檔案分類目錄》《教務處檔案分類目錄》《研究生處檔案分類目錄》《繼續(xù)教育學院檔案目錄》等。

教務處是學校教學工作的管理部門和監(jiān)督部門，教務處檔案分類可以分為上級部門下達文件、本校制定的教學文件、學科與實驗室建設、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學位工作、畢業(yè)生工作、教材等8大類，每一類再細化目錄，讓歸檔單位有的放矢，方便參照執(zhí)行。

除此之外，還有承擔繼續(xù)教育的繼續(xù)教育學院，教學檔案分為綜合材料、學科與實驗室建設材料、招生材料、學位材料、畢業(yè)生材料、教材等。研究生處主要負責研究生的管理與教學監(jiān)督，教學檔案分為研究生綜合文件材料、研究生學科建設材料、研究生招生材料、研究生學籍管理材料、研究生課堂教學與教學實踐材料、研究生學位材料、研究生畢業(yè)生材料、研究生教育教材、本科學科建設。其他部門也會涉及教學檔案，并制定相應的科研處分類目錄、學生處分類目錄、繼續(xù)教育學院分類目錄、圖書館分類目錄等。

各教學院（部）承擔具體教學任務和日常運營工作，教學檔案分為黨群工作、行政工作、教學工作、科研工作。教學工作涉及的內(nèi)容最廣泛，可以分為教學實習過程中形成的重要材料、教學管理和評估方面文件材料、參加省級以上大學生各項技能比賽中所獲得的獎勵等材料、與外單位（個人）簽訂的協(xié)議和合同等、學生運動會材料、歷屆學生畢業(yè)集體照片等。院系教學檔案可細化目錄為綜合類、學科和實驗室建設、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業(yè)生、教材等六大類（見表2）。

總之，通過一系列的制度建設和標準制定，教學檔案工作跨入了新階段，在專業(yè)評估、申碩攻堅和師范認證過程中發(fā)揮了重要作用，為學校的發(fā)展做出了重要貢獻。

參考文獻

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[4]習近平.決勝全面建成小康社會 奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會上的報告（精裝本）[M].北京：人民出版社，2017.

【課題項目】河南省社會科學界聯(lián)合會2020年度調(diào)研課題（SKL-2020-815）研究成果。