事業(yè)單位檔案管理模式的建構(gòu)和優(yōu)化分析

陳玉蘭

[摘 要]本文主要以事業(yè)單位檔案管理模式的建構(gòu)和優(yōu)化分析為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義和事業(yè)單位檔案管理模式中存在的問題進(jìn)行分析。其次從提升管理人員的綜合素養(yǎng)、強(qiáng)化檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)工作、完善檔案工作中的硬件設(shè)施、構(gòu)建科學(xué)完善的管理制度、在檔案管理中引入現(xiàn)代技術(shù)、提升檔案工作的保密性和提升檔案資源的利用效率等幾個(gè)方面深入說明并探討，旨在為相關(guān)研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；管理模式；構(gòu)建和優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2022）08-0064-03

檔案管理工作是保證事業(yè)單位高效運(yùn)行的重要組成部分。檔案管理是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素。即使一些單位已經(jīng)提升了對(duì)檔案管理工作的重視程度，但由于單位一直處于不斷轉(zhuǎn)型的過程中，管理模式和方法在不斷改變，檔案管理模式中還存在一些不足，這也是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理沒有健全體系的主要原因。傳統(tǒng)檔案管理工作不僅在管理上存在困難，對(duì)管理人員也有較高的要求，管理人員必須要具備十足的耐心，才能在面對(duì)復(fù)雜工作時(shí)處于平靜心態(tài)，認(rèn)真處理好每一項(xiàng)方案工作[1]。本文針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，提出了一些優(yōu)化建議，以為今后的檔案管理工作更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新工作在科技和管理方面都發(fā)揮著重要意義。人才信息中的重要載體就是檔案，完善的檔案管理可以將一個(gè)人在成長中的所有事情，無論是工作表現(xiàn)還是作風(fēng)品德和政治思想等都記錄在內(nèi)，也逐漸成為事業(yè)單位篩選人才中不可缺少的因素。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案管理逐漸朝著信息化發(fā)展，檔案管理中的方式和服務(wù)形式也在發(fā)生改變，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入檔案管理，實(shí)現(xiàn)開放交流模式，將信息開發(fā)與服務(wù)進(jìn)行有效融合，符合當(dāng)今社會(huì)的時(shí)代發(fā)展趨勢。事業(yè)單位的檔案管理工作、創(chuàng)新工作是促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)步的重要前提，習(xí)總書記早在浙江工作時(shí)指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。”可見，檔案管理工作是事業(yè)單位中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，更要在管理模式上與時(shí)俱進(jìn)，在不斷創(chuàng)新中完善檔案管理工作。

（一）管理人員素養(yǎng)有待提升

檔案管理工作本身就具有一定的專業(yè)性和技術(shù)性，這也決定了在檔案管理工作中的工作人員要具備較高的綜合素養(yǎng)。在很多事業(yè)單位的檔案管理工作中，一些管理人員并不具備較高的專業(yè)技能，如歸檔不齊全、服務(wù)不到位、履職不清楚、依法不作為、新技術(shù)不掌握等等，有的還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一人多崗的情況，在工作中經(jīng)常需要處理一些與工作無關(guān)的瑣事，在工作中仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，不僅在管理上存在一定難度，也在一定程度上影響了檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確度，這也是一直不能提高檔案管理工作實(shí)效性的主要原因。

（二）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視

很多事業(yè)單位并沒有給予檔案管理工作過多的重視，領(lǐng)導(dǎo)也并沒有對(duì)檔案管理有較深的意識(shí)，不僅是在資金和政策方面，在技術(shù)方面也沒有更多的投入。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的理解還停留在表面，認(rèn)為僅僅是對(duì)一些信息的整理、儲(chǔ)存和抄寫，并沒有太多實(shí)質(zhì)性的意義，也沒有將其作為工作發(fā)展的重點(diǎn)之一[2]。一些單位認(rèn)為在檔案管理工作中只要做好信息外調(diào)和信息不外泄等工作，保證檔案信息不丟失，其余都是一些不重要的事。所以，在很多事業(yè)單位中的檔案管理工作都僅僅是紙上談兵，并沒有將真正的有效措施貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)進(jìn)展被動(dòng)和缺乏成果等情況，無法有效促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

（三）缺乏完善的檔案管理硬件設(shè)施

大部分事業(yè)單位在檔案管理工作硬件設(shè)施建設(shè)中并不完善，就連一些配合完成日常工作的簡單設(shè)施都不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，更不用說在檔案中熟練地運(yùn)用信息技術(shù)。甚至在檔案管理室存放一些雜物，更沒有標(biāo)準(zhǔn)存放檔案信息的柜、架等設(shè)施，也缺乏防火、防潮等有效措施。另外，在需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱和查訪時(shí)，缺乏科學(xué)的現(xiàn)代化檢測方式，造成大量不必要時(shí)間的花費(fèi)，更嚴(yán)重的是一些事業(yè)單位都不能保證檔案的完整性[3]。

（四）檔案檢索效率低

現(xiàn)階段的檔案管理工作中有關(guān)信息檢索的方式主要包含以下兩種：一種是手工檢索；另一種是計(jì)算機(jī)檢索。傳統(tǒng)的手工檢索方式，不僅給工作人員帶來較大的工作量，也在工作中會(huì)存在一定的不準(zhǔn)確性。此外，這種方式的檢索速度還很慢。由于一些信息檔案僅僅是編制目錄，這就給手工檢索中帶來了更大的困難，不僅浪費(fèi)了時(shí)間，耗費(fèi)了人力，不能促進(jìn)檔案管理工作的有效開發(fā)和利用。

（一）提升管理人員的綜合素養(yǎng)

定期對(duì)檔案人員的專業(yè)技能進(jìn)行培養(yǎng)，才能讓檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)揮其真正作用。檔案管理人員為檔案和利用者之間搭建了一個(gè)有效的橋梁，專業(yè)素養(yǎng)和能力的強(qiáng)弱會(huì)直接影響到事業(yè)單位的整體形象和發(fā)展[4]。因此，想要檔案管理工作變得更加科學(xué)合理，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就要重視對(duì)檔案管理人員素養(yǎng)的提升。要提升對(duì)檔案人員的標(biāo)準(zhǔn)要求，不管是在專業(yè)素養(yǎng)方面，還是在技能操作水平方面，事業(yè)單位都要定期鞏固管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)，促使管理人員嚴(yán)格要求的言行和工作水平。一方面培養(yǎng)工作人員對(duì)檔案管理工作的熱愛，發(fā)揮主觀能動(dòng)性；另一方面，促進(jìn)工作人員樹立學(xué)習(xí)理念，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》中的一些相關(guān)法律和重要方針政策，積極踴躍參與到不同的學(xué)習(xí)教育活動(dòng)中。另外，事業(yè)單位可以定期開展培訓(xùn)考核，這樣不僅能夯實(shí)檔案管理人員的專業(yè)技能，還能檢驗(yàn)開展培訓(xùn)的效果，最終確定將那些綜合素養(yǎng)高、忠誠擔(dān)當(dāng)、知識(shí)淵博、創(chuàng)新協(xié)調(diào)共享能力強(qiáng)的人選為檔案管理負(fù)責(zé)人，為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展建構(gòu)人才基礎(chǔ)。

（二）提升思想認(rèn)知，強(qiáng)化檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)工作

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員要意識(shí)到檔案管理工作在單位中的重要性，給予檔案管理工作更多的關(guān)注，也要將其作為事業(yè)單位發(fā)展的重要工作?？茖W(xué)定編定崗定職責(zé)，單位主要領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作全面運(yùn)行發(fā)揮好保障支撐的作用。在事業(yè)單位中可以專門建立管理檔案管理組織，由單位領(lǐng)導(dǎo)作為組長，重要組員就是在檔案管理中的工作人員，可以在檔案管理中遇到困難時(shí)，提供更好的解決辦法。事業(yè)單位也要定期開展對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和審查，為檔案管理人員指導(dǎo)正確的管理方向，這樣才能在發(fā)展中不斷發(fā)現(xiàn)管理中的一些不足，及時(shí)采取有效措施健全管理機(jī)制?？己伺c監(jiān)督作為管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，能夠促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)化和制度化[5]。

（三）完善檔案管理工作中的硬件設(shè)施

檔案管理中的硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，不斷完善硬件設(shè)施才能保證檔案管理工作的順利開展，因此，擔(dān)任檔案管理的負(fù)責(zé)人要積極與單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，不僅要定期針對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行檢測和完善，更要不斷投入一些先進(jìn)的硬件設(shè)施，尤其是有關(guān)信息檔案儲(chǔ)存的信息OA系統(tǒng)和一些相關(guān)的檔案管理軟件[6]。比如檔案管理工作中的歸檔方面，通過軟件比對(duì)進(jìn)行歸檔文件的漏歸檢測問題；檔案價(jià)值、檔案開放的初選可采用軟件來輔助鑒定，檔案調(diào)卷可用智慧機(jī)器人替代，保證在第一時(shí)間尋找到所需要的檔案資料。同時(shí)，也要增設(shè)專門的檔案室，如防火、防潮和防盜等，針對(duì)一些重要的保密檔案可以采取鐵質(zhì)檔案柜進(jìn)行存放，并設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的密碼和使用原則；進(jìn)一步完善檔案室管理工作，要對(duì)室內(nèi)的空調(diào)、殺蟲等專業(yè)設(shè)備進(jìn)行日常維修管理；進(jìn)一步規(guī)范檔案工作中的檔案室和檔案管理人員辦公室，在檔案管理中的查檔室設(shè)置獨(dú)立空間，避免與工作內(nèi)容和區(qū)域混雜在一起，保證在檔案管理工作中的安全性，確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）構(gòu)建科學(xué)完善的管理制度

健全的檔案管理制度是確保檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，維持長效管理機(jī)制，才能確保管理人員遵循管理制度展開工作，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展方向和前景，設(shè)置合理、規(guī)范的制度要求。在設(shè)置檔案管理制度過程中，要遵循實(shí)用、簡明等特點(diǎn)，注重在實(shí)踐操作過程中的可操作性，致力于提升檔案管理工作的效率，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的重要意義。培養(yǎng)管理人員在制度中樹立正確的工作意識(shí)，若在工作中出現(xiàn)檔案的破損情況，要依據(jù)法律實(shí)施正確的處理方式，避免給事業(yè)單位帶來一些麻煩，減少對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生的影響。第一，建立檔案接收整理制度。在檔案管理部門接收檔案資料時(shí)，需要針對(duì)檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，在符合立卷歸檔相關(guān)規(guī)定之后，再按照程序完成移交手續(xù)；管理人員需要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行保存、編號(hào)和加蓋歸檔章等，可以依據(jù)檔案類別和年度完成規(guī)律性存放。第二，設(shè)置立卷編目與裝訂制度，在立卷編目過程中需要注意的是，要確保頁碼、目錄嚴(yán)格遵守封面列項(xiàng)的規(guī)范性，再實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的立卷編目模式。整個(gè)裝訂過程，首先要檢查材料是否完整，絕對(duì)不能將文件中的文字裝訂到線內(nèi)，在裝訂之后要立即完成封簽焊接，并將立卷人的名章蓋在檔案上。第三，構(gòu)建完善的檔案查借閱制度。在借閱規(guī)定中要明確可以借閱的范圍，不能將檔案借閱到外單位，以此保證檔案信息的完整和安全性。在借閱之前，需要走正式的借閱審批流程，必須帶有領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章的檔案借閱申請(qǐng)函或查閱介紹信方可借閱，檔案工作人員要與借閱人明確表明需要?dú)w還的日期，需要保證檔案不受到破壞，若檔案遭受損壞需要承擔(dān)一定的責(zé)任。另外，針對(duì)管理人員要設(shè)立明確的獎(jiǎng)懲制度，也可以在管理制度中引入競爭機(jī)制，保證管理人員在工作中的公平性、平衡性和積極主動(dòng)性[7]。

（五）在檔案管理中引入現(xiàn)代技術(shù)

近幾年，在信息技術(shù)的迅速發(fā)展中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作中，讓人們的生活更加方便快捷[8]。在事業(yè)單位的檔案管理工作中也要適當(dāng)引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化模式管理工作，在檔案管理中融入信息技術(shù)手段已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作的整體發(fā)展趨勢，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視此工作。事業(yè)單位可以構(gòu)建專門的科研檔案信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，以及重要的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，在信息技術(shù)的穩(wěn)定支撐下，推進(jìn)檔案信息化，使得信息傳遞更具準(zhǔn)確性、實(shí)效性[9]。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也要添加更專業(yè)的現(xiàn)代設(shè)備和管理系統(tǒng)，采用文件掃描的形式，更好地實(shí)行條目錄入與辦公系統(tǒng)之間的銜接工作，將檔案管理工作中的歸檔、檢索和統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整體管理，進(jìn)而展開分權(quán)限的網(wǎng)絡(luò)管理工作，加強(qiáng)檔案的查訪和檢索工作，促進(jìn)電子文件與電子檔案管理的有機(jī)融合，從而形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案信息管理工作發(fā)展得更加信息化，從整體上有效提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源信息共享的最大化。

（六）提升檔案工作的保密性

事業(yè)單位檔案管理工作的保密性非常重要，在一些相關(guān)文件中針對(duì)檔案管理工作的地點(diǎn)選擇和建造有嚴(yán)格的要求，需要構(gòu)建單獨(dú)的辦公室、檔案室及庫房。管理人員不僅需要有專業(yè)素養(yǎng)，更要在管理工作上具備保密性和服務(wù)性，在工作上要保持正派作風(fēng)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心，在工作中要保持終身學(xué)習(xí)，不斷吸收和學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理理念，并意識(shí)到檔案管理工作保密的重要性。為提升檔案信息的安全性，就要采用多樣化的保護(hù)手段，可以從預(yù)防和控制兩方面入手。信息技術(shù)的發(fā)展，在給檔案信息帶來危險(xiǎn)的同時(shí)，也帶來了全新的防護(hù)先進(jìn)手段，如防火墻設(shè)置，針對(duì)檔案信息調(diào)取人員的安全識(shí)別，可以利用信息驗(yàn)證、電子簽名和身份核實(shí)等方法，強(qiáng)化對(duì)檔案信息的保護(hù)作用，進(jìn)而設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，將一些不法分子阻擋在檔案防火墻外，防止其竊取重要的檔案信息[10]。工作人員需要定期針對(duì)防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案防護(hù)系統(tǒng)中存在的問題。

綜上所述，檔案管理不僅對(duì)單位中的不同工作人員有全面的信息記錄，更記載著單位的整個(gè)發(fā)展歷程，需要單位領(lǐng)導(dǎo)從管理和制度等各個(gè)方面提高檔案管理工作的水平，不僅需要提升檔案管理人員的能力，更需要單位領(lǐng)導(dǎo)重視這項(xiàng)工作。深入了解檔案管理工作的真實(shí)意義，不僅要從管理觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更要在管理模式和方法上進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，從根本上做好檔案管理工作。

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