運(yùn)用PDCA循環(huán)提升企業(yè)保密工作水平

陳 揚(yáng)(馬鋼集團(tuán)公司辦公室 安徽馬鞍山 243000)

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，保密工作是一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容。隨著經(jīng)濟(jì)全球化伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，保密工作也面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，產(chǎn)生了許多新情況也提出了新的更高要求。為此，運(yùn)用PDCA循環(huán)管理思路創(chuàng)新保密工作方式方法，對(duì)新形勢(shì)下提高企業(yè)保密工作管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)具有重要意義。

1 PDCA循環(huán)和企業(yè)保密工作現(xiàn)狀分析

1.1 PDCA戴明循環(huán)

20世紀(jì)20年代，美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出P(Plan計(jì)劃)、D(Do執(zhí)行)、S(See檢查)研究方法，戴明(W.E.Deming)在休哈特的PDS循環(huán)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提出PDCA循環(huán)。他把質(zhì)量改進(jìn)的全過(guò)程劃為P(Plan計(jì)劃)、D(Do實(shí)施)、C(Check/Study檢查)、A(Act總結(jié)處理)四個(gè)階段，形成一個(gè)可以持續(xù)改進(jìn)的管理模型，因此PDCA循環(huán)也稱(chēng)為戴明循環(huán)或戴明輪。多年來(lái)PDCA循環(huán)廣泛運(yùn)用于制造和服務(wù)企業(yè)進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)，而基于PDCA循環(huán)對(duì)企業(yè)保密工作質(zhì)量改進(jìn)方面的研究成果還很少，本文將PDCA循環(huán)運(yùn)用于企業(yè)保密工作管理，具有一定的實(shí)用性和創(chuàng)新性。

1.2 企業(yè)保密工作現(xiàn)狀分析

企業(yè)保密工作按保密對(duì)象可以分為國(guó)家秘密和商業(yè)秘密、內(nèi)部信息(工作秘密)。其中國(guó)家秘密是公權(quán)，指由國(guó)家具有定密權(quán)限的機(jī)關(guān)依法制定下發(fā)包含國(guó)家的安全和利益等信息的秘密文件或載體，在一定時(shí)間內(nèi)僅限于特定范圍內(nèi)人員所知悉；而商業(yè)秘密是私權(quán)，指不為公眾知悉，關(guān)系企業(yè)安全和利益，依照一定程序確定，可以為企業(yè)帶來(lái)商業(yè)價(jià)值的信息、工藝、配方、操作方法等；內(nèi)部信息是指企業(yè)內(nèi)部處于公開(kāi)狀態(tài)，但公開(kāi)可能對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)影響的信息，如企業(yè)電話號(hào)碼本、企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理制度和企業(yè)內(nèi)部公文等需要對(duì)外保密的內(nèi)部信息等。本文的研究對(duì)象主要為企業(yè)商業(yè)秘密和內(nèi)部信息方面的保密工作。目前企業(yè)所處的保密工作現(xiàn)狀表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)企業(yè)保密環(huán)境極其嚴(yán)峻。一是保密范圍擴(kuò)大化。在當(dāng)前更加開(kāi)放的國(guó)際、國(guó)內(nèi)環(huán)境中，保密范圍有了許多新變化，如微信、QQ已成為許多企業(yè)員工辦公的輔助工具，而此類(lèi)平臺(tái)是開(kāi)放的公共平臺(tái)，在上面?zhèn)鞑サ钠髽I(yè)信息非常容易泄露。二是保密技術(shù)方法專(zhuān)業(yè)化。伴隨企業(yè)信息化推進(jìn)和辦公系統(tǒng)的無(wú)紙化移動(dòng)化的普及，使得以往傳統(tǒng)保密方法和手段不適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)保密工作的要求。三是涉密人員管理復(fù)雜化。在企業(yè)改革發(fā)展過(guò)程中，人才流動(dòng)日益頻繁，給涉密人員的管理上增加了難度。

(2)企業(yè)員工保密意識(shí)淡薄。一是重“有形”輕“無(wú)形”，認(rèn)為保密就是管好涉密文件、載體，保的越多越保險(xiǎn)。二是存在“一手硬、一手軟”現(xiàn)象。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為保密工作與企業(yè)中心工作無(wú)關(guān)，只要不出事就行，在精力投入、經(jīng)費(fèi)保障等方面打折扣。三是存在僥幸心理，有些企業(yè)員工認(rèn)為現(xiàn)在計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)都是國(guó)外公司開(kāi)發(fā)的且留有后門(mén)，企業(yè)無(wú)密可防即使按要求安裝防泄密軟件也是無(wú)濟(jì)于事。

(3)企業(yè)保密基礎(chǔ)工作不扎實(shí)。一是企業(yè)定密管理制度落實(shí)不到位，如在定密的范圍、等級(jí)等方面存在拍腦袋定密現(xiàn)象。二是涉密文件處理不及時(shí)，如到期該解密的文件還長(zhǎng)期鎖在保密文件柜中，不僅影響新文件的查閱，而且也占用了寶貴的公共資源。三是落實(shí)保密制度不夠細(xì)致，如保密文件沒(méi)有按相應(yīng)的密級(jí)進(jìn)行正確的標(biāo)注，復(fù)印涉密文件未按規(guī)定加蓋復(fù)印章并編制復(fù)印份號(hào)，給國(guó)家、企業(yè)商業(yè)秘密的管理以及追究泄密者的法律責(zé)任帶來(lái)很多困難。

2 運(yùn)用PDCA循環(huán)提高企業(yè)保密工作的可行性

將PDCA循環(huán)應(yīng)用到企業(yè)保密工作是一種挑戰(zhàn)。一方面兩者的客體不同，另一方面PDCA循環(huán)在企業(yè)保密工作中的應(yīng)用沒(méi)有可以借鑒的成果。為此，筆者從兩者的目標(biāo)和思路方面，分析運(yùn)用PDCA循環(huán)提高企業(yè)保密工作的可行性。

2.1 企業(yè)保密工作追求的目標(biāo)與PDCA循環(huán)相符

PDCA周而復(fù)始的循環(huán)和持續(xù)改進(jìn)的管理模式，不僅在質(zhì)量管理工作中可以運(yùn)用，同樣也適合企業(yè)保密工作管理。針對(duì)上述保密工作所面臨的形勢(shì)，分析保密工作存在的問(wèn)題和不足，運(yùn)用PDCA循環(huán)，制定企業(yè)保密工作管理流程。在克服孤立看待保密工作各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增加系統(tǒng)性和可操作性，通過(guò)不斷解決完善保密工作中的不足和漏洞，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)提供有力支撐。

2.2 企業(yè)保密工作的思路可以借鑒PDCA循環(huán)

運(yùn)用PDCA循環(huán)提高企業(yè)保密工作水平，不僅具有邏輯上的一致性和方法上的可行性，而且還能夠促進(jìn)企業(yè)保密工作，朝著聯(lián)系緊密、配合有力，具有階梯式前進(jìn)方式持續(xù)改進(jìn)，整個(gè)PDCA循環(huán)的企業(yè)保密工作管理過(guò)程見(jiàn)下表1所示：

3 運(yùn)用PDCA循環(huán)提高企業(yè)保密工作的執(zhí)行過(guò)程

3.1 制定企業(yè)保密工作目標(biāo)(Plan)

第一步，全面深入查找企業(yè)保密工作中的問(wèn)題和缺項(xiàng)，引入PDCA循環(huán)管理思路，提出企業(yè)保密工作目標(biāo)并制定工作計(jì)劃。即P(計(jì)劃)階段，其步驟：

(1)剖析企業(yè)保密工作現(xiàn)狀，對(duì)照企業(yè)保密工作要求，全面診斷各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題。如保密范圍，不僅要對(duì)日常涉密文件的擬寫(xiě)、印制、傳遞、攜帶、承辦、使用、移交和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行排查；還要對(duì)涉密的日常辦公設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等使用情況進(jìn)行保密排查。

(2)分析產(chǎn)生泄密或可能泄密的各種原因，可用的方法很多，如因果圖又稱(chēng)魚(yú)刺圖，是一種表示結(jié)果與可能的原因之間關(guān)系的圖表。具體見(jiàn)下圖1所示：

圖1 基于PDCA循環(huán)的企業(yè)保密工作框架圖

表1 泄密渠道分析

(3)堅(jiān)持從嚴(yán)治密，強(qiáng)化問(wèn)題導(dǎo)向。對(duì)保密工作中查找出的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，確立下一循環(huán)保密工作重點(diǎn)項(xiàng)目。比如企業(yè)每年都要根據(jù)國(guó)家和上級(jí)部門(mén)有關(guān)保密工作新的規(guī)定和要求，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中有關(guān)保密事項(xiàng)和日常保密工作中存在的問(wèn)題，制定下一年度企業(yè)保密工作目標(biāo)。

(4)企業(yè)根據(jù)確立的下一循環(huán)保密工作目標(biāo)，制訂整改計(jì)劃和措施，不斷提高保密工作水平，維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)利益。

3.2 實(shí)施保密工作計(jì)劃(Do)

第二步為D(實(shí)施)階段，即按照制訂的企業(yè)保密工作計(jì)劃加以執(zhí)行。企業(yè)保密工作不能僅靠保密部門(mén)和涉密人員，需要企業(yè)各部門(mén)相互協(xié)同，按照年度制定的保密工作計(jì)劃有序推進(jìn)。如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭落實(shí)保密工作責(zé)任制；大力支持企業(yè)保密防護(hù)能力的提升，選派專(zhuān)業(yè)人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全保密工作管理；要重視企業(yè)保密要害部門(mén)的建設(shè)投入，配齊“三鐵一器”(鐵門(mén)、鐵窗、報(bào)警器)基本防護(hù)設(shè)施，并根據(jù)要害部門(mén)涉密級(jí)別加配無(wú)線電干擾器、視頻干擾器和防電磁泄露等設(shè)備；嚴(yán)格遵守互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)在涉密場(chǎng)所嚴(yán)禁使用音頻、視頻設(shè)備和無(wú)線互聯(lián)設(shè)備的有關(guān)規(guī)定等，將保密工作貫穿于企業(yè)各項(xiàng)工作之中，做到常抓不懈，一刻也不放松。

3.3 對(duì)保密工作計(jì)劃?rùn)z查(Check)

第三步為C(檢查)階段。開(kāi)展保密工作檢查，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)保密工作計(jì)劃執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)和解決保密工作中存在的問(wèn)題，維護(hù)企業(yè)正常、穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。要糾正對(duì)保密檢查認(rèn)為是“一陣風(fēng)”、“找岔子”的思想偏差，科學(xué)制定保密檢查的內(nèi)容、方法、流程和標(biāo)準(zhǔn)，不搞“花架子”，確保保密檢查工作落到實(shí)處并取得良好效果。

3.4 對(duì)檢查結(jié)果實(shí)行處理(Act)

第四步為A(總結(jié)、處理)階段分為兩個(gè)過(guò)程：

(1)將本次PDCA循環(huán)中已經(jīng)解決的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，好的經(jīng)驗(yàn)和成果以制度形式固定下來(lái)，不適合的及時(shí)修訂。比如對(duì)企業(yè)保密工作具體方法的總結(jié)，要從保密制度的建立，保密等級(jí)的分類(lèi)和保密信息的規(guī)范管理入手，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，反省失誤不足，不斷找出需要改進(jìn)的項(xiàng)目和問(wèn)題。

(2)對(duì)本次PCDA循環(huán)中沒(méi)有解決的問(wèn)題，進(jìn)行收集整理并制定措施，填入下一輪PCDA循環(huán)中，開(kāi)始新的循環(huán)來(lái)解決。

4 使用PDCA循環(huán)提升企業(yè)保密工作建議

企業(yè)要在保密工作中運(yùn)用好PDCA循環(huán)，除了要抓好企業(yè)保密工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，比如平時(shí)的保密教育和培訓(xùn)，還要采取以下措施，為PDCA循環(huán)的順利實(shí)施創(chuàng)造條件。

4.1 加強(qiáng)保密宣傳教育，建立企業(yè)全員保密意識(shí)

由于企業(yè)保密工作具有隱蔽性，在平時(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中不宜體現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部員工甚至領(lǐng)導(dǎo)干部常常忽視，產(chǎn)生麻痹思想，因此必須加強(qiáng)保密工作的宣傳教育。一是要在員工進(jìn)入企業(yè)的那一刻，樹(shù)立保守企業(yè)秘密的意識(shí)，在員工的勞動(dòng)合同中就加入相關(guān)保密條款，成為企業(yè)與員工共同約定的契約準(zhǔn)則。二是要加大對(duì)保密意義的宣傳，保密的目的是為了保國(guó)家安全、保企業(yè)進(jìn)步、保家庭幸福、保個(gè)人前途；保密是為了在一定時(shí)間內(nèi)將特定的消息傳遞到特定范圍內(nèi)人員所知悉，不能擅自擴(kuò)大信息的知悉范圍，企業(yè)中每一個(gè)人無(wú)論是否從事保密工作都與保密息息相關(guān)。三是要做好保密知識(shí)的普及。伴隨著以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)引領(lǐng)的信息技術(shù)革命，保密工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)新技術(shù)領(lǐng)域保密知識(shí)的培訓(xùn)。有些人在使用新工具時(shí)常常忽視保密工作，如在微信、QQ等公開(kāi)平臺(tái)上傳遞涉密信息，在手機(jī)上拍攝儲(chǔ)存涉密資料等，這些泄秘行為，后果非常嚴(yán)重。四是要提高警惕加強(qiáng)防范。當(dāng)前世界正處于百年未有之大變局，境內(nèi)外情報(bào)機(jī)構(gòu)和敵對(duì)勢(shì)力對(duì)我國(guó)的竊密、滲透、策反活動(dòng)越來(lái)越猖獗，保密工作面臨的形勢(shì)越發(fā)嚴(yán)峻，企業(yè)內(nèi)每個(gè)人都要保持高度警惕，牢固樹(shù)立保密意識(shí)，筑牢保密思想防線，尤其關(guān)鍵崗位的涉密人員一定要簽訂保密協(xié)議，定期培訓(xùn)檢查，防止因管理不到位給黨和國(guó)家，企業(yè)個(gè)人造成重大損失。

4.2 加強(qiáng)保密制度建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)保密工作落到實(shí)處

企業(yè)要加強(qiáng)保密法規(guī)建設(shè)，不斷完善管理制度和工作機(jī)制，把保密工作納入常態(tài)化、規(guī)范化、制度化科學(xué)管理軌道。一是加強(qiáng)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》的學(xué)習(xí)貫徹，提高企業(yè)在保密工作的法制化。二是結(jié)合保密相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)管理實(shí)際情況，建立和完善企業(yè)自身的保密工作制度和規(guī)定，讓企業(yè)保密制度既符合黨和國(guó)家的保密工作方針，又能具體指導(dǎo)企業(yè)保密工作的實(shí)施，形成有效的保密制度族。三是抓好制度落實(shí)，加大監(jiān)督考核力度，使企業(yè)各項(xiàng)保密工作制度能夠在企業(yè)全體員工中內(nèi)化于心、外化于行，把保密工作真正落到實(shí)處。

4.3 加大技術(shù)投入經(jīng)費(fèi)，筑牢企業(yè)保密工作堅(jiān)固屏障

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的迅速迭代，各種高科技竊密手段層出不窮，為確保保密裝備的高科技性、可靠性、安全性和實(shí)用性，企業(yè)各級(jí)管理者和有關(guān)部門(mén)在保密技術(shù)裝備所需投入資金上必須給予支持，以改善保密條件，添置、更新和完善保密設(shè)備，提高防御技術(shù)，筑牢堅(jiān)固屏障。

4.4 建設(shè)一支素質(zhì)過(guò)硬的保密工作隊(duì)伍

人才隊(duì)伍建設(shè)是做好保密工作的根本保證。新形勢(shì)下為了適應(yīng)企業(yè)保密工作新要求，必須加強(qiáng)保密隊(duì)伍人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)政治理論、政策法規(guī)、信息技術(shù)和現(xiàn)代化辦公方法等與保密工作有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，努力建設(shè)一支復(fù)合型、學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)保密隊(duì)伍。

總之，企業(yè)保密工作不是一蹴而就的，運(yùn)用PDCA每循環(huán)一次，都將提高企業(yè)的保密管理水平和工作效率,更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。本文認(rèn)為，由于企業(yè)在資源配置和業(yè)務(wù)類(lèi)型上的不同，運(yùn)用PDCA循環(huán)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出的解決策略也不盡相同。希望企業(yè)在運(yùn)用PDCA循環(huán)這一模式提升保密工作水平時(shí)，能夠結(jié)合自身實(shí)際，做到與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)優(yōu)化發(fā)展。