基于工作流的協(xié)同辦公平臺(tái)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

方 華(中瀚地信科技有限公司 安徽馬鞍山 243000)

1 項(xiàng)目背景

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理企業(yè)脫離不掉信息化管制。由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)化管理有效提高，老的辦公模式極大地約束了人的智慧和潛能，埋沒(méi)了人的創(chuàng)新和想象。因此，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了基于工作流的協(xié)同辦公平臺(tái)，有利于公司各部門轉(zhuǎn)變觀念和工作模式，提高工作效率；有利于節(jié)省行政開(kāi)支，節(jié)省人力和財(cái)力；有利于公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，增加員工意識(shí)。

2 基于OA的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

模塊組成及特點(diǎn)

整個(gè)系統(tǒng)由以下模塊構(gòu)成 :項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、日志管理、文件管理、會(huì)議紀(jì)要 、考勤管理 、系統(tǒng)管理?；贠A協(xié)同辦公平臺(tái)工作流模型如圖1所示。

圖1 模塊組成

3 主要業(yè)務(wù)流程分析

3.1 系統(tǒng)管理

(1)用戶與權(quán)限分配：用戶和部門、角色、崗位綁定。管理員通過(guò)用戶所屬角色可以進(jìn)行權(quán)限的分配，針對(duì)特殊的用戶可以進(jìn)行單獨(dú)的權(quán)限處理，完成權(quán)限分配過(guò)程，減輕信息維護(hù)人員的工作量。

(2)操作日志：記錄公司各部門員工操作記錄，如遇到問(wèn)題即可追蹤操作日志，快速發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題

(3)參數(shù)設(shè)置：在系統(tǒng)設(shè)置中可以對(duì)短信發(fā)送設(shè)置，模板配置設(shè)置，編碼生成設(shè)置，系統(tǒng)業(yè)務(wù)設(shè)置等參數(shù)管理

(4)OA流管理：通過(guò)“流程設(shè)置，節(jié)點(diǎn)定義，條件規(guī)范”，采取文字和圖形配置相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)處理流程的管理與配置。掌握業(yè)務(wù)流程過(guò)程，可查看和編輯的信息，在不同環(huán)境和條件下，業(yè)務(wù)流向的條件化設(shè)置。

3.2 項(xiàng)目管理

公司各個(gè)部門對(duì)完成的項(xiàng)目信息進(jìn)行錄入操作，項(xiàng)目信息包括項(xiàng)目名稱，業(yè)主單位，承接單位，項(xiàng)目的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目合同價(jià)款等主要信息的錄入。各個(gè)部門只能查看自己部門的項(xiàng)目信息，管理員可查看全部，可以根據(jù)搜索條件查出自己想看的數(shù)據(jù)，也可以對(duì)項(xiàng)目的年統(tǒng)計(jì)，月統(tǒng)計(jì)，日統(tǒng)計(jì)進(jìn)行分析及直觀的查看。

3.3 日志管理

日志和考勤相關(guān)聯(lián)，添加一條日志信息，就會(huì)自動(dòng)打卡考勤，日志可以設(shè)置位私有，公共，限制三類，每一類所代表的含義分別是只可以自己查看，全部人員查看，部分人員查看。日志管理方便個(gè)人問(wèn)題總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)查看員工工作情況，及和同事分享工作經(jīng)驗(yàn)，用戶可以對(duì)個(gè)人日志進(jìn)行增刪改查的操作。

3.4 考勤管理

考勤和日志相關(guān)聯(lián)，員工每天在系統(tǒng)中提交一篇工作日志，將會(huì)自動(dòng)考勤一次，如遇特殊情況，日志不能及時(shí)提交，可由各部門管理員代為簽到考勤。

3.5 文件管理

基于網(wǎng)絡(luò)的文件管理模塊，公司各個(gè)部門對(duì)簽訂的合同和資料進(jìn)行規(guī)范的上傳，避免了頻繁向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送大量的文件，領(lǐng)導(dǎo)登錄即可查看所有的文件和資料，也可以進(jìn)行下載和打印。

3.6 會(huì)議管理

提前添加會(huì)議計(jì)劃，發(fā)布會(huì)議信息，安排會(huì)議行程，系統(tǒng)會(huì)通知參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，對(duì)不能參加會(huì)議的成員進(jìn)行缺會(huì)原因記錄，保障會(huì)議工作的順利進(jìn)行。

4 主要業(yè)務(wù)功能介紹

4.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)的內(nèi)容較多，也比較關(guān)鍵，因此只有超級(jí)管理人員才能夠?qū)Υ四K進(jìn)行一定的修改，而普通用戶只能夠進(jìn)行查看并不能操作。系統(tǒng)管理中也可以對(duì)用戶，角色 ，部門進(jìn)行添加，修改，刪除，用戶綁定角色設(shè)置權(quán)限，字典數(shù)據(jù)的增刪改查的操作，參數(shù)的配置，操作日志的監(jiān)聽(tīng)。

4.2 項(xiàng)目管理

通過(guò)參數(shù)配置，動(dòng)態(tài)展示公司部門對(duì)應(yīng)的表頭數(shù)據(jù)；支持各種項(xiàng)目管理的條件搜索，導(dǎo)入，導(dǎo)出功能；支持項(xiàng)目的增刪改查操作；支持項(xiàng)目echarts各種時(shí)間范圍的統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)的波動(dòng)很直觀的在圖中可以反應(yīng)出來(lái)。

4.3 日志管理

支持多維度日志查詢，查看日志詳情，日志列表數(shù)據(jù)的導(dǎo)出；日志的增刪改查操作；監(jiān)聽(tīng)員工每天錄入日志自動(dòng)進(jìn)行簽到考勤。

4.4 文件管理

搭建minio文件服務(wù)，支持文件的批量上傳；通過(guò)合同名稱，或者合同編號(hào)直接查詢文件資料；支持文件的增刪改查操作，支持文件下載和預(yù)覽。

4.5 考勤管理

非常直觀的展示員工考勤狀態(tài)，采用各種顏色標(biāo)記員工考勤；通過(guò)時(shí)間篩選查詢考勤記錄；管理員身份可以編輯考勤記錄。

4.6 會(huì)議管理

支持發(fā)布會(huì)議通知；記錄會(huì)議主題，會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，會(huì)議參加人員，會(huì)議內(nèi)容的記錄；會(huì)議的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

5 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

根據(jù)企業(yè)需求，我們選用MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，它是協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分?？紤]到協(xié)同辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用頻繁，重復(fù)性大，我們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行物理設(shè)計(jì)，邏輯分析，并建立好表與表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，使之可以有效的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行高效率的訪問(wèn)。

5.1 主要數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)關(guān)系如圖2所示

圖2 關(guān)聯(lián)關(guān)系

5.2 數(shù)據(jù)庫(kù)連接配置

1.在pom.xml文件中引入數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)依賴包例如jdbc，mysql

2.在application.yml文件配置連接數(shù)據(jù)庫(kù)信息如下

spring:

datasource:

url: jdbc:mysql://localhos:3306/zhbg?useUnicode=true&characterEncoding=utf-8&useSSL=false&allowMultiQueries=true&serverTimezone=Asia/Shanghai

username: root

password: 123456

driver-class-name: com.mysql.jdbc.Driver

3.后端建立三層架構(gòu)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)

6 主要功能模塊設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

6.1 登錄模塊

當(dāng)輸入用戶名和密碼，及驗(yàn)證碼系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行格式校驗(yàn)，若不符合，頁(yè)面將進(jìn)行提示，若符合要求則將用戶名和密碼加密發(fā)送到服務(wù)器后臺(tái)作比較，code返回200，則用戶通過(guò)驗(yàn)證，系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到首頁(yè)，否則就是登錄失敗，出現(xiàn)錯(cuò)誤信息提示。

6.2 項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

點(diǎn)擊項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)菜單，選擇一個(gè)部門，即可展示對(duì)應(yīng)部門項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)get方式請(qǐng)求進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的搜索。點(diǎn)擊新增或者修改按鈕，出現(xiàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)的編輯頁(yè)面，錄入或者修改數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊確定按鈕，前端通過(guò)form表單的形式將數(shù)據(jù)發(fā)送給后端，完成相應(yīng)的操作點(diǎn)擊導(dǎo)出按鈕，可以生成excel表格，點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)按鈕可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)計(jì)和分析如圖3所示。

圖3 項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

6.3 文件管理

文件管理頁(yè)面的設(shè)計(jì)，管理員可以對(duì)文件管理模塊進(jìn)行新增，修改，和上傳，可以通過(guò)get方式請(qǐng)求進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的搜索，圖略。

圖4是新增或者修改頁(yè)面，點(diǎn)擊確定按鈕按鈕可以文件管理模塊進(jìn)行相關(guān)操作。

圖4 文件預(yù)覽

文件資料可以進(jìn)行預(yù)覽或者下載，點(diǎn)擊導(dǎo)出按鈕，可導(dǎo)出excel文件。

7 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)效果

協(xié)同辦公系統(tǒng)是大多數(shù)規(guī)模較大的企業(yè)選擇的管理軟件，通過(guò)對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用可以提高辦公效率，內(nèi)部交流更加便捷，信息傳遞更加準(zhǔn)確和方便。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)可以有效的了解企業(yè)員工每天工作的進(jìn)度和信息反饋，及時(shí)跟員工交流溝通，提升了企業(yè)員工的積極性，這對(duì)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力得到有效的加強(qiáng)。通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同資料的有效管理，領(lǐng)導(dǎo)查看文件更加方便，文件管理更加統(tǒng)一。所以說(shuō)提升企業(yè)的執(zhí)行率，加快企業(yè)的辦公效率離不開(kāi)一個(gè)有效的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

8 結(jié)語(yǔ)

基于OA的協(xié)同辦公系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合中瀚地信科技有限公司的明確要求，協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基本做到了簡(jiǎn)單實(shí)用的良好結(jié)合，使中瀚地信科技有限公司的信息化管理水平更上一層臺(tái)階。