互聯(lián)網(wǎng)背景下審計(jì)檔案信息化管理模式分析

楊智琴

近幾年來，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)成為了各個(gè)行業(yè)發(fā)展的最終目標(biāo)。在新時(shí)期下，審計(jì)檔案的信息化管理在其中發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)如何充分發(fā)揮審計(jì)檔案信息化管理的作用也是本文研究的重點(diǎn)。第一，在傳統(tǒng)的審計(jì)理論和審計(jì)知識條件下，滲透信息技術(shù)轉(zhuǎn)變審計(jì)模式，能保證審計(jì)工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。第二，且信息化審計(jì)模式也是對傳統(tǒng)審計(jì)方式的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，保證審計(jì)工作滿足時(shí)代的發(fā)展需求。

為了符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，在對審計(jì)檔案實(shí)際管理期間，為了促使審計(jì)工作效率的提升，需要積極引進(jìn)辦公自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)。審計(jì)技術(shù)目前不僅僅是傳統(tǒng)方式，已經(jīng)開始轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)審計(jì)，達(dá)到了電子化和無紙化。隨著近幾年審計(jì)軟件的不斷開發(fā)，計(jì)算機(jī)審計(jì)逐漸被廣泛應(yīng)用，在該方式下的數(shù)據(jù)處理方式、儲存介質(zhì)都發(fā)生很大變化，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。電子審計(jì)檔案是通過接口獲取數(shù)據(jù)信息，能將審計(jì)的信息有效保存，使人們獲得的審計(jì)信息更完整、更全面，但是，傳統(tǒng)審計(jì)檔案容量受到一定限制，無法儲存大量的數(shù)據(jù)信息量，導(dǎo)致傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理面對很大局限性，無法更真實(shí)地反映出審計(jì)的過程。且審計(jì)檔案為一種信息資源，其發(fā)揮的作用更明顯，為了使審計(jì)檔案管理更規(guī)范、更科學(xué)，促使審計(jì)檔案利用效率的提升，保證信息資源作用的發(fā)揮，能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)和管理工作提供重要依據(jù)，審計(jì)人員需要給予更多重視。所以，為審計(jì)檔案提供信息化管理方式，能對管理工作中的問題優(yōu)化解決，也能促使其符合現(xiàn)代化的審計(jì)要求。近年來，隨著計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)水平的提升，審計(jì)檔案載體不斷變化，審計(jì)檔案信息化管理體現(xiàn)的優(yōu)勢更明顯。所以，分析審計(jì)檔案的傳統(tǒng)管理和信息化管理工作區(qū)別十分重要，能為審計(jì)工作的有效開展提供重要條件。

第一，傳統(tǒng)模式下的審計(jì)檔案管理。審計(jì)檔案一般是立卷人結(jié)合相關(guān)文件和順序進(jìn)行報(bào)告審計(jì)，對相關(guān)文件進(jìn)行收集、登記和記錄等，能使審計(jì)方式具備一定的完整性，獲取后需轉(zhuǎn)交給有關(guān)部門。在對審計(jì)檔案進(jìn)行詳細(xì)查看過程中，需要各個(gè)層次對其審計(jì)，最后才能到達(dá)管理部門。期間，所有順序都由專業(yè)人員進(jìn)行，所以，整個(gè)查詢速度比較慢，在使用和查閱方面都比較困難。如果要實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理工作的信息化發(fā)展，查閱人員要具備一定的審閱特權(quán)，通過輸入密碼在管理軟件中就能有效分析檔案信息，整個(gè)工作更方便、快捷。

第二，傳統(tǒng)的審計(jì)檔案管理工作是對紙質(zhì)和聲像檔案的結(jié)合，并將其放在管理范圍內(nèi)。如果發(fā)現(xiàn)立卷人對底稿和對各項(xiàng)審計(jì)不全面，且檔案管理不合理等，都將引起很多問題。近幾年，隨著審計(jì)工作的信息化發(fā)展，工作人員開始進(jìn)行多個(gè)數(shù)據(jù)的分析、比較和計(jì)算等，如果審計(jì)檔案還要按照傳統(tǒng)的方式歸檔，傳統(tǒng)的管理容量和計(jì)算還無法滿足其要求，會(huì)給管理工作的質(zhì)量、檔案信息的完整性帶來影響。而引進(jìn)信息化管理方式，將避免檔案信息的丟失，不僅有較大的儲存容量，也能保存更完整。

第三，傳統(tǒng)的審計(jì)檔案在項(xiàng)目信息收集工作中，需要人工實(shí)施記錄、統(tǒng)計(jì)等，這樣才能獲得需要得信息，整個(gè)工作量比較大。實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化管理，檔案項(xiàng)目的歸類、分析和整理等工作都更快，通過經(jīng)濟(jì)決策和監(jiān)督機(jī)制的形成，有利于審計(jì)檔案應(yīng)用價(jià)值的提升。

第四，基于單一的審計(jì)檔案管理工作分析，保證審計(jì)檔案的信息化，能使工作降低難度降低，促使工作效率的提升。審計(jì)檔案的信息化管理是對傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)化，能為審計(jì)檔案管理提供重要手段。并且，信息化管理也能方便信息的儲存，保證了審計(jì)檔案的安全性。

審計(jì)檔案管理工作的信息化發(fā)展涉及較大的應(yīng)用范圍，包含很多不同種類的內(nèi)容，作為審計(jì)部門，必須投入更多的資金、設(shè)備、人力等資源，提高管理的質(zhì)量。

完善基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施能為審計(jì)檔案信息化管理提供重要條件，其存在的內(nèi)容為硬件設(shè)備和軟件等。國家和政府要重視對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中資金投入力度，為審計(jì)單位完善基礎(chǔ)設(shè)施提供豐富資金，尤其是計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀器等，都能實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，確保為資源的有效開發(fā)提供重要條件。并且，要促使審計(jì)檔案的信息化，還需要引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)，審計(jì)部門利用互聯(lián)網(wǎng)將儲存的資源與計(jì)算機(jī)連接起來，形成一個(gè)全新、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案審計(jì)管理中存在的問題，凸顯了審計(jì)檔案的價(jià)值。

構(gòu)建信息資源

在審計(jì)工作中，實(shí)現(xiàn)信息化管理十分重要，可以將其作為資源有效管理和信息化應(yīng)用的主要手段，將檔案儲存的紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，從而方便了文件的儲存，進(jìn)而保證資源儲存的安全性。通過將資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n、圖片、音頻、視頻等形式的信息資源，也進(jìn)一步提高了信息管理的效率，對信息的審核、鑒定的速度也會(huì)有效提升，且獲得更高的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

打造專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)

審計(jì)檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化管理十分重要。在當(dāng)前階段，很多審計(jì)部門缺乏專業(yè)的管理人才，現(xiàn)代化管理能力較差，嚴(yán)重阻礙了審計(jì)檔案工作朝著信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展。第一，構(gòu)建高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)。重點(diǎn)對檔案管理人員的檢索信息能力、信息篩選能力和計(jì)算機(jī)能力進(jìn)行培養(yǎng)，保證各項(xiàng)審計(jì)檔案信息都能有效分類。第二，審計(jì)部門在檔案管理工作中，還需要加強(qiáng)思想教育，通過完善的交流提高工作人員的政治思想水平，保證每個(gè)工作人員都能承擔(dān)自身的義務(wù)和職責(zé)，提高工作的積極性，保證審計(jì)工作的質(zhì)量和效果。

審計(jì)檔案信息化管理不僅能夠有效保證了資源的完善性和有效性，還能在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下提高審計(jì)工作的效率和質(zhì)量。審計(jì)檔案信息化管理中依然存在一系列問題需要完善：

審計(jì)檔案信息化技術(shù)較為落后

在當(dāng)前的新時(shí)期背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都得到積極的應(yīng)用，成為生產(chǎn)、生活的重要手段。比如：將信息技術(shù)應(yīng)用到審計(jì)檔案管理中，能促使數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價(jià)值的提升，還有效保障了查閱審計(jì)結(jié)果的質(zhì)量，促進(jìn)審計(jì)管理達(dá)到相應(yīng)的要求，保證獲得更高的服務(wù)質(zhì)量?；谀壳暗膶?shí)際發(fā)展情況分析，發(fā)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化管理也存在一些問題，缺乏軟件和硬件設(shè)置，數(shù)字化開發(fā)和應(yīng)用上也缺乏專業(yè)的人才作為支持，對大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的未能實(shí)施合理應(yīng)用，部分審計(jì)工作和管理中依然采用傳統(tǒng)的人工操作，從而無法提高信息的利用效率，造成了資源的浪費(fèi)，無法保證信息化管理質(zhì)量。

檔案審計(jì)中資源利用率較低

信息技術(shù)在檔案活動(dòng)中的應(yīng)用，不僅轉(zhuǎn)變了數(shù)據(jù)傳統(tǒng)處理和運(yùn)輸?shù)姆绞?，也促進(jìn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子文檔的轉(zhuǎn)變，保證審計(jì)過程中不會(huì)出現(xiàn)原始憑證等信息丟失。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫能夠使資源信息的安全性和有效性得到維護(hù)，為審計(jì)工作的開展奠定數(shù)據(jù)支持。通過目前審計(jì)檔案信息化管理工作實(shí)際情況分析發(fā)現(xiàn)，審計(jì)方式還不夠完善，在對信息資源進(jìn)行實(shí)際利用期間很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失等，同時(shí)缺乏完善的數(shù)據(jù)管理體系。

審計(jì)檔案信息化建設(shè)缺乏依據(jù)

審計(jì)檔案實(shí)施信息化管理過程中，涉及多個(gè)業(yè)務(wù)，且各個(gè)流程還不具備一定規(guī)范性，無法實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，無法在很大程度上提升檔案的管理效率。一些部門對審計(jì)的歸檔和保管明顯分離，不同的單位之間也未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息管理空間與時(shí)間不相符，無法促使檔案審計(jì)的有效開發(fā)，影響工作效率。

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，盡管審計(jì)檔案管理工作的執(zhí)行理念產(chǎn)生系一些問題，但是，現(xiàn)有的檔案審計(jì)信息化管理模式無法滿足工作的要求。在新技術(shù)的推動(dòng)下，審計(jì)檔案管理的理論、思維、技術(shù)和內(nèi)容都發(fā)生了一系列變化，在新時(shí)期下，審計(jì)檔案化管理也向著網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展。

要提高存儲的數(shù)字化

審計(jì)檔案數(shù)字化發(fā)展是信息化管理的重要內(nèi)容，其本質(zhì)就是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的制作、優(yōu)化、轉(zhuǎn)變和二次開發(fā)。審計(jì)檔案的數(shù)字化存儲形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案模式，通過文檔、圖片、視頻和音頻等方式實(shí)施存儲。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，利用云儲存技術(shù)是吸納對審計(jì)檔案資源的備份和加密處理，從而滿足云計(jì)算對數(shù)據(jù)處理的要求。

受到傳統(tǒng)思想理念的影響，審計(jì)檔案是工作人員結(jié)合數(shù)據(jù)信息的順序進(jìn)行審計(jì)報(bào)告、審計(jì)底稿等資料的收集、分類、總結(jié)等，保證文檔具備一定的完整性。工作完成后將其上交給檔案管理部門。在整個(gè)管理工作中，所有的操作環(huán)節(jié)比較多，特別是在對檔案進(jìn)行查詢期間，要逐層查詢，以完成所有的檔案管理。這個(gè)操作流程耗費(fèi)大量的人力、物力，在對信息查詢過程中，整體工作效率較低，無法保證工作人員的有效實(shí)施。隨著互聯(lián)網(wǎng)的有效利用，審計(jì)檔案工作開始轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的加工、利用以及開發(fā)，保證檔案管理服務(wù)工作效率。

第一，單位要認(rèn)識到審計(jì)工作的必要性，加強(qiáng)對審計(jì)檔案信息的有效開發(fā)和應(yīng)用，能將單一的檔案方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞剑瑢?shí)現(xiàn)資源的充分利用。年終審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量評估的工作中，需要明確審核標(biāo)準(zhǔn)和審核原則，將審計(jì)檔案作為考核依據(jù)，以此來保證審核工作的公正性和公平性，保證所有的審計(jì)結(jié)果都能有效傳輸，提高審計(jì)的工作效率。第二，檔案管理部門要針對數(shù)據(jù)庫的資源進(jìn)行優(yōu)化，能在審計(jì)工作中獲得更多信息，使整個(gè)審計(jì)服務(wù)質(zhì)量逐漸提升。信息化審計(jì)檔案工作與傳統(tǒng)審計(jì)工作不同的是，在工作中是利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)文檔的儲存，從而為用戶提供高質(zhì)量服務(wù)。在對檔案管理工作期間，尤其是對信息資源的開發(fā)和利用，要加強(qiáng)保密，按照密集管理的手段實(shí)施保密管理，不可私自借閱和查詢信息。如果發(fā)現(xiàn)信息的保密程度高，管理部門需要增加安全機(jī)制，利用人臉識別、防火墻等手段有效避免信息資源出現(xiàn)丟失、盜取等。檔案管理中，需要加強(qiáng)對管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握培訓(xùn)，還需要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，明確工作人員的職責(zé)，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。

充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，資源共享是大數(shù)據(jù)技術(shù)最為突出的特點(diǎn)，在審計(jì)檔案存儲數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)實(shí)現(xiàn)資源的共享和應(yīng)用。審計(jì)檔案的信息化管理中，要構(gòu)建系統(tǒng)化檔案信息管理模式，制定具有每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目人員與審計(jì)檔案銜接的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，提高審計(jì)檔案管理中各個(gè)業(yè)務(wù)流程對資源的有效利用，提高檔案管理的合理性和有效性。

保證審計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化水平

審計(jì)檔案管理的工作內(nèi)容包括信息的收集、信息整理、信息儲存和檢索。互聯(lián)網(wǎng)背景下，審計(jì)檔案信息化管理水平明顯提升，審計(jì)檔案的管理人員也要積極利用人工智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，減少人力的參與，構(gòu)建更加有效、完善的審計(jì)檔案信息化管理平臺，針對審計(jì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行妥善解決，促進(jìn)管理平臺與信息技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)管理流程的掌握和控制，提高了檔案信息化管理的效率。

實(shí)現(xiàn)服務(wù)智能化發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)背景下，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)資源的整合和交叉應(yīng)用，從而為后期同一個(gè)單位、同一個(gè)項(xiàng)目提供有價(jià)值的資源。審計(jì)檔案信息化管理，就是在信息技術(shù)的支持下，對各種有價(jià)值的信息資源進(jìn)行整合和挖掘，形成審計(jì)檔案的智能數(shù)據(jù)庫，將審計(jì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值發(fā)揮出來，更有效、更智能地為審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

審計(jì)檔案信息化管理平臺的構(gòu)建

在存儲數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化和服務(wù)智能化的模式下，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)背景下的審計(jì)檔案信息管理平臺，實(shí)施檔案資源的收集、存儲和利用。審計(jì)檔案信息化管理平臺包括四個(gè)不同等級：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)中心層、業(yè)務(wù)管理層和應(yīng)用服務(wù)層。第一，基礎(chǔ)設(shè)施層。能夠?yàn)閷徲?jì)檔案信息化管理平臺的數(shù)據(jù)收集、存儲和管理提供硬件支持。第二，數(shù)據(jù)中心層。主要包括審計(jì)檔案信息化各類資源，是信息化管理平臺的核心內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)的收集、整理等，構(gòu)建電子文檔數(shù)據(jù)庫以及音頻圖像等媒體資源數(shù)據(jù)庫等。第三，業(yè)務(wù)管理層。這一部門將審計(jì)檔案信息管理的各種基礎(chǔ)功能結(jié)合起來，主要作用包括檔案案卷管理、材料管理、信息審核、權(quán)限管理等。第四，應(yīng)用服務(wù)層。通過智能搜索和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，提高審計(jì)檔案的查詢、分析、管理等功能發(fā)揮作用。

審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，能對檔案信息進(jìn)行有效記錄和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)電子化檔案，也提高了信息歸納和整理的準(zhǔn)確性和安全性。管理部門需要引進(jìn)創(chuàng)新理念和現(xiàn)代化思想，在人才建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面促進(jìn)審計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量的提高，培訓(xùn)一支專業(yè)素質(zhì)過關(guān)、計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握充分的人才團(tuán)隊(duì)，為審計(jì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（山西廣靈縣審計(jì)局）

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