做好檔案工作需要一顆赤誠的心

丁瑤

光陰似箭、歲月如梭，自2008年入職吉林市城建集團(tuán)以來，已經(jīng)不知不覺過去了十多年的時(shí)間，期間在下屬物業(yè)子公司、資產(chǎn)運(yùn)營部、工程管理部、集團(tuán)檔案室等多個(gè)部門擔(dān)任內(nèi)業(yè)及檔案員工作。如今回想起來，每一個(gè)崗位上都曾留下我加班的身影，一個(gè)年輕人，業(yè)余時(shí)間能夠坐得住冷板凳，扛得住時(shí)間緊、任務(wù)重的壓力，默默地為集團(tuán)的檔案工作辛苦的付出，這背后需要一顆忘我工作的赤誠的心。

記得剛從物業(yè)公司調(diào)轉(zhuǎn)到集團(tuán)資產(chǎn)運(yùn)營部時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)就交給了我一個(gè)艱巨的任務(wù)，重新整理歷年來各個(gè)融資項(xiàng)目的全部檔案，時(shí)限一個(gè)月。為此，我顧不上吃晚飯，天天加班到晚上7點(diǎn)半，終于如期完成了任務(wù)，并且整理后的檔案及目錄由于在原有：“序號+資料名稱+份數(shù)”的基礎(chǔ)上增加了“文號”+ “主送單位”+“出具單位”+“發(fā)文日期”+備注（標(biāo)注原件或是復(fù)印件，如果是復(fù)印件，標(biāo)注原件存檔處）得到了部門領(lǐng)導(dǎo)的拍手叫好。

由于工作認(rèn)真勤勉，我又于2009年11月底，被調(diào)入工程部，面臨的是難以想象的巨大的工作量，由于2009年市政工程項(xiàng)目達(dá)到了一個(gè)井噴的狀態(tài)，一年就有42個(gè)大的工程招標(biāo)項(xiàng)目，相當(dāng)于過去幾年的工程項(xiàng)目的總和，而工程部的原班人馬都被調(diào)到新成立的建管中心工作。時(shí)值冬季，現(xiàn)場已停工，大量的施工資料陸續(xù)送來，同時(shí)白天還得忙于蓋章、辦理合同，建立工程賬等各種業(yè)務(wù)，加班整理工程檔案早已成為常態(tài)。 沒過多久，又開始迎接國家重點(diǎn)工程領(lǐng)域項(xiàng)目的檢查，填表，準(zhǔn)備迎檢資料更是忙得不可開交。

盡管忙，檔案規(guī)范整理的原則始終不變，在整理工程檔案的過程中，我設(shè)計(jì)了更加實(shí)用的存檔目錄、標(biāo)號按年度序號編排，例如09-01-01就代表2009年第一個(gè)項(xiàng)目的第一盒資料。檔案盒脊背上標(biāo)注清楚“項(xiàng)目名稱+文件類型”，例如“落馬湖治理工程 招標(biāo)文件”，秀水大橋工程 合同資料等”。

工作最忙時(shí)，我達(dá)到了忘我的境界。白天忙于業(yè)務(wù)，晚上加班整理檔案到九點(diǎn)多，實(shí)在擠不出時(shí)間，我就早上3點(diǎn)多起床，用家里的電腦為筑路公司做2009年瀝青用料對照表，以此作為工程賬甲供瀝青料的入賬依據(jù)。

工程部的各種合同作為重要的歸檔資料，簽訂時(shí)必須認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。為了打好底兒，我花了大量的時(shí)間挨篇核對合同內(nèi)容，哪怕發(fā)現(xiàn)個(gè)錯(cuò)別字兒，都把施工單位的人叫過來，讓他們用小刀片一點(diǎn)點(diǎn)刮掉，改寫，如此幾次，以后再簽的合同，居然什么毛病都挑不出來了。

在2009年的那個(gè)特殊時(shí)期，檔案管理也相當(dāng)嚴(yán)格，不管誰來查檔，借閱審批一律副總把關(guān)，就算因此得罪同事也在所不惜，終于幫助大家建立了良好的借閱秩序，幫助公司建立了檔案的規(guī)范管理制度。

2012年我又被調(diào)入集團(tuán)檔案室，編制了《吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司檔案管理制度》，作為公司紅頭文件下發(fā)至集團(tuán)各部室及子公司。此外，我又先后到工程部、拆遷公司、擔(dān)保公司、物業(yè)公司、筑路公司、裕泰公司等進(jìn)行了調(diào)查摸底及協(xié)助整理資料等一些列工作。由于大多數(shù)子公司都忙于經(jīng)營業(yè)務(wù)工作，忽視檔案管理，找我去指導(dǎo)并協(xié)助各公司檔案員規(guī)范整理檔案成了各個(gè)子公司領(lǐng)導(dǎo)的迫切需求。經(jīng)過一段時(shí)間的傳幫帶，各子公司的檔案管理工作終于走上正軌，并把一部分規(guī)范的檔案資料上交集團(tuán)檔案室，于是我又開始了大量的立卷裝訂工作。

為了進(jìn)一步完善檔案管理流程，我作為檔案室骨干人員于2013年配合集團(tuán)企管部編制了四維表格，內(nèi)容包括檔案室職能、職能事項(xiàng)與指標(biāo)編碼、具體內(nèi)容又細(xì)化了檔案管理辦法、檔案保密安全管理辦法、檔案庫房管理辦法。部分內(nèi)容如下：

2014年我又被調(diào)回工程部，繼續(xù)管理自1998年的工程檔案至今，期間，經(jīng)歷了無數(shù)的迎檢工作，節(jié)假日加班更是常有的事。一路走來，檔案管理工作雖然辛苦，但我始終堅(jiān)守初心。

這些年，我經(jīng)手的檔案資料，記載著城建集團(tuán)的發(fā)展，也記錄了吉林市這座城市的發(fā)展史，檔案，既是對過去工作過程和歷史情況的記錄，也為企業(yè)文化建設(shè)的宣傳推廣和教育作用提供了生動(dòng)素材。

都說檔案工作枯燥乏味，既費(fèi)時(shí)又不出活兒，但自從接觸檔案管理工作開始，我始終懷著一顆赤誠的心，帶著滿腔的工作熱情，忘我工作。檔案人的工作雖平凡，但貢獻(xiàn)卻一點(diǎn)都不少！