我國(guó)數(shù)字檔案保管模式發(fā)展思路初探

摘要：數(shù)字檔案的保管模式受技術(shù)環(huán)境、社會(huì)需求和管理體制等多方面因素的影響，具有較強(qiáng)的不確定性。目前在全球范圍內(nèi)形成了集中式、分布式和集中與分布相結(jié)合等多種數(shù)字檔案保管模式，在國(guó)際上也曾引發(fā)廣泛討論?；诋?dāng)前我國(guó)數(shù)字檔案保管所面臨的問題和挑戰(zhàn)，該文介紹了數(shù)字檔案保管模式的研究與實(shí)踐概況，對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案保管模式的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了分析，并展望我國(guó)數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展思路：建立自上而下的政策引導(dǎo)機(jī)制、加強(qiáng)集中管控，基于多元主體參與視角構(gòu)建數(shù)字檔案保管體系。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 保管模式 集中式保管 分布式保管 多元主體參與

為實(shí)現(xiàn)對(duì)具有保存價(jià)值的檔案資源的有效控制，實(shí)行由檔案部門集中保管為主的保管模式是我國(guó)長(zhǎng)期形成的檔案保管傳統(tǒng)。在數(shù)字環(huán)境下，檔案的保管狀況發(fā)生了巨大變化，電子文件載體和內(nèi)容的可分離性、技術(shù)依賴性等特征，成為影響保管模式變革的重要因素。在新的技術(shù)環(huán)境變革背景下，數(shù)字檔案由誰保管更為合理？采用集中式保管還是分布式保管的模式？單一主體保管還是多主體合作保管？如果是多主體合作保管，相互之間的關(guān)系如何建立？這一系列問題困擾著我們。目前國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)數(shù)字檔案保管模式的研究成果較少，主要集中于早期國(guó)外的數(shù)字檔案保管模式的介紹及國(guó)外不同保管模式的比較研究，對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案保管模式的現(xiàn)實(shí)問題和未來發(fā)展思路較少談及，缺乏對(duì)數(shù)字檔案保管模式問題研究的系統(tǒng)跟進(jìn)，總體上較難指導(dǎo)我國(guó)數(shù)字檔案保管實(shí)踐的創(chuàng)新。對(duì)此，本文在介紹相關(guān)研究和實(shí)踐概括的基礎(chǔ)上，對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案保管模式的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析，并初步提出我國(guó)數(shù)字檔案保管模式的未來發(fā)展思路。

（一）相關(guān)術(shù)語解析

在數(shù)字檔案保管模式的研究和實(shí)踐中，有幾對(duì)相關(guān)術(shù)語需要厘清，以避免在使用過程中因概念的混淆而導(dǎo)致理解的差異性，造成數(shù)字檔案保管實(shí)踐的誤區(qū)。

一是“保管”與“管理”?！肮芾怼钡姆懂牳哂凇氨９堋?，“保管”是“管理”的一個(gè)環(huán)節(jié)，指的是“維護(hù)檔案的完整與安全的活動(dòng)”。[1]檔案的“管理”（manage？ ment）則包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等多項(xiàng)活動(dòng)。國(guó)際上關(guān)于“保管權(quán)”（custo？ dy）有多種不同說法，有的涵蓋實(shí)體保管權(quán)和法律保管權(quán)兩層含義，有的僅指實(shí)體保管。在探討檔案保管模式的過程中，“管理”和“保管”不能互換，即分布式保管不等同于分布式管理，集中式保管也不等同于集中式管理。

二是“分布式保管”與“分散式管理”。分布式保管指的是將檔案的實(shí)體存儲(chǔ)在不同的物理位置，并不影響其管理上的邏輯集中，尤其是“信息化條件下的集中強(qiáng)調(diào)邏輯上的集中，不排除物理上的分布，信息化條件下檔案信息資源的分布也能實(shí)現(xiàn)集中管理和共享利用”[2]。而分散式管理指的是無論是在物理上的保管還是邏輯上的管理都是分散的，沒有“集中”。所以，分布式保管與分散式管理之間沒有必然的關(guān)聯(lián)，分布式保管既可以應(yīng)用于分散式管理模式，也可以應(yīng)用于集中式管理模式。

三是“集中式保管”與“集中管控”。與上一對(duì)概念相類似，“集中式保管”與“集中管控”也是需要分開辨析的概念。集中式保管指的是對(duì)數(shù)字檔案的物理實(shí)體進(jìn)行集中式存儲(chǔ)和維護(hù)，集中管控則強(qiáng)調(diào)的是國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各類保管資源和保管主體的核心控制權(quán)。

（二）國(guó)際研究與實(shí)踐

從相關(guān)領(lǐng)域已有的文獻(xiàn)研究成果來看，國(guó)外對(duì)于數(shù)字檔案保管模式的探討研究和多元實(shí)踐開始于20世紀(jì)末期。例如，國(guó)際檔案界普遍認(rèn)可的電子文件管理兩大模式———堅(jiān)持集中式保管的哥倫比亞模式與堅(jiān)持分布式保管的匹茲堡模式的爭(zhēng)論，曾對(duì)西方國(guó)家的數(shù)字檔案保管實(shí)踐產(chǎn)生重要影響。[3]近幾年也有少數(shù)學(xué)者跟蹤研究了不同國(guó)家數(shù)字檔案保管模式向多樣化發(fā)展的進(jìn)展，包括集中式保管、分布式保管、專業(yè)機(jī)構(gòu)托管式保管等。[4]

1995年，澳大利亞成為世界上首個(gè)提出全面實(shí)施電子文件分布式保管的國(guó)家，強(qiáng)調(diào)“電子文件一旦形成就應(yīng)該被維護(hù)和保存在形成機(jī)構(gòu)的現(xiàn)行系統(tǒng)中”[5]，但在分布式保管政策實(shí)施五年之后，出于技術(shù)能力和職能需要，又重新回歸集中式保管模式，并在實(shí)踐中最終選擇了集中與分布相結(jié)合的模式；[6]美國(guó)國(guó)家檔案與文件署則吸取1934年國(guó)家檔案館成立之前執(zhí)行“不保管”政策造成大量文件丟失、銷毀的教訓(xùn)，長(zhǎng)期堅(jiān)持集中式保管模式，[7]但也允許設(shè)立附屬檔案館保管具有特殊需求的檔案。近些年，隨著技術(shù)環(huán)境的變化和數(shù)字檔案類型的增多，英國(guó)、美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家均默認(rèn)在把握法律保管權(quán)（非實(shí)體保管）的前提下，允許將部分不適宜于國(guó)家檔案館保管的檔案交由形成機(jī)構(gòu)或第三方代管機(jī)構(gòu)保管，通過例外規(guī)定的方式實(shí)施小規(guī)模的分布式保管。因此，當(dāng)前在國(guó)外的數(shù)字檔案保管實(shí)踐發(fā)展中，選用哪種保管模式不再?gòu)?qiáng)調(diào)優(yōu)劣之分，而主要取決于不同的實(shí)踐需求。

我國(guó)的數(shù)字檔案保管與其他國(guó)家具有一些共性，但是也存在較大的差異。例如，美國(guó)、加拿大、澳大利亞等國(guó)家在中央和地方之間存在分權(quán)狀態(tài)，兩者在數(shù)字檔案保管模式的選擇上具有相對(duì)獨(dú)立性；我國(guó)采取的是集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，中央和地方在制度層面具有高度的一致性，因而在數(shù)字檔案保管模式選擇方面要考慮從中央到地方不同層級(jí)的實(shí)踐狀態(tài)及相互之間的關(guān)系，建立較為系統(tǒng)、全面的保管模式體系。

從體制上看，我國(guó)的數(shù)字檔案保管模式是集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)保管制度?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”且“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。[8]《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定各級(jí)綜合檔案館、部門檔案館、專門檔案館、企事業(yè)檔案館主要收集包括各自行政區(qū)和組織內(nèi)形成的檔案。[9]從縱向行政職能上，國(guó)家檔案局、地方檔案主管部門和組織機(jī)構(gòu)檔案室之間存在垂直指導(dǎo)的關(guān)系；但是作為保管主體，不同層級(jí)的國(guó)家檔案館及組織機(jī)構(gòu)檔案室并沒有直接的關(guān)聯(lián)關(guān)系。檔案主管部門將保管和管理權(quán)責(zé)交由各個(gè)分管單位，各分管單位對(duì)自身檔案保管工作的方案具有較強(qiáng)的自主性。

從實(shí)踐發(fā)展來看，我國(guó)的數(shù)字檔案保管活動(dòng)又兼具自發(fā)性和多元性的特征。雖然傳統(tǒng)的集中式保管制度延續(xù)到數(shù)字時(shí)代，但數(shù)字環(huán)境下的檔案保管又面臨新的復(fù)雜問題，呼喚新的解決方案。在國(guó)家層面的數(shù)字檔案管理制度尚在探索完善之際，我國(guó)不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同組織機(jī)構(gòu)針對(duì)自身的信息化進(jìn)展和數(shù)字檔案管理需求展開了各自的探索。例如，在單軌制不斷推進(jìn)的過程中，部分單位針對(duì)核心數(shù)字檔案資源建設(shè)了集中式歸檔保管平臺(tái)——浙江省檔案館的電子公文和行政審批電子文件歸檔平臺(tái)、上海市自貿(mào)區(qū)的電子文件單套制管理原型系統(tǒng)、北京市檔案館集中建設(shè)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)、青島市檔案館的電子檔案中心、上海市高級(jí)人民法院的“混合單套制”電子檔案保管系統(tǒng)；部分企業(yè)探索了集中式保管與分布式保管相結(jié)合的數(shù)字檔案資源管控方案——中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司、中國(guó)化工集團(tuán)、國(guó)家電網(wǎng)有限公司等組織內(nèi)部的企業(yè)檔案館自身具備對(duì)部分核心數(shù)字檔案資源的保管能力，因而在內(nèi)部對(duì)部分通用管理類和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類電子文件實(shí)行集中歸檔保管，而對(duì)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件則授權(quán)業(yè)務(wù)系統(tǒng)自主保管；還有部分組織機(jī)構(gòu)采用了“集中管理、分別歸檔”的制度，由檔案室指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門對(duì)自身形成的數(shù)字檔案進(jìn)行自主保管?？偟膩砜矗覈?guó)數(shù)字檔案保管模式實(shí)踐的個(gè)性化和多樣性特點(diǎn)突出。

在當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型的背景下，電子文件管理的發(fā)展從雙軌制向單軌制不斷突破，數(shù)字檔案的保管問題更加突出。隨著信息技術(shù)所帶來的文件數(shù)量劇增、技術(shù)環(huán)境復(fù)雜性更高等問題的出現(xiàn)，數(shù)字檔案資源的管控正面臨著檔案部門保管能力有限和收集范圍不斷擴(kuò)大的矛盾，以及數(shù)據(jù)化檔案資源的互通互聯(lián)共享高需求和數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)分散之間的矛盾。[10]雖然各組織機(jī)構(gòu)自發(fā)的多元數(shù)字檔案保管探索實(shí)踐為我國(guó)數(shù)字檔案管理的發(fā)展儲(chǔ)備了豐富經(jīng)驗(yàn)，但同時(shí)也面臨缺乏整體規(guī)劃和理論指導(dǎo)的問題，給國(guó)家在整體上管控?cái)?shù)字檔案資源帶來諸多風(fēng)險(xiǎn)。

（一）建立自上而下的政策引導(dǎo)機(jī)制，加強(qiáng)集中管控

現(xiàn)階段，我國(guó)各實(shí)踐單位對(duì)數(shù)字檔案保管策略的探索呈現(xiàn)出自發(fā)性發(fā)展的特征，缺少統(tǒng)一性的規(guī)劃和集中管控措施。這一特點(diǎn)反映了實(shí)踐部門的真實(shí)需求和發(fā)展現(xiàn)狀，但是不利于我國(guó)數(shù)字檔案資源管控整體發(fā)展的規(guī)范化、體系化，容易導(dǎo)致數(shù)字檔案資源管理的失控。在這樣的背景下，加強(qiáng)自上而下的政策引導(dǎo)和集中管控尤為重要。

應(yīng)從政策規(guī)范引導(dǎo)的角度加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案保管的指導(dǎo)和保障，明確數(shù)字檔案集中式保管或分布式保管的范圍?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)政策中尚未對(duì)數(shù)字檔案的保管模式進(jìn)行明確規(guī)定，國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》中指出“屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交”[11]，但這一表述較為模糊，尚未具體明確哪些類型的電子檔案屬于綜合檔案館的接收范圍，在實(shí)踐工作中的操作指導(dǎo)性有所欠缺。各地區(qū)檔案主管部門制定的電子檔案移交接收辦法也存在類似問題。因此，在當(dāng)前數(shù)字檔案資源類型日益多樣化、管理需求多元化的背景下，應(yīng)在相關(guān)法規(guī)、政策中明確數(shù)字檔案的移交接收范圍，并對(duì)不屬于集中式保管范圍的數(shù)字檔案保管應(yīng)采取的方案和管控措施進(jìn)行明確規(guī)定。例如，可以借鑒澳大利亞國(guó)家檔案館對(duì)分布式保管的例外規(guī)定，以及其通過“集中管控”貫徹檔案館的法定管理職責(zé)等方式，為數(shù)字檔案的保管提供多種可選方案。在此基礎(chǔ)上，建立多保管場(chǎng)景下國(guó)家檔案資源的互聯(lián)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資源在邏輯上的實(shí)質(zhì)性集中，一方面可以為資源的開發(fā)利用提供便利，另一方面也有助于避免資源分散化所導(dǎo)致的管理失控。

（二）基于多元主體參與視角構(gòu)建數(shù)字檔案保管體系

在未來，選擇多種保管模式相結(jié)合的方案是數(shù)字檔案保管實(shí)踐的必然選擇。透視我國(guó)的數(shù)字檔案保管實(shí)踐，可以發(fā)現(xiàn)任何一個(gè)層級(jí)的數(shù)字檔案保管都離不開檔案機(jī)構(gòu)（檔案主管部門、檔案館室等）和數(shù)字檔案形成主體的共同參與。數(shù)字檔案管理的連續(xù)性思維使其比傳統(tǒng)載體檔案更加強(qiáng)調(diào)前端控制，唯有從文件形成時(shí)就設(shè)計(jì)好對(duì)系統(tǒng)的文檔管理要求，才可能在數(shù)字檔案保管階段更為規(guī)范和安全。同時(shí)，檔案利用主體和第三方檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)也在其中扮演著重要的角色，尤其是在信息化檢索和利用的條件下，利用者的需求也在很大程度上影響著數(shù)字檔案保管的方案，第三方檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)則為數(shù)字檔案保管提供了專業(yè)、高效的技術(shù)方案。因而，無論采取何種保管模式，建立有效推進(jìn)的多主體共同參與體系都尤為重要。

在國(guó)家層面，建立國(guó)家檔案局管控和指導(dǎo)下的各級(jí)各類檔案館與分布式保管主體共同參與的數(shù)字檔案保管體系，通過制定協(xié)議框架、規(guī)范監(jiān)管流程的方式明確檔案主管部門、檔案館室、檔案形成主體之間及相關(guān)利益主體的權(quán)責(zé)關(guān)系；在組織層面，因業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)和多樣，需要對(duì)分散存儲(chǔ)于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)加以規(guī)范管理和權(quán)限控制。我們可以在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立以檔案部門為主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門與檔案部門共同參與的數(shù)字檔案保管方案協(xié)商機(jī)制，基于數(shù)字檔案的復(fù)雜保管需求進(jìn)行保管模式的選擇。在對(duì)部分資源進(jìn)行分布式保管的情況下，檔案部門應(yīng)主動(dòng)為各類數(shù)字檔案的保管單位提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理規(guī)劃和利用服務(wù)方面的幫助與建議，并全程監(jiān)管和指導(dǎo)其保管活動(dòng)。

數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展是一個(gè)十分復(fù)雜的問題，除了考慮保管實(shí)踐的不同層次之外，還要考慮不同發(fā)展階段數(shù)字檔案保管的技術(shù)環(huán)境、檔案館室的保管能力和數(shù)字檔案利用需求的變化，以及國(guó)家政府機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案管理體制所帶來的影響等多方因素。因此，數(shù)字檔案保管模式的選擇不會(huì)一成不變，也不必然存在固定的模式方案。而面對(duì)未來技術(shù)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的變化，如何在我國(guó)復(fù)雜的數(shù)字檔案發(fā)展背景下做好穩(wěn)定性與改革創(chuàng)新的平衡，做好集中管理體制與分布式保管的平衡，都是需要進(jìn)一步探索和思考的問題。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[10]楊智勇，費(fèi)美榮.基于集中與分布相結(jié)合的檔案資源可控模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2017（5）：50.

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院