財務(wù)管理信息化在快銷品零售連鎖企業(yè)耗材管理中的應(yīng)用

林 輝

（秦皇島家惠商貿(mào)集團有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、快銷品零售連鎖企業(yè)耗材管理財務(wù)信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀

快銷品零售連鎖企業(yè)耗材日常使用量很大，如收款機用的熱敏打印紙，條碼秤用的秤簽、標(biāo)識價格用的物價簽和生鮮果蔬用的撕拉袋等。有的企業(yè)用手工管理，沒有應(yīng)用信息化，部分企業(yè)就算應(yīng)用了信息化也是獨立于財務(wù)信息化的，是一個單機版的信息管理，很容易形成信息孤島。這與統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送的快銷品零售連鎖企業(yè)正常商品能達到財務(wù)核算和監(jiān)管差距很大。為此，把耗材看作為同正常零售商品一樣管理的進銷存配十分關(guān)鍵。

二、使用單機信息化軟件管理耗材存在的問題

1.配送中心耗材進貨環(huán)節(jié)

連鎖零售企業(yè)一般都有配送中心，所以耗材一般都是統(tǒng)一進貨，送至配送中心。單機版的信息化軟件只能管理配送中心的進銷存，在成本核算方面，通常單機版的信息化軟件較為落后，無法有效管理耗材的批次價格，使出庫時成本無法準(zhǔn)確計算。當(dāng)價格因通貨膨脹等原因出現(xiàn)異動時，會導(dǎo)致庫存成本不實。

2.門店耗材要貨環(huán)節(jié)

由于采用單機信息化管理軟件，所以各連鎖店無法查實到配送中心庫存，也無法進行系統(tǒng)訂單要貨，只能通過電話要貨。時效性差，也無法在系統(tǒng)中留痕。同時配送中心也無法掌握各連鎖店的耗材庫存，無法對配送中心是否需要補貨提供數(shù)據(jù)依據(jù)。經(jīng)常會出現(xiàn)當(dāng)門店需要耗材時，給配送中心打電話卻被告知缺貨，從而影響門店的正常經(jīng)營業(yè)務(wù)。

3.配送中心耗材配送環(huán)節(jié)

配送中心需要給門店配送耗材，由于上文第1點提到的批量價格問題，商店記錄的耗材費用也不真實。而且，由于是單機耗材管理系統(tǒng)，所以配送單并不能進入門店的系統(tǒng)，只能通過紙質(zhì)配送單進行驗貨，門店并不能用系統(tǒng)管理耗材庫存。也就是說耗材的庫存管理，只能針對配送中心，并不能管理到門店。

4.配送中心及門店耗材盤點環(huán)節(jié)

由于使用單機信息化軟件管理只管理到配送中心的庫存，門店盤點工作就是手工操作，這給門店增加了人為工作量，而且做不到永續(xù)盤存。無法核對配送中心與門店的庫存差異。雖然配送中心庫存可以做到單機版的信息化軟件盤點，但由于批次價格問題，盤點金額并不準(zhǔn)確。

5.財務(wù)賬存與實務(wù)庫存不符的追溯問題

由于財務(wù)的耗材記賬，是憑配送中心的耗材進貨單據(jù)、配送中心的耗材配送單據(jù)、配送中心的耗材庫存盤點損失單據(jù)。當(dāng)出現(xiàn)賬存和實際庫存差異的時候，因為沒有管理到門店庫存，就無法查明庫存不符的原因，不能對相關(guān)責(zé)任人進行追責(zé)。讓財務(wù)的核算和監(jiān)督失去意義。

三、由單機耗材信息化管理合并到財務(wù)連鎖ERP信息化的改造過程

單機耗材管理系統(tǒng)需要合并到財務(wù)連鎖ERP系統(tǒng)中去，視同于正常零售商品管理，只是在自動形成財務(wù)系統(tǒng)憑證時予以區(qū)分，此外的進銷存管理都和正常商品一樣。

1.基礎(chǔ)信息確定

財務(wù)EPR耗材管理的基礎(chǔ)信息包括耗材分類、商品基礎(chǔ)信息（見表1）。

表1 財務(wù)EPR耗材管理的基礎(chǔ)信息

2.導(dǎo)入期初庫存

基礎(chǔ)信息準(zhǔn)備完畢后，需要導(dǎo)入期初庫存，期初庫存取自單機版的耗材管理系統(tǒng)。在導(dǎo)入之前，在原系統(tǒng)里做一次全面盤點。以盤點實存做為導(dǎo)入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時將盤點損失記入賬務(wù)賬相應(yīng)科目，以保證庫存的連續(xù)性（見表2）。

表2 導(dǎo)入的部分期初庫存

3.耗材廠家入庫

耗材廠家入庫并入財務(wù)ERP，視同正常零售供應(yīng)商入庫。同時也一并納入財務(wù)和監(jiān)察的監(jiān)督體系，由財務(wù)部結(jié)算人員對耗材的入庫單據(jù)和原始單據(jù)逐筆進行形式檢查，由監(jiān)察部不定期的根據(jù)原始單據(jù)和入庫單據(jù)，以及供應(yīng)商基礎(chǔ)資料中的通訊方式和地址進行實質(zhì)性抽查（見表3）。

表3 耗材廠家入庫表

耗材的入庫，也一并納入正常商品的結(jié)算流程，取消原有的獨立結(jié)算流程。新的結(jié)算單（見表4）。

表4 廠家結(jié)算單據(jù)明細表示例

4.重構(gòu)要貨流程

期初庫存導(dǎo)入之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作完成。這樣各門店就可以通過財務(wù)ERP查到配送中心的耗材庫存了。要貨方式也從電話要貨，改為系統(tǒng)訂貨，視同為正常零售商品訂貨一樣。訂單要貨（見表5）。

表5 門店向配送耗材樣例

5.配送中心配送耗材

配送中心在接到門店耗材訂單后，根據(jù)實時庫存自動轉(zhuǎn)為配送單。形成耗材配送記錄。門店可以在系統(tǒng)中實時跟蹤單據(jù)狀態(tài)，并于耗材到貨時，在門店系統(tǒng)里確認收貨，形成門店的庫存（見表6）。

表6 門店接收到的耗材配送單

6.配送中心和門店盤點

月末，配送中心和門店在核對完配送單據(jù)后，同時對各自的耗材進行盤點，配送中心的盤點損溢記入相關(guān)財務(wù)科目。而門店的盤點損失，默認為門店的實際耗用。配送中心的耗材盤點，盤點計劃：[ST210900007]20210925配送耗材盤點，盤點部門：[501]配送中心（見表7）。

表7 配送中心的耗材盤點

7.財務(wù)EPR自動形成相關(guān)憑證

由于將耗材視同為正常商品管理，所以在形成耗材憑證的同時，要注意不能影響到原有正常零售商品的自動形成憑證。這需要在形成正常商品的自動憑證時，應(yīng)在導(dǎo)入時在條件中把耗材商品分類排除，而耗材憑證要單獨處理。

四、耗材管理由單機版合并到財務(wù)連鎖ERP的其他問題

其一，耗材管理由單機版合并到財務(wù)連鎖ERP后，配送中心、門店的耗材庫存都已經(jīng)建立，對于配送中心而言，只有入庫和出庫，這兩項均在系統(tǒng)中留下記錄，如果賬實不符，認為是損溢。對于門店來說有配送入庫和正常消耗兩種流向。配送入庫在系統(tǒng)中留下記錄，但消耗沒有記錄，通過盤點倒擠消耗，容易把不正常消耗與正常消耗混在一起，無法區(qū)分。這需要進一步的研究解決。

其二，耗材管理由單機版合并到財務(wù)連鎖ERP后，能實現(xiàn)耗材的店間調(diào)撥、店內(nèi)領(lǐng)用、店內(nèi)報損報溢。但是如果門店將其用于生鮮加工等業(yè)務(wù)中，還不能視同于正常商品管理，這也有待進一步解決。