論新時(shí)期如何提升檔案管理工作水平

馬玉珍

摘?要：自改革開放以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了快速發(fā)展，其中檔案管理受到了社會(huì)各界的普遍關(guān)注。因?yàn)闄n案事業(yè)的主要核心就是檔案管理水平服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力的提升，有效提升檔案管理水平可以更好地發(fā)揮出檔案服務(wù)發(fā)展的作用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。本文結(jié)合目前檔案管理工作的背景，以實(shí)際檔案管理工作為依托，提出一些措施辦法，以期為同仁提供經(jīng)驗(yàn)參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案館;檔案管理工作;措施

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和提高，我國(guó)的檔案管理水平也有了顯著的進(jìn)步，但一直以來(lái)，社會(huì)對(duì)檔案部門的職能缺少清晰的認(rèn)知，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案部門和檔案館性質(zhì)相同。這種錯(cuò)誤的認(rèn)知也使得檔案館的功能不能全部正常發(fā)揮，缺少和社會(huì)大眾的聯(lián)系，難以充分地發(fā)揮出檔案管理的作用，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。所以，檔案館的管理人員要不斷更新管理思想，改進(jìn)管理方法，讓檔案資料充分發(fā)揮有效作用，來(lái)推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

一、新時(shí)期檔案管理工作的意義

文化是一個(gè)民族和國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要精神支撐，可以有效地提高民族的創(chuàng)造力和凝聚力。同時(shí)，文化軟實(shí)力也可以反映出一個(gè)國(guó)家的綜合能力。相應(yīng)地提高檔案管理的水平，可以進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)社會(huì)文化的發(fā)展。從社會(huì)歷史文化的角度分析，相關(guān)的記錄和檔案可以將社會(huì)歷史原貌進(jìn)行還原，增強(qiáng)人民對(duì)歷史的認(rèn)同感和自豪感，提高人民對(duì)社會(huì)歷史文化的喜愛程度。檔案管理的對(duì)象不僅僅局限于經(jīng)濟(jì)政治方面，還包括歷史、文化等等，可以充分地發(fā)揮出一個(gè)地區(qū)和國(guó)家的文化軟實(shí)力。

二、檔案管理存在的主要問(wèn)題

新時(shí)期檔案管理主要存在以下問(wèn)題。一是檔案載體有了新變化。電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔更方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。二是檔案分類有了新變化。傳統(tǒng)分類方案分類檔案的模式已經(jīng)發(fā)生變化，新型的信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置更為方便。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)可以依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類則無(wú)法達(dá)到這樣的效果。三是電子檔案也存在一些問(wèn)題。比如擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。同時(shí)，電子網(wǎng)絡(luò)存在不安全性，無(wú)法對(duì)具有保密時(shí)限的內(nèi)容進(jìn)行保密。

三、新時(shí)期提升檔案館檔案管理水平的措施

（一）增強(qiáng)檔案管理的職責(zé)，更新管理理念。如果想要切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的作用，激勵(lì)檔案管理人員工作的積極性，樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，就要營(yíng)造濃郁的工作氛圍。檔案管理人員要更新自己的管理理念，不斷學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)，在社會(huì)發(fā)展的大背景下查找檔案管理工作中的不足，不斷優(yōu)化檔案管理的方式，從實(shí)際價(jià)值出發(fā)進(jìn)行宣傳和教育，為各級(jí)各部門和廣大人民群眾提供更加精確且高質(zhì)量的信息服務(wù)?？梢葬槍?duì)保存期限較長(zhǎng)的檔案進(jìn)行單獨(dú)處理，還要提供專門的庫(kù)房來(lái)存放當(dāng)?shù)氐拿藱n案和史冊(cè)。除此之外，檔案管理人員也要積極地搜集當(dāng)?shù)氐拿袼讬n案，進(jìn)行分類管理和保存，讓檔案管理工作服務(wù)于當(dāng)?shù)氐拿考颐繎?，更好地保留?dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗人情，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

（二）合理劃分管理的職責(zé)，提高管理模式的科學(xué)性。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要嚴(yán)格清晰地劃分檔案管理的責(zé)任。隨著社會(huì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，各檔案館要改變自己傳統(tǒng)的管理方式，積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用各種互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)手段，為檔案的歸檔工作服務(wù)，明確不同檔案的特點(diǎn)和整理標(biāo)準(zhǔn)，為之后的歸類和整理工作打下基礎(chǔ)。本級(jí)檔案行政部門要明確當(dāng)?shù)貦n案館和各單位檔案室管理工作的模式和責(zé)任主體，詳細(xì)地規(guī)定歸檔的范圍、實(shí)際的整理方法、實(shí)體的流向等。以工程檔案管理為例，首先要明確核心負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程和最后的歸檔負(fù)責(zé)。

（三）重視檔案文化建設(shè)，豐富服務(wù)內(nèi)涵。檔案文化是一個(gè)國(guó)家文化的重要組成部分，通常人們所說(shuō)的檔案文化指的是實(shí)體文化，通過(guò)各種形式記錄下來(lái)人類文明發(fā)展過(guò)程中的各種歷史信息和資料。但廣義的檔案文化范圍更廣，指的是人類管理和利用檔案的過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案文化。但檔案館普遍存在著重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量的錯(cuò)誤觀念，很多檔案館收藏的檔案資料比較單一，利用者也比較少，檔案管理的作用很難發(fā)揮出來(lái)，其價(jià)值也缺少認(rèn)可。所以各地的檔案館要充分挖掘當(dāng)?shù)氐奶厣珯n案，做好管理工作，提高管理的水平。以企業(yè)檔案管理工作為例，一是要加大企業(yè)檔案管理的宣傳力度，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可，可以采用畫冊(cè)、標(biāo)語(yǔ)、宣傳欄、微視頻等形式全面宣傳，引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和群眾對(duì)檔案管理的重視程度。二是要加大檔案管理的重視力度。要有計(jì)劃安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作好的單位或企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，親身感受檔案的電子化處理的意義，增強(qiáng)檔案管理理念，深化對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，促使其更加重視檔案管理工作，更加扎實(shí)有效推進(jìn)檔案管理工作。三是要強(qiáng)化檔案管理的培訓(xùn)力度。要有計(jì)劃地組織企業(yè)檔案管理人員開展集中培訓(xùn)，采用專題講座、實(shí)地查看、案例教學(xué)等方式，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的意義，全面提升檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。

綜上所述，檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜且長(zhǎng)期性的任務(wù)，需要檔案管理人員更新自己的管理思想，從全方位改進(jìn)和優(yōu)化自己的管理方式，強(qiáng)化現(xiàn)有的組織形式，提高管理的科學(xué)化水平，借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理工作的效率，提高科學(xué)化和信息化水平。此外，相關(guān)的工作人員也要建立健全科學(xué)的管理制度，提高歸檔等管理的水平，加快改革和創(chuàng)新，為人民提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晶波.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].赤子，2020，000（004）：127-128.

[2]王晶波.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].赤子，2020，（4）：127-128.

[3]宮本蓮.試論提升檔案館檔案管理工作水平的對(duì)策[J].探索科學(xué)，2020，（9）：124.