機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

李春霞

摘?要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸開始被淘汰，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該跟隨時(shí)代步伐全面實(shí)行線上電子網(wǎng)絡(luò)化管理，一方面可以大大減少工作量，簡化資料查詢和整理的煩瑣步驟;另一方面，通過線上網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的逐漸完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體服務(wù)質(zhì)量也能夠得以提高。本文將從對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理電子檔案管理發(fā)展中存在的問題出發(fā)，提出有效實(shí)際的解決策略，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理電子檔案管理模式的發(fā)展提供有效途徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

目前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)中開始采用的這種電子檔案管理模式的開展檔案管理工作，但由于對(duì)于電子檔案管理方式的欠缺性認(rèn)識(shí)，以及客觀意義上電子檔案管理所必然遭遇的安全隱患的威脅，同時(shí)進(jìn)行電子檔案管理工作的人員其綜合素質(zhì)水平的參差不齊，都為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作設(shè)下了難題，也逐漸暴露出了電子檔案管理工作在實(shí)際開展過程中所遭遇的問題，故針對(duì)在電子檔案管理工作過程中可能出現(xiàn)的問題，我們進(jìn)行如下的深入研究，找出問題所在并給予科學(xué)有效的解決方案。

一.電子檔案管理中仍然存在的問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案整理方式主要有兩種，一種是以傳統(tǒng)的人工歸檔方式為主的歸檔方式，而另一種是借助現(xiàn)代新型的科學(xué)信息技術(shù)所建立起來的一種電子檔案管理方式，依靠電子信息技術(shù)所進(jìn)行的電子檔案管理，相較傳統(tǒng)的來說，其檔案管理工作的開展顯得更加科技化、信息技術(shù)化水平更高，總體來說效果更好同時(shí)整理速度也更高效，但是電子檔案管理仍存在一定的問題。

1.電子檔案管理存在安全隱患

電子檔案管理工作的開展在取代傳統(tǒng)意義上的人工歸檔的工作方式之后，固然帶來了大量的便利，提高了電子檔案工作的歸檔效率，但同時(shí)也由于其工作所依靠的網(wǎng)絡(luò)媒介的不穩(wěn)定性，也帶來了巨大的安全隱患。尤其是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中更多的數(shù)據(jù)的機(jī)密性將由于網(wǎng)絡(luò)安全的不穩(wěn)定性而遭到挑戰(zhàn)，電子檔案中所記錄的機(jī)密性數(shù)據(jù)和文件等內(nèi)容，在電子檔案管理的過程中，包括有對(duì)檔案的收集以及傳輸和歸檔等內(nèi)容，這些電子檔案管理的過程操作都離不開網(wǎng)絡(luò)媒介，而隨著信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展在帶來巨大便利的同時(shí)，與之相伴的也出現(xiàn)了更多的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，類似黑客入侵等問題，這對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作的保密性和機(jī)密性造成了極大的威脅。

2.電子檔案管理人員素質(zhì)不高

電子檔案管理工作人員作為該工作的執(zhí)行者，其工作態(tài)度的好壞以及完成工作的效率，都從一定程度上直接決定了機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展順利與否，而電子檔案管理工作人員的整體素質(zhì)水平不夠高始終是限制電子檔案管理工作更好完成的重要性因素，很多電子檔案管理工作人員并不具備專業(yè)的電子檔案管理知識(shí)以及實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，甚至有從其他部門直接派遣過去的現(xiàn)象存在，故在開展電子檔案管理工作時(shí)這些工作人員的能力性欠缺將更大程度上增加工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

3.不完善的電子檔案管理制度

電子檔案管理工作模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的增設(shè)，雖然已經(jīng)具有了一定的歷史也得到了一定程度上的認(rèn)可，而更多的在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中對(duì)于檔案管理工作仍然存在廣泛的忽視和不重視的現(xiàn)象，包括對(duì)于電子檔案管理制度制定的不重視，導(dǎo)致電子檔案管理工作在事實(shí)上執(zhí)行中由于缺乏嚴(yán)格的制度規(guī)范，不能將每個(gè)部門每個(gè)人員所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的工作任務(wù)分配到位，實(shí)質(zhì)上拖拉了整體電子檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率，工作人員對(duì)其所負(fù)責(zé)工作的欠缺性認(rèn)識(shí)也影響到了工作的積極性，這給機(jī)關(guān)事業(yè)內(nèi)部電子檔案管理工作的開展造成了一種消極的工作氛圍，不利于整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。

二.有效提高電子檔案管理的措施

1.加強(qiáng)電子檔案安全管理建設(shè)

電子檔案管理過程中所面臨的不可避免的數(shù)據(jù)被盜取或泄露的安全隱患，更多的來源于網(wǎng)絡(luò)這個(gè)大環(huán)境的不確定性以及風(fēng)險(xiǎn)性，數(shù)據(jù)的信息泄露將對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位造成嚴(yán)重的打擊，同時(shí)也不利于整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康可持續(xù)性發(fā)展。

2. 加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)從業(yè)人員的培養(yǎng)力度

檔案管理人員是傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理的工作實(shí)施主體，工作人員的整體素質(zhì)的好壞也決定了機(jī)關(guān)單位推行檔案管理信息化工作進(jìn)程的快慢，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位在電子檔案管理工作中，應(yīng)該選拔培訓(xùn)一批具備相應(yīng)工作能力的相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要注重對(duì)相關(guān)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)能力方面的提升;其次在此基礎(chǔ)上，還需要考核該項(xiàng)工作從業(yè)人員對(duì)線上系統(tǒng)化的電子檔案管理的規(guī)范化制度的掌握程度;最后，注重工作人員對(duì)工作職責(zé)的明確和工作態(tài)度的端正的培養(yǎng)，保證檔案管理工作的效率。

3.建立健全電子檔案管理制度

針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部電子檔案管理工作在開展中，所面對(duì)的電子檔案管理方式的實(shí)施伴隨而來的問題，可以發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有制定出一套嚴(yán)格規(guī)范的電子檔案管理制度，這不利于電子檔案管理工作的有效開展。故就此，為更好的發(fā)揮電子檔案管理的積極性機(jī)關(guān)事業(yè)在采取該種模式時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的任務(wù)分配量以及參加工作的人員，進(jìn)行系統(tǒng)性的分配和協(xié)調(diào)，從最優(yōu)化配置工作任務(wù)的角度對(duì)檔案管理工作人員具備的能力性差異進(jìn)行個(gè)性化任務(wù)分配，以此為現(xiàn)實(shí)性依據(jù)制定出有利于本機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期發(fā)展的電子檔案管理制度，保證每個(gè)崗位的工作人員都能夠明確自己的任務(wù)和責(zé)任，更加積極主動(dòng)地投入到電子檔案管理的工作中去。

結(jié)束語：為促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中電子檔案管理工作的有效開展，必須正視其中所存在的問題，并相應(yīng)的提出解決的方案，故需要從以下幾個(gè)角度出發(fā)，不斷建立健全電子檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全管理建設(shè)，以及全面提高電子檔案管理人員素質(zhì)，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作能夠更加健康平穩(wěn)的開展。

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