規(guī)范印章制度讓用印更安全

楊慧

印章是企業(yè)行使職權(quán)的合法象征物，具有法定的權(quán)威性，是行使企業(yè)職權(quán)、處理日常公務(wù)和對外往來的唯一合法憑證。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時意味著企業(yè)要對文件的內(nèi)容承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，因此企業(yè)的印章管理工作是否安全規(guī)范，關(guān)系到企業(yè)正常經(jīng)營活動的開展，有時甚至是影響到了企業(yè)的生存和發(fā)展。

當(dāng)前，企業(yè)與企業(yè)之間的業(yè)務(wù)開展，大多數(shù)還是以紙質(zhì)文件為主，所以傳統(tǒng)的物理印章依然是企業(yè)印章使用工作當(dāng)中重要的使用對象。而傳統(tǒng)物理印章因其本身的局限性，也更加容易造成違規(guī)用印事件的發(fā)生，如印章保管人員工作疏忽，導(dǎo)致印章失竊、偷蓋等引起的糾紛風(fēng)險。

風(fēng)險案例一：

2017年4月，媒體曝光某銀行16.5億元理財(cái)產(chǎn)品飛單事件。該銀行行長利用偽造的印章將客戶投資的理財(cái)產(chǎn)品提出，將客戶的投資用于個人支配，涉及被騙投資者約150人，最終由該銀行將涉案金額退償投資客戶。

風(fēng)險案例二：

建筑工程領(lǐng)域存在掛靠經(jīng)營的行為，所以印章管理混亂的現(xiàn)象尤為突出，允許他人掛靠絕非簡單收點(diǎn)管理費(fèi)，而是一個可能使交易相對人對掛靠方產(chǎn)生其有權(quán)代表被掛靠方簽訂合同的合理信賴。即掛靠方的行為對被掛靠方可構(gòu)成表見代理。掛靠方對外簽署的合同可直接約束被掛靠方，被掛靠方不得以未經(jīng)授權(quán)為由，拒不承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

風(fēng)險案例三：

2017年，上海某區(qū)人民法院針對一起因私用公章引起的合同糾紛，做出了如下判決。被告公司公章因員工私自加蓋，后因該職員違約對第三方造成經(jīng)濟(jì)損失。原告第三方將該公司與職員一同告上法院，要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。被告公司因內(nèi)部管理混亂、公章保管不善等原因造成的法律后果應(yīng)該由被告自行承擔(dān)。至于職員公章私用責(zé)任的追究，由被告公司和員工自行處理，與原告無關(guān)。被告公司應(yīng)當(dāng)履行合同當(dāng)中所該承擔(dān)的責(zé)任義務(wù)。

通過這幾個典型的案例，我們將用印的風(fēng)險總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

●偽造印章。偽造印章行為實(shí)際包含兩項(xiàng)行為，偽造和使用，行為人違背誠實(shí)信用的原則偽造企業(yè)印章并使用，損害被偽造企業(yè)努力經(jīng)營的商業(yè)信譽(yù)。我國對偽造印章的行為打擊力度較大，已經(jīng)入刑，符合有罪認(rèn)定條件的須追究刑事責(zé)任，而民事意義上，對于合同的效力處理也相對比較簡單，因?yàn)閭卧斓挠≌虏荒艽肀粋卧炱髽I(yè)的真實(shí)意思，所以用其簽訂的合同為無效合同。

●越權(quán)使用印章。加蓋的企業(yè)印章是真實(shí)的，合同并非一定有效，實(shí)踐中無權(quán)代理人加蓋的印章是爭議中的常見類型。無權(quán)代理人加蓋的企業(yè)印章簽訂的合同的效力是不穩(wěn)定的，其法律后果也不盡相同。對于該情況，決定性因素是是否構(gòu)成表見代理。不構(gòu)成表見代理的越權(quán)加蓋公章，如果所簽合同不被代理人追認(rèn)，那么合同將會無效，而相應(yīng)的法律責(zé)任由越權(quán)行為人承擔(dān)。構(gòu)成表見代理的越權(quán)加蓋公章，即便不是企業(yè)所有人的真實(shí)意思簽訂的合同，仍然為有效合同，由企業(yè)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

●借用印章。在實(shí)踐中，還有一些企業(yè)將其印章借給他人使用，借用人使用借來的企業(yè)印章簽訂的合同并不能代表公司的真實(shí)意思，因此一些出借人主張合同無效。為了交易的穩(wěn)定，也有學(xué)者主張?jiān)摵贤瑧?yīng)認(rèn)定為有效，因?yàn)槌鼋栌≌聭?yīng)能預(yù)知行為的后果，對借用人的行為已經(jīng)默認(rèn)。

●盜用印章。印章被盜用的情況也時有發(fā)生，印章所有人在不知情時被人盜用。曾經(jīng)就有這樣的案例，一位老板的企業(yè)印章被其家人拿去為他人提供擔(dān)保，引發(fā)糾紛。雖然是印章盜用，不能體現(xiàn)企業(yè)的意思，該合同應(yīng)為無效，但是印章持有人負(fù)有諸多的舉證義務(wù)，不能舉證時就要承擔(dān)舉證不得的法律后果。由此可以看出，用印不合規(guī)，給企業(yè)帶來的風(fēng)險和損失是巨大的，因此，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范用印制度，制定詳細(xì)的用印流程。

●適用范圍

全企業(yè)適用。

●印章的刻制和啟用

印章的刻制均須報(bào)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦開具介紹信，到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。印章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。印章啟用應(yīng)報(bào)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。

●印章的領(lǐng)取與保管

各類印章由各級和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管，不得轉(zhuǎn)借他人。一旦出現(xiàn)專人領(lǐng)取和歸還印章情況，需要遞交詳細(xì)說明，并保存記錄。印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有印章，辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

●印章的交接和停用

各類印章必須有專人保管，公章、合同專用章由主要負(fù)責(zé)人指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章應(yīng)指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專柜保管。各印章保管人員名單須報(bào)集團(tuán)公司行政人力資源部或子公司綜合辦備案。印章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。嚴(yán)禁員工私自將印章帶出使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由用印人提交申請，征得其部門主管同意，并經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由印章保管人陪同前往辦理。如印章保管人不便陪同的，由借用人填寫借據(jù)，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可帶離。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。印章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作。印章保管必須安全可靠，加鎖保存，不可私自委托他人代管。印章保管有異?；蜻z失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，及時匯報(bào)，配合查處。印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。

●停用情況

企業(yè)名稱變動；印章使用損壞；印章遺失或被竊，聲明作廢。印章停用時須經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，及時將停用印章送集團(tuán)公司綜合辦封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

●違紀(jì)處理

違反以上規(guī)定者，企業(yè)將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會影響者，將追究其法律責(zé)任。印章保管員應(yīng)將印章使用記錄保存好，每年年底交相關(guān)行政部門匯總存檔。

規(guī)范嚴(yán)格的印章管理制度是首要的，但煩瑣的流程也確實(shí)會影響到企業(yè)印章的使用效率，因此為解決用章規(guī)范和效率問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過新的管理方式實(shí)現(xiàn)更加便捷、高效、規(guī)范的用印管理。如使用智能印章管理系統(tǒng)，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合手機(jī)APP、智能硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)企業(yè)在線、遠(yuǎn)程化的印章監(jiān)管，只需通過APP操作即可完成對用印的申請、審核、蓋章、登記操作，有效解決嚴(yán)格管控的印章制度帶來的流程煩瑣、用章效率低等問題。

隨著5G以及物聯(lián)網(wǎng)的普及，在各個行業(yè)里，在企業(yè)辦公管理工作當(dāng)中，智能化辦公設(shè)備得到了廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)印章管理通常采用的都是人工管理模式，實(shí)際管理使用過程當(dāng)中，難免會出現(xiàn)越權(quán)私蓋、偷蓋印章行為，給企業(yè)造成法律以及經(jīng)濟(jì)方面的糾紛風(fēng)險。而智能化印章管理模式的應(yīng)用，使得企業(yè)印章管理實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程、在線、智能化管理，印章管理更加高效與安全。

用印申請人將需要蓋章的文件上傳至系統(tǒng)，蓋章完畢后掃描對比回傳系統(tǒng)，負(fù)責(zé)人可在后臺隨時查看，防止別有用心之人亂蓋、偷蓋印章；文件上傳至系統(tǒng)，企業(yè)能有效把控各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，數(shù)據(jù)歸檔分類記錄，方便翻閱查找。

智能印章實(shí)現(xiàn)自動蓋章，蓋章過程中人章分離，實(shí)現(xiàn)自動化，規(guī)避手動蓋章風(fēng)險，避免多蓋、亂蓋、偷蓋、人情章、空白章等情況的發(fā)生。

智能印章利用遠(yuǎn)程控制技術(shù)，在蓋章過程中由管理人員在遠(yuǎn)程審批確認(rèn)后，智能印章才能蓋章；遠(yuǎn)程實(shí)時管控，所見即所蓋，蓋的內(nèi)容就是管理人員看到的，事前、事中、事后把申請、審批以及用印全流程記錄下來，方便事后查詢溯源。

當(dāng)然，目前企業(yè)之間的業(yè)務(wù)往來，多數(shù)還采用傳統(tǒng)印章方式，智能印章雖然在使用上較傳統(tǒng)印章簡潔，但同時也有企業(yè)信息泄露、技術(shù)不穩(wěn)定等缺點(diǎn)。對企業(yè)而言，無論是傳統(tǒng)用章還是智能用章，都要有一套完整的用印制度，將用印行為關(guān)在制度的籠子里，才會避免用印帶來的風(fēng)險和損失。

作者單位 中鐵第五勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司東北院