跨職能流程圖在建設(shè)工程項目前期的應(yīng)用與研究

王旭

（故宮博物院基建處，北京 100009）

1 引言

工作任務(wù)分工表主要明確哪項任務(wù)由哪個工作部門（機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)主辦，由哪些工作部門（或個人）配合或參與；工作流程圖是用圖的形式反映一個組織系統(tǒng)中各項工作之間的邏輯關(guān)系，它可用來描述工作流程組織[1]?？缏毮芰鞒虉D作為一種管理工具，顯示進(jìn)程中各步驟之間的關(guān)系以及執(zhí)行它們的機(jī)構(gòu)部門，可以看作是工作任務(wù)分工表和工作流程圖二者的結(jié)合。

工作流程圖主要強(qiáng)調(diào)前后工作程序之間的關(guān)系，工作程序之間一環(huán)扣一環(huán)，先后順序明確。而跨職能流程圖比起工作流程圖的優(yōu)點在于它列明了工作機(jī)構(gòu)，直觀地反映了各個機(jī)構(gòu)部門的工作往來關(guān)系，使工作節(jié)點更加明確，以利于節(jié)點控制。對于前期工作而言，前期報建手續(xù)紛繁復(fù)雜，因此，最重要的是解決“找誰辦”的問題，使責(zé)任分工明確。以當(dāng)前手續(xù)辦理部門作為工作對象，以當(dāng)前部門所出成果作為工作目標(biāo)，可以更好地把握工作的重點。因此，采用“跨職能流程圖”有利于工作的有效溝通、開展和重點把控。

2 跨職能流程圖的構(gòu)建目的

除建設(shè)單位外，還有很多參建單位需要在項目前期的不同階段提供相關(guān)材料，有的政府審批部門需要在工程項目前期的不同階段對相關(guān)手續(xù)進(jìn)行審批，借助構(gòu)建“跨職能流程圖”，建設(shè)單位可以完整地了解某一單位所承擔(dān)的所有工作任務(wù)，以利于工作的統(tǒng)籌開展?？缏毮芰鞒虉D充分、詳細(xì)地反映了工程項目前期工作程序之間的關(guān)系，能更有針對性地與辦理部門進(jìn)行溝通，以利于指導(dǎo)前期程序的推進(jìn)；“跨職能流程圖”使項目管理者的階段性目標(biāo)明確，避免再次查找辦理程序帶來的煩瑣。

3 跨職能流程圖的改進(jìn)思路與方法

3.1 跨職能流程圖的改進(jìn)思路

改進(jìn)思路1：一般情況下“,跨職能流程圖”只在橫向設(shè)置“執(zhí)行單位”表頭，具有縱向篩選作用，可以篩選某一執(zhí)行單位的所有工作程序。一方面，考慮到精細(xì)化管理，工作程序應(yīng)該細(xì)化到具體某一相關(guān)材料的編制、取得、提供；另一方面，“跨職能流程圖”應(yīng)具備橫向篩選作用，即應(yīng)反映某一階段的基本建設(shè)程序需要經(jīng)過的所有部門機(jī)構(gòu)及相關(guān)具體材料，避免因某一具體手續(xù)的缺失影響整體進(jìn)程，以利于統(tǒng)籌考慮。所以，將“跨職能流程圖”縱向也設(shè)置表頭，列明階段性工作項目（如項目建議書階段、可行性研究階段等），在表格內(nèi)再詳細(xì)列明需要準(zhǔn)備的具體材料（更加具有可操作性）?？v向表頭應(yīng)按最先涉及的工作步驟由上至下依次進(jìn)行排列。

改進(jìn)思路2：一般情況下，“跨職能流程圖”的工作程序只列明較大的工作節(jié)點，節(jié)點之間用實箭線相連。“改進(jìn)思路1”提到“工作程序應(yīng)該細(xì)化到具體某一相關(guān)材料”，所以，各個節(jié)點之間的制約關(guān)系會更加復(fù)雜，實箭線顯然難以滿足細(xì)化控制的要求，參照時標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖中虛箭線。虛箭線是實際工作中并不存在的一項虛設(shè)工作,它本身既不占用時間，也不消耗資源，但是，虛設(shè)工作的主要作用是解決工作間的邏輯連接關(guān)系，在邏輯上，必須完成前面工序后才能開始后面的某一道工序。可將階段性工作項目的成果作為下一階段的具體材料之一，用虛箭線表示成果的利用關(guān)系和手續(xù)間的制約關(guān)系。這樣表示的好處在于，雖然材料手續(xù)都從建設(shè)單位一方準(zhǔn)備，但實質(zhì)取決于參建單位提供材料手續(xù)的節(jié)點，以及行政審批部門出具審批結(jié)果的節(jié)點，用虛箭線表示便于追溯和細(xì)化控制。

改進(jìn)思路3：在“跨職能流程圖”中添加備注信息,讓規(guī)范性文件、部門規(guī)章指導(dǎo)實踐，應(yīng)明確兩個事情，一是辦事的依據(jù)，二是辦事的方法（需要準(zhǔn)備什么材料）。

3.2 跨職能流程圖的改進(jìn)方法

根據(jù)“改進(jìn)思路1”的要求，登陸各個職能部門的官方網(wǎng)站，辦事指南等專欄，對具體材料相關(guān)信息進(jìn)行獲取和收集。要注意，一定是從政府部門的官方網(wǎng)站獲取信息，這樣才能保證所準(zhǔn)備資料的準(zhǔn)確性，避免材料準(zhǔn)備錯誤而進(jìn)行的返工，以及影響辦事的時間進(jìn)程及效率。

根據(jù)“改進(jìn)思路2”的要求，在登陸各個職能部門的官方網(wǎng)站及結(jié)合工程管理者自身經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，細(xì)化相關(guān)材料手續(xù)，應(yīng)在厘清各個執(zhí)行單位所提供材料的制約關(guān)系的基礎(chǔ)上，繪制虛箭線并著重校核材料手續(xù)間的制約關(guān)系。

根據(jù)“改進(jìn)思路3”的要求，在縱向表頭后添加一欄備注信息。通過對部門規(guī)章、辦事指南、規(guī)范性文件的查找，一是明確辦事依據(jù)，使辦事行為有據(jù)可循；二是通過查找相關(guān)文件要求，查找辦事方法，明確辦事程序和細(xì)則，查明辦事所需要的材料，進(jìn)行精細(xì)化流程管理，使行動和思路更加明確。

4 跨職能流程圖的制作及舉例

該實例采用“Microsoft office visio 軟件”進(jìn)行跨職能流程圖的制作，采用模塊化添加方式，便于工作流程、職能部門的增加和修改，由于操作較簡易，操作方法不再贅述。結(jié)合北京市在項目前期的兩個階段辦理流程來說明跨職能流程圖具體內(nèi)容的制作和查找方式，詳見圖1。

圖1 建設(shè)項目前期跨職能流程圖（部分）

4.1 制作跨職能流程圖表頭

橫向表頭代表職能單位,制作時須注意盡量把項目前期手續(xù)上下聯(lián)系緊密的單位挨在一起,這樣使得連接箭線縮短,也不至于跨越多個無關(guān)單位,免去使用者橫向?qū)ふ衣窂捷^長所帶來的疲勞和不適；縱向表頭代表工作階段任務(wù)，也應(yīng)將連接最緊密的工作挨在一起，這樣不但會讓使用者減少上下尋找相關(guān)材料的麻煩，也能較好地體現(xiàn)基本建設(shè)程序的先后關(guān)系。綜上，橫、縱向表頭制作都應(yīng)遵從連接箭線最短的原則。

4.2 備注信息及獲取

登錄北京市規(guī)劃和自然資源委官方網(wǎng)站或某地政府辦事大廳官方網(wǎng)站,查找“辦事指南—建設(shè)項目備案登記通知書”，在“設(shè)定依據(jù)”一欄查找依據(jù)，列入備注信息欄。辦事依據(jù)為《北京市建設(shè)工程質(zhì)量條例》第二十七條第二款等。

查找“辦事指南—建設(shè)工程規(guī)劃許可證”，在“設(shè)定依據(jù)”一欄查找相關(guān)辦事依據(jù)，并列入備注信息欄。辦事依據(jù)為《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第四十條、第四十四條，《北京市城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》第三十八條、第三十九條，將查找結(jié)果列入備注信息。

4.3 具體材料相關(guān)信息的獲取

登陸某市規(guī)劃和自然資源委官方網(wǎng)站或政府辦事大廳官方網(wǎng)站，查找“辦事指南—建設(shè)項目備案登記通知書”，在“申請材料”一欄查找所需相關(guān)材料（相關(guān)材料可進(jìn)一步咨詢地方辦事大廳相關(guān)窗口），需要的材料有：建設(shè)項目登記備案通知書申報表（官方網(wǎng)站下載）、主管部門本年度申報建設(shè)項目登記備案的函、“多規(guī)合一”協(xié)同平臺協(xié)同意見、建設(shè)單位主管部門立項文件。

查找辦事指南“辦事指南—建設(shè)工程規(guī)劃許可證”，在“申請材料”一欄查出申請所需相關(guān)材料。經(jīng)查詢，需要的材料有：建設(shè)項目辦理申請表（官方網(wǎng)站下載）、委托代理人身份證、具有資質(zhì)設(shè)計單位出具的設(shè)計圖紙、另附相同總平面圖、投資主管部門的可研批復(fù)或項目核準(zhǔn)文件、建設(shè)項目備案登記通知書。

4.4 箭線的繪制

在同一工作任務(wù)中各流程用實箭線連接，在完成工作流程取得工作成果后，一般情況下，成果材料需要返給建設(shè)單位，成果材料作為下一工作任務(wù)的前置條件材料，由于既不占用時間，也不消耗資源，但必須完成前面工作后才能開始后面的工作，所以該過程用虛箭線加以連接表示。其他工作需要消耗時間和具體辦理，應(yīng)用實箭線加以連接。

5 注意事項及進(jìn)一步設(shè)想

要注意“跨職能流程圖”的及時補充、更新、修改，一方面，要求“跨職能流程圖”的制作者要熟悉基本建設(shè)程序，做到及時添加補漏，使能平行進(jìn)行的工作盡量同步；另一方面，由于法律法規(guī)、部門規(guī)章、政策的不斷更新，要注意及時完善和修改、補充備注信息中的辦事依據(jù)文件，要及時添加、修改流程中所需要的辦事材料，要做到及時學(xué)習(xí)相關(guān)文件政策，或與相關(guān)部門做好政策更新后的傳達(dá)、溝通工作，避免流程圖更新不及時影響辦事效率。例如，北京市于2018 年新出臺了《關(guān)于全面推行施工圖多審合一改革的實施意見（市規(guī)劃國土發(fā)〔2018〕83 號）》[2]，推行施工圖多審合一改革，將消防審查和人防審查合并，由綜合審查機(jī)構(gòu)對建設(shè)工程涉及公共利益和公眾安全等方面內(nèi)容進(jìn)行整體安全性審查，市公安局不再受理消防設(shè)計審核和備案抽查，人防工程施工圖審查機(jī)構(gòu)不再承擔(dān)審圖工作。較該政策出臺前，申報部門和辦事流程都進(jìn)行了改變，所以，要求制作者根據(jù)相關(guān)政策及時修改跨職能流程圖。

進(jìn)一步的改進(jìn)設(shè)想：受“甘特圖”和“時標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖”啟發(fā)，在縱向表頭的工作任務(wù)欄處增加時標(biāo)，更有利于時間要素的讀取以及進(jìn)度的控制。

6 結(jié)語

以上是跨職能流程圖在建設(shè)工程項目前期的研究與應(yīng)用。建設(shè)項目前期的手續(xù)復(fù)雜，各個手續(xù)之間相互制約，作為建設(shè)單位應(yīng)采取合適的管理工具進(jìn)行精細(xì)化管理，以達(dá)到加快前期手續(xù)辦理速度，提高項目前期管理質(zhì)量的目的。跨職能流程圖作為一種進(jìn)程管理工具有良好的直觀性和邏輯性，有待管理者對它的應(yīng)用進(jìn)行進(jìn)一步的研究。